淺談國(guó)有文物商店文物征集的內(nèi)部控制

摘 要：文物是博物館賴以生存的基礎(chǔ)，是博物館開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的核心，文物征集是博物館獲得藏品的主要途徑之一。文物商店是國(guó)家設(shè)立的文物事業(yè)單位。它的主要任務(wù)是通過(guò)商業(yè)手段，收集流散在社會(huì)上的文物使之得到保護(hù)，為博物館（院）和有關(guān)科研部門(mén)提供藏品和資料。文章從文物征集流程著手，探討文物征集過(guò)程中的內(nèi)部控制和相關(guān)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文物征集;內(nèi)部控制;進(jìn)銷(xiāo)存

文物商店文物征集業(yè)務(wù)分為文物收購(gòu)和銷(xiāo)售兩個(gè)環(huán)節(jié)。文物收購(gòu)環(huán)節(jié)是從社會(huì)和市場(chǎng)進(jìn)行文物征集，收購(gòu)流散文物;文物銷(xiāo)售環(huán)節(jié)主要是為博物館文物征集提供藏品。

以某省級(jí)文物商店為例，年度內(nèi)采購(gòu)業(yè)務(wù)100%為文物收購(gòu)業(yè)務(wù)，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)80%來(lái)自為國(guó)有博物館文物征集提供藏品，庫(kù)存文物金額占到了資產(chǎn)總額的60%以上。對(duì)文物商店來(lái)說(shuō)，文物征集業(yè)務(wù)是其核心業(yè)務(wù)，庫(kù)存文物是其核心資產(chǎn)，建立和加強(qiáng)相關(guān)內(nèi)控制度，刻不容緩。

一、 文物商店文物收購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

文物是文化發(fā)展的歷史見(jiàn)證者，是國(guó)家的瑰寶。文物是博物館陳列展示的靈魂，是科學(xué)研究的基石，是宣傳教育的載體。文物商店收購(gòu)文物的主要目的是為國(guó)有博物館文物征集提供藏品，其收購(gòu)文物的原則要本著因需要而收購(gòu)，因?qū)β范召?gòu)，因功能性質(zhì)而收購(gòu)，做到有的放矢。

目前，文物市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，文物造假手段層出不窮，藏品魚(yú)目混珠的情況比比皆是，文物收購(gòu)必須慎之又慎。文物商店收購(gòu)文物控制點(diǎn)通常包含以下八點(diǎn)：其一，計(jì)劃。其二，貨源。其三，價(jià)格。其四，鑒定。其五，協(xié)議。其六，驗(yàn)收。其七，入庫(kù)。其八，支付。

文物收購(gòu)內(nèi)部控制的內(nèi)容

（一）文物收購(gòu)控制制度

1. 制訂計(jì)劃

為文物征集收購(gòu)文物是文物商店的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，通常涉及資金量較大，且文物為特殊商品，屬“三重一大”事項(xiàng)。為確保迎合博物館文物征集要求，同時(shí)也能避免產(chǎn)生過(guò)量采購(gòu)，造成藏品積壓。文物商店的文物收購(gòu)一般應(yīng)在有博物館文物征集需求的前提下，召集班子成員，紀(jì)檢，業(yè)務(wù)，藏品管理，財(cái)務(wù)等相關(guān)部門(mén)召開(kāi)專題研討會(huì)議，集體研究決定。如經(jīng)過(guò)集體討論同意進(jìn)行本次文物收購(gòu)，需確定收購(gòu)文物的類(lèi)型，收購(gòu)文物的預(yù)算，收購(gòu)文物的具體負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)部門(mén)。

2. 組織貨源

貨源主要來(lái)源于本店的文物庫(kù)存，其他省市的文物商店，各大文物藝術(shù)品拍賣(mài)會(huì)，文物古玩市場(chǎng)。應(yīng)根據(jù)博物館征集的要求、功能性質(zhì)、成本等因素來(lái)選擇貨源。

3. 比較價(jià)格

依據(jù)收購(gòu)文物的類(lèi)型、質(zhì)地、年代、尺寸、品相等特征，在市場(chǎng)上橫向比較類(lèi)似文物的實(shí)時(shí)價(jià)格;在“雅昌拍賣(mài)”等國(guó)內(nèi)外專業(yè)拍賣(mài)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行搜索查詢，縱向比較類(lèi)似文物歷史成交價(jià)格，以此確定收購(gòu)文物的價(jià)格范圍，并作為價(jià)格談判的依據(jù)。成交價(jià)格應(yīng)與文物供應(yīng)商多次協(xié)商談判。供應(yīng)商和最終價(jià)格的確定應(yīng)集體開(kāi)會(huì)決定，并形成會(huì)議紀(jì)要，盡量降低成本，防止利益輸送。

4. 專家鑒定

組織非本單位的文博專業(yè)副研究員級(jí)別以上的專家數(shù)名，組成鑒定專家組，對(duì)準(zhǔn)備收購(gòu)的文物進(jìn)行專業(yè)鑒定。由鑒定專家組出具包含對(duì)該批次文物真?zhèn)?、年代、品相、?jí)別、估價(jià)判斷的文物鑒定報(bào)告書(shū)。對(duì)出具保留鑒定意見(jiàn)的文物，應(yīng)排除在此次文物征集之外，避免造成國(guó)有資產(chǎn)重大損失和可能產(chǎn)生的負(fù)面輿情。

5. 簽訂協(xié)議

與文物供應(yīng)方簽訂征集協(xié)議，內(nèi)容包含文物品名及基本信息、文物價(jià)格及支付方式、甲乙雙方權(quán)利及義務(wù)。同時(shí)，供應(yīng)方為法人單位的需粘貼營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，自然人需粘貼身份證復(fù)印件，為所收購(gòu)文物來(lái)源留存源頭追溯記錄。

（二）文物驗(yàn)收入庫(kù)控制制度

1. 驗(yàn)收文物

由文物供應(yīng)方將收購(gòu)的文物運(yùn)送至文物商店庫(kù)房，由文物商店文物收購(gòu)負(fù)責(zé)人及收購(gòu)經(jīng)辦人、藏品管理等部門(mén)聯(lián)合對(duì)文物進(jìn)行驗(yàn)收。依據(jù)征集協(xié)議，對(duì)照實(shí)物，核對(duì)文物品名、年代、規(guī)格尺寸、品相等關(guān)鍵信息。驗(yàn)收合格后，由收購(gòu)負(fù)責(zé)人、收購(gòu)經(jīng)辦人簽名確認(rèn)。如有和協(xié)議清單內(nèi)容不符文物，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)拒收。

2. 文物入庫(kù)

由收購(gòu)經(jīng)辦人編制收購(gòu)清單，清單內(nèi)容包含采購(gòu)方式，供應(yīng)商名稱、日期、文物名稱、規(guī)格尺寸、數(shù)量、計(jì)量單位、收購(gòu)價(jià)格等，由收購(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字后，與收購(gòu)文物一并交付藏品管理部門(mén)辦理入庫(kù)。藏品管理部門(mén)依據(jù)收購(gòu)清單接收文物，核對(duì)驗(yàn)收無(wú)誤后，對(duì)文物進(jìn)行編號(hào)并拍照存檔。根據(jù)清單在ERP系統(tǒng)中填制文物采購(gòu)入庫(kù)單，在ERP系統(tǒng)中對(duì)征集文物進(jìn)銷(xiāo)存進(jìn)行全流程監(jiān)控管理。

（三）支付控制制度

文物驗(yàn)收入庫(kù)無(wú)誤后，由收購(gòu)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)貨款報(bào)批單申請(qǐng)支付收購(gòu)款。貨款報(bào)批單應(yīng)包含以下附件：征集協(xié)議、送貨清單、收購(gòu)清單、采購(gòu)入庫(kù)單、鑒定報(bào)告書(shū)、會(huì)議紀(jì)要、銷(xiāo)售發(fā)票。貨款報(bào)批單由收購(gòu)經(jīng)辦人、收購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人，分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽字后，交由財(cái)務(wù)部門(mén)支付收購(gòu)款。收款方必須與協(xié)議簽訂方、會(huì)議紀(jì)要記載供應(yīng)商、銷(xiāo)售發(fā)票開(kāi)具方一致。

二、 文物商店文物銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

文物銷(xiāo)售環(huán)節(jié)主要是為博物館文物征集提供藏品。博物館為發(fā)展展覽與研究工作，要不斷開(kāi)展文物征集工作，使更多具有歷史性、科學(xué)性以及藝術(shù)價(jià)值的文物能夠陳列在博物館中。文物的征集看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上存在很強(qiáng)的專業(yè)性。文物市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，真?zhèn)尾⒋?、需要更接近市?chǎng)的文物商店甄別收集流散文物，提供給博物館。

文物商店為國(guó)有博物館文物征集提供文物藏品控制點(diǎn)通常包含八點(diǎn)，其一，計(jì)劃。其二，鑒定。其三，價(jià)格。其四，競(jìng)標(biāo)。其五，合同。其六，收款。其七，出庫(kù)。其八，移交。

三、 文物銷(xiāo)售內(nèi)部控制的內(nèi)容

（一）文物銷(xiāo)售與收款控制制度

1. 制訂計(jì)劃

根據(jù)國(guó)有博物館發(fā)布的征集公告，召開(kāi)專題會(huì)議，制訂相關(guān)文物銷(xiāo)售計(jì)劃，包括銷(xiāo)售文物類(lèi)型、數(shù)量、銷(xiāo)售價(jià)格范圍、利潤(rùn)測(cè)算等。

2. 鑒定文物

文物商店應(yīng)保證藏品來(lái)源的合法性，并嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法實(shí)施條例》。應(yīng)配合征集方組織的待征集文物鑒定工作，協(xié)助征集方制作鑒定報(bào)告書(shū)、鑒定文物清單。

3. 協(xié)商價(jià)格

應(yīng)與征集方商談銷(xiāo)售價(jià)格，并經(jīng)業(yè)務(wù)工作會(huì)議集體討論決定，確定最終交易價(jià)格。

4. 參與競(jìng)標(biāo)

如征集方的國(guó)有博物館采用政府采購(gòu)方式征集文物，文物商店應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備相關(guān)投標(biāo)文件，響應(yīng)招標(biāo)文件要求，參與競(jìng)標(biāo)。不得采取圍標(biāo)、串標(biāo)等非法方式參與競(jìng)標(biāo)。

5. 簽訂合同

在與征集方協(xié)商一致或中標(biāo)后，應(yīng)于征集方簽訂文物征集合同。合同內(nèi)容包含征集文物的品名及基本信息、文物價(jià)格及支付方式、甲乙雙方權(quán)利及義務(wù)等。

6. 收取貨款

征集方應(yīng)在簽訂合同后，根據(jù)合同約定的付款時(shí)間和支付方式支付貨款。文物商店在收到貨款后，開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票給征集方。

（二）文物出庫(kù)移交控制制度

1. 文物出庫(kù)

藏品管理部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)開(kāi)具的銷(xiāo)售清單，在ERP系統(tǒng)中填錄銷(xiāo)售出庫(kù)單。藏品管理人員應(yīng)根據(jù)出庫(kù)單提取文物，并與銷(xiāo)售經(jīng)手人逐一進(jìn)行核對(duì)后，分別在銷(xiāo)售出庫(kù)單簽名確認(rèn)。出庫(kù)文物應(yīng)認(rèn)真打包，做好防盜防摔防水等措施，避免移交過(guò)程中的遺失或損壞。

2. 文物移交

文物移交應(yīng)由藏品管理人員、業(yè)務(wù)銷(xiāo)售人員以及單位保衛(wèi)人員一起，采用穩(wěn)妥的方式運(yùn)送至合同規(guī)定的征集方指定地點(diǎn)。在移交時(shí)，應(yīng)與征集方接收人員一起開(kāi)箱驗(yàn)收，對(duì)照合同清單逐一鉤稽，核對(duì)無(wú)誤后，移交雙方人員在移交清單上簽字確認(rèn)。

文物是國(guó)家的瑰寶，是歷史文明的物化。征集文物就是保存歷史文化遺產(chǎn)。文物征集過(guò)程涉及政府采購(gòu)、文物鑒定、資金收付、文物進(jìn)銷(xiāo)存等環(huán)節(jié)，應(yīng)該嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和文物征集管理辦法來(lái)操作。為防止文物征集過(guò)程中產(chǎn)生利益輸送、徇私舞弊;防止造成國(guó)有資產(chǎn)重大損失，文物商店應(yīng)嚴(yán)格按照文物收購(gòu)與銷(xiāo)售等文物征集相關(guān)內(nèi)部控制制度進(jìn)行。

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作者簡(jiǎn)介：

羅佳，湖南省文物交流鑒定中心。