檔案信息管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)

高策 張顯通 張引 付薈

摘 ?要：有效地管理檔案信息資源，對于政府部門的信息化建設具有十分重要的意義。文章以Browser/Server結構為基礎，對政府部門檔案信息管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)進行了探討，開發(fā)的系統(tǒng)主要功能是將已處理的檔案和其他相關檔案的各個環(huán)節(jié)相結合，形成一個信息管理系統(tǒng)，從而為政府部門事務處理、檔案查詢和檔案管理提供一套綜合的解決方案。結果表明，該系統(tǒng)能夠改善當?shù)卣畽C關的業(yè)務處理和信息獲取模式，進而提高政府職能部門的工作效率。

關鍵詞：檔案信息;信息管理系統(tǒng);B/S結構;數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

中圖分類號：TP311.5 ? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）12-0113-04

Abstract：The effective management of archival information resources is of great significance to the information construction of government departments. This study explores the design and development of an archival information management system for government departments based on Browser/Server architecture. The main function of the developed system is to combine the processed files and other related files of various links，forming an information management system. This will provide an integrated set of solution archives for the processing，records search and records management of government departments. The results show that the system is capable of enhancing the business processing and information access patterns of local government agencies，thus improving the efficiency of government functions.

Keywords：file information;information management system;B/S structures; database system

0 ?引 ?言

政府機關的工作內(nèi)容非常復雜，直接有效地管理檔案信息可以提高工作效率[1]。而計算機技術在部門日常事務管理方面的應用受到了越來越多的關注。因此，相關部門開發(fā)了一些專門的信息系統(tǒng)，幫助相關人員更好地開展[2]工作。但是這些系統(tǒng)都彼此獨立，不容易實現(xiàn)信息共享。具體來說，很難處理多種類型的信息，例如人、案例、對象，因為這些數(shù)據(jù)會隨著檔案處理的進度流向所有相關部門[3]。如果沒有統(tǒng)一的管理系統(tǒng)來處理這些數(shù)據(jù)，屬于各個部門的檔案信息就無法合并到安全的數(shù)據(jù)庫中進行統(tǒng)一管理[4]，這就增加了管理的復雜性和檢測的難度。因此，政府部門迫切需要相應的檔案信息管理系統(tǒng)，來實現(xiàn)各種業(yè)務信息的共享，提高對有用信息[5，6]的挖掘效率。

本研究針對上述問題，設計了一套檔案信息管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)的實現(xiàn)部分，主要采用了B/S結構的三層架構模式[7]。為了分離政府部門內(nèi)相關業(yè)務的工作量，它是一個基于網(wǎng)頁端的系統(tǒng)應用程序，帶有本地客戶端可以開啟的瀏覽器，通過服務器集群和資源管理實現(xiàn)了Web方面、業(yè)務邏輯方面的應用。Web View由企業(yè)級服務器集群組成，并使用了日志的Taglib[8]，每個請求都是按照一定的HTML動作進行的。該模式減少了相應程序代碼的拷貝量并且可以降低程序的后期維護成本[9]。由于該模型對返回格式不做限制，因此可以直接將模型封裝到程序中，在程序界面調(diào)用。

本研究就目前形勢下的赤峰市政府部門情況為依據(jù)，以一些部門現(xiàn)有的實際工作問題為實際出發(fā)點，綜合利用現(xiàn)有的軟件開發(fā)工具和計算機硬件設備，以嚴謹?shù)墓ぷ魉季S和踏實的工作方式設計并開發(fā)了一套檔案信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)可為各部門提供現(xiàn)代化的檔案信息管理服務，實現(xiàn)檔案的自動化管理，以提高政府辦公效率和對文稿檔案的管理水平，實現(xiàn)政府各部門日常工作的標準化、規(guī)范化并最終提高各部門的工作效率。

1 ?基于B/S結構的管理信息系統(tǒng)

現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)往往基于C/S（Client/Server）結構進行設計，而基于Internet的管理信息系統(tǒng)是B/S（Browser/Server）結構的重要應用領域，B/S結構的性能優(yōu)于C/S結構[10，11]。另外，B/S結構不需要特定的操作環(huán)境，是一種三層分布式系統(tǒng)，在該結構中，用戶通過瀏覽器[12，13]對Web服務器發(fā)送請求。B/S結構是以服務器為中心并在計算模型中運行的低成本計算框架（瘦客戶端），該結構的系統(tǒng)中客戶端使用一個通用瀏覽器軟件，計算機可以使用TCP/IP、HTTP協(xié)議[14]。B/S結構的結構圖如圖1所示。

用戶訪問Internet就可以輕松地操作管理信息系統(tǒng)。本文設計的檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡結構如圖2所示。該系統(tǒng)中，硬件設備由本地服務器、數(shù)據(jù)庫服務器、應用服務器和Web服務器組成。此外，系統(tǒng)管理員可以利用該系統(tǒng)檢索保存在計算機中的信息。為了提高系統(tǒng)的安全水平，本文在系統(tǒng)中安裝了防火墻。

2 ?系統(tǒng)功能設計及實現(xiàn)

經(jīng)過對各部門實際工作的調(diào)查走訪，本文將調(diào)查結果和部門內(nèi)部人員提出的需求進行了整合，設計出的檔案信息管理系統(tǒng)主要由檔案數(shù)據(jù)的基本信息、不同部門檔案分類管理和相關檔案智能查詢管理三個主要模塊組成。該系統(tǒng)的主要特色在于檔案智能查詢管理功能。該系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)的基本信息模塊和不同部門檔案管理分類模塊由常規(guī)的大數(shù)據(jù)處理方法實現(xiàn)。這兩個模塊的功能比較常見并且容易實現(xiàn)，因此本節(jié)主要對相關檔案智能查詢管理模塊進行重點敘述。該模塊的功能需要工作人員通過檔案管理系統(tǒng)進入系統(tǒng)實現(xiàn)。登錄部分由一個類似決策樹的邏輯循環(huán)組成，工作人員可以通過前期注冊的用戶名和密碼登錄進入系統(tǒng)，在注冊的過程中系統(tǒng)會根據(jù)不同部門工作人員的工作職能劃分出相應的權限。

如果工作人員輸入的用戶名沒有注冊過或者密碼錯誤，系統(tǒng)會彈出登錄信息錯誤的信息窗口并禁止用戶進入系統(tǒng)或進行其他操作。在系統(tǒng)后端的服務器中，工作人員進行身份驗證過程的流程圖如圖3所示。

登錄系統(tǒng)時的第一個界面是用戶權限登錄界面。權限主要是為了維護系統(tǒng)的安全性和完整性。用戶使用的操作符是有相應權限限制的，未經(jīng)允許，操作員不能操作無權限的窗口。本系統(tǒng)認證要求用戶首先申請用戶名和密碼，需要從軟件開發(fā)人員處獲取進入資格。

2.1 ?智能查詢功能

本文的智能查詢功能的實現(xiàn)基于數(shù)據(jù)挖掘結果，該功能主要為了給工作人員提供對檔案信息的查詢和部門信息管理兩個功能。對檔案信息的查詢一般由通用查詢模式和智能查詢模式兩種模式，通用查詢模式是類似于專家系統(tǒng)的普通查詢模式，可處理的數(shù)據(jù)量不大;本文基于數(shù)據(jù)挖掘方法構建了智能查詢模式，可以根據(jù)數(shù)據(jù)挖掘結果顯示查詢結果。

2.1.1 ?檔案數(shù)據(jù)智能查詢功能

使用數(shù)據(jù)挖掘的方法實現(xiàn)了智能的數(shù)據(jù)查詢功能。該功能需要一定的權限，工作人員需要在登錄系統(tǒng)確認權限后再進行相應操作。使用該功能時系統(tǒng)會根據(jù)工作人員提供的搜索條件提供相應檔案數(shù)據(jù)，同時會根據(jù)工作人員的需要調(diào)用檔案的基本信息進行管理。

2.1.2 ?檔案管理部門信息查詢

具有登錄權限的用戶可以在操作界面輸入部門檔案信息的相關查詢條件，該功能可以根據(jù)相關的查詢條件在數(shù)據(jù)庫中匹配相應的檔案信息。使用該功能輸入需要查詢的相關檔案信息，系統(tǒng)即可在頁面顯示出該檔案的詳細內(nèi)容和該檔案的調(diào)用信息。同時，該功能可以查詢一定時間段內(nèi)的檔案調(diào)用信息。工作人員可以選擇需要查詢的時間段，系統(tǒng)會根據(jù)工作人員提供的信息顯示對應時間段內(nèi)檔案的調(diào)用信息和相應的提取權限。查詢系統(tǒng)選擇時間約束條件后，程序是在基本查詢條件的基礎上按照時間的約束條件進行信息選擇。

基于上述分析，中心數(shù)據(jù)庫的結構如圖4所示。

2.2 ?系統(tǒng)實現(xiàn)

2.2.1 ?系統(tǒng)整體實現(xiàn)

本系統(tǒng)是基于ASP.NET基于的三層結構B/S系統(tǒng)。它由用戶界面層、中間業(yè)務邏輯層和后臺數(shù)據(jù)處理層組成。中間業(yè)務邏輯層是由數(shù)據(jù)處理分析程序組成的;后臺數(shù)據(jù)處理層主要指數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫是檔案信息數(shù)據(jù)的主要支持;使用網(wǎng)頁端作為用戶界面層，也就是該系統(tǒng)的前臺。本文設計的檔案信息管理系統(tǒng)基于ASP.NET技術和Oracle9i平臺開發(fā)，使用Web技術進行前端的軟件開發(fā)，客戶端的應用程序可以在服務器中下載、在主機運行。使用這樣的開發(fā)模式可以大大提高系統(tǒng)的安全性。除此之外，本文設計的檔案信息管理系統(tǒng)對于客戶端的硬件要求不高，工作人員可以使用低成本的硬件和軟件。同時，用戶只需要通過一些簡單的維護操作就能配置和維護服務器。在具體實現(xiàn)過程中，我們充分利用了ASP.NET技術和Web應用程序，以提高系統(tǒng)[15，16]的可伸縮性和功能性。

2.2.2 ?智能查詢模塊實現(xiàn)

智能檔案查詢模塊的功能能為需要調(diào)用檔案的工作人員提供方便，提取、歸還、檔案都可以在此模塊中完成。其主要的操作流程如下：相關部門的工作人員在需要提取檔案時，只需點擊屏幕上的“檔案”按鈕，同時將單位卡放在機器上即可。此時，屏幕上會顯示一些檔案的基本分類信息，如用檔案名稱、所屬部門等。用戶只需輸入自己的密碼即可進入檔案管理信息系統(tǒng)，然后把所有需要調(diào)用的檔案放在一個特定的區(qū)域內(nèi)，閱讀器會自動識別RFID標簽，然后工作人員會得到檔案的條形碼。生成的條形碼是基于檔案進行編碼的。當識別器讀取條形碼后，系統(tǒng)可以自動獲取相應的檔案信息，工作人員進行調(diào)用后還會改變數(shù)據(jù)庫中的該檔案狀態(tài)。最后，工作人員點擊“確定要提取檔案”按鈕即可。

當查閱者需要歸還檔案時，其流程和提取檔案類似，登錄后點擊界面中的“歸檔”按鈕，然后將檔案和標簽一同放入指定的信息識別區(qū)域，閱讀器即可自動識別RFID標簽的內(nèi)容。然后RFID標簽自動從檔案館讀取檔案，通過條形碼返回檔案信息，同時更新借閱、調(diào)用狀態(tài)，最后查閱者點擊“確認”完成檔案歸還并記錄歸還時間。以上操作都是在網(wǎng)絡上進行的，如果出現(xiàn)意外情況如網(wǎng)絡不能正常工作，檔案的提取和歸還操作都會被禁止。首先它將在本地的冗余數(shù)據(jù)庫中保存該時間段內(nèi)的所有異常信息，當網(wǎng)絡正常后會自動保存到遠程的數(shù)據(jù)庫中并進行相應記錄。

3 ?結 ?論

檔案信息管理系統(tǒng)的目標是將處理檔案和行政信息的各個環(huán)節(jié)整合到一個信息管理系統(tǒng)中，為檔案處理、檔案查詢和檔案管理提供一個全面的解決方案。本文設計的檔案信息管理系統(tǒng)平臺支持檔案管理、查詢功能。該系統(tǒng)貫穿基層檔案業(yè)務流程，形成統(tǒng)一、高效、高度集成、互聯(lián)、協(xié)調(diào)的管理體系;各類法律文書、檔案文書等政府機關業(yè)務將全面實現(xiàn)計算機自動管理，形成完整、規(guī)范、準確的信息流。本系統(tǒng)可以改善當?shù)卣畽C關的業(yè)務處理和信息獲取手段，注重數(shù)據(jù)源的可靠性和真實性?；谙到y(tǒng)性能分析，本系統(tǒng)可以改善當?shù)卣块T的業(yè)務處理和信息獲取模式，從而提高工作效率。

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作者簡介：高策（1991—），男，漢族，內(nèi)蒙古赤峰人，初級技術員，碩士，主要研究方向：大數(shù)據(jù)分析及計算機應用。