面向智慧校園建設(shè)的高校檔案信息資源管理研究

張根水

摘 要：隨著高校智慧校園建設(shè)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用的深入推進(jìn)，高校檔案信息資源管理帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，基于大數(shù)據(jù)應(yīng)用管理，結(jié)合學(xué)校檔案信息資源管理實(shí)踐，開展面向智慧校園建設(shè)的高校檔案信息資源內(nèi)涵和管理研究，分析了檔案信息管理的有利條件，為大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源管理提供方向和指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：智慧校園;大數(shù)據(jù);檔案信息;資源管理

近年來，大數(shù)據(jù)的方法和思想已經(jīng)越來越受到重視，在高校智慧校園建設(shè)過程中也廣泛應(yīng)用。通過智慧校園建設(shè)平臺，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，對高校檔案資源管理進(jìn)行了研究，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和服務(wù)共享，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、智慧校園的發(fā)展

高校信息化主要經(jīng)歷三個發(fā)展階段，一是基礎(chǔ)設(shè)施初步建設(shè)階段（網(wǎng)絡(luò)化）：以校園主干網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為主，應(yīng)用系統(tǒng)很少，面向用戶的應(yīng)用服務(wù)質(zhì)量不高;二是信息化建設(shè)全面鋪開階段（數(shù)字校園）：核心網(wǎng)絡(luò)升級，信息化平臺和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用普及、推廣;三是信息化服務(wù)提升階段（智慧校園）：注重校園網(wǎng)性能、可靠性和安全性提升，推動信息化應(yīng)用深化。倡導(dǎo)以人為本、服務(wù)優(yōu)先的理念，推動智能服務(wù)和智慧治理。目前，國內(nèi)智慧校園建設(shè)程度較低，也未能有成熟的數(shù)字校園管理信息系統(tǒng)，參與數(shù)字校園實(shí)踐探索的高校正處于起步和萌芽階段，而如何能獲得一個完善的成熟的管理體系，這需要我們從一切從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合國內(nèi)的具體現(xiàn)狀，從智慧管理、智慧教學(xué)、智慧科研、綠色節(jié)能、平安校園、便捷生活等六個方面加以推進(jìn)。

二、智慧校園建設(shè)條件下高校信息資源管理面臨的挑戰(zhàn)

近年來，從國家、地區(qū)到學(xué)校等方面都在加快信息化建設(shè)的步伐，但是學(xué)校數(shù)據(jù)集成、管理與共享工作仍然面臨許多問題和挑戰(zhàn)。

（1）檔案部門參與不夠：面對大數(shù)據(jù)的沖擊，要求學(xué)校內(nèi)部不斷調(diào)整思維方式，自上而下高度重視數(shù)據(jù)對思想和行動的影響。由于工作屬性的原因，在高校智慧校園建設(shè)的過程中一般參與度和話語權(quán)較低，數(shù)據(jù)形成階段沒有將檔案管理的有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)融入檔案信息，甚至檔案系統(tǒng)與OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接兼容都很難做到，導(dǎo)致后期系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)無法及時歸檔，更無法進(jìn)行有效開發(fā)利用。

（2）檔案意識薄弱：一些學(xué)校職能部門檔案意識不強(qiáng)，未能充分意識到各類系統(tǒng)和應(yīng)用形成的數(shù)據(jù)既是學(xué)校重要的資產(chǎn)，也是重要的檔案信息，需要進(jìn)行規(guī)范格式、及時歸檔和開發(fā)利用。各類系統(tǒng)在開發(fā)設(shè)計階段，未能按照檔案管理的要求，設(shè)計開發(fā)檔案歸檔管理模塊，導(dǎo)致后期歸檔和開發(fā)利用難度較大，后期系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)整合耗費(fèi)大量精力。

（3）“數(shù)據(jù)孤島”依然存在：目前各學(xué)校智慧校園建設(shè)，應(yīng)該說資金不缺，資源不少，然后數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不夠統(tǒng)一。需要我們做的就是要進(jìn)一步加強(qiáng)整合、形成合力，包括資源的整合、數(shù)據(jù)的整合、系統(tǒng)的整合、應(yīng)用的整合，推進(jìn)教學(xué)、科研、醫(yī)療、管理服務(wù)等各類系統(tǒng)的有效整合和集成，推進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，減少信息孤島，爭取讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑路，助力工作效能提升。

（4）網(wǎng)絡(luò)信息安全有待提升：網(wǎng)絡(luò)安全是學(xué)校安全的重要組成部分，要把確保網(wǎng)絡(luò)和信息安全放在智慧校園建設(shè)首位抓實(shí)抓緊抓好。一些學(xué)校由于管理和經(jīng)費(fèi)等原因，數(shù)據(jù)中心等重要信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)制度落實(shí)還不夠好，網(wǎng)站等集成集約化建設(shè)力度還不夠大，網(wǎng)路和信息安全隱患較大，對于密集、需要分類的檔案數(shù)據(jù)的安全性無法得到保證。另外，在檔案數(shù)字化過程中，涉密信息、內(nèi)部信息的安全管理也面臨較大挑戰(zhàn)。

三、大數(shù)據(jù)在檔案信息資源管理應(yīng)用中的優(yōu)勢

檔案工作者必須在檔案工作過程中保持信息高度敏感，以信息技術(shù)的發(fā)展、新技術(shù)的發(fā)展趨勢，及時跟蹤并進(jìn)一步研究各種信息技術(shù)被引入檔案工作的可能性、積極性和必要性。其中，大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案信息化思想在智慧校園建設(shè)以及需求的影響主要表現(xiàn)在以下方面。

有助于文件內(nèi)涵的拓展：在信息稀缺和節(jié)省成本的巨大文件中，選擇和節(jié)省社會和個人的價值具有明顯的文件是合理必要的。盡管很多信息都有“記錄”，但是由于單位信息的價值受到限制并且無法保存為“文件”，例如網(wǎng)絡(luò)訪問日志、頁面上的鼠標(biāo)軌跡、購物商場中的顧客筆記等。在信息時代，一旦將數(shù)字記錄生成為未刪除的文件，記錄就是檔案，并且每條記錄都將成為具有長期保存價值的檔案，低密度記錄信息的單位價值將成為檔案價值不可或缺的整體。

有助于電子文件系統(tǒng)管理：大數(shù)據(jù)的應(yīng)用進(jìn)一步提升了人們的數(shù)據(jù)資產(chǎn)意識、檔案意識，使人們認(rèn)識到電子文件、電子數(shù)據(jù)資源的保存利用價值。高校師生更加重視對電子文檔未來的開發(fā)和利用，更加重視電子文檔信息的真實(shí)性、完整性、可讀性、安全性。在這方面高校檔案部門應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思維和工作方式方法，在檔案收集整理的過程中，加強(qiáng)對電子數(shù)據(jù)信息資源的關(guān)注和收集整理力度，進(jìn)一步豐富館藏。

有助于檔案信息資源開發(fā)利用：人們普遍認(rèn)為“數(shù)字檔案的目的是兩個：傳統(tǒng)檔案工作手段的局限性和整體認(rèn)識不足，而大數(shù)據(jù)下的數(shù)字檔案旨在保護(hù)檔案特別是瀕臨滅絕的檔案并進(jìn)行復(fù)制，以實(shí)現(xiàn)在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的共享”，大數(shù)據(jù)條件下，高校檔案信息資源從紙質(zhì)化逐步向電子化、數(shù)字化過渡，利用數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)挖掘等大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以為高校檔案信息資源的開發(fā)利用提供信息化手段，提升檔案信息資源開發(fā)利用的效率和質(zhì)量。

四、面向信息資源管理的高校智慧校園建設(shè)基本原則

在符合國家教育部和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的體系指導(dǎo)下，建議以基于移動互聯(lián)的智慧校園平臺為框架，面向師生，推進(jìn)學(xué)校業(yè)務(wù)、系統(tǒng)和信息資源整合，以標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)、應(yīng)用、用戶和服務(wù)作為主線，重點(diǎn)做好以下“五個一”。

（1）“一個規(guī)劃”：智慧校園建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，涉及學(xué)校工作方方面面，需要進(jìn)行頂層設(shè)計和科學(xué)規(guī)劃。在高校智慧校園建設(shè)實(shí)踐中，第一批項(xiàng)目主要是進(jìn)行信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。第二批項(xiàng)目開始涉及多部門跨系統(tǒng)的整合，需要學(xué)校信息化領(lǐng)導(dǎo)小組科學(xué)謀劃，強(qiáng)力統(tǒng)籌，突出重點(diǎn)，各部門和師生廣泛參與，才能形成合力，有效提升智慧校園建設(shè)質(zhì)量和效率。

（2）“一個標(biāo)準(zhǔn)”：智慧校園相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目——數(shù)據(jù)共享與交換服務(wù)平臺。包括數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范制訂、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)管理、全校共享數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)交換平臺、數(shù)據(jù)接口服務(wù)、表格填報系統(tǒng)、數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)等。以共享數(shù)據(jù)平臺為核心，通過數(shù)據(jù)交換平臺，實(shí)現(xiàn)學(xué)校各部門不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成和有效共享。同時，根據(jù)教師個人教學(xué)、科研、管理、生活等業(yè)務(wù)需求，形成教師業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)填報系統(tǒng)，結(jié)合數(shù)據(jù)交換體系，全面完善教師個人數(shù)據(jù)質(zhì)量，形成個人生命周期數(shù)據(jù)一站式展示，并面向教師提供個人數(shù)據(jù)一表通服務(wù)。標(biāo)準(zhǔn)的制定、數(shù)據(jù)的集成與共享涉及不同部門不同系統(tǒng)，需做好頂層設(shè)計和強(qiáng)力統(tǒng)籌。以招生迎新服務(wù)系統(tǒng)為切入口構(gòu)建共享數(shù)據(jù)中心，雖有利于工作的推進(jìn)，但統(tǒng)籌的力度較弱，同時應(yīng)提升對數(shù)據(jù)的挖掘和分析能力。

（3）“一個身份”：高?，F(xiàn)有各應(yīng)用系統(tǒng)，如辦公自動化、財務(wù)、教務(wù)、科研系統(tǒng)等，由于建設(shè)部門和廠商不同，普遍使用各自的身份認(rèn)證體系，隨著各類系統(tǒng)和用戶數(shù)量越來越多，管理混亂、安全性差等問題日益暴露和顯現(xiàn)。智慧校園相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目——統(tǒng)一身份平臺。提供對用戶身份的全生命周期統(tǒng)一管理。實(shí)現(xiàn)基于智慧校園平臺基礎(chǔ)上的各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄、用戶身份識別和訪問控制，以及登錄訪問與身份管理操作的安全審計。根據(jù)不同維度分別對教職工、學(xué)生及其他用戶等全生命周期管理，形成安全接入的管理規(guī)范，有效提升學(xué)校應(yīng)用接入的效率與安全性。在實(shí)現(xiàn)用戶身份全生命周期統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，科學(xué)運(yùn)用采集與分析技術(shù)，對用戶行為偏好進(jìn)行分析，開展個性化信息和服務(wù)推送。

（4）“一張卡”：高?，F(xiàn)有校園一卡通缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和管理，系統(tǒng)老舊，功能單一，集成度不高，缺乏對無卡交易或者各類網(wǎng)上交易的支撐，部分業(yè)務(wù)過度依賴人工辦理，智能化程度不高。智慧校園相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目——一卡通系統(tǒng)。包括一卡通基礎(chǔ)平臺升級與拓展、前端設(shè)備、迎新離校服務(wù)、自助打印服務(wù)、手機(jī)客戶端、系統(tǒng)集成與對接等。解決在校師生攜帶多張卡的情況，集水卡、門禁卡、校園卡等于一張卡。整合支付錢包，真正實(shí)現(xiàn)一卡通在校園內(nèi)的無障礙消費(fèi)。整合和開發(fā)師生自助打印終端，師生可通過校園卡、身份證、手工輸入賬號密碼等方式登錄自助服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)成績單、在學(xué)證明、學(xué)歷證明、在職證明、收入證明、參保證明等證明文件自助打印;基于一卡通和手機(jī)開發(fā)迎新、注冊、離校服務(wù)系統(tǒng)，建成包含信息發(fā)布、網(wǎng)上注冊、網(wǎng)上繳費(fèi)、辦理綠色通道、領(lǐng)校園卡、拍照、購買物品、注冊、離校業(yè)務(wù)辦理等功能的學(xué)生業(yè)務(wù)辦理和信息展示中心。進(jìn)一步整合車輛通行（含繳費(fèi)）、樓宇門禁、醫(yī)療證、考勤、校友服務(wù)等功能，探索建立手機(jī)校園一卡通系統(tǒng)，提升金融和支付功能，真正實(shí)現(xiàn)校內(nèi)一卡通行。

（5）“一個門戶”：高?，F(xiàn)有門戶系統(tǒng)各自為政，未能進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和平臺整合，未有統(tǒng)一的面向公眾和師生的門戶信息和服務(wù)平臺。智慧校園相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目——移動平臺建設(shè)項(xiàng)目。結(jié)合成熟的校園社交化協(xié)作平臺架構(gòu)進(jìn)行定制化開發(fā)，搭建學(xué)校私有化的校園移動互聯(lián)平臺;建立扁平化的，無邊界的，具備移動端、PC端、WEB端的快速溝通協(xié)作平臺，全面提高內(nèi)部工作協(xié)同效率。同時提供輕應(yīng)用集成統(tǒng)一管理平臺，實(shí)現(xiàn)對輕應(yīng)用的發(fā)布、審核與管理，并可根據(jù)用戶組織架構(gòu)進(jìn)行授權(quán)使用。現(xiàn)有項(xiàng)目只設(shè)計了對查詢、自助打印等“輕應(yīng)用”的發(fā)布、審核與管理，對應(yīng)用系統(tǒng)集成的廣度和深度還不夠，也未能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和整合。建議在全面梳理和優(yōu)化學(xué)校各部門辦事流程的基礎(chǔ)上，全面推進(jìn)網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)。同時，推出面向公眾和師生不同用戶的個人主頁門戶，訂閱推送個性化的信息和服務(wù)（含PC端），實(shí)現(xiàn)多功能應(yīng)用的一“門”式訪問。

五、智慧校園建設(shè)條件下的高校檔案信息資源管理策略

高校智慧校園建設(shè)過程中，將檔案信息資源有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求納入項(xiàng)目全過程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源實(shí)現(xiàn)時時在線歸檔，同時運(yùn)用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)開展數(shù)字化檔案信息資源的編研和開發(fā)利用，提高數(shù)據(jù)資源利用效率，為學(xué)校的戰(zhàn)略規(guī)劃制定提供決策的科學(xué)依據(jù)。

將檔案信息化納入智慧校園建設(shè)：目前很多高校都開始實(shí)施智慧校園建設(shè)計劃，但是由于高校對智慧校園計劃理解不到位，導(dǎo)致雖然許多高在校智慧校園建設(shè)的初期投入大量資金購買各種應(yīng)用軟件、系統(tǒng)、鋪設(shè)網(wǎng)絡(luò)，但是缺少了對已有或者即將獲得檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一的分類管理，降低了多個信息系統(tǒng)間的協(xié)同性，引發(fā)了不同業(yè)務(wù)部門間的矛盾性和工作量，造成資源浪費(fèi)。因此，要加強(qiáng)頂層設(shè)計，將檔案管理、檔案信息化納入智慧校園項(xiàng)目建設(shè)的全過程、全流程，統(tǒng)一管理，使大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案開發(fā)利用工作相結(jié)合，增加檔案信息資源數(shù)據(jù)的真實(shí)性與實(shí)用性。此外還要完善信息保障系統(tǒng)，保證高校檔案信息資源的有效性和安全性。

深度參與智慧校園建設(shè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定：數(shù)據(jù)是檔案信息資源的核心，數(shù)據(jù)的集成與共享涉及不同部門不同系統(tǒng)，需做好頂層設(shè)計和強(qiáng)力統(tǒng)籌。高校檔案部門要以共享數(shù)據(jù)平臺為核心和抓手，通過數(shù)據(jù)交換平臺，實(shí)現(xiàn)學(xué)校各部門不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成和有效共享。要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，深入?yún)⑴c有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定，包括數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范制訂、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)管理、全校共享數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)交換平臺、數(shù)據(jù)接口服務(wù)、表格填報系統(tǒng)、數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)等。在系統(tǒng)設(shè)計和實(shí)施過程中，將檔案標(biāo)準(zhǔn)融入系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)中，為后期系統(tǒng)對接和歸檔利用奠定基礎(chǔ)。

加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的收集歸檔力度：傳統(tǒng)學(xué)校的信息和數(shù)據(jù)處理模式是采用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，不同的應(yīng)用的數(shù)據(jù)分別建立不同的業(yè)務(wù)平臺。目前針對與這一現(xiàn)狀，加以改善這種管理體系的智慧網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)逐漸被廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)突破了原有的瓶頸，硬件也得到了極大的提升。要加大系統(tǒng)集成力度，要以數(shù)據(jù)中心和辦公自動化系統(tǒng)為抓手，開展檔案系統(tǒng)與各應(yīng)用系統(tǒng)的對接，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)時在線歸檔，如開展檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的對接等。

加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源編研和開發(fā)利用：數(shù)據(jù)集成首先要明確哪些數(shù)據(jù)應(yīng)包括在傳輸，歸檔范圍內(nèi)，以區(qū)分基本數(shù)據(jù)和專有數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和一致性，促進(jìn)高校檔案信息資源管理的智能化、信息化。數(shù)字化檔案信息資源管理的最終的目的是為了開發(fā)利用、服務(wù)師生。高校檔案管理部門要充分利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，開展檔案信息資源的編研和利用。

六、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代下，高校智慧校園建設(shè)為高校檔案信息資源管理的內(nèi)涵、方法、手段提供了新的契機(jī)，高校檔案信息資源的豐富程度大幅提升，信息資源管理和利用效率也大幅提升。高校需要進(jìn)一步加強(qiáng)頂層設(shè)計、推進(jìn)系統(tǒng)系統(tǒng)集成、應(yīng)用融合和信息整合，推動學(xué)校事業(yè)不斷發(fā)展。

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（作者單位：南方醫(yī)科大學(xué)）