檔案數(shù)據(jù)化管理存在的問題探討

王靜

摘要：伴隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日趨成熟，我們進入大數(shù)據(jù)時代，這在一定程度上改變了我們的生活和生產(chǎn)方式。檔案管理是發(fā)展檔案事業(yè)的重要保障，在此背景下，對于傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了新的挑戰(zhàn)，為了滿足新時代對于檔案管理的更高要求，提升檔案管理水平和質(zhì)量，保障檔案安全，需要重視檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的有機結(jié)合，推動檔案數(shù)據(jù)化管理，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性。本文主要結(jié)合檔案數(shù)字化管理進行探討，分析當前檔案數(shù)據(jù)化管理中存在的問題，并購提出有效的解決策略，為檔案事業(yè)發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)據(jù)化管理;問題;探討

1.??? 大數(shù)據(jù)時代，加強檔案數(shù)據(jù)化管理的必要性

大數(shù)據(jù)是時代特征，為檔案數(shù)據(jù)化管理帶來了機遇和挑戰(zhàn)。通過實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理，可以為大數(shù)據(jù)分析提供依據(jù)，從而做到檔案使用價值最大化，要挖掘檔案的潛在內(nèi)涵，真正為當代社會發(fā)展、經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，需要打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理工作僅僅是承擔保管工作，而沒有涉及檔案信息分析和挖掘，這大大弱化了檔案的歷史意義，而隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，對于檔案事業(yè)提出了更高的要求，通過以數(shù)據(jù)化的形式進行保存，不僅查詢，閱覽較為便捷，同時大大拓展了檔案存儲空間，減少了檔案管理的人、財、物等成本投入，減輕了檔案管理工作人員的壓力，提升了檔案工作效率。檔案數(shù)據(jù)化是順應(yīng)時代發(fā)展要求的，因此具較為深遠現(xiàn)實意義。

2.??? 檔案數(shù)據(jù)化管理中存在的問題

2.1? 檔案數(shù)據(jù)化管理綜合型人才缺乏

要實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化，專業(yè)的人才是關(guān)鍵，然就當前我國檔案管理單位人才構(gòu)成情況來看，高學歷人才占比偏少，特別是既具備專業(yè)的檔案是數(shù)據(jù)化管理知識，又具備計算機應(yīng)用能力的復合型人才較為短缺，這在一定程度上制約了檔案數(shù)據(jù)化管理效果和質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時代，要求檔案管理人員能夠進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)，具備數(shù)據(jù)深度挖掘、人工智能、數(shù)據(jù)分析等能力，但是實際情況確是檔案案例人才結(jié)構(gòu)不均衡，無法對檔案管理單位數(shù)據(jù)化提供支持。

2.2? 數(shù)據(jù)化管理方式相對滯后

在信息技術(shù)日趨成熟的當代，數(shù)據(jù)資源的儲存形式也發(fā)生了較大改變，傳統(tǒng)的U盤存儲方式逐漸被取代，云盤存儲成為存儲方式的主流選擇，與U盤存儲相比，云盤存儲空間更大，且可以隨意查閱，不用隨身攜帶硬件設(shè)備。然就檔案數(shù)據(jù)的存儲管理來看，一些單位仍以U盤存儲為主，相對滯后的檔案存儲方式不利于推動檔案數(shù)據(jù)化、信息化建設(shè)。

2.3? 檔案管理存在風險性

檔案數(shù)據(jù)化管理在提供便利的同時也引發(fā)了安全問題，由此增加檔案丟失、盜取風險。在計算機技術(shù)較為發(fā)達的今天，如果檔案管理系統(tǒng)缺乏安全技術(shù)加持，就可能會出現(xiàn)密碼被盜、病毒入侵、黑客攻擊等情況，這對檔案數(shù)據(jù)化管理提出了更為嚴峻的挑戰(zhàn)。此外，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子版檔案過程中，一般需要用到電子編碼技術(shù)，但是該技術(shù)的應(yīng)用過程發(fā)現(xiàn)有原始憑證被修改的情況，且不會留下任何痕跡，檔案工作人員也無從查詢檔案篡改記錄，這都增加了檔案管理工作的風險性。

3.??? 大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)化管理的有效實施路徑

3.1? 加強檔案數(shù)據(jù)化管理人才建設(shè)，發(fā)揮人才助力

檔案工作人員是執(zhí)行主體，在檔案數(shù)據(jù)化管理過程中應(yīng)對檔案管理工作人員進行專業(yè)化培訓，提升其檔案數(shù)據(jù)收集、整理、分析、處理能力。檔案管理單位內(nèi)部要樹立大數(shù)據(jù)思維，認識到檔案數(shù)據(jù)化管理的必要性和重要性，可以在內(nèi)部加強檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，轉(zhuǎn)變工作人員傳統(tǒng)的檔案管理認知，樹立數(shù)據(jù)化檔案思維;同時要注意訓練檔案管理人員的保密意識，這是檔案工作者的基本要求，不能隨意泄露檔案內(nèi)容[1]。要重視定期組織內(nèi)部培訓，一方面加強計算機應(yīng)用能力的培訓，檔案數(shù)據(jù)化管理需要以計算機為媒介，因此必須提升檔案管理人員的計算機應(yīng)用能力和數(shù)字化技能;另一方面要全面學習檔案管理系統(tǒng)或者軟件的操作技巧或者流程，以熟練的開展檔案數(shù)據(jù)化管理工作。檔案管理人員不能僅僅只懂得基本專業(yè)知識，還必須具備一定的信息技術(shù)技能，要能夠?qū)n案管理系統(tǒng)進行權(quán)限設(shè)置，以增強防御能力。

3.2? 依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建智慧檔案數(shù)據(jù)庫

在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息容量不斷擴大，要實現(xiàn)對海量信息的高效管理，要求檔案管理人員必須具備專業(yè)的數(shù)據(jù)處理能力，因此需要發(fā)揮大數(shù)

據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫。首先，重視資料收集，檔案管理人員要做好數(shù)據(jù)資源的收集工作，對于獲取的數(shù)據(jù)信息還要進一步核實，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和真實性。其次，合理編號歸類，對于數(shù)據(jù)檔案要做好編碼處理，并按照一定屬性或者依據(jù)進行分類，保證無遺漏，無錯亂，以一碼一件為編碼原則，通過重視編碼歸類處理，可以提升檔案的檢索效率。最后，做好歷史檔案轉(zhuǎn)換工作，歷史檔案多為紙質(zhì)檔案，因此檔案管理人員要借助檔案數(shù)字化設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子版檔案，并存入檔案系統(tǒng)中。需要注意的是，在智慧檔案數(shù)據(jù)庫的建立過程中，應(yīng)保證其封閉性，可以對檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，也可以將安全登錄密碼與人臉識別登錄相結(jié)合，以提升檔案數(shù)據(jù)管理的安全性;對于電子文件檔案數(shù)據(jù)，要統(tǒng)一格式、數(shù)據(jù)提取方式，以確保檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)的互聯(lián)互通。

3.3? 重視存儲介質(zhì)管理和設(shè)備安全管理

檔案數(shù)據(jù)資源的存儲是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此在檔案管理過程中要注意選擇性能穩(wěn)定、安全的存儲介質(zhì)，在將檔案數(shù)據(jù)資源遷移至存儲介質(zhì)后，還要進行檔案備份處理，以防止本地檔案數(shù)據(jù)資源丟失。要定期對檔案系統(tǒng)進行系統(tǒng)升級和維護，修復漏洞，增強安全性，同時可以根據(jù)實際檔案管理工作需求，不斷開發(fā)新的功能模塊;在升級系統(tǒng)時，要注意防范數(shù)據(jù)資源丟失問題，可以采用不同的介質(zhì)進行異地備份[2]。要做好硬件設(shè)備的定期檢查工作，如是否老化、是否達到使用年限、是否運行異常，以及時維修和更換，避免設(shè)備突然停止運行，導致檔案數(shù)據(jù)資源丟失或者損壞。此外，檔案管理單位還可以采取集中管理的方式，建立規(guī)范的檔案管理平臺，在平臺上可以實現(xiàn)借閱自動化，減少遺失風險，同時平臺還可以實現(xiàn)與API、ERP等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，借助集成掃描儀設(shè)備即可實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的直接轉(zhuǎn)換，形成電子檔案后，直接存儲在系統(tǒng)中，并與目錄進行掛接。

3.4? 加強數(shù)據(jù)檔案的安全管理，推行云存儲服務(wù)

檔案數(shù)據(jù)資源泄露問題是大數(shù)據(jù)時代檔案管理必須重視的問題。為了有效保障檔案數(shù)據(jù)調(diào)用和存儲安全，檔案管理單位要做好計算機網(wǎng)絡(luò)的維穩(wěn)工作，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性，還可以采取高級別的安全防護技術(shù)，對數(shù)據(jù)檔案進行加密處理，并設(shè)置一定的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不能登錄訪問，異常登錄系統(tǒng)提示，以保障檔案數(shù)據(jù)資源的安全性。另外，還要做好病毒的動態(tài)監(jiān)測工作，可以利用安全防火墻技術(shù)，也可以利用安全代理技術(shù)，通過精準的病毒監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)惡意攻擊行為[3]。檔案存儲也是檔案數(shù)據(jù)化管理的重要環(huán)節(jié)，為防止檔案丟失，檔案管理單位可以采用云存儲技術(shù)，消除移動存儲設(shè)備的限制，以推進數(shù)據(jù)檔案存儲模式的轉(zhuǎn)型升級，在實際執(zhí)行階段，為保障數(shù)據(jù)處理能力，可采用云存儲服務(wù)器。

4.??? 結(jié)束語

綜上所述，檔案資源是一個國家的重要財富，科學高效的管理檔案便于我們查閱、搜索檔案信息，進而提升檔案信息使用價值。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，主要以紙質(zhì)檔案為媒介，這種檔案管理方式大大增加了檔案管理成本投入，而且檔案管理的效果并不明顯，存在查閱難度大、保存時間有限、易丟失等風險，在大數(shù)據(jù)時代，該檔案管理方式將逐漸退出歷史舞臺，為了更好的發(fā)揮檔案資源的作用，擴大檔案資源利用范圍，需要重視加強檔案數(shù)據(jù)化管理。

參考文獻：

[1]?? 徐松.數(shù)字時代檔案數(shù)據(jù)化管理問題研究[J].山西檔案，2020，000（002）：142-144，186.

[2]?? 王倩，劉曉華.新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策[J].現(xiàn)代國企研究，2019.

[3]?? 許晶.數(shù)字化檔案管理中存在的問題及對策[J].教育研究（2630-4686），2019，002（008）：P.85-86.