原材料采購與付款內部控制設計探究

摘 要：內部控制對于企業(yè)的原材料采購與付款活動而言具有極為重要的意義。一方面，內部控制的實行可以有效監(jiān)管企業(yè)原材料采購工作，促使其付款流程更為規(guī)范化。另一方面，內部控制對編制財務報告具有不可或缺的效用，完善的內部控制機制有助于為財務報告的有效性提供有力保障?；诖?，企業(yè)實行內部控制不僅僅是為了自身合法合規(guī)運行，更是為了保障原材料采購與付款活動有效開展。但是隨著經(jīng)濟以及科學技術的先進化發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也逐漸擴大，其內部組織結構內容也更為多樣化，進而會造成企業(yè)內部控制存在很大空間，極易引發(fā)各項運營風險。

關鍵詞：原材料;采購與付款;內部控制

一、 引言

現(xiàn)代企業(yè)只有落實采購和付款流程的內部控制工作，才能有效防止出現(xiàn)一些行為失誤以及舞弊現(xiàn)象，并且在達到企業(yè)運營生產(chǎn)要求的同時，最大化的降低采購成本，從而有助于提升企業(yè)的實際效益。但是就當前企業(yè)采購與付款的內部控制現(xiàn)狀而言，依舊存在很多不足之處，則需要企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展情況及特征，對現(xiàn)行采購與付款內部控制機制進行優(yōu)化，從而進一步提升企業(yè)的市場競爭力。

二、 原材料采購與付款內部控制概述

現(xiàn)代企業(yè)的原材料采購與付款活動主要包含原材料、產(chǎn)品、勞務以及固定資產(chǎn)等內容，所涉及的業(yè)務活動主要包括請購產(chǎn)品、填寫訂購單、檢查產(chǎn)品、入庫以及填寫付款收據(jù)、編制會計記錄等。然而企業(yè)原材料與付款活動的內部控制對其具體流程、交易授權手段等做出明確要求，同時明確了各部門及工作人員的具體職責和權限，從而為原材料采購與付款活動的有序進行提供有力保障?；诖耍S著《內部控制基本規(guī)范》《應用指引——采購業(yè)務》文件的推行，根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展特征，進一步對控制目標、風險環(huán)節(jié)制訂了相應有效的管控措施。

三、 原材料采購與付款內部控制的現(xiàn)狀分析

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的迅速發(fā)展，當前多數(shù)企業(yè)在拓展市場范圍、提升經(jīng)濟效益的同時因為缺乏完善機制、職位分工不明確、授權機制缺乏完善性的問題，導致企業(yè)內部控制的問題極為顯著，特別是關于采購和付款內部控制機制存在的缺陷，對企業(yè)高速發(fā)展產(chǎn)生了阻礙，就相關調研顯示，我國企業(yè)原采購與付款內部控制存在的問題主要具有以下幾點。

（一）缺乏健全的制度

從系統(tǒng)性層面而言，內部控制作為系統(tǒng)，內部各要素之間是相互聯(lián)系、相互影響的關系，一旦其中任何一項因素出現(xiàn)斷裂，都會影響整體目標的實現(xiàn)。例如關于某股份制企業(yè)原材料采購與付款活動內部控制機制的建設工作，主要側重于控制活動運行層面，雖然為此建立了相應的程序和政策，但是對于企業(yè)內部控制其他因素的建設工作，特別是風險管控工作，不僅缺乏應用的重視性，而且其相應機制建設工作落實不到位，從而對企業(yè)實現(xiàn)整體內部控制目標造成不利影響。此外，由于原材料采購與付款活動內部控制所涉及機制內容較多，且大都呈現(xiàn)分散形式，缺乏統(tǒng)一性，還有部分機制缺乏具體明確的目標，存在死角，整體協(xié)調性難度增加，對機制的實行效果產(chǎn)生阻力。

（二）職位分工不明確

對于部分現(xiàn)代企業(yè)而言，存在價格詢問和確定供應商、購置等一系列流程都由同一部門甚至工作人員辦理。關鍵點未實行職位職責分工機制，或者機制“形式化”、操作性較低，還有詢價過程中表單填寫工作也僅是表面化，有一人辦理，并未設立制約機制。

（三）授權機制缺乏完善性

交易授權主要是企業(yè)開展各項業(yè)務活動都需要相應負責人在明確權限范圍內授權，而采購流程極易出現(xiàn)越權審批現(xiàn)象，關鍵的物資購置部門并未實行集體決策以及審批工作，其招標以及投標環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范性，甚至原材料采購與付款活動多由未授權的部門及工作人員辦理。

四、 原材料采購與付款內部設計的優(yōu)化措施

（一）建立完善的內部控制體系

關于現(xiàn)代企業(yè)內部控制體系的構建，主要可以從以下兩個方面著手。

第一，企業(yè)原材料采購與付款的過程中需要引進相互制衡、牽制機制，以及設立以防為主的監(jiān)管體系。此外，企業(yè)需要設置合理的職位責任機制，進一步明確企業(yè)各部門的職位及相應權限。保障進行原材料采購與付款活動工作的職位謹遵不相容職位相互分離原則，同時不斷完善企業(yè)先行的會計控制程序，才能及時改善和優(yōu)化原材料采購環(huán)節(jié)當中存在的缺陷問題，有效防止采購風險的發(fā)生概率。

第二，建立事后核查及監(jiān)管機制，主要針對原材料采購與付款活動開展過程中的各職位以及業(yè)務內容，通過定期和不定期兩種方式進行核查，此外，企業(yè)利用實質性和符合性兩種測試手段對原材料與付款內部控制機制的使用效果進行核查，從而確保各項內容都能落到實處。通過對內部控制制度執(zhí)行效果進行深入分析，并且引進到企業(yè)管理工作當中，將監(jiān)管和管理的具體情況及時反饋到相應管理人員中。

（二）明確職位分工

企業(yè)需要設置原材料采購與付款活動職位責任機制，進一步明確相關部門及具體職位的權限、責任。而審批工作的權限設立主要根據(jù)活動的重要程度、具體金額數(shù)值以及管理層的內容逐層進行，管理人員需要在自身權限范圍行使職責、且承擔相應責任，而具體實行工作人員也需要謹遵不相容職位相互分離原則履行職責。

（三）完善授權機制

想要進一步完善授權機制，企業(yè)首先需要強化監(jiān)管制度。關于企業(yè)生產(chǎn)授權工作，其相應生產(chǎn)部門主要應當按照生產(chǎn)裝置情況、客戶訂單量以及預測和存貨要求進行判斷;針對資本支出和租賃合同需要進行特別授權，規(guī)定只能由規(guī)定人員開展相關請購工作;而在簽訂合同過程中必須經(jīng)過相關授權人員審批;采購款項的支付工作需要通過授權人員的審批;關鍵的采購內容，相應部門需要實行集體決策和審批工作，進一步規(guī)范企業(yè)的招標投標活動。

（四）強化原材料采購與付款信息溝通

第一，需要進一步健全企業(yè)內外部信息溝通制度。企業(yè)原材料采購與付款部門首先需要不斷完善企業(yè)內外部信息溝通制度，同時，為了有效實現(xiàn)既定戰(zhàn)略發(fā)展目標，尤其需要完善企業(yè)和下級子公司以及各股份企業(yè)與外部的原材料采購與付款的信息溝通制度，強化信息傳遞效率。

第二，關于企業(yè)和子公司之間的溝通。企業(yè)主要可以通過組建相關內容的座談會，其參與人員主要是原材料采購與付款內容有關的部門以及企業(yè)管理層，從而有利于提升原材料采購與付款業(yè)務流程各部門之間的協(xié)調性。面對這樣的情況下，企業(yè)在開展原材料采購與付款活動過程中，有助于及時識別潛在問題，并進行改善，從而保障相關信息在各部門之間的傳遞效率。

第三，需要注重外部原材料采購與付款業(yè)務相關信息的收集工作。企業(yè)需要注重該活動信息的收集工作，例如市場價格、化工原材料市場的變化趨勢、化工原材料供應商的實際情況、相關政策及法律法規(guī)內容的變動情況等，并且針對原材料采購與付款業(yè)務的主要信息制訂出相應市場的供求趨勢，利用相關的政策法律法規(guī)內容對企業(yè)內部原材料采購與付款業(yè)務活動做出相應調整和完善。

第四，推動信息化系統(tǒng)建設工作。結合企業(yè)內部相關的理論內容，推動信息化建設工作，信息化建設作為原材料采購與付款業(yè)務活動進行的基礎內容，也是其管控主體，因而信息對于該項活動具有不可或缺的效用?；诖?，相應部門首先通過構建有效的信息系統(tǒng)，有利于提升原材料采購與付款內部控制實行的有效性，只有提升其信息系統(tǒng)的順暢性，才能提升其相關信息的反饋傳遞效率，同時，能夠更為及時地向企業(yè)提供有力資源，促使原材料采購與付款內部控制效用得到充分性發(fā)揮。

五、 結語

綜上所述，企業(yè)原材料采購與付款的內部控制是實現(xiàn)企業(yè)成本及風險概率最大化降低的管理手段，更是企業(yè)實行內部控制工作中最為重要的環(huán)節(jié)之一。為此，可以說企業(yè)需要提升對原材料采購與付款內部控制的重視程度，對現(xiàn)行手段及模式進行改善和優(yōu)化，從而不僅有利于提升企業(yè)采購效果，實現(xiàn)各項資源最優(yōu)化配置，而且有助于提升企業(yè)的實際效益及市場競爭力。

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作者簡介：曹葉叢，河北新晶焦化有限責任公司。