公立醫(yī)院編外人員人事檔案管理探析

李月

[摘 要] 隨著新醫(yī)改的推進(jìn)和醫(yī)院規(guī)模的發(fā)展壯大，編外人員的比例逐步擴(kuò)大，影響力逐步提升。很多大型公立三甲醫(yī)院，將編內(nèi)外人員納入統(tǒng)一管理，基本實現(xiàn)了編內(nèi)外人員同工同酬。在這種大趨勢下，加強(qiáng)編外人員人事檔案管理顯得尤為重要。文章首先分析了公立醫(yī)院統(tǒng)一管理編外人員人事檔案的意義；其次分析了目前的現(xiàn)狀及問題；最后初步探討了優(yōu)化措施。

[關(guān)鍵詞] 公立醫(yī)院；編外人員；人事檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著新醫(yī)改的推進(jìn)，國家醫(yī)保制度的完善，以及人民群眾日益增長的醫(yī)療服務(wù)的需求，公立醫(yī)院核定編制下的醫(yī)務(wù)人員不堪重負(fù)，醫(yī)院聘用了一大批編外醫(yī)、藥、護(hù)、技和行政后勤人員。以本單位為例，全院目前正式在崗人員1454人，其中編內(nèi)人員788，編外人員666人，占比46%，接近全院職工總數(shù)的一半。其中不乏碩士研究生及以上的高學(xué)歷人才和中級職稱及以上的技術(shù)骨干?？梢?，編外人員已成為醫(yī)院開展日常工作的堅實力量。

但長期以來，編外人員檔案管理多歸口人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，造成了“人檔分離”的局面，使得編外人員人事檔案管理松散，在職稱晉升、選拔人才等方面未能充分開發(fā)檔案價值，打擊了編外人員的工作積極性[1]。

自2016年起，國家相關(guān)文件明確了有人事檔案管理權(quán)限的用人單位是職工人事檔案管理的主體。醫(yī)院更應(yīng)順勢而為，以此為契機(jī)，加快實現(xiàn)編內(nèi)外職工人事檔案的統(tǒng)一管理，促進(jìn)和完善編外人員人事檔案管理工作。

一、公立醫(yī)院編外人事檔案由用人單位統(tǒng)一管理主要意義

（一）落實責(zé)任主體，促進(jìn)人事檔案統(tǒng)一化、規(guī)范化管理

將編外人員人事檔案交由醫(yī)院統(tǒng)一管理，責(zé)任落實到位，問責(zé)更加清晰。進(jìn)一步督促醫(yī)院提高意識，像對待編內(nèi)職工人事檔案一樣，根據(jù)實際情況和檔案法等法律法規(guī)的要求，制定和完善編外人員人事檔案管理的規(guī)章制度，制定工作計劃，明確崗位職責(zé)，使得編外人員人事檔案的接收、整理、保管、利用的每個環(huán)節(jié)都有法可依，有據(jù)可循[2]。

（二）促進(jìn)資源整合，提升人事檔案利用價值

人事檔案真實地記錄了一個人的學(xué)習(xí)材料、工作材料、思想品德等方方面面，是綜合評價和考量個人德能勤績的重要參考素材。將編外人事檔案統(tǒng)一納入醫(yī)院人事檔案管理工作中，整合檔案信息資源，有利于提升檔案利用價值，能夠及時、方便的查詢和利用人事檔案信息，使得醫(yī)院進(jìn)行全員職工人力資源分析更加全面完整，各種考核評價工作更加有序可信，人才發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整更加科學(xué)合理，進(jìn)一步助推醫(yī)院高水平健康發(fā)展[3]。

（三）促進(jìn)公平待遇，提升編外人員獲得感

目前不少公立醫(yī)院尤其是三甲醫(yī)院，已推行編內(nèi)外人員“同工同酬”政策，縮小編內(nèi)外人員收入差距。醫(yī)院統(tǒng)一管理編外人員人事檔案，能提升職工獲得感。日后工資晉級、表彰處分、職稱晉升等原始材料也能及時補(bǔ)充進(jìn)人事檔案中，提升編外人事檔案完整性和安全性。為醫(yī)院干部選拔、表彰考核工作提供更詳實豐富的客觀參考依據(jù)，促進(jìn)編內(nèi)外人員平等獲得機(jī)遇，提高工作積極性和創(chuàng)造性，使得醫(yī)院整體氛圍和諧而有活力[4]。

二、編外流動人員人事檔案管理存在的問題

（一）管理制度不健全，檔案的完整性和利用價值受損

通常，公立醫(yī)院編內(nèi)人員檔案由用人單位管理，自職工入職開始，單位負(fù)責(zé)人事檔案的接收、保管、整理等工作。在2016年之前，編外人員人事檔案按照《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的要求，由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代管，任何單位和個人不得擅自管理，造成了“人檔分離”的現(xiàn)狀。招聘的編外人員，應(yīng)屆畢業(yè)生的人事檔案由高校直接調(diào)檔或用人單位幫忙代理到相應(yīng)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，通常用人單位不會拆封檔案；而有工作經(jīng)歷的編外人員的檔案，單位在核實工齡、學(xué)齡等信息后也代理至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。但是，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)由于工作量大，監(jiān)督落實不到位等原因，通常只負(fù)責(zé)接收和保管檔案，不會主動去核實檔案內(nèi)容是否和移交清單相符，造成很多應(yīng)屆畢業(yè)生學(xué)籍材料、黨團(tuán)材料等缺失，更別談檔案的整理和開發(fā)利用。此外，由于宣傳不到位等原因，職工自身的檔案意識薄弱，很多醫(yī)護(hù)人員接受繼續(xù)教育的專升本、在職讀碩博的學(xué)籍材料等不主動存檔，使得檔案完整性受損。醫(yī)院在查閱編外人員檔案信息、選拔人才、考核考評時，要向人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提出申請，利用起來很不方便。

（二）重視程度不夠，經(jīng)費投入不足，軟硬件設(shè)施不完善

2016年，人社廳發(fā)布了《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》，明確了有人事檔案管理權(quán)限的用人單位承擔(dān)檔案管理的主體責(zé)任。自此，不少公立醫(yī)院自2017年開始統(tǒng)一接收和管理本單位所有新進(jìn)職工的人事檔案。但醫(yī)院決策層更傾向于將有限的經(jīng)費等投入進(jìn)臨床建設(shè)，導(dǎo)致人事檔案庫房建設(shè)面積狹小，溫濕度等保管條件不完善等。種種條件的限制，使得不少醫(yī)院2016年之前的編外人事檔案依然保管在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，而2017年起接收的編外人員人事檔案暫時堆積在臨時的專門檔案柜中，不能及時整理上架，并沒有形成真正意義上的全院職工人事檔案的統(tǒng)一管理[5]。

（三）缺乏復(fù)合型專門檔案管理人才

一方面，人事檔案管理員多由人事部門的干事兼職。本來人事部門統(tǒng)管全院考勤、職稱晉升、招賢納士、工資核定等工作，檔案管理員投身于繁瑣的日常工作，難以抽出身來全心全意做好人事檔案工作。另一方面，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，檔案管理崗被邊緣化，安排老員工任職。他們通常憑借經(jīng)驗干活，缺乏科學(xué)合理的規(guī)劃，工作效率不高。再加上人事檔案管理是一個動態(tài)的過程，每年都有新材料補(bǔ)充進(jìn)檔，每年都需要重新整理裝訂，沒有盡頭，容易挫傷工作人員的積極性。

三、醫(yī)院編外人員人事檔案管理的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識

一方面，要提升職工個人的檔案意識。新員工入職報到，利用崗前培訓(xùn)或?qū)ｎ}座談會等形式，加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，使其知悉人事檔案的重要性；了解材料的十大類別，及時按照相關(guān)規(guī)定追回檔案中缺少的學(xué)籍材料、黨團(tuán)材料；知曉在日后的學(xué)習(xí)工作中取得的表彰處分、學(xué)歷深造等檔案要及時遞交給人事部門存檔，保證人事檔案的完整性和連續(xù)性。另一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要提高認(rèn)識。浮躁的當(dāng)代，能夠守得住初心，耐得住寂寞，勤勤懇懇，精益求精的“大國工匠”精神讓人肅然起敬，默默無聞的檔案工作者也應(yīng)該受到應(yīng)有的尊重和肯定。

（二）加大投入，完善人事檔案管理軟硬件設(shè)施

加大資金投入，設(shè)立短期目標(biāo)和長遠(yuǎn)目標(biāo)，配建標(biāo)準(zhǔn)化的專門的人事檔案管理庫房和閱檔室，有條件的單位，可以接收回在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代理的編外人員檔案，真正做到人事檔案統(tǒng)一管理；做好防火等工作，保證檔案材料的安全和完整。將檔案管理信息化納入全院信息化發(fā)展戰(zhàn)略中，配備打印機(jī)等信息化設(shè)備，購買兼容性強(qiáng)、安全性能高、售后服務(wù)良好的檔案管理軟件等。

（三）引進(jìn)復(fù)合型的專門檔案管理人才

目前不少高校開設(shè)了檔案學(xué)專業(yè)，醫(yī)院可以通過公開招聘等形式，招聘科班出身又能熟練掌握計算機(jī)技術(shù)的專門人才；也可以通過鼓勵檔案工作者在職進(jìn)修或參加上級業(yè)務(wù)主管部門召開的檔案培訓(xùn)課程，提升專業(yè)化水平。鼓勵其參與到相關(guān)規(guī)章制度的制定中來，使檔案管理工作有章可依；設(shè)立目標(biāo)責(zé)任制，制定科學(xué)合理的考核機(jī)制，賞罰分明，提升檔案工作者的積極性，督促其創(chuàng)新工作方式，提升工作效率。

四、結(jié)語

對于公立醫(yī)院，尤其是三甲醫(yī)院，編外人員隊伍逐漸壯大，為醫(yī)院的發(fā)展發(fā)揮了重要的作用。醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)積極探索新思路，以人為本，同樣做好編外人員的人事檔案管理，提升員工的獲得感，做好后勤保障工作，使其更好的投入到臨床、科研工作中去；進(jìn)一步推動醫(yī)院人力資源的合理配置，助力醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝玉梅.醫(yī)院編外人員人事檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2019，37（07）：143-144.

[2]曹靜，程莉.醫(yī)院編外聘用人員檔案管理的現(xiàn)狀分析及思考[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2017，28（06）：73，83.

[3]黃增麗，朱海民，商玉霞.新醫(yī)改背景下醫(yī)院編外人員人事檔案管理的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：151.

[4]閉艷艷.醫(yī)院流動人員人事檔案管理存在的問題與建議[J].人力資源管理，2016（09）：194-195.

[5]趙玉珍.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院編外人員管理[J].人力資源管理，2015（5）：256.