高校學(xué)生檔案管理優(yōu)化策略

【摘 ?要】高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生在校期間思想品德、學(xué)習(xí)情況、身體狀況等的原始記錄，是人事檔案的前身和重要組成部分，是事關(guān)學(xué)生升學(xué)、求職等切身利益的重要的民生檔案。從干部人事檔案審核，以及對學(xué)生檔案管理的調(diào)研，不難看出高校學(xué)生檔案管理存在管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一、管理制度不健全、歸檔內(nèi)容不齊全、檔案意識淡薄等問題，本文從高校學(xué)生檔案存在的問題，結(jié)合新《干部人事檔案工作條例》及新《檔案法》的要求，提出了優(yōu)化策略，以提高高校學(xué)生檔案管理水平和服務(wù)能力，充分發(fā)揮學(xué)生檔案價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)生檔案;優(yōu)化策略

【中圖分類號】G271 ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

高校學(xué)生檔案是人事檔案的前身和重要組成部分，它是大學(xué)生在校期間思想政治、學(xué)習(xí)成績、獎懲情況、身體狀況、社會實(shí)踐等的真實(shí)寫照和原始記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、錄用、考核的主要依據(jù)，是事關(guān)學(xué)生升學(xué)、求職等切身利益的重要的民生檔案。近年來隨著干部人事檔案專項(xiàng)審查工作的開展，發(fā)現(xiàn)干部人事檔案審查工作引申出高校學(xué)生類檔案管理存在的諸多問題，造成部分干部人事檔案難以補(bǔ)全，既可能對干部的提干、調(diào)動等工作產(chǎn)生不利影響，也不利于維護(hù)高校學(xué)生檔案工作的專業(yè)性和權(quán)威性來[1]184。高校學(xué)生檔案作為人事檔案的重要組成部分，既要與時俱進(jìn)，根據(jù)新《檔案法》的精神，推進(jìn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，又要根據(jù)學(xué)生檔案工作實(shí)際，結(jié)合《干部人事檔案工作條例》要求，完善歸檔內(nèi)容，提高歸檔質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)與人事檔案的有效銜接。

一、高校學(xué)生檔案存在的主要問題

1.管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一。目前，我國高校學(xué)生檔案管理沒有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)，各高校各行其是，有的是由檔案館或檔案室，有的是由學(xué)工部、就業(yè)辦、教務(wù)處、研工部，甚至各學(xué)院。筆者經(jīng)過對上海13所高校學(xué)生檔案管理情況的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)13所高校中僅4所高校學(xué)生檔案由學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)管理，占比31%，其余9所高校學(xué)生檔案分別由學(xué)校學(xué)工部、研工部、人力資源處等部門管理或各學(xué)院分散管理，占比69%。高校其他管理部門或?qū)W院缺乏專業(yè)的管理知識、專門的管理庫房、專業(yè)的管理人員，難以保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性、完整性和管理的專業(yè)性，不利于學(xué)生檔案與干部人事檔案的有效銜接，甚至給學(xué)生今后的就業(yè)和發(fā)展埋下隱患。

2.管理機(jī)制不完善。高校學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，各自為政，管理缺乏規(guī)范性、專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性;加之學(xué)生檔案具有動態(tài)性、流動性的特點(diǎn)，管理不受重視，缺乏完善的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)，十分不利于學(xué)生檔案工作的長足發(fā)展。

3.檔案意識不強(qiáng)。由于國家對高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)沒有明確規(guī)定，各高校根據(jù)自身情況設(shè)定，管理人員的檔案意識、專業(yè)知識和技能、專業(yè)水平參差不齊。一方面很多管理人員（比如學(xué)生檔案由各院系分散管理的，一般由輔導(dǎo)員兼任學(xué)生檔案管理人員）還要兼任其他工作，無法沉下心來學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和技能，很難從思想上、認(rèn)識上重視學(xué)生檔案，做好學(xué)生檔案工作。另一方面，高校學(xué)生的檔案意識比較淡薄，大部分學(xué)生不了解學(xué)生檔案的內(nèi)容、作用以及對自己的影響，不關(guān)心自己的檔案情況，畢業(yè)后不辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象層出不窮。學(xué)生檔案意識的缺失，與學(xué)校學(xué)生檔案宣傳的力度與作用密切相關(guān)。

4.管理模式及服務(wù)方式滯后。

檔案信息化是大勢所趨，但是學(xué)生檔案因其特殊性信息化程度還相對較低。目前，大部分高校開發(fā)了學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，但主要使用學(xué)生檔案日常管理、查詢、轉(zhuǎn)遞等簡單層面的功能。與學(xué)生檔案相關(guān)的高校各部門開發(fā)使用各自的管理系統(tǒng)，各系統(tǒng)因兼容性等問題還未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。高校學(xué)生檔案的基本信息不能動態(tài)反應(yīng)學(xué)生在校的學(xué)習(xí)、思想等情況;學(xué)生檔案材料歸檔情況沒有和學(xué)生檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，學(xué)生檔案的齊全性、完整性把控和轉(zhuǎn)遞前的審核只能通過人工完成，不僅勞動強(qiáng)度大、效率低，還容易出錯;畢業(yè)生離校后辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，需要提交報(bào)到證或調(diào)檔函等轉(zhuǎn)遞依據(jù)，一般通過學(xué)生交到或寄到檔案館的方式，這不僅增加了學(xué)生的負(fù)擔(dān)，而且處理大量郵件也給學(xué)生檔案工作人員帶來了不小壓力，特別在2020年新冠疫情來襲期間，因疫情防控的需要提倡減少外出，居家辦公，大學(xué)校園實(shí)行嚴(yán)格防控，校外人員不能進(jìn)出校園，給學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞帶來了不小的難題。隨著高校的擴(kuò)招，學(xué)生檔案數(shù)量的增加，學(xué)生檔案各環(huán)節(jié)工作量與日俱增;隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛運(yùn)用，學(xué)生、用人單位等對學(xué)生檔案的利用需求呈多元化發(fā)展，提出了遠(yuǎn)程辦理、在線閱檔、在線傳遞等需求，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理與服務(wù)方式已經(jīng)難以適應(yīng)。

二、高校學(xué)生檔案管理優(yōu)化策略

1.統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，體現(xiàn)專業(yè)性和權(quán)威性。2008年教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部“27號令”）第七條明確規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。”并將學(xué)生檔案納入高校歸檔范圍，單獨(dú)設(shè)類。學(xué)生檔案作為高校檔案的重要組成部分，理應(yīng)由高校檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。這為高校學(xué)生檔案工作的依法開展奠定了基礎(chǔ)，提供了保障。高校檔案館是專門管理學(xué)校檔案的機(jī)構(gòu)，配有專門的庫房、專業(yè)的人員和軟硬件設(shè)施，為實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的專業(yè)化、規(guī)范化管理，學(xué)生檔案與人事檔案的有效銜接提供了有利條件。

2.建章立制，規(guī)范管理。規(guī)范管理，制度先行。根據(jù)檔案法律、規(guī)范以及高校學(xué)生檔案工作環(huán)節(jié)，結(jié)合工作實(shí)際，緊跟時代步伐，制定、完善一系列學(xué)生檔案收集、保管、利用、轉(zhuǎn)遞規(guī)章制度，建立、健全學(xué)生檔案管理與服務(wù)機(jī)制，才能使學(xué)生檔案工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化方向發(fā)展。（1）完善學(xué)生檔案管理辦法，規(guī)范管理。各高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)國家檔案法律法規(guī)的變化、本校實(shí)際工作的需要，實(shí)時修訂、完善本校學(xué)生檔案管理辦法，更好指導(dǎo)學(xué)生檔案各項(xiàng)工作的開展。為了實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案與人事檔案的有效銜接，應(yīng)參照新的《干部人事檔案工作條例》，完善檔案管理辦法中學(xué)生檔案歸檔要求、歸檔范圍、查閱利用等內(nèi)容;根據(jù)最新修訂的《中華人民共和國檔案法》，完善學(xué)生檔案信息化建設(shè)內(nèi)容。（2）加強(qiáng)學(xué)生檔案內(nèi)涵建設(shè)，建立內(nèi)部管理和激勵機(jī)制。制定學(xué)生檔案管理人員考勤制度、崗位責(zé)任制、業(yè)務(wù)考核制度等，通過一系列管理制度的建立、落實(shí)，壓實(shí)責(zé)任，做到學(xué)生檔案工作人員分工明確、責(zé)任到人、獎懲分明。（3）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，完善歸檔機(jī)制。歸檔是學(xué)生檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是學(xué)生檔案資源建設(shè)的前提和保障。通過建立、完善兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)機(jī)制、兼職檔案員培訓(xùn)機(jī)制等規(guī)范學(xué)生檔案歸檔工作，提高歸檔質(zhì)量。（3）提高管理能力，建立管理機(jī)制。通過建立庫房管理制度、庫房檔案清點(diǎn)制度、門禁制度等加強(qiáng)學(xué)生檔案管理。（4）提高服務(wù)質(zhì)量，建立服務(wù)利用機(jī)制。通過檔案網(wǎng)站、微博、微信公眾號等多渠道、多種方式提供學(xué)生檔案線上、線下服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量和滿意度。

3.強(qiáng)化宣傳，提高意識。高校要強(qiáng)化學(xué)生檔案宣傳、增加宣傳投入、豐富宣傳內(nèi)容和形式。（1）將學(xué)生檔案宣傳貫穿學(xué)生在校期間的各個階段。新生開學(xué)季，在新生大禮包中增加新生檔案歸檔須知，讓新生認(rèn)識學(xué)生檔案以及學(xué)生檔案的重要性，了解新生檔案歸檔內(nèi)容及要求;在新生首日教育增加學(xué)生檔案內(nèi)容。畢業(yè)季，借助就業(yè)辦召開的畢業(yè)生輔導(dǎo)員就業(yè)培訓(xùn)會議，對畢業(yè)生輔導(dǎo)員開展畢業(yè)生檔案歸檔內(nèi)容、歸檔流程及要求，畢業(yè)生就業(yè)信息中檔案接收單位、接收地址等信息填寫要求，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞須知等內(nèi)容的培訓(xùn);到學(xué)院對畢業(yè)生開展檔案轉(zhuǎn)遞宣講、咨詢專場活動。（2）開設(shè)有關(guān)學(xué)生檔案基礎(chǔ)知識、重要性及利用方式等的選修課[2]86。（3）借助國際檔案日，舉辦檔案展覽，開設(shè)檔案講座，開展學(xué)生檔案開放日活動，開辦“學(xué)生檔案進(jìn)學(xué)院”宣講活動等。（4）通過檔案微博、微信公眾號發(fā)布學(xué)生檔案知識、規(guī)章制度等，進(jìn)行學(xué)生檔案咨詢、答疑，查詢學(xué)生檔案在校情況及轉(zhuǎn)遞信息等。充分利用網(wǎng)絡(luò)、多媒體等新技術(shù)，不斷豐富宣傳內(nèi)容，創(chuàng)新宣傳形式，讓學(xué)生走近檔案、認(rèn)識檔案、了解檔案，從而提高師生的檔案意識。

4.抓住機(jī)遇，建設(shè)信息化平臺

目前，人事檔案的信息化建設(shè)尚在探索階段，信息化水平明顯落后于其他類別檔案，高校學(xué)生檔案作為人事檔案的基礎(chǔ)和重要組成部分，不能過分保守，要突破管理困境，實(shí)現(xiàn)提速增效，必須利用既有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子檔案直接歸檔、檔案數(shù)字資源安全存儲、檔案信息合理共享等信息化技術(shù)和手段，將檔案管理者從紙堆中解放出來[3]2

在信息時代的大背景下，利用新的信息技術(shù)，在保障學(xué)生檔案信息及系統(tǒng)安全的前提下，在妥善保管好紙質(zhì)學(xué)生檔案的基礎(chǔ)上，整合高校招生與就業(yè)、學(xué)工、教務(wù)、研究生院等相關(guān)部門的信息系統(tǒng)，逐步推進(jìn)紙質(zhì)學(xué)生檔案數(shù)字化，建設(shè)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，搭建學(xué)生檔案管理信息化平臺，助力高校數(shù)字化校園、智慧校園建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作各環(huán)節(jié)的信息化、現(xiàn)代化，這將大大提高學(xué)生檔案的管理效率，提升學(xué)生檔案的服務(wù)能級，充分發(fā)揮學(xué)生檔案價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙維超.王雪荻.從干部人事檔案審核反思高校學(xué)生類檔案的管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（1）：184-185.

[2]胡琦.大學(xué)生檔案普及教育[M].湖北科學(xué)技術(shù)出版社，2010：86.

[3]周學(xué)芬.高校學(xué)生檔案全面信息化的必要性和可行性分析[J].蘭臺內(nèi)外，2021（5）：1-3.

作者簡介：

張友菊，上海大學(xué)檔案館副研究館員，檔案學(xué)本科，研究方向?yàn)闄n案管理。