檔案信息化管理及推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的策略研究

摘?要：高職院校檔案記錄學(xué)校發(fā)展歷史、制度變遷以及與之相關(guān)的歷史文化內(nèi)容，是檔案工作不可或缺的一部分。當(dāng)今社會(huì)，隨著基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，建立高職院校綜合檔案信息化管理平臺(tái)，推動(dòng)綜合檔案信息化建設(shè)，是高職院校檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，對(duì)推動(dòng)我國(guó)高職院校發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義?；诖?，本文闡述了高職院校檔案信息化管理的必要性，以及影響學(xué)校信息化檔案建設(shè)的主要因素，并提出針對(duì)高職院校信息化檔案管理的具體舉措。

關(guān)鍵詞：檔案信息化?高職院校信息化建設(shè)?策略研究

中圖分類號(hào)：G270.7??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）09-00-02

引言

高職院校檔案是學(xué)校發(fā)展歷史、演變規(guī)律、制度變更、學(xué)科專業(yè)、校園管理等重要內(nèi)容的記錄和傳播載體。與此同時(shí)，學(xué)校檔案也是教育部院校資質(zhì)評(píng)估的重要參考資料，高職院校專業(yè)建設(shè)和特色發(fā)展評(píng)比更離不開基礎(chǔ)材料的支撐。隨著計(jì)算機(jī)電子技術(shù)的發(fā)展，以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛普及，檔案信息呈現(xiàn)出數(shù)字化、信息化的發(fā)展趨勢(shì)，高職院校檔案信息化管理具體包括檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)等。一、高職院校檔案管理信息化建設(shè)的必要前提

1.強(qiáng)化高職院校檔案建設(shè)的內(nèi)在需求

檔案是學(xué)校重要的信息資源，檔案部門則是學(xué)校信息存儲(chǔ)資源庫，高職院校的檔案部門提供檔案信息的存儲(chǔ)、查詢和編輯功能，是給學(xué)校決策提供參考信息的重要部門。檔案部門是學(xué)校重要組成部分，具有非常大的建設(shè)前景，信息化檔案建設(shè)符合信息化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，也負(fù)荷高職院校升級(jí)檔案服務(wù)的重要需求。

2.支持高職院校發(fā)展的職能要求

檔案是推動(dòng)高職院校發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，它記錄著學(xué)校的變遷史和改革歷史，是高職院校從建校到發(fā)展的過程中教學(xué)質(zhì)量、管理情況和校園秩序的全面歸納，它對(duì)高職院?？蒲谐晒偨Y(jié)、評(píng)估，對(duì)教師職稱的評(píng)估、高職院?？蒲谐晒偨Y(jié)有著不可替代的重要作用，高職院校檔案是提高學(xué)校師資水平的重要手段，特別是對(duì)于參與評(píng)估期或者轉(zhuǎn)型期的高職院校，檔案對(duì)推動(dòng)學(xué)校發(fā)展具有不可替代的促進(jìn)作用。

3.增加管理效益實(shí)際需求

高職院校的檔案數(shù)量與學(xué)校歷史長(zhǎng)度呈現(xiàn)正相關(guān)的關(guān)系，即學(xué)校歷史越悠久，其流傳和保留下來的檔案信息量和數(shù)量也越多。隨著時(shí)間的推進(jìn)，學(xué)校檔案信息量越來越多，傳統(tǒng)的管理方式無法保證檔案完整度，且非常消耗人力和物力，此外，傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴文書記錄，使得檔案使用者無法快速定位所需信息，提升檔案管理所需的人力成本與時(shí)間成本。高職院校信息化檔案建設(shè)可以增加檔案存儲(chǔ)效率，提升檔案信息提取速度，有效保證檔案的完整度，節(jié)約檔案管理的人力和時(shí)間成本，完善檔案工作，保證檔案工作的效率。

4.加快資源共享的應(yīng)用要求

當(dāng)信息化在高職院校檔案建設(shè)中普及后，大數(shù)據(jù)技術(shù)將會(huì)更廣泛地應(yīng)用到學(xué)校電子檔案館，學(xué)校檔案內(nèi)部交流更加方便。大數(shù)據(jù)技術(shù)給指定人規(guī)定權(quán)限，師生可以在大數(shù)據(jù)定義的權(quán)限內(nèi)快速查詢所需資料，不需要人工查詢，借助最新的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，快速定位與查找資料，有效節(jié)約人工成本和時(shí)間成本。在大數(shù)據(jù)技術(shù)和資源共享技術(shù)的影響下，學(xué)校之間的交流和研討速度不斷加快，學(xué)校和相關(guān)部門之間的信息共享和技術(shù)探討來得更快，高職院校檔案信息資源的共享在新的時(shí)代變得更加輕松、便攜和安全。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的制約要素

1.技術(shù)要素

科學(xué)技術(shù)是重要的推動(dòng)力，在高職院校檔案信息化建設(shè)的過程中，信息技術(shù)一直是影響檔案管理工作創(chuàng)新的根本原因。當(dāng)前，信息錄入技術(shù)推廣應(yīng)用的較為廣泛，管理人員可以借助現(xiàn)代信息手段將包含照片、錄像、圖像等檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，如果遇到紙質(zhì)文檔，管理人員可以借助掃描儀、微縮將其轉(zhuǎn)化。檔案信息的錄入難點(diǎn)不在于錄入和獲取，重點(diǎn)在于對(duì)檔案的技術(shù)分類、編研和存儲(chǔ)，這就對(duì)檔案管理人員的技術(shù)性有了較高的要求。首先，大部分管理人員都是依靠人工語言方式去搜索，這種方式雖然簡(jiǎn)單，但是檢索的效果不夠，無法充分發(fā)揮高職院校檔案信息的作用，不利于后續(xù)的查找和管理。其次，信息安全技術(shù)也是制約學(xué)校檔案信息化重要的一環(huán)，由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全性不到位，導(dǎo)致管理系統(tǒng)存在技術(shù)漏洞，最終導(dǎo)致信息丟失、信息被竊取、信息失真等情況發(fā)生。最后，由于學(xué)校局域網(wǎng)技術(shù)的制約，權(quán)限設(shè)定制約高職院校信息化建設(shè)的發(fā)展，導(dǎo)致學(xué)校信息技術(shù)的服務(wù)化推進(jìn)不到位，最終無法推動(dòng)高職院校檔案信息化的全面實(shí)施。

2.環(huán)境因素

信息化建設(shè)與環(huán)境存在一定的關(guān)聯(lián)性，高職院校檔案信息化建設(shè)會(huì)受到諸如政策、人員、制度等多方面因素的制約。首先，從制度的角度來看，我國(guó)尚未構(gòu)建全面一體化的信息責(zé)任機(jī)制，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)推動(dòng)過程中的管理方式、管理約束不統(tǒng)一，信息化建設(shè)與推進(jìn)不協(xié)調(diào)，嚴(yán)重影響高職院校檔案信息化建設(shè)的有序性。其次，從人才的角度來看，任何新制度的推進(jìn)都離不開技術(shù)性人才，然后目前高職院校不僅缺乏隊(duì)伍建設(shè)所必需的技術(shù)型人才，甚至法律人才和管理人才都有所欠缺，導(dǎo)致高職院校檔案信息化缺乏一支有素質(zhì)高效的隊(duì)伍。最后，從政策的角度來看，全國(guó)電子文件的存儲(chǔ)格式難以統(tǒng)一，甚至相同地區(qū)數(shù)據(jù)庫檔案格式都沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)也是制約高職院校信息化建設(shè)的一大要素。

3.資金因素

不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平不一，高職院校受經(jīng)濟(jì)因素制約，發(fā)展水平也不一致，信息化的硬件設(shè)備也不相同。經(jīng)濟(jì)水平較好的高職院校引入先進(jìn)技術(shù)，例如數(shù)據(jù)庫等，但是仍然有大部分學(xué)校只配備了計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，只能處理一般的資源檔案工作，無法充分發(fā)揮信息檔案的作用。因此，為了更好地推動(dòng)高職院校檔案信息化建設(shè)，有關(guān)檔案部門需要多加宣傳檔案信息化的必要性和優(yōu)勢(shì)，增加高職院校主動(dòng)在檔案建設(shè)投入資金。

三、優(yōu)化大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化管理方法

高職院校信息化檔案管理工作是學(xué)校的立校之本，信息檔案是學(xué)校賴以發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)學(xué)校檔案及時(shí)收錄，客觀分析學(xué)校檔案，正確找出高職院校檔案存在的問題，并采取一系列有效措施及時(shí)解決學(xué)校檔案所存在的問題，推動(dòng)高職院校進(jìn)一步發(fā)展是信息化時(shí)代學(xué)校檔案建設(shè)必經(jīng)之路。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高職院校檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，采用先進(jìn)的管理思想，科學(xué)有效的管理模式，學(xué)校細(xì)致的管理措施，推動(dòng)高職院校檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮學(xué)校檔案支持高職院校發(fā)展，推動(dòng)學(xué)校評(píng)級(jí)等用處，充分發(fā)揮學(xué)校檔案信息的價(jià)值，推動(dòng)高職院校更好、更快、更穩(wěn)地發(fā)展。而針對(duì)高職院校檔案信息化發(fā)展中遇到的技術(shù)、環(huán)境和資金難題，可以采取以下方式：

1.增加資源投入力度，優(yōu)化資源配置方法

高職院校檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)建設(shè)不斷推進(jìn)，與其相關(guān)的領(lǐng)域科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新，相關(guān)設(shè)備也在不斷升級(jí)，設(shè)備與技術(shù)的更新意味著對(duì)人才的需求上升，因此，高職院校需要大量投入資金，資金根本目的是保證學(xué)校檔案信息化管理工作可以順利有效地推進(jìn)，資金主要運(yùn)用在三個(gè)方面，一是人才，用于招攬檔案管理專業(yè)的技術(shù)人員和人才培養(yǎng)，二是技術(shù)，不斷開發(fā)利用新技術(shù)，促進(jìn)資源優(yōu)化，三是設(shè)備上，信息化檔案建設(shè)推進(jìn)，基礎(chǔ)硬件設(shè)備一定要跟上。大數(shù)據(jù)給現(xiàn)代生活帶來諸多便利，同時(shí)也為高職院校檔案管理帶來更多的可能性，例如云存儲(chǔ)、云共享、云計(jì)算等，傳統(tǒng)的檔案管理理念在不斷革新，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息的開發(fā)程度更充分，最大限度發(fā)揮文獻(xiàn)的價(jià)值。隨著多媒體技術(shù)的引入，學(xué)校檔案管理變得更加科學(xué)有效率，管理上也更加人性化。檔案信息化管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，工程的每個(gè)環(huán)節(jié)一定要嚴(yán)環(huán)密扣，保證每個(gè)檔案工作之間的黏度，培養(yǎng)每個(gè)環(huán)節(jié)之間的默契度，從而提升檔案的嚴(yán)謹(jǐn)和完整性。為了進(jìn)一步提升檔案信息化管理工作的效率，優(yōu)化信息化建設(shè)，高職院校需要完善的檔案大數(shù)據(jù)管理體系。學(xué)校的管理層一定要重視檔案信息管理體系的建立，學(xué)校各級(jí)工作者都需要提高對(duì)管理體系的認(rèn)知，共同參與建設(shè)，以建立一個(gè)涵蓋學(xué)校全體工作部門，自上而下、橫向到邊、縱向到底、里里外外都不放過的全方位高職院校檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

2.杜絕檔案管理過程中的信息安全問題

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的獲取、傳遞、流通、共享速度前所未及，這也給信息安全埋下了隱患。高職院校檔案信息安全就是學(xué)校檔案管理工作至關(guān)重要的一環(huán)。在學(xué)校檔案管理中，存在數(shù)據(jù)被竊取應(yīng)用，軟件和硬件設(shè)備被人為破壞的現(xiàn)象，管理人員一定要樹立安全意識(shí)，對(duì)此加以防范。首先，云存儲(chǔ)技術(shù)可以有效防止檔案數(shù)據(jù)丟失，在學(xué)校大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)中，云存儲(chǔ)的基礎(chǔ)管理層應(yīng)當(dāng)采用一系列保密技術(shù)，例如數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份、防攻擊等對(duì)所存儲(chǔ)的信息進(jìn)行二次加工，并不定時(shí)對(duì)被保密的信息加密技術(shù)進(jìn)行檢查和升級(jí)，學(xué)校大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)也需要配備相應(yīng)的技術(shù)人員，對(duì)學(xué)校機(jī)密檔案文件定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)，從而保證數(shù)據(jù)的安全性。其次，高職院校信息安全建設(shè)需要學(xué)校全體師生的參與，學(xué)校管理人員需要定期聯(lián)系學(xué)校全體師生，開展信息技術(shù)安全教育宣傳，提升學(xué)校師生信息監(jiān)管安全意識(shí)，促進(jìn)高職院校檔案管理工作地開展。最后，針對(duì)一些機(jī)密的檔案，高職院校應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)維護(hù)，對(duì)其實(shí)施嚴(yán)格的保密措施，并設(shè)立相應(yīng)的檔案保密級(jí)別，對(duì)不同的級(jí)別設(shè)立對(duì)應(yīng)的保密技術(shù)和使用權(quán)限，嚴(yán)格限制高機(jī)密的文件的傳播范圍，保證機(jī)密文件的安全性，嚴(yán)格機(jī)密文件的保密性，保障機(jī)密文件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和重要信息不被泄露，有效杜絕檔案管理中的非法竊取和傳播等現(xiàn)象。

3.加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)

一支專業(yè)的檔案信息化管理隊(duì)伍可以有效推動(dòng)高職院校檔案信息化，在高職院校檔案信息化推進(jìn)過程中有效查缺補(bǔ)漏，有效針對(duì)信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的問題及時(shí)處理。人才是高職院校信息化推進(jìn)非常重要的一環(huán)，因此，學(xué)校檔案管理部門在推動(dòng)信息化建設(shè)時(shí)，一定要認(rèn)識(shí)到人才和團(tuán)隊(duì)建設(shè)的重要性。高職院校檔案管理部門，需要引進(jìn)專業(yè)人才，推動(dòng)學(xué)校檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)，同時(shí)引入新技術(shù)例如人工智能，輔助專業(yè)人才對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理效率和信息化處理能力。高職院校檔案管理工作對(duì)管理人員專業(yè)性要求高，從事檔案信息化管理任務(wù)的人員必須具備豐富的檔案分類與管理技能，掌握扎實(shí)的檔案管理學(xué)知識(shí)，為了信息化工作的順利推進(jìn)，高職院校一定要選取管理經(jīng)驗(yàn)豐富、具備良好的檔案管理知識(shí)、掌握熟練的管理技術(shù)的檔案管理人員。信息技術(shù)發(fā)展日新月異，管理人員一定要不斷更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備，補(bǔ)充自身的檔案專業(yè)知識(shí)，更新管理技能，并在實(shí)踐中不斷積累管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，在管理中，管理人員需要培養(yǎng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提升自身檔案管理的工作能力，并在實(shí)際管理中，學(xué)會(huì)用新學(xué)的知識(shí)和技能解決檔案管理中出現(xiàn)的諸多問題，進(jìn)一步推動(dòng)高職院校檔案信息化的完善。

4.建立信息資源體系，確立信息管理機(jī)制

檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)定、有序需要一個(gè)健全的高職院校檔案信息資源體系支撐，因此，高職院校在檔案管理中一定要注重人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)人才的專業(yè)素養(yǎng)，提升管理人員的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。高職院校需要從兩個(gè)方面建立推動(dòng)信息資源體系完善。首先，在信息采集方面，學(xué)校需要明確信息來源，保證信息的真實(shí)性，并對(duì)信息的真實(shí)度負(fù)責(zé)，同時(shí)對(duì)信息做好分類，針對(duì)黨群、人事、教學(xué)、行政等信息按照需求歸納并分開存儲(chǔ)，當(dāng)遇到紙質(zhì)且歷史悠久的檔案時(shí)，例如舊館藏資源等，需要加倍細(xì)心，做好破損修復(fù)和檔案轉(zhuǎn)移的準(zhǔn)備工作，防止紙質(zhì)檔案由于歲月侵蝕在數(shù)字化過程中出現(xiàn)信息丟失等問題。其次，高職院校需要明確信息管理機(jī)制，從信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)角度出發(fā)，優(yōu)先做好目錄索引，以建立高水準(zhǔn)、高質(zhì)量的全文信息數(shù)據(jù)庫為目標(biāo)，優(yōu)化檔案管理人力資源配比，培養(yǎng)管理人員，提升管理人員的專業(yè)性和責(zé)任心，建立科學(xué)的檔案人員管理結(jié)構(gòu)和信息管理體系，提升管理人員的主動(dòng)服務(wù)性，帶動(dòng)管理人員參與管理體制和管理隊(duì)伍建設(shè)，并建立對(duì)應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，敢于創(chuàng)新，用創(chuàng)新帶動(dòng)整體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。舉個(gè)例子，學(xué)生的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫，可以將學(xué)生的在校表現(xiàn)與學(xué)生就業(yè)需求有機(jī)結(jié)合，最終保證學(xué)生學(xué)籍檔案信息全面可參考性和實(shí)用性。

結(jié)語

綜上所述，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)可以有效提升高職院校檔案管理的質(zhì)量和水平，提高管理效率，進(jìn)一步提升學(xué)校綜合競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)學(xué)校內(nèi)部和校間資源共享，是新時(shí)代高職院校發(fā)展的必由之路。然而，當(dāng)前高職院校發(fā)展受技術(shù)影響，信息技術(shù)水平落后，受整體環(huán)境的影響，檔案管理理念陳舊手段落后，加上部分高職院校資金不足，基礎(chǔ)建設(shè)不到位，導(dǎo)致高職院校檔案信息化建設(shè)受到諸多阻力。為了更好推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)，高職院校需要妥善處理紙質(zhì)檔案應(yīng)用與信息化檔案建設(shè)之間的關(guān)系，加大資源投入，優(yōu)化資源配置，提升互聯(lián)網(wǎng)安全技術(shù)，建立嚴(yán)格的檔案保密機(jī)制，建設(shè)信息資源體系，確立信息管理資質(zhì)，為檔案信息化工作提供充足的資金儲(chǔ)備，并加強(qiáng)檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)，打造一支專業(yè)技能過硬的高素質(zhì)的信息化檔案人才隊(duì)伍，有效解決高職院校檔案信息化中的常見問題、及時(shí)查缺補(bǔ)漏，進(jìn)一步提升高職院校檔案信息化建設(shè)水平，為新時(shí)代高職教育發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳軍.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)問題及對(duì)策[J].通訊世界，2019（7）：9.

[2]嚴(yán)穎波.大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理變革探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（1）：44-45.

[3]游建雄.高校黨建工作檔案信息化建設(shè)研究[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2019（6）.

[4]鄭新興.高校檔案信息化建設(shè)策略芻議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（4）.

[5]張繼東.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及改進(jìn)策略分析[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018（33）.[6]鄧濱華.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討[J].管理觀察，2018（12）.

作者簡(jiǎn)介：侯永紅（1969.03—），女，漢族，2003年6月畢業(yè)于內(nèi)蒙古師范大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與應(yīng)用專業(yè)，錫林郭勒職業(yè)學(xué)院教師，檔案系列副研究館員，主要研究方向：檔案管理、圖書館建設(shè)等。