淺談財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理智能化

張潔 毛臘梅

摘要：會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作的重要依據(jù)，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的保管也越發(fā)重要。由于互聯(lián)網(wǎng)的普及和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，會(huì)計(jì)檔案的保存方式也會(huì)跟隨時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)行一些改變。文章對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理智能化方面進(jìn)行一些剖析，簡單描述一下其中的作用以及工作中出現(xiàn)的問題以及解決方案。

關(guān)鍵詞：智能化;會(huì)計(jì)檔案;管理方式;互聯(lián)網(wǎng)

引言

企業(yè)的經(jīng)營管理過程以及運(yùn)行的財(cái)務(wù)信息都被記錄在會(huì)計(jì)檔案中，會(huì)計(jì)檔案對(duì)于企業(yè)來說，極為重要。目前，會(huì)計(jì)檔案的保管方式發(fā)生了一些改變，正朝著智能化方向發(fā)展，但為企業(yè)帶來便利的同時(shí)，也面臨著風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，利弊結(jié)合。企業(yè)要學(xué)會(huì)趨利避害。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)更加注重財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，選取高素質(zhì)人才，依據(jù)數(shù)據(jù)化的特征，對(duì)企業(yè)得發(fā)展做出卓越的貢獻(xiàn)。

一、會(huì)計(jì)檔案管理智能化的發(fā)展歷程

現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下，對(duì)信息和管理的精細(xì)度要求越發(fā)提升，這時(shí)企業(yè)經(jīng)營對(duì)會(huì)計(jì)信息的劃分也更加細(xì)致，會(huì)計(jì)檔案的保管因此需要更多的空間來儲(chǔ)存，其安全性和生產(chǎn)成本也越發(fā)增多，因此各企業(yè)開始追求更為簡單便捷的方式來對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存管理，會(huì)計(jì)檔案的管理方式開始進(jìn)行了改革。

互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展使智能化開始進(jìn)入企業(yè)，越來越多的企業(yè)開始選擇將會(huì)計(jì)憑證，賬簿等進(jìn)行電子化處理，形成了許多的電子會(huì)計(jì)檔案，因此會(huì)計(jì)檔案的保管形式也從傳統(tǒng)的手工操作為主向以計(jì)算機(jī)管理為主的智能化方向發(fā)展，提高了檔案管理的效率。[1]2015年，財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布了修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，里面對(duì)財(cái)務(wù)檔案的智能化做出了詳細(xì)的要求，認(rèn)同了電子會(huì)計(jì)檔案的同樣的合法地位。其中規(guī)定了單位可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，單位內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案的管理也可以僅以電子形式保管，改變了以往只可以用紙質(zhì)形式保管的單一模式。

二、實(shí)行會(huì)計(jì)檔案管理智能化的意義

1.??? 提高企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的效率

信息技術(shù)的發(fā)展使其在會(huì)計(jì)工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。[2]運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案智能化管理技術(shù)，企業(yè)輸入正確的財(cái)務(wù)信息，系統(tǒng)就能夠自動(dòng)生成有關(guān)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿以及會(huì)計(jì)報(bào)表等，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的智能化。并且，會(huì)計(jì)檔案管理智能化系統(tǒng)有著一套標(biāo)準(zhǔn)的流程，能夠最大程度的保證自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等符合標(biāo)準(zhǔn)，減少了像傳統(tǒng)的手動(dòng)操作方式管理檔案的一些錯(cuò)誤。并且，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及運(yùn)用，對(duì)這些會(huì)計(jì)檔案的審核、審批也能夠很快的到達(dá)負(fù)責(zé)人的手中從而完成最后的審簽程序，最大限度的提高了時(shí)間效率和工作效率，也提高了會(huì)計(jì)檔案管理的效率。

2.??? 減少公司的運(yùn)營成本

[1]根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為定期的和永久的，定期的分為10年和30年。期限較長，并且會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容十分廣泛。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)量也越來越大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案保管的方式需要企業(yè)提供更加廣泛和安全的空間來儲(chǔ)存這些會(huì)計(jì)檔案，檔案室的擴(kuò)大也代表著管理檔案人員的數(shù)量也會(huì)隨之增多，企業(yè)對(duì)于檔案管理的成本會(huì)急劇增加，為了提高企業(yè)的競爭力，降低企業(yè)的運(yùn)營成本，各大企業(yè)開始使用電子會(huì)計(jì)檔案。電子化會(huì)計(jì)檔案可以通過減少檔案管理人員的數(shù)量來減少公司運(yùn)營的人工成本，也可以通過減少從財(cái)務(wù)信息錄入到財(cái)務(wù)檔案移交到檔案室進(jìn)行保存的時(shí)間，從而減少了公司的時(shí)間成本。另外，[3]運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，減少了傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)于紙張和檔案室面積的需求，節(jié)約了資源的消耗，減少了企業(yè)的運(yùn)營成本。雖然使用電子化的會(huì)計(jì)檔案管理前期需要投入大量的資金去建立一套完整的系統(tǒng)以及后續(xù)的維修費(fèi)用支出，但就總體而言，智能化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)要更為劃算。

3.??? 增強(qiáng)公司決策的準(zhǔn)確性

會(huì)計(jì)檔案的利用對(duì)于企業(yè)來說是十分關(guān)鍵的。[2]智能化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)ω?cái)務(wù)檔案中的信息進(jìn)行系統(tǒng)的準(zhǔn)確的分析，反映了一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，為企業(yè)的管理決策者提供一手資料，幫助決策者更好的做出決定。同時(shí)，在企業(yè)的債權(quán)人或者管理人員想要調(diào)取檔案加以利用對(duì)比的時(shí)候也能夠比以往的傳統(tǒng)方式更加快速。[2]最大程度的發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

三、會(huì)計(jì)檔案管理智能化可能出現(xiàn)的問題

1.??? 會(huì)計(jì)檔案管理智能化管理制度不夠完善，不夠重視

會(huì)計(jì)檔案智能化系統(tǒng)被企業(yè)運(yùn)用的時(shí)間較短，還屬于比較新的領(lǐng)域，對(duì)于智能化管理系統(tǒng)制度的建立缺乏經(jīng)驗(yàn)，各大企業(yè)對(duì)制度的完善也不夠重視，即使有些公司會(huì)在規(guī)章制度中提到關(guān)于會(huì)計(jì)檔案智能化管理系統(tǒng)的問題，但這些制度的指向性很低，不足以支撐管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行操作，這就會(huì)導(dǎo)致了實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)許多無法解決也無制可依的問題。這就會(huì)大大的降低智能化管理系統(tǒng)的可利用程度，也會(huì)阻礙智能化管理系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展，也不利于企業(yè)的發(fā)展壯大。另外，許多企業(yè)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案智能化系統(tǒng)的應(yīng)用也是僅限于對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理分析，運(yùn)用的范圍太過于局限，大部分企業(yè)還是會(huì)選擇以紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案管理為主，智能化的系統(tǒng)沒能夠普及運(yùn)用。

2.??? 會(huì)計(jì)檔案管理智能化系統(tǒng)安全性不夠高

會(huì)計(jì)檔案智能化管理系統(tǒng)是依靠計(jì)算機(jī)為主的系統(tǒng)，[2]在給公司的檔案管理帶來便捷的同時(shí)，也會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性。智能化系統(tǒng)的發(fā)展時(shí)間比較短，程序可能會(huì)存在很多漏洞，并且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的人接觸到智能化領(lǐng)域，其中也不免有一些意圖不軌之人因此系統(tǒng)可能會(huì)存在病毒或者黑客的攻擊，存在惡意修改或者盜取檔案的可能性。同時(shí)，計(jì)算機(jī)本身的硬件或者軟件也可能存在問題，這些問題一旦暴露，存在電腦里面的會(huì)計(jì)檔案就會(huì)受到損害。而會(huì)計(jì)檔案中記錄著企業(yè)發(fā)生的每一筆交易和資金流向，是公司的命脈所在，一旦損失或者外泄，對(duì)于企業(yè)來說都是毀滅性的打擊，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

3.??? 運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案智能化系統(tǒng)的工作人員專業(yè)化程度不夠高

對(duì)于以利用計(jì)算機(jī)為主要工具的智能化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，會(huì)要求使用此系統(tǒng)的工作人員不僅要有很高的會(huì)計(jì)職業(yè)素養(yǎng)和財(cái)務(wù)管理方面的知識(shí)，還要求要有很高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)。對(duì)于現(xiàn)行企業(yè)的許多老財(cái)務(wù)員工來說，會(huì)計(jì)專業(yè)素養(yǎng)跟財(cái)務(wù)管理的素養(yǎng)肯定是具備的，但是就計(jì)算機(jī)這方面來說，許多員工只是會(huì)簡單的操作而遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到使用此系統(tǒng)所需要的計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)。這就會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作與最后的檔案歸集業(yè)務(wù)相分離，就如同“將不識(shí)兵，兵不識(shí)將”的情形，這不利于財(cái)務(wù)的一體化發(fā)展，降低了會(huì)計(jì)檔案的利用價(jià)值，不利于公司做出有利于公司發(fā)展的決策。

四、對(duì)會(huì)計(jì)檔案智能化管理系統(tǒng)可能出現(xiàn)的問題提出的解決方案

1.??? 建立健全企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案智能化管理制度

為了提升會(huì)計(jì)檔案管理智能化系統(tǒng)的質(zhì)量和利用價(jià)值，企業(yè)應(yīng)當(dāng)全面建立健全會(huì)計(jì)檔案智能化管理制度，要考慮到影響會(huì)計(jì)檔案智能化管理的所有的因素（重要因素應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)標(biāo)注），讓所有的會(huì)計(jì)檔案管理工作都有制可依。在建立規(guī)章制度的時(shí)候要注意不能僅僅只是一個(gè)華而不實(shí)的框架，應(yīng)當(dāng)做到面面俱到，詳細(xì)劃分，讓工作人員在具體展開會(huì)計(jì)檔案管理工作的時(shí)候遇到的問題基本都能找到大致解決的方向。企業(yè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人員也應(yīng)當(dāng)積極遵守規(guī)章制度，按照制度中的規(guī)定逐步展開工作，把會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)工作跟會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作聯(lián)系在一起，公司也需要建立相對(duì)的獎(jiǎng)懲評(píng)價(jià)制度，根據(jù)員工的表現(xiàn)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，激勵(lì)員工更好的進(jìn)行檔案管理工作。另外，企業(yè)在運(yùn)用智能化系統(tǒng)時(shí)不要總是局限于對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和分析，其他的部分僅僅以使用紙質(zhì)檔案為主，全面運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案智能化管理系統(tǒng)，開發(fā)應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案的保存，歸類，銷毀等其他方面的工作，讓智能化系統(tǒng)最大限度的給企業(yè)帶來獲利，提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率和價(jià)值。

2.??? 提高會(huì)計(jì)檔案智能化管理系統(tǒng)的安全性

企業(yè)在剛開始建立智能化管理系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)了解系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、運(yùn)行程序、操作說明等等，同時(shí)也可以向同樣使用智能化管理系統(tǒng)的企業(yè)詢問曾出現(xiàn)過的系統(tǒng)漏洞，及時(shí)補(bǔ)漏。除了系統(tǒng)以外，智能化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要是依靠計(jì)算機(jī)為媒介的，企業(yè)選取的計(jì)算機(jī)質(zhì)量要高，性能要好同時(shí)計(jì)算機(jī)一定要能夠承載管理系統(tǒng)的運(yùn)行，要保證系統(tǒng)能夠在電腦上正常運(yùn)行，不會(huì)出現(xiàn)無法運(yùn)行系統(tǒng)的低級(jí)問題。另外，企業(yè)需要聘用專業(yè)人士來解決工作中系統(tǒng)或者電腦出現(xiàn)的問題，保證不會(huì)出現(xiàn)出了問題卻無人問津的現(xiàn)象，也要定期檢查電腦的狀況，對(duì)電腦和系統(tǒng)進(jìn)行維修，保證企業(yè)工作的正常進(jìn)行，盡量避免因不必要的因素給企業(yè)帶來的損失。對(duì)于使用年限過長的電腦也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行替換。至于現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)安全問題，企業(yè)也需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的防火墻安全技術(shù)，即使遇到了黑客的攻擊也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并且保證企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的安全，避免因有不軌之心的人造成的檔案的丟失或者破壞。還有一點(diǎn)很重要的是，企業(yè)要給專門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的人員設(shè)置進(jìn)入以及運(yùn)行的權(quán)限，非授權(quán)人員無法進(jìn)入或者運(yùn)行此系統(tǒng)的相關(guān)部分，防止公司內(nèi)部人員有意篡改，[3]同時(shí)也要進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分離，就像負(fù)責(zé)出納和負(fù)責(zé)稽核的不能為同一人一樣，負(fù)責(zé)檔案管理的人員也不能兼任其他相關(guān)業(yè)務(wù)的重要崗位。注重安全性，更好的保證會(huì)計(jì)檔案的正確性和利用價(jià)值。

3.提高或者招聘使用會(huì)計(jì)檔案智能化管理系統(tǒng)人員的專業(yè)化程度和專業(yè)素養(yǎng)

會(huì)計(jì)檔案的智能化管理系統(tǒng)較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案來說，[3]對(duì)于工作人員的專業(yè)化的要求要更高一些，要求員工不僅要懂得會(huì)計(jì)知識(shí)還需掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)。對(duì)于企業(yè)來說，職工的專業(yè)素養(yǎng)不夠高很容易導(dǎo)致編制會(huì)計(jì)檔案時(shí)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，因此，企業(yè)在對(duì)待老員工方面，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)和會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，提高老員工的專業(yè)素養(yǎng)，在培訓(xùn)過程中需要進(jìn)行選擇，優(yōu)勝劣汰，對(duì)于一些不能掌握這些知識(shí)的員工將其進(jìn)行調(diào)離或者進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟脝T。對(duì)待新招聘的員工，在招聘條件上就應(yīng)當(dāng)加上對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)和會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的要求同時(shí)在面試過程中要求其出示相關(guān)證書證明確實(shí)曾經(jīng)進(jìn)行過系統(tǒng)學(xué)習(xí)并取得資格證書，優(yōu)先選擇掌握較為良好的員工。在實(shí)習(xí)期，也需要觀察其進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)后是否可以真的比較熟練的對(duì)會(huì)計(jì)檔案智能化管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，如不能較為熟練的進(jìn)行操作或者在簡單的操作中也會(huì)出現(xiàn)許多錯(cuò)誤，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考慮評(píng)估其是否能夠勝任。另外，企業(yè)需要要求這些員工把日常的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)聯(lián)系起來作為一個(gè)整體對(duì)他們進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，勝任不同崗位的員工要學(xué)會(huì)合作，要培養(yǎng)團(tuán)體精神，所有的業(yè)務(wù)操作要符合規(guī)定，員工自己也要遵守職業(yè)道德準(zhǔn)則。員工是企業(yè)的主力軍，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)，至關(guān)重要。

會(huì)計(jì)檔案記錄著企業(yè)以往的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，對(duì)于企業(yè)今后的發(fā)展起著非常重要的借鑒作用。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的分析也能夠?qū)ζ髽I(yè)今后的發(fā)展規(guī)劃一個(gè)大致的方向，會(huì)計(jì)檔案之于企業(yè)就如水之于魚。而會(huì)計(jì)檔案智能化管理大大提高企業(yè)的管理工作效率，為企業(yè)帶來許多好處，當(dāng)然企業(yè)會(huì)計(jì)檔案智能化管理也存在著許多等待被發(fā)現(xiàn)的問題，需要一步一步在工作中進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)全面且成熟的會(huì)計(jì)檔案管理智能化，任重而道遠(yuǎn)，相信未來的某一天，定能實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 國家財(cái)政部、檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》2015

[2] 曹靜仙《淺談會(huì)計(jì)檔案信息化管理》天津：西區(qū)珠江園林管理所3000612019

[3] 張臘臘《信息化條件下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理研究—以A公司為實(shí)例》[D]2017

作者簡介：

張潔（2000.11-），女，民族：漢族，籍貫：安徽省六安市，職稱學(xué)位：銅陵學(xué)院學(xué)生本科，研究方向：會(huì)計(jì)檔案智能化。

（基金項(xiàng)目：國家第五屆互聯(lián)網(wǎng)+ 大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目省級(jí)項(xiàng)目《對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理智能化的研究》s201910383353

教改項(xiàng)目：基于智能化時(shí)代背景應(yīng)用型本科會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)模式研究（項(xiàng)目號(hào)：2017jyxm0462）