信息時(shí)代下的圖書檔案管理深析

韓麗 劉祎婧

摘要：21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)信息時(shí)代，人類逐步踏入信息領(lǐng)域的同時(shí)，以往傳統(tǒng)的圖書數(shù)據(jù)管理模式已經(jīng)不符合現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需求。本文通過分析現(xiàn)如今圖書檔案管理常見的問題，闡釋為了適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展必須研究新的現(xiàn)代化圖書數(shù)據(jù)管理模式的必要性及改進(jìn)措施，保證圖書合理向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞? 圖書檔案管理 信息時(shí)代 問題 改進(jìn)措施

一 圖書檔案管理綜述

（一）定義

圖書檔案管理就是用一定的方式方法來管理圖書檔案，以使得圖書的管理更科學(xué)，比如有圖書館使用萬能檔案軟件來管理檔案，這就是圖書檔案的管理。

（二）分類

圖書檔案管理工作包括服務(wù)檔案管理和管理檔案兩大類。圖書的歷史記錄和圖書管理工作計(jì)劃以及服務(wù)評(píng)估等屬于服務(wù)檔案;文獻(xiàn)采購(gòu)和讀者檔案以及借閱檔案等屬于管理檔案。

（三）當(dāng)前圖書檔案管理存在的問題

1.圖書檔案管理觀念落后

傳統(tǒng)的圖書檔案管理工作大部分以“廣大和全面為目標(biāo)，其開放度往往較狹窄，當(dāng)前我國(guó)絕大多數(shù)圖書館只面向內(nèi)部員工開放。其管理層面往往只局限于對(duì)書籍的檔案管理上，而在服務(wù)效能與開放層面管理上，傳統(tǒng)圖書檔案管理觀念普遍處于缺失狀態(tài)。這種以廣大和全面"為目標(biāo)的觀念對(duì)圖書的查找與管理非但無益，反而形成較大阻力，嚴(yán)重阻礙了服務(wù)效能的提高與圖書檔案管理工作的合理開展。

2. 職工思想認(rèn)識(shí)不明確

做好圖書資料檔案管理工作，必須建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。但在實(shí)際工作中，有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書資料檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案資料是檔案館應(yīng)該負(fù)責(zé)的事，把圖書采購(gòu)、分類、編目、閱覽、外借等各項(xiàng)工作做好可以了;也有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，開展圖書資料檔案管理工作，是往自己身上套枷鎖。所以，在實(shí)際工作中敷行了事，完全忽略了檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展和人類進(jìn)步中的作用由于個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致了干部群眾對(duì)圖書檔案管理工作意識(shí)的淡薄，根本沒有想到檔案資料管理對(duì)人類從事科學(xué)研究和自身發(fā)展的益處。

3.圖書資料檔案管理不規(guī)范

圖書資料檔案管理，是保證國(guó)家財(cái)產(chǎn)完整，促進(jìn)資料流通的一種手段和方法。從當(dāng)前看，各級(jí)圖書館都有一整套的管理方法和指導(dǎo)性文件。但在實(shí)際工作中，還存在著一定問題，有的新書購(gòu)進(jìn)來后，不能及時(shí)進(jìn)行分類、登記。有的工作人員在書籍未登記的情況下，私自把書借出去。這足以說明，個(gè)別的圖書資料檔案管理工作距科學(xué)化、規(guī)范化要求還有所差距。

4.圖書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

部分圖書館設(shè)備老舊且更新緩慢，不僅難以達(dá)到信息化管理要求，甚至保證紙質(zhì)材料完好無損也比較困難，材料整理工作難以推進(jìn)，資料散失、損壞較多。

5.管理人員素質(zhì)與工作要求不匹配

大多數(shù)單位對(duì)圖書檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致對(duì)于圖書管理工作投入欠缺，其中重要的一方面就是人力投入不足。

二、圖書館檔案數(shù)字化管理分析

（一）圖書館檔案資料信息化管理的主要方面

圖書館檔案信息管理工作的信息化改進(jìn)，是現(xiàn)代圖書館管理模式的重要組成。在圖書館檔案管理信息化過程中，檔案資料將通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分析和處理，其存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)與外部互聯(lián)剛相互獨(dú)立。

（二）圖書館檔案管理信息化的意義

實(shí)現(xiàn)圖書館檔案資料管理信息化，將有效解決傳統(tǒng)管理方式中存在的儲(chǔ)存空間問題，減少以往大量材料堆積造成的搬運(yùn)、整理、查找的困難。檔案資料管理使用效率得到提高，圖書館經(jīng)濟(jì)效益也將提高。檔案管理工作中，通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息資源的利用，滿足讀者對(duì)于信息資源的需要。

（三）圖書檔案信息化的優(yōu)勢(shì)

1.順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。

2.技術(shù)先進(jìn)，功能強(qiáng)大

3.高度靈活性，高度安全性

4.讀者自助服務(wù)，管理簡(jiǎn)單易用

三、圖書館檔案信息化建設(shè)思路

1、提高圖書館基礎(chǔ)設(shè)施信息化水平

進(jìn)行圖書館基礎(chǔ)設(shè)施的信息化、現(xiàn)代化改進(jìn)，是圖書館檔案資料管理信息化的基礎(chǔ)。這里的基礎(chǔ)設(shè)施主要是指計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施，其中包括：計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、系統(tǒng)管理軟件等。

2、培養(yǎng)適應(yīng)圖書館信息化管理的先進(jìn)人才

圖書館檔案資料信息化管理要求管理員具備較高的專業(yè)技能，以及先進(jìn)的管理觀念。因此，圖書館必須培養(yǎng)高素質(zhì)管理人才，滿足信息化管理要求。如果管理人員不能及時(shí)提高自身素質(zhì)，基礎(chǔ)設(shè)施將無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。信息化管理要求管理員具備的能力包括知識(shí)系統(tǒng)的分析以及設(shè)計(jì)，網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化設(shè)計(jì)與管理，以及數(shù)據(jù)管理等。

3、做好檔案資料保密工作

檔案資料保密工作十分重要，在圖書館實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，該問題將面臨更多挑戰(zhàn)與威脅，追求高效的管理模式的同時(shí)，要更加重視保密工作的完善。因此，圖書館管應(yīng)制定嚴(yán)格的保密措施，對(duì)于不同保密級(jí)別的文件，設(shè)置不同程度的開放范圍。信息化管理帶來更開放性的同時(shí)，與安全性之問的矛盾也更加突出，網(wǎng)絡(luò)安全間題必須得到重視。做好網(wǎng)絡(luò)安全，除技術(shù)手段之外，嚴(yán)格的制度保障也十分重要。

4、加大檔案設(shè)施資金投入。

要充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案設(shè)施的不足對(duì)檔案管理工作的影響，加大對(duì)檔案設(shè)施購(gòu)置的資金投入，最大程度地滿足檔案管理工作的設(shè)備需求，以利于對(duì)檔案的保存、管理、調(diào)閱。

5、建立綜合性檔案室。

建立綜合性檔案室，改變當(dāng)前檔案收集、歸檔、保管各據(jù)一方的混亂局面。各方檔案在收集整理、歸檔后，統(tǒng)一移交綜合檔案室管理，減少出現(xiàn)檔案受損。

6、發(fā)展檔案電子化。

在各行信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案電子化應(yīng)該是當(dāng)前檔案管理面臨的一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，也是今后檔案管理必經(jīng)的階段。檔案電子化可以提高檔案信息共享度，提高檔案信息利用率。

7、建立專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。

根據(jù)檔案管理工作發(fā)展的需要，建立一支專業(yè)化程度高、技術(shù)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)精通的檔案管理隊(duì)伍很有必要。

8、達(dá)到圖書資料多層次的開放共享

信息化管理圖書資料，最終是為了共享信息資源，使圖書資料為我們平常生活提供良好的服務(wù)。圖書資料的開放共享涵蓋了兩個(gè)方面的內(nèi)容：一個(gè)方面，讓外部信息得以共享，在互聯(lián)網(wǎng)協(xié)助下，讓單位外部人員可以訪問單位圖書資料數(shù)據(jù)庫，也是更深層意義上的信息共享，使社會(huì)信息資源得到最大限度的利用，為達(dá)到這一方 面的信息共享，務(wù)必要具有集中化的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，且以信息安全手段作為支撐。另方面，在單位內(nèi)部共享信息資源，在單位當(dāng)中集中采用圖書資料管理軟件，讓部門部間的信息得以共享，不同部門門]在軟件查詢檢索作用下短時(shí)間由數(shù)據(jù)庫內(nèi)獲得目標(biāo)文件。

9、借用知識(shí)管理的先進(jìn)信息技術(shù)提升檔案管理的技術(shù)水平

知識(shí)管理并不是企業(yè)管理的全部，也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對(duì)立。實(shí)施知識(shí)管理需要強(qiáng)大的現(xiàn)代信息技術(shù)支持，比如，知識(shí)管理體系中的通訊網(wǎng)絡(luò)、群件技術(shù)、推拉技術(shù)多維度分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，這些技術(shù)不一定都適合檔案部門，但檔案部門肯定能從中受益。因此，借助企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理的機(jī)會(huì)，帶動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)的升級(jí)是檔案工作實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展的一條捷徑。

四 結(jié)論

當(dāng)前是一個(gè)信息化時(shí)代，經(jīng)濟(jì)社會(huì)飛速發(fā)展，要求我們緊隨時(shí)代節(jié)奏。圖書館搭建了傳播知識(shí)的載體，社會(huì)飛速發(fā)展，人們對(duì)知識(shí)的渴求更為高漲，社會(huì)對(duì)人才具有極大的需求，具有更多的知識(shí)咬獲得諸多權(quán)益，這使得圖書檔案管理面臨著嚴(yán)峻的壓力。信息時(shí)代的圖書檔案管理應(yīng)當(dāng)建立起多功能和高度開放與自動(dòng)化的管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理的高兼容度，提高管理人員的工作效率與質(zhì)量。

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