衛(wèi)生院檔案標準化管理工作的研究

于明霞

摘 要：衛(wèi)生院的自身發(fā)展對醫(yī)療、科研以及各項管理工作而言都有著十分重要的影響。在這一階段需要做好衛(wèi)生院的檔案管理收集以及整理工作，有效推動衛(wèi)生院檔案利用和開發(fā)。深入了解衛(wèi)生院檔案中的信息數(shù)據(jù)能幫助衛(wèi)生院的管理者在實際管理作出相關決策時，更好地根據(jù)醫(yī)院實際情況以及該地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展狀況進行決定，促使衛(wèi)生院的整體發(fā)展質(zhì)量能滿足我國社會對于衛(wèi)生院的實際需求，進一步推動衛(wèi)生院檔案走向管理標準化。

關鍵詞：衛(wèi)生院;檔案標準化;管理工作

中圖分類號：G271;R197.6 文獻標識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）20-0-02

作為衛(wèi)生院的管理者應明確，當前我國已經(jīng)從紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案發(fā)展，要求衛(wèi)生院管理者同樣認識這一點。衛(wèi)生院檔案管理工作的改革以及規(guī)模的改變，是一個相對較大的挑戰(zhàn)。特別是在醫(yī)療改革不斷深入的當前，對基層衛(wèi)生院的發(fā)展要求也越來越多，要求基層衛(wèi)生院更加注重檔案工作，并且明確檔案管理工作的質(zhì)量直接影響醫(yī)院整體的發(fā)展質(zhì)量。基層衛(wèi)生院內(nèi)的職工需要對檔案管理工作的服務目標以及服務方法有正確認知，進一步強化醫(yī)院內(nèi)所有管理者的自身責任感。明確醫(yī)療改革醫(yī)療建設始終是我國民生建設中不可忽略的一部分，同樣也是重中之重。檔案管理需要不斷進行探索和創(chuàng)新，推動衛(wèi)生院檔案管理標準化以及信息化建設早日實現(xiàn)。

一、強化系統(tǒng)思維意識，樹立檔案工作標準化工作指導思想

在現(xiàn)代檔案管理工作中，確保檔案管理工作的正常運行，并且將檔案工作中所蘊含的信息進行深入分析，能提高衛(wèi)生院的整體工作質(zhì)量。然而實現(xiàn)檔案管理的業(yè)務與技術性相統(tǒng)一，需要加強檔案標準和管理。在衛(wèi)生院發(fā)展過程中，檔案管理工作一直以來都是十分重要的環(huán)節(jié)，關系衛(wèi)生院的整體發(fā)展。對衛(wèi)生院各部門、各科室的管理水平提升有著十分重要的意義，并且能有效提高基層衛(wèi)生院的整體服務質(zhì)量，讓患者在出現(xiàn)問題時進一步與衛(wèi)生院進行溝通。同時也能確保衛(wèi)生院員工根據(jù)患者的實際情況給予患者相關的保護措施以及保護方法，最大限度保證基層衛(wèi)生院平穩(wěn)且有序的發(fā)展。當前衛(wèi)生院發(fā)展過程中檔案一直以來都作為最重要的信息來源之一，既能讓衛(wèi)生院的管理工作質(zhì)量得到提升，也能給予衛(wèi)生院更多的信息支持，確保衛(wèi)生院管理者在針對衛(wèi)生院發(fā)展做出相應決策時，其決策的科學性以及合理性不斷提升，滿足我國對基層衛(wèi)生院的實際需求。為此，當前仍舊需要進一步加強衛(wèi)生院檔案管理工作的規(guī)范性，確保檔案在開發(fā)和利用時，其利用水平能讓衛(wèi)生院管理質(zhì)量逐步提升，發(fā)揮最重要的作用。衛(wèi)生院檔案管理一直以來都是衛(wèi)生院歷史進程中的權威憑證和原始記錄，是衛(wèi)生院不可忽略的內(nèi)容之一，屬于醫(yī)院管理工作的重要部分。作為醫(yī)院發(fā)展的最終憑證之一，需要進一步加快衛(wèi)生院的檔案管理標準化，保證所有的檔案管理質(zhì)量提升，也能讓所有檔案在有需要時直接找到。從傳統(tǒng)的檔案管理方式到利用信息化管理檔案，目的都是為了確保檔案管理的規(guī)范性以及整體性，及時發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生院在開展檔案管理中存在的一系列問題，采取相應的解決措施加以解決，進一步推動衛(wèi)生院檔案管理的標準化、信息化。利用大數(shù)據(jù)時代所帶來的信息管理技術，讓所有信息在調(diào)取或記錄時，其質(zhì)量逐步上升。[1]

二、做好檔案工作標準化的基礎工作

第一，大力宣傳檔案工作。以往有很多衛(wèi)生院的管理者并不了解檔案管理工作對衛(wèi)生院發(fā)展而言的重要意義，需要衛(wèi)生院領導以及職工都充分認知檔案的重要性，并且明確自己在日常生活與工作中有關衛(wèi)生院檔案如何應用，才能提高應用質(zhì)量，確保衛(wèi)生院檔案的規(guī)范化，支持檔案管理工作，促進全員檔案意識以及全員檔案格局的形成。目的是為了讓全部工作人員在日常工作中將檔案意識融入工作的點點滴滴。第二，完善醫(yī)院的檔案管理體制建設與制度建設，讓更多醫(yī)生在尋找病人病歷時，尋找速度更快。由于部分基層衛(wèi)生院在開展檔案管理時，并沒有獨立的機構(gòu)，也就是說檔案管理并沒有自主權，工作始終處于被動狀態(tài)。作為衛(wèi)生院管理者應根據(jù)衛(wèi)生院的實際情況以及該地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展進行深入調(diào)查，制定相應的改革措施，讓醫(yī)院的檔案管理能夠?qū)ｉT作為一個職能機構(gòu)，建立相關部門，確保檔案室在醫(yī)院中的地位，并且提高檔案室的利用效率。從檔案管理的分散模式向檔案管理的集中模式進行轉(zhuǎn)變，確保所有的檔案在管理時，其保管質(zhì)量以及信息的綜合開發(fā)質(zhì)量提升，做好衛(wèi)生院的檔案標準化。在新經(jīng)濟時代下，促進衛(wèi)生院的經(jīng)濟水平以及衛(wèi)生院的發(fā)展質(zhì)量逐步提升。醫(yī)院的管理者應始終根據(jù)醫(yī)院自身狀況提出有針對性、具體性的措施，提高醫(yī)院的管理水平，并且強化當前醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量，豐富醫(yī)院內(nèi)的檔案管理理論等內(nèi)容。也可以選取醫(yī)院內(nèi)自主學習能力較強的工作人員，讓其了解有關檔案發(fā)展的內(nèi)容，促進醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理建設，使醫(yī)院檔案管理工作能具有衛(wèi)生院的特點，并且確保所有的管理工作、管理質(zhì)量能提升。

在衛(wèi)生院開展檔案管理過程中，想要實現(xiàn)檔案的標準化管理工作，需要制定相應的制度，正所謂沒有規(guī)矩不成方圓。在衛(wèi)生院檔案管理時，想提高檔案管理的科學水平則需要建立相應的制度，擁有制度的支撐能夠確保所有工作人員在日常工作時按照規(guī)范進行工作，而不是隨意將檔案進行堆放，沒有按照檔案中的內(nèi)容進行排序和編碼，導致后期在檔案尋找以及使用過程中造成不便。利用制度的力量也可以規(guī)范檔案管理工作，要求所有檔案管理員能夠通過制度的建立，明確在應用檔案的過程中，其應用目的、應用方式以及工作人員所需要承擔的責任是什么。在檔案建立時也需要了解具體的職責以及內(nèi)容，一旦出現(xiàn)問題需要做到追責到人，不斷加速問題的解決效果，并且隨著檔案管理制度的不斷向前發(fā)展，當前我國已經(jīng)形成檔案保密制度以及檔案借閱制度等一系列的規(guī)章制度。這些制度也在逐步完善，目的是為了讓不同地區(qū)的衛(wèi)生院在進行檔案管理時，提高標準化質(zhì)量，并且讓單位工作人員的工作內(nèi)容可以做到有章可循，而不是以往人們提起檔案管理，僅僅是將已有的文件直接放起來，這是一種人們認為毫無意義并且沒有專業(yè)技能的工作。檔案管理工作在不斷進步，需要人們明確檔案管理存在怎樣的意義，如何提高檔案管理的整體效果，應按照相應的規(guī)章制度，確保檔案管理工作的效果得到提升。在很多衛(wèi)生院開展檔案管理工作時，其管理工作都是一項基本又重要的內(nèi)容，其中所記錄的不僅僅是醫(yī)院的發(fā)展狀態(tài)，更包括了很多病人的狀態(tài)，這對衛(wèi)生院而言是不可或缺的一部分。為此，當前衛(wèi)生院在開展檔案管理時，一定要做好科學保管，為衛(wèi)生院在后期發(fā)展以及決策中提供最科學的數(shù)據(jù)以及信息支持。檔案管理的工作人員也需要定期學習新的內(nèi)容，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，始終為衛(wèi)生院的檔案做貢獻。[2]

三、加強檔案管理信息化建設

大數(shù)據(jù)時代的出現(xiàn)是一種不可逆轉(zhuǎn)的時代發(fā)展，數(shù)字化也已經(jīng)成為衛(wèi)生院開展檔案管理的新方向。目前我國大部分衛(wèi)生院都已經(jīng)開展了數(shù)字化檔案管理建設，數(shù)字化檔案管理建設的出現(xiàn)提高了檔案管理的整體質(zhì)量，也讓檔案管理擺脫傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理存在的問題。紙質(zhì)化檔案管理在管理過程中所消耗的人力和物力都相對較大，紙質(zhì)化的檔案管理也會隨著時間的發(fā)展而出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)模糊的情況。但是利用數(shù)字化的檔案管理方式能夠改變這一系列缺陷。檔案數(shù)字化建設是一項長期且浩大的工程，需要衛(wèi)生院的管理人員具有統(tǒng)籌規(guī)劃的意識，根據(jù)衛(wèi)生院的實際經(jīng)濟情況投入不同的計算機操作設備，目的是為了根據(jù)病人的合理需求、當?shù)氐膶嶋H需求，利用網(wǎng)絡資源提高醫(yī)療質(zhì)量，并且降低醫(yī)療費用，合理且充分地利用醫(yī)療資源，分配好醫(yī)院內(nèi)可用的固定資源，將區(qū)域醫(yī)療信息網(wǎng)絡作為醫(yī)院數(shù)字化建設中的最高階段，進行不斷研究和發(fā)展。

社會的飛速發(fā)展使檔案管理的科學化水平在不斷提升，衛(wèi)生院想要提高檔案管理的整體效果，需要加大信息的投入。有條件的衛(wèi)生院可以結(jié)合自身的實際狀況，盡可能聘請一些專業(yè)團隊，目的是為了開發(fā)軟件，并且提高軟件的整體應用效果以及應用質(zhì)量，滿足現(xiàn)階段衛(wèi)生院檔案發(fā)展的實際需求?？梢詮氖袌錾戏e極引進更多現(xiàn)代化的管理技術，購入先進的管理軟件，結(jié)合單位的具體狀況開展相應的升級要求，在研發(fā)過程中始終注重檔案的檢索與完善，方便檔案在后續(xù)開發(fā)與實際利用質(zhì)量得到提升，也需要根據(jù)不同類型的檔案提出其所蘊含的關鍵性特點，同時進行分類存儲。

作為醫(yī)院的管理者也應明確在開展數(shù)字化檔案管理時，主要通過以下兩個角度進行分析：第一個角度就是管理角度，需要根據(jù)衛(wèi)生院的整體發(fā)展狀況以及該地區(qū)的經(jīng)濟狀況、行政狀況進行分析，利用該地區(qū)對醫(yī)療管理所下發(fā)的相關政策開展數(shù)字化建設，從時間、規(guī)模以及方向上做出整體規(guī)劃和設計。第二個角度則是技術角度，作為院管理者應聘請具有專業(yè)能力的工作人員開展數(shù)字化檔案管理，并且對數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)進行具體的設計和開發(fā)，根據(jù)醫(yī)院的實際情況定期進行系統(tǒng)的更新和維護。

四、結(jié)語

綜上所述，衛(wèi)生院一直以來都是我國最基礎的醫(yī)療服務組織，其質(zhì)量也直接影響我國基本的醫(yī)療設施建設。作為衛(wèi)生院的管理者應始終明確檔案管理標準化對衛(wèi)生院發(fā)展的重要意義。隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，做到標準化管理，實現(xiàn)管理質(zhì)量逐步提升，能推動醫(yī)院各項管理工作的信息化、科學化、標準化，始終為衛(wèi)生院的健康有序、可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎。特別是在新醫(yī)改進一步深入的當前，作為衛(wèi)生院，應了解自己同樣也是新醫(yī)改中不可忽略的一部分，只有確保檔案標準化管理進程不斷加快，才能讓醫(yī)院的整體發(fā)展質(zhì)量得到質(zhì)的提升。

參考文獻：

[1]周紅巖.關于衛(wèi)生院檔案標準化管理工作的探討[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——區(qū)域發(fā)展與公共政策研究學術研討會”論文集（上）.2016.

[2]呂海召.關于衛(wèi)生院檔案標準化管理工作的分析[J].黑龍江史志，2015（12）：73.