淺談地質(zhì)檔案整理方法

姬曉龍

摘 要：基層單位的地質(zhì)檔案整理方法應堅持方便性、科學性和統(tǒng)籌性的原則，厘清地質(zhì)檔案的概念，科學確立整理單位，完善其分類方法，重點是充實編目項目的信息并利用電子辦公的優(yōu)勢，使其不僅是檔案的描述信息，同時也具備了查詢屬性。地質(zhì)檔案的整理最終具有直觀性和效率性的特點。

關鍵詞：地質(zhì)檔案;檔案整理;直觀;效率

地質(zhì)檔案是基層地質(zhì)勘探隊多年來工作形成的一套有系統(tǒng)、有針對性的寶貴資料。它記錄了本單位在地質(zhì)工作中做過哪些工作、取得什么成果，可以為今后的地質(zhì)勘探工作提供依據(jù)。經(jīng)歷了屬地化風波和受地勘市場萎靡的影響，地質(zhì)檔案管理工作在有些單位往往陷入停頓，檔案工作人員素質(zhì)參差不齊、地質(zhì)檔案整理方法雜而不同、歸檔管理工作不夠認真，導致了地質(zhì)檔案管理存在著有件無號、查詢困難、難以利用等問題。想解決地質(zhì)檔案管理上存在的問題，首先就要從地質(zhì)檔案整理著手進行。

一、地質(zhì)檔案的一般整理方法

1.整理單位。地質(zhì)檔案屬于科技檔案的一種，是以卷為單位進行歸檔整理。由地質(zhì)工作的性質(zhì)決定，地質(zhì)工作都是依托項目而生，其中所形成的資料都是針對于項目任務的，項目任務中規(guī)定有槽探工作就會形成槽探圖，有物化探工作就會有物化探圖紙，有鑒定分析工作就會形成采樣記錄和測試成果等，項目完結就要有總結，所以在地質(zhì)檔案整理時一般以一個項目的資料歸為一卷，比如某地區(qū)金多金屬礦預查，就需要物化探、槽探和鑒定分析等，這些工作量所形成的總結、圖紙、設計以及立項等資料就要歸為一卷。以案卷題名為歸檔目錄，案卷內(nèi)設置卷內(nèi)目錄來查詢卷內(nèi)包含的檔案。

2.分類方法。一般按照原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則中的十類分類原則，分為：成果底稿底圖類、測繪資料類、野外地質(zhì)觀察類、勘探工程及現(xiàn)場實驗類、采樣測試鑒定類、試油試采采油類、儀器記錄及動態(tài)資料類、航遙影像類、中間性綜合資料類和技術管理文件類。所有地質(zhì)檔案都應歸入十類中的其中一類，不得增設類別。一般不以時間劃分。

3.檔號構成。一般按照案卷號+類別代號+件號的結構進行編寫地質(zhì)檔案的檔號，因為地質(zhì)檔案的分類方法不以時間劃分，所以只要把每卷檔案按照流水依次排列即可，而類別代號和十個分類類別一一對應，件號則是在類內(nèi)以件為單位，從1開始編流水號。

4.編目構成。一般地質(zhì)歸檔目錄分為總賬和卷內(nèi)目錄兩部分，總賬格式?jīng)]有具體要求，只要有案卷號、案卷名稱和歸檔時間即可。卷內(nèi)目錄含有兩部分，一是目錄索引表，二是文件目錄。目錄索引表可以查閱出卷內(nèi)檔案的類別、紙介質(zhì)和電子文件的數(shù)量及起始頁碼，文件目錄則是按照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的要求，包含：案卷號、序號、類別代字、件號、文件題名、單位、數(shù)量、密級、載體形式、紙介質(zhì)盒（袋）號、電磁載體編號、文件字節(jié)數(shù)（Mb）和備注。

二、一般整理方法的缺陷

1.缺乏直觀性，降低工作效率。以卷為單位整理地質(zhì)檔案，有利于案卷內(nèi)檔案的有機性，但是卻缺乏直觀性，地質(zhì)工作人員查閱檔案時，需要在查詢目錄總賬中查到該地質(zhì)項目所在卷，然后進入檔案室找到該卷再查詢卷內(nèi)目錄，如該卷內(nèi)沒有想要找的檔案，就需要查到所有涉及該項目的案卷，嚴重影響工作的效率。

2.分類項目不能涵蓋所有地質(zhì)檔案。十種分類法源自于《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》，因此種類僅限于原始地質(zhì)檔案，在實際地質(zhì)檔案的歸檔工作中會發(fā)現(xiàn)，地質(zhì)專業(yè)的標準規(guī)范和參考書等是不屬于原始地質(zhì)資料的，但實際上有很大的歸檔價值，是必須予以歸檔的，因此缺少必要的分類。

3.編目項目只有描述屬性，缺少查詢屬性。在當今電子化辦公趨勢下，利用電腦中的軟件可以實現(xiàn)很多便捷功能，但由于原有的編目概念陳舊，延續(xù)使用原有編目方法不能發(fā)揮出電子化辦公的優(yōu)勢。目前的編目涵蓋的項目只是對每件檔案的單純性的描述，以便于識別，然而編目項目的設置不應僅是為了對檔案進行描述，也要考慮項目在檔案查詢過程中的必要價值。舉個例子，在實際地質(zhì)工作中，對地質(zhì)資料的需求是多種多樣的，比如需要一個區(qū)劃下的各項目資料，那就需要設置所屬地區(qū)項目，查詢時對所屬地區(qū)項目進行篩選;需要一種比例尺的圖紙，那就需要設置比例尺項目，查詢時對比例尺項目進行篩選，因此這些信息不僅是對檔案的一種描述，地質(zhì)工作者也可以通過這一類信息作為搜索手段，查找需要的同類資料。

三、一般整理方法存在缺陷的原因分析

1.地質(zhì)檔案的概念混淆不清

經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多地質(zhì)檔案管理人員會把原始地質(zhì)資料等同于地質(zhì)檔案的概念，因此在地質(zhì)檔案整理過程中就會以DA/T41-2008《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》為工作標準，造成檔案整理工作不能夠貼合實際，出現(xiàn)有的檔案不屬于任何一種屬類的情況。

2.地質(zhì)檔案整理方法的滯后性

地質(zhì)檔案一般整理方法取自于科技檔案整理方法，基于向檔案管理部門匯交檔案的管理要求，按照以卷為單位進行地質(zhì)檔案整理是嚴謹和科學的，但一般承擔實際地質(zhì)勘查的省屬二級地勘隊伍是不需要向檔案管理部門匯交檔案的，因此不需要受“以卷為單位”的管理限制，在實際檔案整理工作中，更多地應考慮本單位地質(zhì)檔案工作的實際，把地質(zhì)檔案的工作直接面向一線地質(zhì)工作者，面向他們的實際需求。

在地勘單位轉型和國家宏觀政策保護的影響下，當前地質(zhì)勘查工作向精細化、多樣化發(fā)展，同樣的一片區(qū)域調(diào)查，以前只進行固體礦產(chǎn)勘查，但現(xiàn)在還要進行液體礦產(chǎn)勘查、地質(zhì)災害評估分析甚至要輔助開展環(huán)境、空氣質(zhì)量治理等工作，這樣原有地質(zhì)資料就有很大的借鑒價值，需要被大量的重復借閱使用，但是原有的“以卷為單位”的整理方法缺乏了檔案查找的直觀性，查閱者只能進入到檔案室中去面對浩如煙淼多年積累的檔案。同時當前電子化辦公已呈明顯趨勢且優(yōu)勢也不言自明，檔案整理如不能充分利用電子化辦公的優(yōu)勢會極大地降低管理和利用效率。

3.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

地勘單位的工作人員堅持和發(fā)揚“以獻身地質(zhì)事業(yè)為榮、以找礦立功為榮、以艱苦奮斗為榮”的三光榮精神，但部分單位對整理檔案資料和進行相應管理卻重視不夠，有的單位檔案管理只能達到“找到一個地方存放”的層次，缺乏目錄登記、科學排序和行之有效的管理方法，這與檔案管理人員的個人業(yè)務素質(zhì)和責任心有很大關系。部分檔案管理人員不具備檔案管理意識，只是機械地完成領導交代的任務，對交接待整理的地質(zhì)檔案簡單編一個號碼，放到檔案室，用交接清單作為檔案目錄，造成每次地質(zhì)工作人員翻閱厚厚的交接清單來查找檔案。其次部分檔案管理人員業(yè)務能力不足，不擁有相應的地質(zhì)資料管理專業(yè)知識，對查閱者提出的問題一問三不知，更不用說進行專業(yè)性和科學性的地質(zhì)檔案整理工作了。

四、淺談地質(zhì)檔案整理方法

1.厘清地質(zhì)檔案的概念

想要真正做好地質(zhì)檔案的整理，首先要弄明白什么是地質(zhì)檔案，只有搞清楚地質(zhì)檔案的概念，才能跳出地質(zhì)檔案整理的誤區(qū)，其中最容易被誤導的就是地質(zhì)檔案和原始地質(zhì)資料概念被混淆使用，導致在地質(zhì)檔案整理中缺少合理性。地質(zhì)檔案屬于多種原始地質(zhì)資料檔案和實物地質(zhì)資料檔案、成果地質(zhì)資料檔案的集合。原始地質(zhì)資料是在進行地質(zhì)工作時直接形成或采集的，反映地質(zhì)現(xiàn)象或地質(zhì)體的，以各種載體類型存在的原始記錄、中間性解譯資料、最終地質(zhì)工作成果原稿等。這里要區(qū)分地質(zhì)檔案和原始地質(zhì)資料的概念，我們基層地勘單位的地質(zhì)檔案的范疇應該是超過原始地質(zhì)資料的，在實際工作中發(fā)現(xiàn)，例如像地質(zhì)專業(yè)標準規(guī)范以及一些必要的參考書等資料是需要歸檔的，但卻不屬于原始地質(zhì)資料所確定的范疇，因而在分類時，也不能單純地采用原始地質(zhì)資料的十種分類的方法。

2.地質(zhì)檔案整理需把握的原則

（1）方便性原則。地質(zhì)工作人員平時工作需要大量參考本單位的地質(zhì)檔案，因此地質(zhì)檔案的歸檔工作首要原則就是為地質(zhì)工作人員提供方便。地質(zhì)檔案歸檔目錄和檔案號的設置就是為了利于地質(zhì)工作人員的查詢，合理的分類方法也是為了利于地質(zhì)工作人員對地質(zhì)檔案的利用。

（2）科學性原則。以GB/T11822-2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和DA/T41-2008《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》為基本標準，結合本單位地質(zhì)工作實際，進行地質(zhì)檔案整理。同時科學性也體現(xiàn)在檔案整理符合工作實際和查詢者的正常邏輯及使用習慣，整理是為了更好的利用，因此在整理中要時刻站在地質(zhì)工作人員的立場進行思考。

（3）統(tǒng)籌性原則。要設計好老檔案的重新梳理。在基層地勘單位不同的歷史時期，由于受到檔案管理人員更換的影響，導致整理方法不同，因而要統(tǒng)籌好老檔案的重新梳理，這些老檔案中如果整理方法科學、整理工作細致認真，就暫不需要重新整理，但要形成電子目錄以便于查詢，而那些沒有形成任何形式的目錄、沒有采用任何一種整理方法的，只是單純地放在了檔案室的老檔案就必須重新進行整理。

3.地質(zhì)檔案整理方法

（1）整理單位。以件為單位進行整理。每件檔案的名稱和項目信息都登記在歸檔目錄中，將同類別的檔案放在同一檔案盒中。以件為單位進行整理的做法可以很好地解決地質(zhì)工作人員查找地質(zhì)檔案時需要先查詢案卷目錄，然后到相應案卷中查詢卷內(nèi)目錄的繁瑣問題，將每件檔案的相關信息在歸檔目錄中統(tǒng)統(tǒng)體現(xiàn)出來，非常具有直觀性，極大地提高查找效率。按照檔案整理的通常理解，一份圖紙或者一份內(nèi)容連貫、表意完整的資料定義為一件檔案，其中圖紙或者資料存有兩份以上的，視為同一件檔案，但在編目中的“數(shù)量”下標注份數(shù);同時一份圖紙被裁減為幾張分圖紙，這幾張分圖紙應連續(xù)排列，視為同一件檔案。

（2）分類方法。以歸檔時間為劃分，將同一年度進行歸檔的地質(zhì)檔案劃為當年檔案。把地質(zhì)檔案劃分為十一類：成果底稿底圖類、測繪資料類、野外地質(zhì)觀察類、勘探工程及現(xiàn)場試驗類、采樣測試鑒定類、試油試采采油類、儀器記錄及動態(tài)資料類、航遙影像類、中間性綜合資料類、技術管理文件類以及標準規(guī)范類。比原始地質(zhì)資料的十種分類的方法多出一類，即標準規(guī)范類，代字為“標”，代號為“B”，此類包含地質(zhì)工作各類專業(yè)標準規(guī)范和書籍等。

（3）檔號構成。使用《科學技術檔案案卷構成的一般要求》中規(guī)定的檔號章格式，在每份檔案上加蓋檔號章，編寫檔號和序號，其中序號為盒內(nèi)順序號，按照實際檔案數(shù)目以流水號進行編寫。檔案號中包含類別代號，類別代號依照上述分類方法，每一類別具有一個代字和代號，其中的代號就是這里的類別代號，即按照上述順序依次為：D、C、G、T、Y、S、L、X、Z、W和B。

檔案號結構為：年份+類別代號+件號。例如在2018年歸檔的第一件成果報告類地質(zhì)檔案，其編號為2018D0001。如有電子檔案，則需在檔案號的基礎上再建立一個此檔案的電磁載體編號，以方便查詢電子檔案時使用。電磁載體編號結構為：e+年份+檔案所在光盤號。例如在2018年歸檔的第一件光盤內(nèi)的電磁載體地質(zhì)檔案，其編號為e20180001。

（4）編目構成。采用Excel軟件編制歸檔目錄，其最大的好處是可以使用篩選功能將含關鍵詞的目錄集中篩選出來，利于找相關資料。目錄包含17個項目，分別為序號、檔案號、檔案題名、載體形式、單位、數(shù)量、比例尺、頁數(shù)、盒號、盒內(nèi)順序號、電磁載體編號、密級、所屬地區(qū)、資料來源、資料形成時間、歸檔時間、備注。這種目錄項目設置比《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》中設立歸檔目錄的項目多4個，而且也調(diào)整了不常用項，把一件檔案的相關信息爭取做到最大的體現(xiàn)。同時也極大的充實了檔案查找的篩選條件，可以說相當于查閱者能從17個角度進行篩選所要的檔案，比如說針對于資料來源一項，就可以區(qū)分出是自己單位形成的檔案還是在地質(zhì)資料館購買的資料，從中就可以看到本單位都買過哪些地質(zhì)資料。再比如說所在單位要進行地勘產(chǎn)業(yè)轉型升級，例如要以測量方面作為突破口，地質(zhì)工作者需要了解和查找單位所有關于測量的檔案資料，此時只需要在“檔案號”中篩選符合“包含C”條件內(nèi)容即可全部呈現(xiàn)。

（5）加蓋歸檔章和裝盒

按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，地質(zhì)檔案應加蓋歸檔章，歸檔章包括兩部分，即檔號和序號，其中序號是對于盒內(nèi)檔案的排序進行的標注，這是對檔案的精準定位的需要，同時也是維護檔案有機性的需要，因為在地質(zhì)檔案整理中，相同類別的同一項目下的檔案一般以就近性和有機性為原則，盡量放在同一檔案盒內(nèi)或者相近檔案盒內(nèi)，同一檔案盒內(nèi)的檔案應把同一項目下的檔案相近存放，序號的功能是可保持檔案的擺放順序不被打亂。裝盒工作沒有統(tǒng)一的規(guī)定，受每件檔案紙質(zhì)大小、薄厚的制約，一般裝滿即可，盒內(nèi)沒有統(tǒng)一件數(shù)的要求，但應保持歸檔章和保密提醒章都在同一方向，便于開盒查閱檔案。

五、總結與反思

地質(zhì)檔案整理應以服務于地質(zhì)工作人員查閱利用為第一前提，因此以件為單位進行整理，將每件檔案的相關信息直觀地體現(xiàn)在歸檔目錄上是筆者認為合理的做法;改善不合理的一些歸檔方式，例如檔案的分類等;適應新時代的要求，把握電子辦公的特點，充分把地質(zhì)歸檔工作和電子辦公結合起來，實現(xiàn)便捷、科學等功能的實現(xiàn)。

按照筆者關于地質(zhì)檔案的整理辦法雖然極大地方便了地質(zhì)工作人員的查閱，但是卻對檔案工作人員的提出了更高的要求，需要檔案工作人員對地質(zhì)檔案有更高的把握性和識別性。以前地質(zhì)工作人員向檔案室匯交地質(zhì)資料，可以要求其基本整理完畢，檔案員編寫歸檔目錄總賬即可，但是筆者所提出的的方法需要檔案員全程參與，編寫統(tǒng)一的檔號、盒內(nèi)順序號，并且要識別每一份檔案在歸檔目錄中所要填寫的項目信息，對檔案工作人員提出了不小的挑戰(zhàn)。

參考文獻：

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（作者單位：吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六〇五隊）