對(duì)企業(yè)合同管理中風(fēng)險(xiǎn)控制的措施探討

白莉

摘要：企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，合同管理作為內(nèi)部控制管理的手段之一，為構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部管控體系以及維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)揮著不可替代的重要作用，需要在合同管理的全過(guò)程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范與控制。本文對(duì)合同管理存在的主要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，探討下對(duì)企業(yè)合同管理中風(fēng)險(xiǎn)控制措施。

關(guān)鍵詞：合同管理 風(fēng)險(xiǎn) 控制策略

一、引言

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，合同管理貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的始終，一般包括合同簽訂管理、合同履行管理、合同變更管理以及合同檔案管理。任何企業(yè)從事商業(yè)交易，需要與其他主體簽訂合同，在合同上明確雙方的權(quán)利責(zé)任與義務(wù)，以此為依據(jù)展開(kāi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，一旦出現(xiàn)糾紛，合同就是最直接的、最有效的證據(jù)，否則將會(huì)給企業(yè)造成較大的損失。為避免經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，從合同簽訂到合同履行完畢必須采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。

二、合同管理的流程

合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要工作，可以劃分為四個(gè)階段：合同準(zhǔn)備階段，包括調(diào)查、初步確定合同對(duì)象、合同洽談、談判、擬訂合同文本、合同審核等會(huì)簽程序;合同簽署階段，包括正式簽署合同、將合同分送相關(guān)部門等程序;合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、處理糾紛等程序;合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評(píng)價(jià)等程序。

三、合同管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）合同主體風(fēng)險(xiǎn)

簽訂合同前對(duì)合作對(duì)象進(jìn)行初步審查，是合同風(fēng)險(xiǎn)控制的第一步。一是要了解合作對(duì)象的基本情況，獲取經(jīng)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;如果合作方是個(gè)人，應(yīng)詳細(xì)記錄其身份證號(hào)碼、家庭住址、電話，有助于在簽訂合同的時(shí)候，以及在供貨、付款條件上采取相應(yīng)的對(duì)策，避免防范風(fēng)險(xiǎn)。二是對(duì)合同相對(duì)方主體資格的審查，即審查對(duì)方是否具有簽訂合同的資格，是否具有履約能力等。我國(guó)法律對(duì)某些行業(yè)的從業(yè)資格做了限制性規(guī)定，如藥品、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、建筑施工和航空航天等行業(yè)，對(duì)主體資格要求擁有相應(yīng)的資質(zhì)證書(shū)或是批準(zhǔn)證書(shū)，才能在允許的范圍內(nèi)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

（二）合同內(nèi)容風(fēng)險(xiǎn)

合同內(nèi)容包含主要條款和附屬文件兩個(gè)部分，簽訂合同時(shí)要對(duì)合同標(biāo)的、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量?jī)r(jià)格、質(zhì)量要求、付款條件、發(fā)票開(kāi)具、適用稅率及違約責(zé)任等主要條款約定明確，否則在合同履行時(shí)會(huì)引起爭(zhēng)議，甚至產(chǎn)生糾紛訴諸法律等。特別是“營(yíng)改增”政策全面實(shí)施后，合同中涉稅條款及發(fā)票開(kāi)具將直接影響到企業(yè)稅負(fù)水平。在以合同控稅的情況下，對(duì)合同內(nèi)容中的稅收條款，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)納稅主體信息、應(yīng)稅行為種類及范圍、適用稅率等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)約定，確保合同主體信息與發(fā)票記載信息一致。其次要明確發(fā)票種類，對(duì)開(kāi)具的增值稅專用發(fā)票，尤其要約定合同相對(duì)方開(kāi)票義務(wù)以及發(fā)票質(zhì)量要求、開(kāi)具與送達(dá)時(shí)間、發(fā)票遺失、發(fā)票記載項(xiàng)目變更等情形及其處置措施，確保進(jìn)項(xiàng)稅額合法合規(guī)抵扣，做好前期風(fēng)險(xiǎn)防范，規(guī)避履約過(guò)程中可能發(fā)生的相關(guān)爭(zhēng)議，切實(shí)做到防范風(fēng)險(xiǎn)于未然。

（三）合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)

合同的履行過(guò)程有許多不確定性的因素，雙方可能會(huì)對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更，影響合同的正常履行，進(jìn)而影響公司正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及資產(chǎn)安全。如產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格上漲、行業(yè)市場(chǎng)環(huán)境發(fā)生變化、未按期發(fā)貨、發(fā)貨產(chǎn)品規(guī)格不符、運(yùn)輸途中的損失等因素，雙方需要重新修訂合同條款，如果其中一方不同意進(jìn)行合同內(nèi)容變更，會(huì)影響合同履行的效率或者致使合同無(wú)法履行。在合同履行的過(guò)程中，若是其中一方企業(yè)受到自身因素的影響，無(wú)法繼續(xù)履行合同，會(huì)給另一方企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

四、合同管理中風(fēng)險(xiǎn)控制措施

（一）建立健全合同管理制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定合同管理的相關(guān)制度或辦法，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，建立健全合同管理制度，規(guī)范合同條款。企業(yè)在有條件的情況下應(yīng)當(dāng)成立法務(wù)部門，從專業(yè)的角度重點(diǎn)檢查合同條款中是否存在違反相關(guān)法律法規(guī)的現(xiàn)象;對(duì)于合同條款中存在的漏洞和歧義進(jìn)行必要的修改，確保合同條款內(nèi)容準(zhǔn)確、明晰、合法、合規(guī)。

（二）建立完善的合同管理機(jī)制，明確合同管理的任務(wù)

要想做好合同的管理工作，有效地防范風(fēng)險(xiǎn)，在合同的管理過(guò)程中，就必須要明確劃分各部門的責(zé)任，督促相關(guān)的業(yè)務(wù)部門落實(shí)自身工作，通力合作，共同防范合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。一方面，企業(yè)要建立完善的組織機(jī)構(gòu)，并配備具有專業(yè)知識(shí)的工作人員，使之承擔(dān)起合同管理的任務(wù)，同時(shí)還要明確部門的具體職責(zé)。另一方面，將企業(yè)的合同管理工作根據(jù)需要?jiǎng)澐值狡髽I(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門。在合同的簽訂、履行的過(guò)程中，要組織各部門要各司其職，積極參與，建立企業(yè)各部門參與的合同風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。

（三）建立健全合同流程管理體系

加強(qiáng)合同管理，明確合同擬定、審批、執(zhí)行、歸檔等環(huán)節(jié)的程序和要求。建立健全流程管理體系。主要有前期的市場(chǎng)調(diào)研、合同策劃、合同條款的談判、合同文本擬定、合同內(nèi)容的審核、合同的簽訂、合同義務(wù)的履行、合同內(nèi)容的變更、合同的解除以及合同文本的存檔等環(huán)節(jié)。將合同管理各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)中的責(zé)任人、管理目標(biāo)以及具體措施落實(shí)到位;建立專門的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)或部門，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行，控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，使得合同管理流程規(guī)范化、完整化，使合同管理事前、事中、事后都處在可控狀態(tài)。

（四）嚴(yán)把合同審核關(guān)，重視合同訂立和履行的監(jiān)督和管理

合同簽訂前，首先要爭(zhēng)取合同文本的起草權(quán)，起草完成后須由合同歸口管理部門提交給企業(yè)法律顧問(wèn)或?qū)I(yè)律師審查，提出修改意見(jiàn)并反饋給合同管理人員。合同管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照法律意見(jiàn)進(jìn)行相應(yīng)的修改。尤其要注意的是，對(duì)于格式文本合同，不能接受合同內(nèi)容中有明顯傾向?qū)Ψ降臈l款。對(duì)于重大合同，在對(duì)合同文本審查的同時(shí)，也要對(duì)合同背景進(jìn)行調(diào)查。由企業(yè)法律部門牽頭，組織由企業(yè)高管人員、專業(yè)技術(shù)人員、法律人員、財(cái)務(wù)人員組成的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，對(duì)合作方的主體資格、資信、履約能力等方面進(jìn)行實(shí)地的調(diào)查，做出風(fēng)險(xiǎn)的總體評(píng)估。這種審查不是形式上的審查，而是要確認(rèn)對(duì)方是一個(gè)合法的法律主體，具備相關(guān)從業(yè)資格、完整的履約能力、技術(shù)條件是否過(guò)關(guān)等等。如果是特別重大合同，可以考慮聘請(qǐng)專業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查，由其出具盡職調(diào)查報(bào)告。對(duì)于工程項(xiàng)目和重大采購(gòu)合同，應(yīng)采用公開(kāi)“招投標(biāo)”程序，選擇合格供應(yīng)商，與中標(biāo)人簽訂書(shū)面合同，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任。

（五）合同履行期間風(fēng)險(xiǎn)防范策略

合同履行時(shí)要注意保留相關(guān)的證明資料，保存完整的書(shū)面往來(lái)文件，而且必須有對(duì)方當(dāng)事人的確認(rèn)。對(duì)依法簽訂生效的合同，合同執(zhí)行部門要嚴(yán)格根據(jù)合同條款履行合同，不得單方面擅自變更或修改，凡經(jīng)雙方同意的改動(dòng)內(nèi)容，必須簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議，作為合同附件進(jìn)行管理。合同管理部門應(yīng)做好合同履行的檢查工作，監(jiān)督合同履行情況，對(duì)不能夠按時(shí)完成的合同，及時(shí)反饋給責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，并要求立即采取補(bǔ)救措施，防止合同違約。

（六）建立合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理信息化

企業(yè)可以建立合同管理系統(tǒng)，將合同主體、合同條款、合同履行相關(guān)的信息錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履行過(guò)程，促使合同管理向信息化、專業(yè)化的趨勢(shì)發(fā)展，企業(yè)高層管理人員可以在合同管理系統(tǒng)中檢索需要了解的信息，有利于提高管理決策的有效性，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。

五、結(jié)束語(yǔ)

建立健全合同管理制度，完善合同流程管理體系，提高合同信息化管理水平，強(qiáng)化管理，提高合同履約水平，使得合同管理向?qū)I(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，確保企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益，從而促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。

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作者單位：甘肅廣合會(huì)計(jì)師事務(wù)有限公司