民辦高校固定資產信息化管理的探索實踐

梁喬 容思敏 宗維玉

摘 要：民辦高校的固定資產對學校的生存和發(fā)展具有重大影響，是衡量學?？傮w實力和水平的重要指標。民辦高校的發(fā)展，以及各級政府、教育部門對生均校舍和生均設備的投入要求，促進民辦高校不斷加大對設備等固定資產的投資力度。但在進行固定資產管理的過程中，往往會出現(xiàn)核心資產管理比較混亂的現(xiàn)象。主要分析民辦高校目前普遍存在的核心資產管理問題，提出信息化管理的必要性，并提出管理的措施和建議。

關鍵詞：民辦高校;固定資產;信息化管理

中圖分類號：G647.5? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）24-0074-02

核心固定資產是民辦高校財產的一個重要組成部分，也是民辦高校生存和發(fā)展的重要基礎。固定資產具備的特點就是資金使用周期長，存放地點比較分散，資金的管理難度比較大。對于民辦高校資產管理來說，具體的問題表現(xiàn)形式為：資產管理機制欠缺，資產使用管理的過程隨意且多變、資產轉移的相關手續(xù)不是很清晰，資產的報廢不明確。

一、民辦高校固定資產信息化管理過程中存在的一些問題

第一，管理制度不完善，管理的職責任務不明確?，F(xiàn)階段，民辦高校的固定資產管理基本上都是遵循相對較為傳統(tǒng)的管理制度和管理模式，并且采用較低級的、較落后的現(xiàn)代設備進行管理，有些高校由財務部門負責管理教學設備，采購部門負責采購設備。但是在這樣的形勢下，久而久之，就會讓設備處在交叉的盲點之中。一旦出現(xiàn)了這樣的模糊和盲點，在管理的內部就不知道這個資產到底該屬于什么部門，并且有時候也會出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。這也就造成了重復勞動的工作現(xiàn)象，這樣的現(xiàn)象主要是由于各部門之間缺乏團隊精神和交流與協(xié)作的意識。例如，在將同一信息重新傳送到另一個系統(tǒng)、重寫同一格式、轉換等工作中，為了在其他部門之間交流相關內容，出現(xiàn)了新舊差異和錯誤等問題，而這反過來，又導致在管理的過程中出現(xiàn)了事倍功半的情況，這也會浪費很多的時間和金錢，因此民辦高校迫切需要進行管理系統(tǒng)的完善和改進工作。資產內部的管理模式應該遵守操作的規(guī)定，步步連接并且環(huán)環(huán)相扣，避免由于人為的原因和因素而出現(xiàn)的影響和問題，管理內部必須按照指定好的規(guī)章制度要求來盡量做到減少損失或者避免損失，盡量通過信息化管理的過程來保證民辦高校的固定資產能得到正常、高效的運行和管理。

第二，資產的賬實不符，反映的問題不真實。一是由于對相關的高校資產管理不完善、高校資產管理的系統(tǒng)不明確、使用方式方法不恰當、管理內部使用的賬務方法不恰當?shù)仍?，造成了資產管理混亂的狀況。二是合并和搬遷時的排查工作不及時，也不夠徹底。在合并一些資產的時候，只是簡單地進行財務的核對工作。三是在交接的過程中，管理內部也沒有及時進行全面的固定資產的清查和處理，造成了會計記錄的信息不一致，固定資產的信息無法及時、有效地傳遞。在管理人員發(fā)生變動的情況下，不能及時地處理資產的增加或減少問題。四是在轉移資產、處理報廢處置相關事務、出售固定資產時，管理內部沒有一個制度化和標準化的固定資產管理方法和策略。因為使用資產的相關部門沒有及時地報備資產的使用情況給資產的管理部門，所以與固定資產管理記錄不一致的情況出現(xiàn)了。

第三，高校內部閑置的資產較多，造成了資源的浪費。由于資產內部的日常管理基礎比較薄弱，學校內部在進行采購教育器材的時候，重復購置現(xiàn)象更加突出和多發(fā)。一方面，學校一些部門可以自由地支配所擁有的固定資產;另一方面，購置款融資卻處于緊張的狀況。在相關部門自由地處置閑置資產的時候，存在著潛在的資產損失風險等危險，使得固定資產的安全得不到保障，還不能有效地、科學地監(jiān)督資產的銷售以及附加值。同時，固定資產信息管理系統(tǒng)的一致性、持續(xù)性和不斷變化的新情況之間存在著很大的矛盾和問題。目前，民辦院校主要使用自主的軟件來管理核心的固定資產。隨著高校教育事業(yè)的迅速發(fā)展和進步，學校的固定資產在不斷地增加，固定資產的管理也困難重重，而以前傳統(tǒng)的管理軟件越來越不符合新環(huán)境下的資產管理要求。固定資產的清查工作表明，民辦院校對固定資產清查工作普遍不夠重視，因為固定資產的盤點工作量很大并且很煩瑣，同時，這項工作很容易被忽視，這些情況也導致了資產清查工作長期沒有適當?shù)剡M行和落實，往往是通過表格形式來進行，各種資產的滲漏現(xiàn)象也非常明顯。由于會計記錄存在不一致的問題，在一年的結束階段對固定資產的清查工作也很不規(guī)范，財務部門更沒有及時地處理和記錄盤存結果。

二、信息化管理的必要性

第一，避免出現(xiàn)信息丟失的情況。使用信息化管理，實時掌握固定資產信息分析，避免傳統(tǒng)的固定資產管理模式出現(xiàn)的固定資產重復、閑置、丟失等現(xiàn)象。而出現(xiàn)這些現(xiàn)象的主要原因是管理部門和使用部門之間、各使用部門互相之間信息交流不暢，由此導致固定資產丟失、損壞等相關事件的發(fā)生。然而，一旦使用了信息管理系統(tǒng)，就可以通過信息化的網絡向在學校使用基本設備的管理人員索取有關信息，而管理部門可以通過代碼來查詢每臺設備在什么時候、什么地方使被用了，保證了高校內部固定資產的正常使用和穩(wěn)定運行，并掌握關于高校實時固定資產的信息。因此可以看出，在民辦高校進行固定資產管理的過程中采用信息化管理能夠有效地防止資產信息的流失。

第二，信息化管理能夠管理時效性。每年，全校的固定資產必須按照會計制度至少進行一次全面盤點工作，該工作需要由財務部門、資產管理部門、資產使用部門共同進行盤點，并進行資產統(tǒng)計分析等相關工作，這是資產管理人員的一項比較繁重的、復雜的工作。隨著對高校固定資產的管理信息的傳播和應用，資產管理人員可以事半功倍、快速地進行統(tǒng)計并且進行接收凹陷數(shù)據(jù)的工作。例如在實踐中，B部門經常有工作人員變動，A部門固定資產管理人員調到B部門，通常情況下僅去移交實際項目，沒有顯示在信息管理系統(tǒng)中，信息管理還要更新A、B部門主要管理員的信息，要及時地通過信息化管理的方式記錄出來。這樣一來，就能夠確保核心資產管理信息的有效性，也能夠避免出現(xiàn)很多錯誤和問題，確保固定資產信息化管理的相關工作能夠有序地進行，并且不斷地促進信息化管理模式的落實與實施。

三、管理措施及建議

（一）完善管理組織機構體系

民辦高校必須建立和完善資產管理組織系統(tǒng)，建立三方監(jiān)督、協(xié)同管理機制。明確各職能單位在管理固定資產方面的責任和權利，責任落實到部門及個人，環(huán)環(huán)相扣，相互制約[1]。在民辦高校中，設置獨立于財務處和資產使用部門的資產管理機構，例如設立資產管理處，或在后勤處下設資產管理科，以協(xié)同資產使用部門管理和維護資產，監(jiān)督資產的增減情況，保障資產的安全和完整[2]。財務部門則負責固定資產的會計核算和監(jiān)督職能[3]。資產使用部門應當在日常使用的過程中對資產進行維護維修，并做好登記，資產管理應當責任到人，責任人應明確資產所在地，確保資產的完整性。最后，對于固定資產的管理工作可以建立嚴格的工作規(guī)范，切實落實固定資產的管理工作，做到權責分明，合理規(guī)劃。

（二）對固定資產采取進入、使用、退出全過程的信息化管理

1.加強固定資產進入的信息化管理。在高校固定資產進入信息化管理工作中，需要對固定資產管理進行一個詳細的評估、評價工作，并分析關于計劃增加固定資產的可行性研究報告，提出審查的相關意見，才能確保固定資產進入信息化管理的可行性以及安全性。所以，應充分利用現(xiàn)代化的信息技術等各種手段，促使高校固定資產的信息全面化、詳盡化。

2.加強固定資產使用的信息化管理。在固定資產的使用管理工作中，可以建立相關的信息管理平臺，在信息管理平臺上及時記錄資產的使用和維護情況，在資產出現(xiàn)變動時及時輸入變化的數(shù)據(jù)信息，并利用信息平臺及時進行處理。對于平臺的建立，需要充分考慮它的安全性和有效性，對于平臺使用人員的權限和不相容崗位要進行嚴格的限制，最大程度地防止出現(xiàn)信息被盜取或篡改的問題。信息平臺的建設管理也可以考慮一定的公開性和透明性，一些賬戶信息在必要時可根據(jù)管理平臺信息來定期對部分資產進行公示，這樣的透明化和公開化管理既能促使管理人員工作的不斷規(guī)范，還能在一定程度上提高全體師生對校園固定資產的全面認識和了解，以此推動全體師生形成對固定資產的愛護意識。

3.加強固定資產退出的信息化管理。在退出時，要對資產的使用情況進行全面評估，并且首先需要確認固定資產的實際情況，如數(shù)量變化、質量問題、凈值問題等。并且說明資產退出的原因，通過信息傳輸?shù)墓δ?，確保每個層面信息審核的確認，在獲得有關部門批準后才能完成資產退出工作。并且在資產退出后，要及時更新固定資產信息，及時確認剩余固定資產的實際情況和數(shù)量。在這一工作落實后，才能實現(xiàn)固定資產全面的信息化管理模式，將信息化的管理手段落實到固定資產的各個環(huán)節(jié)，能夠有效地確保高校固定資產管理更加規(guī)范化、高效化。

綜上所述，民辦高校的固定資產管理采用信息化管理手段是非常有必要的。這樣的信息化管理模式能夠讓民辦高校固定資產得到更加科學、安全的保障和管理。高校固定資產也是支撐高校長遠建設發(fā)展的重要資產，對于學校建設、師生教學來說都有著非常重要的意義和作用?，F(xiàn)代化信息管理手段是當前社會對資產管理提出的全新要求，也是高?，F(xiàn)代化建設的側面體現(xiàn)，所以在今后要不斷進行深入研究和分析，提高高校固定資產管理的工作質量，完善其管理模式。

參考文獻：

[1]? 劉瀟瀟.民辦高校固定資產信息化管理分析[J].財經界：學術版，2020，（5）：55-56.

[2]? 劉玲.基于信息化的民辦高校固定資產管理研究[J].行政事業(yè)資產與財務，2019，（3）：12-14.

[3]? 宋慶寶，張博，張時瑞.淺談民辦高校固定資產信息化管理[J].農業(yè)網絡信息，2013，（9）：69-70.