辦公室文秘工作效率的提高策略

車(chē)美琪

中圖分類號(hào)：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）07-078-02

摘 要 如何提高效率，這是辦公室文秘崗位工作人員首先必須解決好的問(wèn)題，在實(shí)際工作中，作為企業(yè)辦公室的文秘人員，就要時(shí)刻保持冷靜和理性，并要不斷提高自己的綜合能力，從而來(lái)提升辦公室文秘的工作效率。辦公室文字秘書(shū)要分清工作的主次，要把主要時(shí)間與精力放在企業(yè)大事處理上，而不是像陀螺一樣，在繁雜的事務(wù)堆里拼命地轉(zhuǎn)，成天被瑣事纏著脫不開(kāi)身。這就需要文秘人員挖掘自身潛力，從提高工作效率著手。任何工作都有它的自身的運(yùn)作規(guī)律，企業(yè)運(yùn)作與辦公室事務(wù)也一樣，都有其固定的做法。聰明的文秘人員必須根據(jù)這些規(guī)律尋找出更有效的工作方法，設(shè)計(jì)一套適合文秘習(xí)慣的操作程序，幫助文秘人員駕輕就熟地開(kāi)展工作。

關(guān)鍵詞 履職盡責(zé) 規(guī)范運(yùn)作 有效規(guī)律 分門(mén)別類

企業(yè)辦公室的文秘人員要經(jīng)常、廣泛、深入的同企業(yè)各部門(mén)的精英進(jìn)行深度交流，既要學(xué)會(huì)聽(tīng)，也要學(xué)會(huì)講，應(yīng)使雙方互動(dòng)起來(lái)，不然，自己在本職工作崗位上很難發(fā)現(xiàn)新的東西，沒(méi)有創(chuàng)新就無(wú)法提高效率，這就要求辦公室文秘要加強(qiáng)與相關(guān)單位人員的協(xié)作，并要在創(chuàng)新上不斷進(jìn)取，辦公室文秘人員只有在創(chuàng)新上發(fā)揮聰明才智，才能不斷提高工作效率。在文字書(shū)寫(xiě)方面，如果寫(xiě)完即可達(dá)到讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)滿意的程度，就需要在書(shū)寫(xiě)前把相關(guān)情況摸準(zhǔn)，對(duì)相應(yīng)問(wèn)題要提出自己的思路和良策，還能夠解決辦公室工作上的一切問(wèn)題，只有文秘人員把相關(guān)情況搞透，思路對(duì)路、措施得當(dāng)，就會(huì)創(chuàng)造出令企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)滿意的材料來(lái)，但相關(guān)材料書(shū)寫(xiě)應(yīng)有自己的新思路[1]。

一、應(yīng)熟練履行本職工作通過(guò)提升效率來(lái)獲得領(lǐng)導(dǎo)及同事對(duì)自己工作的認(rèn)可

辦公室文秘應(yīng)當(dāng)熟練履行本崗職責(zé)，對(duì)于每日必需完成的工作，應(yīng)當(dāng)保持文秘人員必須具備的有條不紊與優(yōu)雅神態(tài)。每天上班時(shí)首先要定格觀察辦公室內(nèi)有無(wú)異樣，如有異樣，應(yīng)迅速鎖門(mén)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，等候相關(guān)人員前來(lái)相助。如無(wú)異樣，就應(yīng)當(dāng)按照日常規(guī)律安排當(dāng)天的工作，辦公室文秘人員應(yīng)當(dāng)具備眼觀六路，耳聽(tīng)八方，眼明手快，干凈利落的能力。并要用心記住當(dāng)天應(yīng)完成的相關(guān)事物和信息，養(yǎng)成記筆記與迅速分門(mén)別類辦理事務(wù)，起草文件、打電話、打印文件、接待客戶等等。

辦公室文秘人員要在領(lǐng)導(dǎo)到崗前，做到迅速合并同類項(xiàng)，先做什么、后做什么，能夠作出正確及時(shí)的反應(yīng)，把事先已定妥的事兒歸類，迅速排序，辦公室文秘人員要關(guān)于運(yùn)用優(yōu)選法，運(yùn)用熟練的工作技巧和方法，要把有用的文件拷貝下來(lái)，在工作中加以復(fù)制使用，特別是企業(yè)的規(guī)章制度和一些格式文件，辦公室文秘人員要做好儲(chǔ)存工作，遇到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)，可以隨時(shí)隨地從電腦里拷貝出來(lái)，并加以局部修改與調(diào)整，形成領(lǐng)導(dǎo)滿意的相關(guān)資料。這樣即降低了辦公室文秘的工作量，也會(huì)大大提高工作效率，同時(shí)，還會(huì)獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其工作能力與實(shí)際表現(xiàn)的認(rèn)可與信賴。

除了文秘人員提高自身職業(yè)技能外，辦公室文秘還要善于調(diào)動(dòng)與發(fā)揮相關(guān)部門(mén)及本部門(mén)同事的工作積極性，幫助同事探求更好更迅速有效的工作方式，使本職工作做到緊張有序、忙而不亂、井井有條，以陽(yáng)光心態(tài)去創(chuàng)造高效率的工作氛圍。當(dāng)前，辦公室文秘應(yīng)提前對(duì)文件進(jìn)行篩選，使領(lǐng)導(dǎo)接收到的文件都是重要必須閱讀的文件。

在辦公室公文寫(xiě)作和辦公自動(dòng)化方面，辦公室文秘要掌握批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性等通知寫(xiě)作方法，熟練掌握工作報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、情況報(bào)告的寫(xiě)作異同，并對(duì)相關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告、講話稿、總結(jié)的寫(xiě)作特點(diǎn)、難點(diǎn)、要點(diǎn)不斷強(qiáng)化，文秘人員能夠認(rèn)真把握企業(yè)相關(guān)會(huì)議主題，能夠切實(shí)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握好上級(jí)規(guī)定和要求，真正做到領(lǐng)會(huì)上情、了解下情，清楚聽(tīng)講受眾，成稿后還要和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，并要注意流行用語(yǔ)等生動(dòng)詞匯的應(yīng)用。

二、加大對(duì)辦公室文秘人員的培訓(xùn)力度 全面提升文秘人員的綜合素質(zhì)

培訓(xùn)前，要針對(duì)文秘人員自身情況，在加強(qiáng)文秘人員培訓(xùn)過(guò)程中，要通過(guò)理論知識(shí)培訓(xùn)，指導(dǎo)文秘適應(yīng)本崗位工作。文秘培訓(xùn)工作的原則和重點(diǎn)是為了提高辦室室文秘人員的整體工作能力，提升文秘人員對(duì)公文處理、公文寫(xiě)作及辦公自動(dòng)化操作水平。培訓(xùn)內(nèi)容突出“典型”和“實(shí)用”原則，主要通過(guò)幻燈片演示、實(shí)例分析和討論點(diǎn)評(píng)的形式，對(duì)公文處理規(guī)則、公文寫(xiě)作要點(diǎn)等內(nèi)容進(jìn)行深入淺出的闡述。通過(guò)培訓(xùn)，規(guī)范文秘人員日常公文寫(xiě)作及處理程序，使文秘人員能夠深入細(xì)致地從概念到分類，從處理原則到細(xì)則要求，再?gòu)墓母袷降叫形囊?guī)則，進(jìn)主全面、系統(tǒng)、縱深的了解，對(duì)參培人員提出的各自工作中遇到的問(wèn)題，進(jìn)行分析、討論[2]。

辦公室文秘人員提升工作效率，就要定期開(kāi)展崗位培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)使辦公室文秘人員知識(shí)水平得到顯著提升，使辦公室文字秘書(shū)公文寫(xiě)作能力不斷增強(qiáng)，使文字秘書(shū)有更加清晰明白的條理和思路，這對(duì)推動(dòng)辦公室人員文書(shū)處理、公文寫(xiě)作和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)日常應(yīng)用起到了有效地規(guī)范和推動(dòng)作用。因此，企業(yè)不管是從深化對(duì)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的規(guī)律性認(rèn)識(shí)來(lái)看，還是從企業(yè)秘書(shū)專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)來(lái)看，都需要辦公室方書(shū)在培訓(xùn)中要主動(dòng)學(xué)、帶頭學(xué)，在把準(zhǔn)目標(biāo)中強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提升服務(wù)企業(yè)服務(wù)中心大局的責(zé)任意識(shí)和履職能力。

企業(yè)辦公室文書(shū)在培訓(xùn)過(guò)程中，要力學(xué)篤行，務(wù)實(shí)重行，在學(xué)思踐悟中不斷砥礪前行。要學(xué)會(huì)審時(shí)度勢(shì)，認(rèn)清當(dāng)前面臨的國(guó)內(nèi)企業(yè)發(fā)展的形勢(shì)、及企業(yè)生存所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，努力把握大勢(shì)，順勢(shì)前行；要學(xué)會(huì)斗爭(zhēng)精神，堅(jiān)定斗爭(zhēng)意志，掌握斗爭(zhēng)方法，在斗爭(zhēng)的磨礪中勠力前行；要學(xué)會(huì)干事本領(lǐng)，著力提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力、抓重點(diǎn)關(guān)鍵的能力、路徑化落實(shí)的能力，在能力提升中穩(wěn)步前行。

企業(yè)秘書(shū)通過(guò)培訓(xùn)，使自己有一個(gè)清醒的頭腦，從而認(rèn)清形勢(shì)，提高認(rèn)識(shí)，落實(shí)責(zé)任，深入一線用真心、熱心、誠(chéng)心積極破解企業(yè)在創(chuàng)新方面的難題，積極服務(wù)；要建立企業(yè)常態(tài)化機(jī)制，建立服務(wù)企業(yè)管理制度，全面跟蹤管理企業(yè)秘書(shū)工作和思想狀況，采取用有效考核機(jī)制，確保秘書(shū)通過(guò)培訓(xùn)能夠有責(zé)有為。

三、制定合理獎(jiǎng)懲制度提高工作效率培養(yǎng)出一支過(guò)硬的文秘隊(duì)伍

文秘崗位上不敢懈怠，嚴(yán)格合理的規(guī)章制度是來(lái)約束文秘人員的，同時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)措施也可以讓文秘人員對(duì)付出的努力得到相應(yīng)的報(bào)酬，從而提高文秘人員工作積極性，即可以保證辦公室文秘人員的工作效率，還可以幫助企業(yè)避免文秘人員的流失。企業(yè)秘書(shū)要加強(qiáng)主動(dòng)作為，按照企業(yè)黨委的統(tǒng)一決策部署，認(rèn)真做好企業(yè)秘書(shū)工作。要注重學(xué)習(xí)提能，在企業(yè)辦公室材料書(shū)寫(xiě)過(guò)程中，要善于總結(jié)企業(yè)先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自己的能力和水平，不斷優(yōu)化經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境，從而助推企業(yè)做大做強(qiáng)。

在建立健全辦公室文秘人員獎(jiǎng)懲制度的同時(shí)，企業(yè)還要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的文秘人才隊(duì)伍，辦公室文秘要具備文秘崗位專業(yè)素養(yǎng)，要通過(guò)提高文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)，就會(huì)大幅提長(zhǎng)升工作效率。企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)辦公室文秘崗位員工應(yīng)實(shí)行人性化管理，即要讓文秘人員積極用心工作，也要及時(shí)洞察文秘人員自身出現(xiàn)的不良情緒，對(duì)文秘人員要及時(shí)心理疏導(dǎo)和關(guān)懷安慰，確保在本職工作中，實(shí)施高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。

辦公室文秘工作是一項(xiàng)綜合性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這就企業(yè)要文秘隊(duì)伍，辦公室文秘要善于在工作中碰撞出靈感，從而不斷創(chuàng)新自己的工作思路。要知道，難免會(huì)被圈在既定的框框內(nèi)無(wú)法自拔，這就需要辦公室文秘要善于同其他領(lǐng)域、其他部門(mén)的同志適時(shí)進(jìn)行思想交流，通過(guò)交流為自己工作創(chuàng)新。

利潤(rùn)是企業(yè)生存的必要條件，是達(dá)成更各項(xiàng)目的的手段。這就需要企業(yè)辦公室文秘要高瞻遠(yuǎn)矚，應(yīng)該有超前的思想觀念，未來(lái)企業(yè)的所有行動(dòng)和決策，都應(yīng)該反映出對(duì)社會(huì)的誠(chéng)摯關(guān)懷，這就需要企業(yè)文秘人員要不斷傳承歷史文化 歷，要把社會(huì)責(zé)任的思想融入文秘的血脈之中。改革開(kāi)放以后，國(guó)有企業(yè)得到全面發(fā)展 。企業(yè)的社會(huì)責(zé)任被納入全面深化改革大局，形成了多元共促社會(huì)責(zé)任發(fā)展的格局。這就要求企業(yè)辦公室文秘思想認(rèn)識(shí)同時(shí)發(fā)生變化，文秘人員要有長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光業(yè)，在承擔(dān)責(zé)任方面培養(yǎng)出一支過(guò)硬的文秘隊(duì)伍[3]。

四、要有創(chuàng)新意識(shí)即要汲取別人的優(yōu)點(diǎn)也要有自己獨(dú)特的工作思路

目前，企業(yè)在謀求發(fā)展的同時(shí)紛紛進(jìn)行改革，建立起了現(xiàn)代化的企業(yè)制度，對(duì)企業(yè)提出了更高要求。而辦公室文秘作為企業(yè)中的復(fù)合型人才，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下隨著對(duì)企業(yè)的要求提高，對(duì)辦公室文秘的要求也越來(lái)越高，辦公室文秘在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要職能。在新形勢(shì)下，辦公室文秘人員要及時(shí)隨著企業(yè)的發(fā)展轉(zhuǎn)變自己的工作職能，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的思維方式。辦公室文秘要不斷適應(yīng)新的挑戰(zhàn)由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)壓力的增加，這就要求企業(yè)的秘書(shū)必須成為企業(yè)的智囊人物，領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，要求企業(yè)的秘書(shū)必須是復(fù)合型的人才，只有復(fù)合型的人才才能幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)拓新的經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域，適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

企業(yè)辦公室秘書(shū)要不斷學(xué)習(xí)，不僅要掌握現(xiàn)代化的知識(shí)，使自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)永遠(yuǎn)超前，還應(yīng)該熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)的辦公設(shè)備，同時(shí)要積極適應(yīng)電子商務(wù)時(shí)代的需要，主動(dòng)了解計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，將最新技術(shù)用于秘書(shū)業(yè)務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地把握瞬息萬(wàn)變的商機(jī)，搜集整理信息資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供高效服務(wù)，適應(yīng)新時(shí)期的新的挑戰(zhàn)。辦公室文秘要不斷拓寬工作領(lǐng)域。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)的市場(chǎng)壓力也越來(lái)越大，企業(yè)要和政府、用戶建立和諧的關(guān)系，以利于企業(yè)的發(fā)展，這就要求企業(yè)秘書(shū)不僅要有良好的口頭表達(dá)能力，寫(xiě)作能力及敏銳的觀察、思考、調(diào)研、分析能力，而且還必須有較強(qiáng)的處理人際關(guān)系的能力、社會(huì)活動(dòng)能力、干練的辦事和熟練的公關(guān)能力。以適應(yīng)工作要求，拓寬工作領(lǐng)域。與此同時(shí)，企業(yè)辦公室秘書(shū)還要具備良好的道德修養(yǎng)。辦公室文秘的職責(zé)就是提供服務(wù)，改良企業(yè)的機(jī)關(guān)作風(fēng)，提升辦公效率等。新環(huán)境下，辦公室文秘的道德修養(yǎng)在企業(yè)中被賦予了新的內(nèi)涵，要具備高度的責(zé)任感。

辦公室文秘陪伴領(lǐng)導(dǎo)參加各項(xiàng)活動(dòng)，有著很大的作用和影響，這就要求辦公室文秘要不斷規(guī)范自身的職業(yè)素養(yǎng)，提高責(zé)任感。要有強(qiáng)烈的法律意識(shí)和保密意識(shí)，使企業(yè)在新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)避免一定的經(jīng)濟(jì)損失。辦公室文秘在為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的同時(shí)做好參謀助手的工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作中的紕漏與失誤要敢于進(jìn)諫，不好的行為習(xí)慣不能因?yàn)槭穷I(lǐng)導(dǎo)就推波助瀾，這樣不僅會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的發(fā)展，也會(huì)損害企業(yè)的利益。辦公室文秘的工作要求服從但并不是要求順從，因此，辦公室文秘人員要具備良好的道德修養(yǎng)，以高潔的作風(fēng)和原則為領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)所用。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展和改革開(kāi)放的不斷深入，秘書(shū)工作也越來(lái)越向著開(kāi)放型發(fā)展，秘書(shū)工作的領(lǐng)域也大大的拓寬，不僅要處理企業(yè)的內(nèi)部事務(wù)，還要處理好企業(yè)的外部事務(wù)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部事務(wù)的處理，接人待物、協(xié)調(diào)工作、各部門(mén)的溝通等等，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)按照企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)按部就班的發(fā)展，對(duì)外部事務(wù)的處理包括：收集和交流信息、呈報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料，反映主要問(wèn)題，參與經(jīng)濟(jì)與文化交往活動(dòng)。辦公室文秘在工作崗位上，要積極完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)，文秘人員要本著“開(kāi)拓、進(jìn)取、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新”的原則，使自己真正成為辦公室主任的好助手，企業(yè)要注重對(duì)辦公室文秘的嚴(yán)格管理和素質(zhì)培訓(xùn)，不斷提高辦公室文秘的創(chuàng)新能力和理論水平，辦公室文秘要通過(guò)不斷改善工作方法。

參考文獻(xiàn)：

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