中外私有檔案管理工作比較研究

摘 要?私有檔案作為國家檔案信息資源的重要組成部分，加強私有檔案的管理早已是時之所需。然而，不同的社會環(huán)境和經(jīng)濟體制使得中外私有檔案工作具有不同的管理理念和管理方法。通過對中外私有檔案的認識、立法工作、管理模式及保管現(xiàn)狀進行研究，在此基礎(chǔ)上探索二者的異同并得出啟示，最后為我國私有檔案管理工作的未來發(fā)展提出建議。

關(guān)鍵詞 私有檔案 檔案管理 對比分析 啟示

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 收稿日期 2020-02-09

★作者簡介：鄧景峰，蘇州大學(xué)社會學(xué)院圖書情報與檔案管理專業(yè)，碩士研究生，研究方向為檔案學(xué)。

Abstract Private archives are an important part of national archives information resources. Strengthening the management of private archives has long been necessary. However， different social environments and economic systems make different management concepts and management methods in domestic and foreign private archival work. This paper mainly studies the understanding， legislative work， management mode and preservation status of private archives in China and foreign countries. On this basis， it explores the similarities and differences between the two and draws enlightenment. Finally it makes suggestions for the future development of private archives management in China.

Keyword private archives; archives management; comparative analysis; enlightenment

私有檔案作為國家檔案信息資源的重要組成部分，是社會記憶、民族記憶的重要延續(xù)。無論是在西方國家還是在我國，個人、家庭、私有企業(yè)的存在，這都決定了私有檔案大量產(chǎn)生于私務(wù)活動中，將其中對國家和社會具有重要保存價值的私有檔案納入到國家管理范圍，是檔案事業(yè)發(fā)展延續(xù)的基礎(chǔ)。世界上很多國家都相應(yīng)地開展了私有檔案管理工作，但基于各國不同的社會環(huán)境和經(jīng)濟體制，中外私有檔案工作具有不同的管理理念和管理方法。

一、國外私有檔案的管理工作現(xiàn)狀

1.對“私有檔案”的認識。關(guān)于“私有檔案”的概念，國外學(xué)者關(guān)注于私有檔案不同于公共檔案的特性，從形成者、形成領(lǐng)域、所有權(quán)等方面給出了界定。例如，從形成者的角度，法國檔案界認為，凡不由國家提供經(jīng)費的單位和個人形成的檔案及政府官員在非公務(wù)活動中形成的檔案，均為私有檔案;從形成領(lǐng)域的角度，塞內(nèi)加爾檔案學(xué)者認為，除負責管理某項公共事業(yè)的私營機構(gòu)以外，來源于私自然人或私法人活動的檔案均為私有檔案;從所有權(quán)的角度，剛果民主共和國檔案學(xué)者認為，凡是個人、自然人或法人所占有的檔案均為私有檔案[1]37。這種將私有檔案和公共檔案加以明確區(qū)分的做法也延伸到了一些國家的檔案法中?！斗ㄌm西共和國檔案法》（1979）、《塞內(nèi)加爾共和國檔案法》（1981）就將公共檔案與私有檔案劃為兩章，分別加以論述。意大利、澳大利亞、斯里蘭卡、阿爾及利亞等國的檔案法中也有不同程度的體現(xiàn)。此外，也有部分學(xué)者將私有檔案限定在家庭檔案范圍之內(nèi)，認為私有檔案是指家庭、家族和莊園主檔案，包括法律文書、結(jié)婚證書、維修手冊、信函、調(diào)查和政治材料等[1]38。但從國外相關(guān)的學(xué)術(shù)理論研究以及各國關(guān)于私有檔案的法律界定上來看，前一種私有檔案概念的普及率和影響力要高于后一種關(guān)于私有檔案的概念界定。

2.私有檔案相關(guān)的法律法規(guī)。俄羅斯于2004年頒布了《俄羅斯聯(lián)邦檔案事業(yè)法》。該法第一章規(guī)定，俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗“包括存在于俄羅斯聯(lián)邦版圖上的所有檔案文件，不管其來源、產(chǎn)生時間和方式、載體形態(tài)、所有制形式和保管地點如何”[2]，將私有檔案納入俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗范圍之內(nèi)。該法第五條至第十二條具體針對私人檔案的構(gòu)成、入館鑒定、所有權(quán)轉(zhuǎn)移、保管、借閱和出境等問題作出明確規(guī)定?！斗ㄌm西共和國檔案法》第三章共計16項的法律條文對法國私人檔案的登記、鑒定、銷毀、轉(zhuǎn)讓、出售和輸往國外等都作了詳細的規(guī)定。此外，歐美國家常常以立法的形式確定國家對私人檔案的登記權(quán)、鑒定銷毀權(quán)、出售批準權(quán)、出口批準權(quán)、優(yōu)先購買權(quán)和轉(zhuǎn)讓否決權(quán)等。建立一套完善的私有檔案管理制度，這不僅加強了國家對私有檔案的保護和監(jiān)控力度，還為私有檔案的管理提供了行為準繩和法律遵循。

3.設(shè)置私有檔案的專職管理部門。西方國家十分重視本國私人檔案的保護與監(jiān)管。意大利對本國私人檔案的管理，是由意大利國家檔案總局設(shè)在全國各地的派出機構(gòu)——檔案監(jiān)督司直接負責，它們除了負責監(jiān)督和培訓(xùn)本轄區(qū)內(nèi)的檔案工作者外，還要對本轄區(qū)內(nèi)具有重要歷史意義的私人檔案實行監(jiān)督，私有檔案的確立、鑒定、寄存、轉(zhuǎn)讓或出售、整理編目、利用等都在檔案監(jiān)督處的監(jiān)控和管理下進行[3]。英國則專門設(shè)立了國家檔案記錄局，負責對私人檔案進行登記，例如，“莊園文件登記冊”就是一份莊園記錄索引，記錄了各份莊園檔案的保管場所及現(xiàn)狀[4]41。此外，法國、丹麥、瑞典、荷蘭等國家在其公共檔案館內(nèi)也紛紛設(shè)立專門機構(gòu)，負責收集保管私有檔案，并提供相應(yīng)的私有檔案管理咨詢服務(wù)。

4.私有檔案的保管現(xiàn)狀。從目前各國檔案館公布的數(shù)據(jù)來看，私有檔案所有者通過寄存或捐贈的形式，保存在西方國家公共檔案館內(nèi)的私有檔案數(shù)量可觀。據(jù)學(xué)者統(tǒng)計，美國國家檔案館收藏的私人檔案有200萬立方英尺，排架長度為520英里;在法國，巴黎館保存私人檔案100公里，楓丹白露館保存私人檔案150公里;瑞士聯(lián)邦檔案館及其各州檔案館則有私人檔案36公里長，全瑞士260個各類檔案館共保存有6千多個私人檔案全宗，其中聯(lián)邦檔案館保存了500個私人檔案全宗，并每年能收進約15—20個全宗的私人檔案[4]43。此外，在國家檔案機構(gòu)不可能關(guān)注、保管更多的私有檔案的情況下，為更好地保管自己形成的具有保存價值的文件、檔案、資料，一些非公共機構(gòu)、團體、協(xié)會、組織和個人，尤其是國外一些大型的企業(yè)公司，紛紛建立起自己的私有檔案館。與此同時，政府又大力支持私有檔案館的建設(shè)。芬蘭政府就曾頒布一項專門的法令，每年單獨撥款1.5億芬蘭馬克的專項經(jīng)費，用于支持私有檔案館，并從技術(shù)、人員等多方面給予私有檔案館種種幫助[4]43。

二、中國私有檔案的管理工作現(xiàn)狀

1.對“私有檔案”的認識。在我國，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）中并無關(guān)于“私有檔案”明確的法律定義，國內(nèi)檔案界對“私有檔案”的解釋也各有偏重。我國學(xué)者對于“私有檔案”的解釋主要有兩種觀點。一種是從廣義的角度來看，將私有檔案定義為私人或私有企業(yè)單位在私務(wù)活動中形成的以及通過合法途徑獲得的屬于私人所有的檔案;另一種則是從狹義的角度上，將私有檔案的形成主體限定為家庭或個人，著重強調(diào)了那些歸私人或個人所有的檔案[1]38。綜合來看，由于前一種定義與《中華人民共和國檔案法實施辦法》中關(guān)于“個人所有的檔案”解釋接近，能夠被普遍接受而成為我國檔案界關(guān)于“私有檔案”定義的主流。

2.私有檔案相關(guān)的法律法規(guī)。我國的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。我國《檔案法》也明確規(guī)定了：“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”。[5]私有檔案的管理工作作為全國檔案事業(yè)中的重要一環(huán)，理應(yīng)遵循全國檔案工作的基本原則，接受有關(guān)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。這種理念在《檔案法》中也有所體現(xiàn)，《檔案法》規(guī)定了對國家和社會具有保存價值的私有檔案，國家享有優(yōu)先購買權(quán)，代管、收購、征購權(quán)，審批權(quán)，公布、利用私有檔案不得違反國家有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護的法律規(guī)定，不得損壞國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。但從具體來看，我國《檔案法》關(guān)于私有檔案及其工作的相關(guān)規(guī)定仍然較為籠統(tǒng)，缺少了關(guān)于私有檔案管理工作的具體規(guī)定，對私有檔案工作的監(jiān)管不具有明顯的強制性，在其他配套的檔案法規(guī)中也鮮有涉及。

3.私有檔案的自主管理及委托代管。考慮到私有檔案在所有權(quán)上的特殊性，我國私有檔案的管理以“自主管理”和“委托代管”兩種形式為主。

我國《檔案法》規(guī)定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當妥善保管”[5]。從法律上要求私有檔案所有者應(yīng)當主動承擔起檔案保管的責任和義務(wù)，這就為私有檔案的“自主管理”提供了法律依據(jù)。私有檔案所有者可分為私自然人和私法人（即私有企業(yè)單位）;相對應(yīng)地，我國私有檔案的保管機構(gòu)也存在有私人檔案保管機構(gòu)和私有企業(yè)單位檔案機構(gòu)。但總體來看，私人檔案館仍是少數(shù)。相較于此，私有企業(yè)單位內(nèi)檔案保管情況則明顯較好，除普遍建立的基層檔案管理機構(gòu)外，一些有條件的大中型私有企業(yè)還建立起了企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料中心，統(tǒng)一保存和管理本單位檔案。除“自主管理”以外，“委托代管”也是我國私有檔案管理的主要形式。在實際的檔案工作中，私有檔案保管者常常面臨著保管條件不充分或是檔案保管成本過高的問題。在這種情況下，私有檔案所有者可以向各級檔案館或其他合法的檔案中介機構(gòu)尋求幫助，委托其代為保管。這其中，公共檔案館具有最完善的基礎(chǔ)設(shè)施和最專業(yè)的技術(shù)團隊。與此同時，伴隨著檔案寄存中心、檔案事務(wù)所、商業(yè)性文件中心等檔案中介機構(gòu)在我國的迅速發(fā)展，他們以其特有的社會服務(wù)功能，在檔案行政管理部門與企事業(yè)單位、組織及個人間提供著優(yōu)質(zhì)的檔案事務(wù)服務(wù)[6]。

4.私有檔案的保管現(xiàn)狀。我國私有檔案大多處于零亂散存的狀態(tài)，分散在各級各類檔案館、圖書館、文學(xué)館、研究所、高校等機構(gòu)以及個人收藏者手中。通過鼓勵捐贈或收購等形式，公共檔案館保存著一定數(shù)量的名人檔案，這些檔案重新以國有檔案的形式被社會大眾所認識。但除此以外，對于那些大量分散在全國各地的私有檔案來說，其管理現(xiàn)狀不容樂觀。私人檔案館的建立依賴于所有者的愛好興趣，然而擁有這種愛好興趣的所有者大多又并不具備完備的檔案管理的知識技能。私有企業(yè)的檔案機構(gòu)設(shè)置簡單、人員流動性大、專業(yè)技能弱且資金不足，導(dǎo)致私有檔案很容易受到這些不安全因素的威脅?，F(xiàn)實生活中，由于所有者缺乏應(yīng)有的檔案意識，致使大量有價值的私有檔案資源流失的現(xiàn)象也普遍存在。

三、中外私有檔案管理工作的對比

1.對“私有檔案”認識的比較。對比國內(nèi)外學(xué)者對“私有檔案”的理解，兩者既有相同之處，也有不同之處。整體來看，中外檔案學(xué)者都將私有檔案的管理視為全國檔案事業(yè)的重要組成部分，是延續(xù)社會記憶、民族記憶的重要途徑。從定義上來看，中外檔案學(xué)者均認為私有檔案的形成主體是公民個人、家庭或私有企事業(yè)單位;是在私務(wù)活動中產(chǎn)生的;是原始獲得或通過合法形式，即買賣、繼承、贈與等途徑所得。最重要的是中外檔案學(xué)者均肯定了私有檔案“私人所有”這一特性，從根本上與公共檔案區(qū)別開來，這也為開展私有檔案的管理實踐活動奠定了基礎(chǔ)。在國外，將其檔案明確分為公共檔案和私有檔案，二者地位平等;在我國，我們雖有意在概念上將二者加以區(qū)分，但在實際工作中卻明顯側(cè)重于公共檔案。

2.對私有檔案立法工作的比較。國外私人檔案法規(guī)體系較為完善，這不僅可以從法律對私有檔案管理工作及相關(guān)機構(gòu)管理職責的規(guī)定上體現(xiàn)出來，還能從私有檔案與公共檔案同等的法律地位上體現(xiàn)。以法國為例，《法蘭西共和國檔案法》將私有檔案和公共檔案相對應(yīng)，并將私有檔案管理規(guī)定單獨列為一章加以闡述;法國還頒發(fā)私有檔案的專門法——《法國關(guān)于保護具有歷史價值和公共利益的私有檔案的法令》。此外，在國外一些其他的信息法中，例如保密法、知識產(chǎn)權(quán)保護法、信息安全保護法等法律法規(guī)中也常常會涉及私有檔案的管理內(nèi)容。

相比于此，我國私有檔案立法工作明顯處于劣勢狀態(tài)。我國的《檔案法》沒有明確提出“私有檔案”這一概念，僅是從所有權(quán)角度提及了“個人所有的檔案”，缺乏對私有檔案的明確界定，這是我國檔案法規(guī)中的明顯缺漏，也導(dǎo)致了理論界對“私有檔案”的稱呼不一，嚴重阻礙了私有檔案管理工作的進程。此外，我國《檔案法》或其他配套法律法規(guī)中并未涉及具體的私有檔案管理方法以及各級檔案機構(gòu)對私有檔案的管理職責。這就造成在實際檔案工作中，私有檔案的管理無法可依、無規(guī)律可循，設(shè)立私有檔案管理的專門法更是任重而道遠。從目前狀況來看，我國私有檔案立法工作還有很長的路要走。

3.對私有檔案管理模式的比較。針對私有檔案的管理工作，中外體現(xiàn)出來兩種不同的管理理論和管理方法。國外對私有檔案的管理模式是集中式的制度化管理模式。國外以私有制為主體的經(jīng)濟體制決定了大部分企業(yè)檔案屬于私有財產(chǎn)，也讓私有檔案成為國家檔案資源最重要的組成部分。許多國家都將私有檔案作為民族文化的重要寶藏加以保護，將私有檔案和公共檔案二者視為同等重要，采用以國家監(jiān)管為主的制度化管理模式，對全國的私有檔案工作加以管理。西方國家頒布的檔案法規(guī)定了各級檔案機構(gòu)和個人保管私有檔案的職責以及在檔案工作中應(yīng)遵循的原則和要求;同時，以立法的形式賦予了檔案管理機構(gòu)對國家和社會具有保存價值的私人檔案的登記權(quán)、鑒定銷毀權(quán)、出售批準權(quán)、出口批準權(quán)、優(yōu)先購買權(quán)和轉(zhuǎn)讓否決權(quán)、行政處罰權(quán)等。借助于完善的法律法規(guī)體系和專職的檔案機構(gòu)，這就保證了私有檔案雖分散保存在不同檔案館、企業(yè)或個人手中，國家卻能夠?qū)λ接袡n案的保管、流動情況進行統(tǒng)一監(jiān)控和督查，實現(xiàn)了在保管空間上的分散，在監(jiān)管控制上的集中統(tǒng)一。

我國對私有檔案的管理則是分散式的所有者自決管理模式。我國私有檔案管理以“自主管理”和“委托代管”兩種形式為主，雖在保管空間上也是分散的，但由于立法工作和機構(gòu)設(shè)置中存在的缺漏，我國對私有檔案的宏觀控制和監(jiān)管力度體現(xiàn)出明顯的不足。無論是“自主管理”，還是“委托代管”，這兩種管理形式究其根本還是由私有檔案所有者自主決定的。很大程度上，私有檔案的管理仍依賴于私有檔案所有者是否能有意識地留存檔案、是否有能力保存檔案、是否有目的地開發(fā)檔案以及是否能合理地利用檔案。所有者個人的意愿和能力成為了管理私有檔案甚至是保存私有檔案的重要前提，這就使得我國的私有檔案無論是在保管空間上，還是在監(jiān)管控制上都是分散的。

4.對私有檔案保管現(xiàn)狀的比較。從目前各國對私有檔案管理現(xiàn)狀來看，無論是綜合檔案館保存數(shù)量、私有檔案館建設(shè)數(shù)量，還是在檔案開發(fā)利用程度及形式上，歐美發(fā)達國家的狀況要明顯優(yōu)于我國。我國私人檔案館建設(shè)起步較晚、數(shù)量極少，檔案人員又缺乏專業(yè)的檔案管理知識，沒有一套系統(tǒng)的管理制度，缺乏固定的經(jīng)濟來源也讓私人檔案館的建設(shè)舉步維艱;而私有企業(yè)單位檔案機構(gòu)的建設(shè)也嚴重依賴于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和單位內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置。目前，我國對私有檔案的管理在資金、設(shè)備、人員上仍存在很大缺口，留存私有檔案的目的也僅以當前需求為主，對私有檔案管理仍停留在文檔管理、實物整理階段，信息技術(shù)水平不高，開發(fā)利用程度低。這樣的狀況使得大量有價值的私有檔案流失，現(xiàn)有的管理條件不能滿足未來的利用需求，嚴重阻礙私有檔案工作的長遠發(fā)展。

四、對我國私有檔案管理工作的啟示

1.深化對私有檔案的認識。無論是從保護私有檔案的角度，還是從維護歷史的真實面貌、延續(xù)歷史記憶的角度，都需要我們能夠正確認識保護私有檔案的重要價值，積極做好私有檔案的管理工作。加強宣傳展示，發(fā)動社會和群眾了解私有檔案的重要性，培養(yǎng)保護意識，將私有檔案保護意識形成一種自覺意識深入人心，為私有檔案的保護和管理工作營造一個良好的社會氛圍。

2.建立完善的私有檔案法律法規(guī)體系，為私有檔案管理工作的開展掃清障礙。立法機構(gòu)首先要解決“私有檔案”在法律上的界定問題，以立法的形式明確各方的權(quán)利與義務(wù);應(yīng)有一定的篇幅，對私有檔案的具體管理工作作出明文規(guī)定;制定私有檔案的專門法及配套的相關(guān)法，完善私有檔案所有權(quán)及相關(guān)權(quán)利的規(guī)范和保護。此外，要進一步完善相關(guān)的國家標準、行業(yè)標準，給予私有檔案管理工作更大的靈活性。

3.在堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”總的管理原則下，逐步完善對私有檔案的監(jiān)管制度。將私有檔案管理工作作為全國檔案工作的一項重要內(nèi)容，由國家檔案行政管理機關(guān)實行全面監(jiān)控和統(tǒng)籌安排，通過完善私有檔案的登記制度、保管報告制度、建議幫助制度以及私有檔案整理利用規(guī)范等，實現(xiàn)對私有檔案的統(tǒng)一監(jiān)管。設(shè)立檔案監(jiān)管機構(gòu)，調(diào)查和了解地區(qū)文化和企事業(yè)單位，重點登記當?shù)孛撕痛笮退接衅髽I(yè)單位的私有檔案，將私有檔案信息資源體系建設(shè)納入國家檔案信息資源體系建設(shè)之中。

4.積極探索和建立多方合作關(guān)系，形成檔案行政管理機關(guān)牽頭、私人檔案所有者為核心，聯(lián)合社會各界的合作保護機制。深入調(diào)查私有檔案的管理現(xiàn)狀，各級檔案行政管理機關(guān)要基本掌握本地區(qū)保存在檔案機構(gòu)或分散于社會各界的私有檔案的數(shù)量及分布狀況，并對私有檔案的買賣、轉(zhuǎn)讓、運輸?shù)惹闆r進行登記;鼓勵并支持個人、家庭、私有企業(yè)建立私有檔案保管機構(gòu)，從資金、技術(shù)、人員上支持私有檔案工作的運行;聯(lián)合新聞媒體，對典型私有檔案保管機構(gòu)及優(yōu)秀管理經(jīng)驗進行宣傳，加強社會公眾對私有檔案的認識，調(diào)動群眾積極性;聯(lián)合專業(yè)技術(shù)團隊，對私有檔案的保護和傳承工作提供先進的技術(shù)支持。

5.在積極借鑒外國私有檔案管理經(jīng)驗的同時，要牢牢把握我國的國情特色。在完善私有檔案管理的過程中，要綜合考慮到全國各類檔案整體數(shù)量比例，不能顧此失彼，要綜合考慮現(xiàn)階段檔案工作的技術(shù)條件和管理狀況，不可冒進，要綜合考慮現(xiàn)有的管理體系和相關(guān)的法規(guī)制度，不可片面孤立地發(fā)展，從而做到立足整體，系統(tǒng)規(guī)劃，統(tǒng)籌全局，推動我國檔案事業(yè)的整體發(fā)展。

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