市政工程檔案的管理策略

林燕燕

摘 要：市政工程檔案隨著城市各項(xiàng)設(shè)施的不斷建設(shè)產(chǎn)生，能夠?qū)⒐こ探ㄔO(shè)的詳細(xì)情況真實(shí)記錄下來。其中包括工程項(xiàng)目的決策、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及質(zhì)檢等，檔案在進(jìn)行歸檔保存時(shí)主要是通過圖紙、文字、聲像以及圖表等多種形式，在今后市政設(shè)施使用后的維修、管理、擴(kuò)建等方面發(fā)揮著重要作用，也是制定相關(guān)決策時(shí)的重要參考，因此需給予市政工程檔案管理充分重視。

關(guān)鍵詞：市政工程檔案;管理策略;工程詳細(xì)情況

對(duì)于市政工程檔案方面的管理工作來講，專業(yè)性較強(qiáng)，需管理人員具有良好的專業(yè)知識(shí)，并且管理中運(yùn)用新的管理技能。檔案豐富的資源特征決定了市政工程在管理時(shí)的工作比較繁瑣，需加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，提升管理人員綜合素質(zhì)等，進(jìn)而促進(jìn)管理質(zhì)量和效率的不斷提高。

一、市政工程檔案管理的主要作用

首先，市政工程檔案管理的實(shí)施能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)與城市管理提供有效依據(jù)?，F(xiàn)代城市屬于綜合性、整體性概念，涉及到的內(nèi)容比較多，我國(guó)當(dāng)前正處于社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展階段，鄉(xiāng)鎮(zhèn)可能會(huì)逐漸向城市方向轉(zhuǎn)變，在城市化進(jìn)程推進(jìn)過程中，越來越多的矛盾開始突顯出來，要想使矛盾得到很好的解決，城市就需加快其立體化進(jìn)程，強(qiáng)化對(duì)空間區(qū)域的運(yùn)用。在此情況下，無論是地上建筑物還是地下建筑物，都會(huì)越來越多，要想使工程管理、建設(shè)、改建、維護(hù)等工作得以更好實(shí)施，單純依靠記憶往往不夠。為了促進(jìn)工程建設(shè)的順利進(jìn)行，降低浪費(fèi)現(xiàn)象產(chǎn)生的概率，需注重工程規(guī)劃、工程管理以及工程建設(shè)的實(shí)施，而這些方面的實(shí)現(xiàn)都要依據(jù)工程檔案。其次，發(fā)揮檔案儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)作用。就城市建設(shè)當(dāng)中的活動(dòng)成果來講，主要包括工程檔案與建筑實(shí)體兩方面。工程檔案不僅能夠?qū)⒐こ痰恼w生產(chǎn)活動(dòng)記錄下來，也能將工程中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)詳細(xì)記錄下來，如果城市當(dāng)中的工程檔案質(zhì)量較高，往往說明其技術(shù)基礎(chǔ)也比較雄厚。最后，市政工程檔案屬于市政工程質(zhì)量保證體系當(dāng)中的有效組成。相關(guān)規(guī)定中曾指出，在城建檔案館接收范圍的工程，正式組織竣工驗(yàn)收之前，應(yīng)由市政檔案相關(guān)管理機(jī)構(gòu)開展工程預(yù)驗(yàn)收工作，在驗(yàn)收合格之后，城建檔案相關(guān)管理機(jī)構(gòu)需出具和工程檔案相關(guān)的認(rèn)可文件。如果工程檔案不能達(dá)到合格，竣工驗(yàn)收工作將無法正常進(jìn)行，因此工程檔案屬于市政工程質(zhì)量保證體系的有效組成。

二、市政工程檔案在管理時(shí)的基本要求

市政工程檔案和市政建設(shè)之間聯(lián)系緊密、相互影響、相互促進(jìn)，市政工程檔案能夠在一定程度上將市政建設(shè)的整體水平體現(xiàn)出來，為了使市政工程檔案在管理時(shí)和現(xiàn)代化需求相符，需做到這幾方面：首先，市政工程檔案在管理時(shí)需做到完整性、準(zhǔn)確性、有效性。工程檔案的文件需為原文件，原文件能夠使工程檔案充分發(fā)揮自身憑證依據(jù)作用，這主要是如果歸檔的文件是復(fù)印件、傳真件等，不僅不利于保管，也會(huì)對(duì)今后的利用造成麻煩，因此在檔案管理人員需進(jìn)行嚴(yán)格檢查;保證文件簽名、蓋章的完備性，這主要是由于簽名、蓋章等會(huì)使文件在使用的合法性受到影響，同時(shí)工程中簽名、蓋章的個(gè)人或者是單位需對(duì)工程的整個(gè)質(zhì)量負(fù)責(zé)。因此需避免文件出現(xiàn)漏蓋章或者是簽字不全的問題;避免文件中出現(xiàn)涂改問題或者是不耐久字跡問題，工程文件在動(dòng)態(tài)性方面比較明顯，如果存在涂改、亂刮現(xiàn)象，將會(huì)使今后檔案的使用受到影響。其次，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化方式對(duì)檔案進(jìn)行管理。在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，因此構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)屬于檔案管理工作當(dāng)中最為基本的要求，具體來講，收集、整理、如娟、歸檔、移交等方面都需進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，這樣才能使檔案管理在實(shí)施時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化更好實(shí)現(xiàn)。最后，運(yùn)用自動(dòng)化方式進(jìn)行檔案管理。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，這樣才能為檔案資料查詢、歸檔以及調(diào)配工作的實(shí)施提供便利。

三、市政工程檔案管理內(nèi)容

1.編制資料

在進(jìn)行資料編制時(shí)，應(yīng)保證資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、完整性，并且有一定保存價(jià)值。資料要原件保存，受各種因素影響，如果不能使用原件，需在復(fù)印件上加蓋存放單位公章，并且將原件存放處注明，復(fù)印件需由于經(jīng)辦人簽字，并且將時(shí)間標(biāo)注出來，施工圖在變更、洽商時(shí)需和技術(shù)要求相符。如果使用施工藍(lán)圖將竣工圖改繪，需使用反差性比較明顯的藍(lán)圖。

2.資料組卷

在開展資料組卷工作時(shí)，需保證卷內(nèi)資料之間的聯(lián)系，這樣才能使檔案更便于保管與利用。就文件排列順序來講，需將批復(fù)放在前面，請(qǐng)示放在后面，印本放在前面，定稿放在后面，主頁(yè)放在前面，附件放在后面，這種排列方式能夠保證組卷不僅有文字材料，也有圖紙案卷。在此過程中，需將文字材料放在前排，圖紙放在后排。就圖紙來講，需根據(jù)專業(yè)進(jìn)行排列，相同專業(yè)圖紙根據(jù)圖號(hào)進(jìn)行排列。立卷時(shí)，案卷最好不要過厚，并且保證案卷中不出現(xiàn)重復(fù)文件。

3.資料歸檔

資料在進(jìn)行歸檔時(shí)，需對(duì)其進(jìn)行分類整理，使案卷在歸檔時(shí)符合相關(guān)要求，需要?dú)w檔的本單位文件，需嚴(yán)格按照國(guó)家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及單位制定的具體需求。

4.檔案驗(yàn)收

在對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，要求為保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性。就系統(tǒng)性來講，主要是指查設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、驗(yàn)收文件，并且對(duì)竣工圖進(jìn)行核對(duì)，查看案卷質(zhì)量。就驗(yàn)收方法來講，主要包括預(yù)驗(yàn)收、階段驗(yàn)收，工程驗(yàn)收和檔案驗(yàn)收至今同步。

5.資料保管

在對(duì)檔案資料進(jìn)行保管時(shí)，需秉承防治結(jié)合、防重于治的原則，設(shè)置專門庫(kù)房，由專職工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，不同類型的檔案需入柜保管。就保管庫(kù)房來講，需具備防盜、防磁、防潮、防水、防火、防蟲、防高溫、防污染等多種功能，并且保持庫(kù)房的溫度、濕度、清潔度，庫(kù)房中嚴(yán)禁使用明火照明以及吸煙，也不能存在易燃易爆物品、雜物，或者是已經(jīng)腐蝕霉變的物品。在調(diào)閱檔案時(shí)，盡量做到輕拿輕放，減少檔案磨損，防止檔案出現(xiàn)損壞和丟失問題，并且定期對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。

四、市政工程檔案當(dāng)前管理現(xiàn)狀

多數(shù)工程建設(shè)單位的重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容為工程建設(shè)，對(duì)于工程當(dāng)中的資料管理并不重視，這在一定程度上會(huì)影響工程建設(shè)整體質(zhì)量的提高，由于缺乏對(duì)工程檔案管理方面的重視，在管理時(shí)不免會(huì)存在不規(guī)范的現(xiàn)象或者是行為。部分建設(shè)單位甚至對(duì)檔案管理工作有所忽視，如檔案管理人員在實(shí)際工作中不能根據(jù)實(shí)際要求進(jìn)行規(guī)范操作，或者專業(yè)技術(shù)和專業(yè)知識(shí)都比較欠缺，責(zé)任心不強(qiáng)，以至于在檔案管理的整體質(zhì)量不高，檔案管理水平的提升嚴(yán)重受到影響。除此之外，由于對(duì)檔案管理不夠重視，很多建設(shè)單位沒有制定相關(guān)的管理制度，以至于管理在實(shí)施時(shí)缺乏科學(xué)性、完善性，針對(duì)性、新穎性也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，很多管理中存在漏洞，因此需給予管理現(xiàn)狀充分正視，促進(jìn)管理水平的不斷提升。

五、市政工程檔案的管理策略

1.構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度

標(biāo)準(zhǔn)化管理制度的制定，能夠使市政工程檔案在整理、收集以及歸檔工作在實(shí)施時(shí)更具規(guī)范性，這樣才能為檔案在入館時(shí)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及完整性提供保證，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建是檔案管理在實(shí)施時(shí)的必然要求，也是促進(jìn)城市持續(xù)發(fā)展的必要條件。在進(jìn)行檔案管理過程中，需嚴(yán)格遵守相關(guān)整理規(guī)范，促進(jìn)檔案入卷、整理以及移交時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)針對(duì)工程的設(shè)計(jì)階段、招標(biāo)階段、竣工階段等，都需制定相應(yīng)制度，并且保證制度在運(yùn)作時(shí)的細(xì)致性、便于操作性，形成責(zé)任制，將責(zé)任具體落實(shí)到個(gè)人身上，這樣才能對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全程追蹤，避免檔案資料出現(xiàn)缺失的問題，進(jìn)而使檔案完整性得到充分保證。

2.促進(jìn)全員檔案意識(shí)的提升

首先，領(lǐng)導(dǎo)需給與檔案管理充分重視，將檔案管理的實(shí)施盡快提上議事日程，這是做好檔案管理的關(guān)鍵。其次，開展全員教育，使每個(gè)職工都能在工程中形成檔案意識(shí)，檔案管理屬于生產(chǎn)管理以及科技創(chuàng)造的重要組成，在全員關(guān)心重視的基礎(chǔ)上，才將將檔案管理工作充分貫徹落實(shí)，然后形成合力。最后，應(yīng)保證裝備、人員配備以及制度上配備的完整性，這樣才能使檔案管理工作在實(shí)施時(shí)有所依據(jù)和保障。

3.提升管理人員工作素質(zhì)

首先，管理人員在進(jìn)行市政檔案管理時(shí)，應(yīng)該形成科學(xué)意識(shí)，具備高度責(zé)任感，并且具有良好職業(yè)素養(yǎng)以及相關(guān)的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能。因此管理人員在實(shí)際工作中，應(yīng)積極學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)綜合素質(zhì)的提高，這樣才能在工程檔案管理中獲得更好效果。其次，注重檔案管理水平的提高。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，在對(duì)信息進(jìn)行處理時(shí)，會(huì)使用信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文件運(yùn)轉(zhuǎn)、形成以及轉(zhuǎn)化的自動(dòng)化處理，先進(jìn)操作技術(shù)的運(yùn)用是管理人員在工作中需掌握的內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，才能使數(shù)字化管理得以更好實(shí)現(xiàn)。其次，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)市政工程檔案進(jìn)行整理。這種利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理的方式，能夠在一定程度上促進(jìn)工作效率的提高，工作人員的實(shí)際工作負(fù)擔(dān)減少。在此過程中，可以使用計(jì)算機(jī)對(duì)人工立卷進(jìn)行模擬，然后將內(nèi)容打印出，打印時(shí)需按類別進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)文件歸檔效果的提高，促進(jìn)計(jì)算機(jī)在進(jìn)行信息管理時(shí)優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。最后，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育。檔案管理人員需形成繼續(xù)學(xué)習(xí)思想理念，在具體實(shí)施時(shí)，需做到實(shí)事求是，根據(jù)層次、崗位、形式、渠道等實(shí)施繼續(xù)教育，以全面性、系統(tǒng)性的方式對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)水平不斷提高，使信息技術(shù)能夠在檔案管理中獲得廣泛運(yùn)用。

4.保證檔案質(zhì)量

為了使檔案質(zhì)量得以保證，需注重監(jiān)理部門作用的發(fā)揮，國(guó)家針對(duì)工程方面頒布了相關(guān)條例，在條例中對(duì)必須開展監(jiān)理工作的幾類工程作出了規(guī)定，在此情況下，不僅能夠?qū)⒈O(jiān)理工作的重點(diǎn)內(nèi)容體現(xiàn)出來，也能明確市政工程在竣工時(shí)需收集的檔案重點(diǎn)。工程在進(jìn)行過程中，不僅需監(jiān)理監(jiān)控工程質(zhì)量，也需對(duì)檔案積累、形成、歸檔、整理等進(jìn)行相應(yīng)監(jiān)督。在實(shí)際施工時(shí)，監(jiān)理工作人員需到現(xiàn)場(chǎng)中進(jìn)行檢查和監(jiān)督，控制工程質(zhì)量和工程進(jìn)度。工程結(jié)束之后，需發(fā)揮自身協(xié)調(diào)組織作用，開展對(duì)工程的驗(yàn)收工作，并且對(duì)竣工驗(yàn)收時(shí)的文件材料進(jìn)行審查，其中包括試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量檢查、竣工圖紙、技術(shù)文件等。及時(shí)發(fā)展和工程實(shí)際以及技術(shù)規(guī)范不符之處，然后要求施工單位對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充，這樣能夠使檔案材料在積累時(shí)的全過程得到有效監(jiān)督，完整性、準(zhǔn)確性得到保證。

5.確保工程檔案的準(zhǔn)確性、自動(dòng)性

在城市不斷發(fā)展過程中，對(duì)市政工程的要求也越來越高，隨著工程監(jiān)理逐漸增多，也產(chǎn)生了更多新的工程檔案，并且處于不斷更新中。就當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀來講，需加強(qiáng)檔案管理在實(shí)施時(shí)自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，圖紙、文件內(nèi)容等運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，同時(shí)在此過程中加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)的運(yùn)用，工程建設(shè)當(dāng)中出現(xiàn)的問題得以更好解決，進(jìn)而使檔案充分發(fā)揮自身經(jīng)濟(jì)效益和價(jià)值性。同時(shí)檔案管理部門需對(duì)檔案檢查、調(diào)審制度進(jìn)行建立和健全，進(jìn)而使檔案能夠?qū)⑹姓こ坦芾怼⒔ㄔO(shè)、養(yǎng)護(hù)等方面充分反映出來。在此過程中，可以定期調(diào)審和檢查市政工程中的重點(diǎn)項(xiàng)目，使檔案的準(zhǔn)確性得到保證。

6.將檔案管理貫穿在各個(gè)階段

就工程檔案管理來講，應(yīng)貫穿在市政工程實(shí)施的整個(gè)過程。工程準(zhǔn)確期間，就應(yīng)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的管理工作，準(zhǔn)備階段負(fù)責(zé)進(jìn)行資料收集和資料管理的工作人員有全面的認(rèn)識(shí)與了解，并對(duì)其進(jìn)行細(xì)致分析，做好資料收集中可能會(huì)出現(xiàn)問題的不同解決方案。在工程施工時(shí)，資料管理部門和資料收集部門需和其它部門之間做好溝通和交流工作，為工程順利進(jìn)行創(chuàng)造良好條件。同時(shí)需做好施工材料的監(jiān)督和審核，確保資料在驗(yàn)收時(shí)的科學(xué)性、可行性。如果工程資料需人為填標(biāo)，需在填標(biāo)時(shí)按照相關(guān)規(guī)格實(shí)施。工程結(jié)束之后，需做好驗(yàn)收工作，并且做好詳細(xì)記錄。

結(jié)束語

總之，市政工程檔案可以為城市規(guī)劃提供信息資源，在對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)、利用時(shí)，能夠?qū)⑵涮N(yùn)含的價(jià)值充分發(fā)揮出來，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。當(dāng)前信息技術(shù)的迅速發(fā)展提供了信息資源的共享平臺(tái)，能夠促進(jìn)檔案資源的共享。因此在進(jìn)行檔案管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，將招投、規(guī)劃、設(shè)計(jì)等多個(gè)單位聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)信息共享，促進(jìn)檔案在市政工程當(dāng)中指導(dǎo)作用的發(fā)揮，并且將其作為今后城市規(guī)劃和發(fā)展的憑證。

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（作者單位：廈門市政工程有限公司）