試論信息時(shí)代文書檔案管理工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策

杜艷

摘 要：當(dāng)前我國(guó)文書檔案是一項(xiàng)獨(dú)立性的科目，對(duì)我國(guó)文化藝術(shù)建設(shè)工作有著積極的影響意義。雖然我國(guó)文書檔案管理工作發(fā)展時(shí)間較短，但是卻有著較快的發(fā)展速度，并且也已經(jīng)取得了顯著的成果。但是在實(shí)際發(fā)展進(jìn)程中仍然存在著一定的問(wèn)題，本文就對(duì)信息時(shí)代下文書檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后結(jié)合實(shí)際提出合理地解決措施。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;文書檔案管理;問(wèn)題與對(duì)策

一、信息時(shí)代背景下文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺少規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作還處于發(fā)展的階段，所以有關(guān)信息化檔案管理的工作流程規(guī)范以及管理制度等還存在著一定的不足，需要不斷地進(jìn)行完善，同時(shí)信息化檔案管理工作也需要不斷地提高自身的規(guī)范性，但是由于沒(méi)有建立健全的檔案管理制度，所以在向著信息化方向轉(zhuǎn)變的過(guò)程中還存在著許多問(wèn)題。除此之外，由于文書檔案管理工作的信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等存在著不同程度的建設(shè)差異，所以在進(jìn)行共享等有關(guān)服務(wù)時(shí)也存在較多的問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙著文書檔案管理的進(jìn)步和發(fā)展。

（二）信息化建設(shè)安全性較低

信息化的檔案管理工作不僅可以提高整體的工作效率，還可以有效降低管理工作的成本開支，但是信息化檔案管理工作也有一定的局限性，在有關(guān)信息安全方面存在著一定的問(wèn)題[1]。因?yàn)樵趯?shí)際的工作過(guò)程中檔案信息需要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的服務(wù)器中，這樣一來(lái)一些不法分子就會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)中的安全漏洞偷取一些重要的檔案信息。對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)檔案信息管理平臺(tái)現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，信息管理平臺(tái)還處于發(fā)展建設(shè)階段，所以這額在一定程度上增加了檔案管理工作面臨的風(fēng)險(xiǎn)，文書檔案的安全性無(wú)法得到保障。

（三）工作人員專業(yè)技能水平較低

在當(dāng)下新的信息時(shí)代背景下，文書檔案管理工作在發(fā)展的過(guò)程中對(duì)于相關(guān)工作人員也有了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。檔案管理工作的內(nèi)容比較多，工作流程復(fù)雜，所以文書檔案管理工作人員需要首先樹立正確的管理理念，學(xué)習(xí)有關(guān)的管理學(xué)制止，不斷地提高自身的專業(yè)技能水平，從而進(jìn)一步提高管理工作的質(zhì)量和效率。但是當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作人員的重要性，對(duì)其沒(méi)有較高的要求，在工作人員正式上崗之前也沒(méi)有進(jìn)行培訓(xùn)，在后續(xù)工作崗位中沒(méi)有進(jìn)行考核，最終導(dǎo)致檔案管理人員自身綜合素質(zhì)無(wú)法滿足實(shí)際的工作需求。

二、強(qiáng)化信息時(shí)代文書檔案管理工作的有效措施

（一）強(qiáng)化信息化管理

要想強(qiáng)化管理工作的信息化建設(shè)力度不僅需要對(duì)管理軟件進(jìn)行合理地應(yīng)用，同時(shí)還需要結(jié)合檔案管理工作的現(xiàn)狀對(duì)標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行合理地規(guī)劃，但是目前我國(guó)文書檔案管理工作還處于發(fā)展階段，并沒(méi)有對(duì)有關(guān)的管理制度進(jìn)行完善，所以檔案管理工作的服務(wù)水平也無(wú)法得到有效的提高。在當(dāng)前信息化時(shí)代下文書檔案管理工作的制度建設(shè)工作有著非常重要的作用，因此需要對(duì)管理體系進(jìn)行完善，建立健全的管理制度，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

（二）強(qiáng)化管理工作人員培訓(xùn)

在現(xiàn)階段高速發(fā)展的時(shí)代背景下，管理工作人員不僅需要具備豐富的理論知識(shí)，同時(shí)還需要能夠掌握現(xiàn)金的信息技術(shù)并可以對(duì)其進(jìn)行靈活的應(yīng)用，從而為我國(guó)文書檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展提供保障。同時(shí)有關(guān)管理部門需要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，管理人員也要不斷強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)意識(shí)。高校也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)學(xué)生專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)的重視，為文書檔案管理的進(jìn)步和發(fā)展提供人才支撐。除此之外，管理部門也需要結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求對(duì)考核機(jī)制進(jìn)行完善，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。因?yàn)楝F(xiàn)階段我國(guó)文書檔案管理工作還處于發(fā)展的階段，工作人員無(wú)法獨(dú)自解決工作中的難題，此時(shí)可以組建專門的管理小組，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行探究和分析，然后結(jié)合實(shí)際制定合理地解決措施。

（三）對(duì)安全體系進(jìn)行完善

在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，信息安全是管理工作進(jìn)行的基本要求之一，但是由于信息化的檔案管理以及檔案資料存儲(chǔ)的特殊性，所以也在一定程度上增加了檔案管理信息安全工作的難度，因此強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的工作過(guò)程中有關(guān)工作人員需要提高對(duì)信息安全的重視，可以聘請(qǐng)有著較高技能水平的安全技術(shù)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)平臺(tái)的安全漏洞進(jìn)行完善和處理[2]。除此之外，在進(jìn)行管理工作過(guò)程中工作人員也需要不斷的對(duì)自身信息安全意識(shí)以及保密意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，可以在電腦中安裝安全監(jiān)管軟件，并對(duì)其及時(shí)的進(jìn)行更新。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管人員可以定期篩查網(wǎng)絡(luò)日志，對(duì)于其中存在的問(wèn)題及時(shí)的處理。只有對(duì)檔案管理信息化中的安全問(wèn)題有一個(gè)全面的了解，并對(duì)安全體系進(jìn)行完善，才可以切實(shí)提高整體文書檔案的安全性。

總結(jié)：

綜上所述，文書檔案管理工作涉及到的工作流程比較多，不僅需要進(jìn)行整體，同時(shí)還需要對(duì)文書檔案進(jìn)行鑒定，保證檔案的完整性。雖然現(xiàn)階段我國(guó)文書檔案管理工作還存在著一定的問(wèn)題，但是只要有關(guān)部門和管理人員可以強(qiáng)化信息化管理力度、加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度、對(duì)安全體系進(jìn)行完善等就可以有效解決上述存在的問(wèn)題，并進(jìn)而推動(dòng)文書檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 李愛英.信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].城建檔案，2017（06）：67-68.

[2] 王學(xué)武，馬迎秋，于長(zhǎng)海.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策探析[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（17）：65-66.