電算化下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及對策研究

劉瑩

摘要：信息技術發(fā)展使企業(yè)對會計電算化越來越重視，要求內(nèi)部控制工作有更高的水準。文章基于電算化的角度分析了企業(yè)內(nèi)部控制的研究現(xiàn)狀，分析了實施電算化對我國企業(yè)內(nèi)部控制研究有哪些影響。在此基礎之上，文章提出了企業(yè)內(nèi)部控制在電算化背景下存在的問題，并提出相應的解決對策，以期大幅度提升企業(yè)內(nèi)部控制的質量。

關鍵詞：會計電算化;內(nèi)部控制;解決對策

一、引言

當前，信息技術發(fā)展極其迅速，關于會計電算化的研究儼然已經(jīng)進入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。因此，基于電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制研究對我國企業(yè)改善內(nèi)部控制問題具有非常重要的意義。此外，關于電算化的系統(tǒng)性研究分析對保證會計信息的質量，完善公司治理和信息披露制度等方面具有一定促進作用。

二、研究現(xiàn)狀

國外對電算化下企業(yè)內(nèi)部控制的研究起源于20世紀50年代，到目前為止研究成果主要涉及對內(nèi)部控制理論及其實踐的研究，內(nèi)部控制實施案例及與相關內(nèi)部控制的公司治理問題、組織運行效率等研究。我國對電算化下企業(yè)內(nèi)部控制的研究起源于20世紀80年代，到目前為止研究成果主要涉及內(nèi)部控制的基本規(guī)范研究，內(nèi)部控制的實施途徑、法律環(huán)境、市場運作及會計實務研究，企業(yè)內(nèi)部控制理論研究、與內(nèi)部控制有關的審計問題、關于公司治理等相關問題的研究。

基于電算化視角的企業(yè)內(nèi)部控制問題主要包括電算化下企業(yè)運行中存在的投資主體所有者缺位、公司治理結構不完善、公司內(nèi)部控制標準不健全、舞弊現(xiàn)象嚴重、提供的信息失真、人員素質低、審計職能失效等，必須建立健全電算化下企業(yè)內(nèi)部控制體系、優(yōu)化企業(yè)業(yè)務流程、加強內(nèi)部審計、完善會計實務控制、強化內(nèi)控要素、提高人員素質，將有利于優(yōu)化企業(yè)的法人治理結構，強化企業(yè)的監(jiān)督、激勵與約束制度，實現(xiàn)企業(yè)守法經(jīng)營、科學管理，提高企業(yè)經(jīng)營效率和效果，提升企業(yè)的國際競爭力，使企業(yè)電算化系統(tǒng)正常、安全、有效地運行，使企業(yè)健康、有序地發(fā)展。

三、實施電算化對我國企業(yè)內(nèi)部控制的影響分析

在會計方式發(fā)展過程中，無論是手工會計還是會計電算化系統(tǒng)，關注的重點都是要保障資產(chǎn)的安全性和數(shù)據(jù)資料的準確、可靠性，要提高企業(yè)的運營效率并保障管理目的的實現(xiàn)。但是在信息技術不斷更新迭代的當下，處理會計信息的方式趨于自動化，這使得會計業(yè)務流程和運行組織發(fā)生了質的改變，由此將帶來企業(yè)內(nèi)部控制體系涌現(xiàn)出新的特點。

（一）對內(nèi)部控制內(nèi)容的影響

在以往傳統(tǒng)手工操作環(huán)境下存在的內(nèi)部控制措施將逐漸被取代掉，如編制科匯總表總賬和明細賬的核對等。此外，除非有特殊的人工控制要求，大部分的內(nèi)部控制將由相應的會計信息系統(tǒng)來實現(xiàn)。因此，電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由單一人工控制轉為人工和程序共同控制。

（二）對組織形式的影響

會計部門的職責分工在傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)中是按經(jīng)濟業(yè)務的性質來區(qū)分的。電算化會計信息系統(tǒng)是按計算機對信息數(shù)據(jù)的處理來區(qū)分的。經(jīng)濟業(yè)務的記錄、校對、審批授權、編制憑證和生成報表等都是靠計算機自動完成的。根據(jù)這種情況，一般將會計部門分成數(shù)據(jù)處理組（包括數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出）、財務管理組、憑證編審組、系統(tǒng)維護組和數(shù)據(jù)收集組等。

（三）改變企業(yè)會計核算環(huán)境

會計和財務數(shù)據(jù)在通過計算機處理后，企業(yè)內(nèi)部不僅可以通過計算機完成基本的會計業(yè)務，還可以利用計算機處理更加復雜化的業(yè)務，如銷售預測、人力資源規(guī)劃等。在會計電算化系統(tǒng)下，原來人與人之間的聯(lián)系部分轉變?yōu)槿伺c計算機的聯(lián)系，并產(chǎn)生了一些新的控制程序。在電算化環(huán)境下，除了人工必要的控制，許多內(nèi)部控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)。所以，企業(yè)不但要保證財產(chǎn)的安全與完整，還要保障企業(yè)經(jīng)營活動在會計系統(tǒng)下的準確與可靠。因此，建立和完善企業(yè)內(nèi)部控制制度對企業(yè)達到管理目標就顯得更為重要。在這種情況下，企業(yè)內(nèi)部控制制度的范圍和控制流程就顯得更加廣泛且復雜。

（四）提升了防止舞弊、預防犯罪的難度

由于廣泛的使用計算機，通過計算機進行貪污、舞弊、詐騙等違法犯罪活動越來越多。因為會計信息被存儲在計算機的媒介上，信息數(shù)據(jù)很容易被不留痕跡地篡改。一旦有工作人員未經(jīng)授權通過計算機及相關信息網(wǎng)絡對重要數(shù)據(jù)文件進行瀏覽，并復制、偽造、銷毀，將帶來嚴重的危害。特別是有未經(jīng)授權的工作人員可能會通過計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，并復制、偽造、銷毀相關重要的數(shù)據(jù)。計算機系統(tǒng)比傳統(tǒng)手工系統(tǒng)更難發(fā)現(xiàn)犯罪證據(jù)，因此給企業(yè)帶來的危害和損失可能更大。所以，在電算化情況下，企業(yè)內(nèi)部的會計系統(tǒng)控制不僅難度加大且更加復雜。

（五）財務網(wǎng)絡化帶來新問題

雖然網(wǎng)絡化的廣泛應用在很大程度上彌補了單體計算機的不足，但是，也帶來了更多新的問題。會計軟件主要網(wǎng)絡功能包括遠程報表、遠程審計、遠程報賬、網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上支付等。這些功能的實現(xiàn)給企業(yè)內(nèi)部控制和會計系統(tǒng)的安全性提出了更高的要求。因此，由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，會計電算化將使企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)更多的可能性?？刂浦仉y點為職能部門和計算機數(shù)據(jù)處理部門相結合的全面控制。所以，企業(yè)要不斷提升內(nèi)部控制管理，提高會計電算化的管理水平。

四、會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）會計電算化系統(tǒng)缺乏有效的管控制度

利用計算機方式取代手工記賬必須滿足一定要求，并同時取得同級財政部門或業(yè)務部門的審批許可。然而，目前有許多企業(yè)在沒有完全具備相應條件時，直接采用計算機代替手工記賬，同時也沒有關于應用計算機操作的內(nèi)部管理制度，有些單位雖然制定了，卻并不完善，且在執(zhí)行中沒有達到相應的效果。這使得會計電算化系統(tǒng)缺乏應有的管理和監(jiān)督，至使很難對電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的有效性進行評估。

（二）會計軟件層次問題

1. 軟件設計與用戶需求方面的問題

電算化系統(tǒng)下會計軟件開發(fā)需要具備計算機和通訊技術知識的人員來完成。而目前大多數(shù)企業(yè)的會計人員缺乏計算機方面的知識。因此，要想完成軟件的研發(fā)設計，只能先讓客戶提出應用需求，然后由軟件開發(fā)人員進行設計。但是軟件開發(fā)人員又缺乏會計方面的知識及對企業(yè)業(yè)務及流程的了解，因此設計出的軟件往往不能充分滿足用戶的需求，這也造成了在系統(tǒng)運行中對軟件維護的難度。因此，軟件設計與用戶需求方面的問題增加了企業(yè)內(nèi)部控制的難度。

2. 軟件設計存在漏洞

由于大多數(shù)軟件在開發(fā)階段存在重功能輕安全的問題，導致軟件在運行后帶來很多不安全因素。如數(shù)據(jù)庫是開放狀態(tài)，未經(jīng)授權致使數(shù)據(jù)泄露;很多數(shù)據(jù)在不留痕跡的情況可能被瀏覽和修改，而且很多企業(yè)的會計系統(tǒng)不具備操作記錄功能，不便于日后追究責任，也會給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來不利影響。

（三）電算化系統(tǒng)下崗位設置及職能權限要求不明確

不相容崗位分離及操作權限控制是基本的內(nèi)控手段。內(nèi)部控制在傳統(tǒng)手工會計中是建立在不相容崗位職責分離的基礎上。但是，在電算化系統(tǒng)情況下，功變得集中，這使得很多崗位被合并，會計相關崗位人員將大幅度減少。與此同時，在電算化系統(tǒng)下，企業(yè)很多會計處理業(yè)務人為控制將減少，被計算機操作取代，這也削弱了會計審核功能。再加上企業(yè)安全意識淡薄，沒有真正落實每個崗位的權限審核制度，因此有些人員可以以不同身份進入系統(tǒng)操作，分工控制名存實亡，對崗位之間相互制約、相互監(jiān)督和相互控制重視不夠。

（四）電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制的程序化可能導致反復出錯

電算化下企業(yè)內(nèi)部控制具有人工控制和程序控制的雙重特點。內(nèi)部控制的功能在很多程序中都存在，相關應用程序決定了程序化內(nèi)部控制是否得到有效發(fā)揮。不過，人對程序具有一定依賴性，而且程序在運行的時具有重復性，因此當程序運行出錯或起不到作用，可能會引起系統(tǒng)發(fā)生錯誤和違規(guī)行為。

五、電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化對策

（一）完善組織控制和管理控制

電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制應完善組織控制，應做到以下幾點：部門與部門之間實施組織控制;部門內(nèi)部之間實施崗位分工控制;明確相關人員的職責權限，完善組織控制。

如果會計信息系統(tǒng)分為系統(tǒng)開發(fā)部和系統(tǒng)應用部，還應對不相容的業(yè)務進行分離，以保障其獨立性，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

（二）強化電算化軟件應用控制

審查會計數(shù)據(jù)是否計算正確需要在軟件控制的基礎之上完成，因此軟件控制是應用控制的關鍵。軟件控制方法包括數(shù)據(jù)有效性測試、短點技術控制、數(shù)據(jù)完整性測試、設置處理上機日志和程序審核等。輸出控制是要保障數(shù)據(jù)輸出的準確性和內(nèi)容的適用性和及時性。輸出控制的常用方法是要檢查數(shù)據(jù)輸出的情況是否準確、合法和完整，也要檢查輸出的及時性和數(shù)據(jù)的更新能力。

（三）加強數(shù)據(jù)控制和程序維護

會計系統(tǒng)中的程序安全直接關系到系統(tǒng)的正常運行，數(shù)據(jù)的安全關系到財務信息的完整性與保密性。數(shù)據(jù)控制要達到任何情況下都不會發(fā)生丟失、損壞、泄露和非法侵入等問題。一般采用的數(shù)據(jù)控制方法包括丟失數(shù)據(jù)的恢復與重建、接觸控制等問題。數(shù)據(jù)備份是數(shù)據(jù)恢復與重建的重中之重，比如采用先進的對雙服務器進行映像備份的方式。

為防止企業(yè)存在舞弊和欺詐等問題，需要完善符合職責劃分原則的內(nèi)部控制制度，其內(nèi)部控制的關鍵方法是將不同職務相分離。管控的基本目的是構建合理的組織運行機構和職責分工制度，以形成相互牽制和相互制約的目的，企業(yè)還應建立輪崗制度，以能夠減少錯誤和防范舞弊的發(fā)生。

（四）加強內(nèi)部審計管理

內(nèi)部審計管理既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)當中的重要組成之一，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督制度的方法。內(nèi)部審計管理主要包括幾個部分：

定期審計管理是以會計資料為基礎，一是要檢查其賬務處理是否正確;二是要檢查其是否遵循《會計法》等相關法律和法規(guī)的規(guī)定;三是要檢查簽字程序是否符合相關控制制度;四是要檢查憑證附件是否規(guī)范完整。審查電子數(shù)據(jù)與書面資料是否一致。檢查賬冊內(nèi)容及日常記錄，并對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整，審查系統(tǒng)運行中的各個流程是否存在漏洞。

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*本文為遼寧生態(tài)工程職業(yè)學院（原遼寧水利職業(yè)學院）院級課題“高職會計專業(yè)崗證對接、課證融合課程構建研究”的階段性研究成果（課題號：lsyjkt201727）。

（作者單位：遼寧生態(tài)工程職業(yè)學院）