企業(yè)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循的原則

唐杏

摘 ?要：檔案管理工作一直面臨著工作量大、難度大的問(wèn)題，本文深入分析了在建設(shè)數(shù)字化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循的原則，以期可以提高企業(yè)檔案管理效率，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作模式，發(fā)揮檔案管理工作在企業(yè)管理中的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;數(shù)字化;原則

科技革命催生了多種技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等，都是信息時(shí)代的產(chǎn)物，為人們的生活和工作帶來(lái)了極大的便利。在信息時(shí)代下檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)使用的重要性，使檔案管理工作可以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵

對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化管理是一種新的管理模式，打破了以往檔案管理工作中存在的局限性，可以利用信息化手術(shù)收集檔案、鑒別檔案、整理檔案、存儲(chǔ)檔案、轉(zhuǎn)遞檔案、統(tǒng)計(jì)檔案以及查閱檔案。數(shù)字化管理系統(tǒng)支持線上瀏覽檔案功能以及遠(yuǎn)程查閱檔案功能，只需要經(jīng)過(guò)管理員的認(rèn)可即可在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作。整體而言檔案管理工作的效率整體提高，可以構(gòu)建共享型檔案管理系統(tǒng)，可以推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。如圖1所示，即為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)所涵蓋的各項(xiàng)功能。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循的原則

（一）遵循可行性原則

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和創(chuàng)新需要將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，同時(shí)要求各個(gè)部門(mén)之間共同配合完善檔案資源，也需要配備專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人才。因此，在建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)之前企業(yè)必須要保證自身能夠滿足系統(tǒng)建設(shè)的基本需求，保證系統(tǒng)建設(shè)具有可行性。企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化改革之前需要對(duì)自身檔案管理工作進(jìn)行分析和評(píng)估，找出目前存在的優(yōu)勢(shì)和缺陷，進(jìn)而制定出數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃，保證系統(tǒng)建設(shè)的有序性和可操作性。

（二）遵循價(jià)值性原則

檔案是記錄數(shù)據(jù)、保留信息的重要方式，其中不單單有顯性信息，還包括著大量的隱性信息，可以向人們傳遞更多有價(jià)值的信息，這也決定了檔案和檔案管理工作的價(jià)值。企業(yè)在過(guò)去發(fā)展的過(guò)程中存儲(chǔ)了大量的數(shù)據(jù)，因此要想在短時(shí)間內(nèi)完成數(shù)字化檔案建設(shè)具有較大的難度，這就需要企業(yè)根據(jù)檔案的價(jià)值對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理。理論上來(lái)講，對(duì)于企業(yè)而言最好的方案是將所有的檔案信息全部數(shù)字化，但是由于數(shù)據(jù)量過(guò)大，且部分檔案存在不完整的情況，需要優(yōu)先選擇重要的資料進(jìn)行數(shù)字化。第一，選擇對(duì)于企業(yè)而言重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，如記錄企業(yè)重要活動(dòng)項(xiàng)目的檔案或者人事檔案等，可以為企業(yè)現(xiàn)階段工作的開(kāi)展提供重要的便利。第二，選擇利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提升企業(yè)內(nèi)部的工作效率，將工作中不常使用的檔案或者無(wú)價(jià)值的檔案信息剔除。在建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)時(shí)需要上傳大量的數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)檔案信息的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，可以減少檔案管理人員的壓力，同時(shí)提高檔案管理效率。

（三）遵循安全性原則

檔案信息中包含著很多與企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展有關(guān)的信息，例如企業(yè)工作人員的個(gè)人資料、企業(yè)有關(guān)工作的核心信息等，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要影響。一旦出現(xiàn)檔案信息丟失的問(wèn)題，就很有可能會(huì)影響到企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，降低企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。在這種情況下必須要重視對(duì)檔案信息實(shí)施安全保護(hù)，利用有效的防范技術(shù)來(lái)提高檔案信息的保存效果，避免信息出現(xiàn)丟失或者不完整的現(xiàn)象。當(dāng)檔案資料全部轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)之后，企業(yè)需要在其中添加相應(yīng)的信息化安全保護(hù)技術(shù)，例如防火墻、病毒監(jiān)測(cè)技術(shù)等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在電子管理系統(tǒng)中入侵的病毒或者木馬，在其未入侵到數(shù)據(jù)系統(tǒng)之前實(shí)施攔截或者處理。同時(shí)針對(duì)檔案管理系統(tǒng)制定密碼保護(hù)限制，即需要通過(guò)相應(yīng)的密碼才可以進(jìn)入到檔案資料庫(kù)中提取檔案，能夠在一定程度上提升安全保護(hù)效果。

（四）遵循規(guī)范性原則

規(guī)范性原則所指的是在建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)的過(guò)程中需要保證每一個(gè)流程都處于標(biāo)準(zhǔn)化的狀態(tài)，按照相關(guān)的規(guī)范和要求開(kāi)展建設(shè)工作。只有規(guī)范化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)才能夠?yàn)闄n案管理工作提供重要的輔助，保證數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)質(zhì)量，提升工作的實(shí)際效率，保證檔案信息的安全性。不規(guī)范的現(xiàn)象則會(huì)引起檔案信息上傳錯(cuò)誤、安全防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)不完善等多種問(wèn)題出現(xiàn)，給檔案管理工作甚至?xí)斐梢欢ǖ淖璧K和效率影響。因此企業(yè)在進(jìn)行檔案建設(shè)之前需要設(shè)置規(guī)范化的操作流程，并在流程中設(shè)計(jì)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，在建設(shè)過(guò)程中對(duì)系統(tǒng)的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估和審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，并加以改正。除此之外，企業(yè)也需要保證信息化的檔案管理系統(tǒng)符合國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定的要求以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，否則一旦觸碰到法律的界限會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重影響。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境雖然帶給了人們便利，但是也同樣為不法分子提供了盜竊信息的環(huán)境，必須要保證檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化，防止檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)建設(shè)不規(guī)范的問(wèn)題。

（五）遵循特色性原則

每個(gè)企業(yè)都擁有屬于自己的特色文化和特色項(xiàng)目，這也是企業(yè)可以在市場(chǎng)中形成特色品牌的關(guān)鍵因素，因此在進(jìn)行檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)和規(guī)劃的過(guò)程中也需要重視特色性原則。第一，需要根據(jù)自身行業(yè)的特色建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。每個(gè)行業(yè)都有著不同的特點(diǎn)，在日常工作過(guò)程中所重視的數(shù)據(jù)類(lèi)型也有所不同，需要將和自身涉及領(lǐng)域有關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理和分析，進(jìn)而分析出未來(lái)市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，由此來(lái)達(dá)到提高檔案管理效率的效果。第二，需要結(jié)合企業(yè)特色文化建設(shè)系統(tǒng)。企業(yè)文化在一定程度上會(huì)影響企業(yè)的未來(lái)發(fā)展，會(huì)影響到員工隊(duì)伍的凝聚力和向心力，這就需要企業(yè)注重在檔案管理系統(tǒng)中增加有關(guān)企業(yè)文化的信息以及人事檔案信息。員工通過(guò)查看企業(yè)文化檔案數(shù)據(jù)可以了解企業(yè)的發(fā)展歷史，感受企業(yè)所蘊(yùn)含的人文氛圍;管理人員可以通過(guò)人事檔案信息分析員工對(duì)于企業(yè)工作氛圍的態(tài)度，進(jìn)而加強(qiáng)企業(yè)文化體系建設(shè)。

（六）遵循實(shí)用性原則

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，如何提升自身的經(jīng)濟(jì)收益成為了每個(gè)企業(yè)所注重的工作內(nèi)容，只有獲得更高的收益，才能夠保證企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中可以獲得一席之位。這時(shí)就需要企業(yè)選擇利用率較高的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化管理，滿足不同部門(mén)在日常工作中對(duì)檔案信息的需求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排專(zhuān)業(yè)人員定期對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，對(duì)檔案數(shù)據(jù)實(shí)施更新，評(píng)估檔案信息的價(jià)值，保證所錄入的檔案數(shù)據(jù)可以對(duì)企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展起到促進(jìn)作用。

結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)不僅可以存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)，還可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，為人們自動(dòng)展現(xiàn)信息資料所展現(xiàn)的規(guī)律。企業(yè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持可行性原則、價(jià)值性原則、實(shí)用性原則、特色性原則等對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，提升檔案管理效率。

參考文獻(xiàn)

[1] ?王強(qiáng).治理現(xiàn)代化背景下的企業(yè)檔案制度體系建設(shè)：基于中石油的案例研究及啟示[J].檔案學(xué)研究，2020（04）：50-55.