油田物資采購內(nèi)部控制管理方式方法

張洪德

摘 要：內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，對提高企業(yè)經(jīng)營效率、規(guī)避經(jīng)營風險、保全資產(chǎn)完整和安全、提高企業(yè)信譽和市場競爭力都具有重要作用。本文就油田物資采購村部在的風險及內(nèi)部控制的方式方法進行分析，旨在為加強油田物資采購內(nèi)部控制提出對策和建議。

關(guān)鍵詞：油田;物資采購;風險識別;內(nèi)部控制;研究

1 引言

油田物資采購，是指為了保證油田能夠持續(xù)開展生產(chǎn)經(jīng)營活動所進行的各種原輔材料、機械設備、生產(chǎn)工具、辦公器材等物資的購買活動，是油田開展生產(chǎn)經(jīng)營活動的基礎(chǔ)[1]實踐證明，油田物資采購對成本構(gòu)成、企業(yè)效益具有直接的和關(guān)鍵的影響作用，同時也最容易滋生腐敗現(xiàn)象，因此加強油田物資采購的內(nèi)部控制，是極其重要和必不可少的，也是實現(xiàn)企業(yè)健康發(fā)展的必然條件。

2 油田物資采購存在的風險因素

2.1 采購計劃風險

油田物資采購的計劃風險主要包括沒有預算計劃或預算計劃不完善，臨時性采購和追加采購較多，無法在時間和質(zhì)量方面滿足生產(chǎn)建設需求。由于缺乏有效的采購計劃而造成停工停產(chǎn)、質(zhì)量及安全隱患、采購過多造成資金被大量占用和物資的積壓浪費。

2.2 采購質(zhì)量風險

質(zhì)量風險是油田物資采購存在的主要風險，主要是某些領(lǐng)導為降低成本，盲目的追求低價格，導致所采購的物資質(zhì)量上無法保證。同時由于缺乏明確的驗收標準和規(guī)范的驗收程序、驗收過程不能嚴格把關(guān)、采購周期滯后，使設備已被淘汰或使用效率達不到工藝技術(shù)設計要求，采購的物資在質(zhì)量上存在風險。

2.3 采購價格風險

在市場經(jīng)濟條件下，油田物資采購價格受市場供需矛盾、區(qū)域和時間等因素的影響較大，因此加大了內(nèi)部控制的難度和風險因素。管理人員缺乏分析判斷能力，盲目聽從采購人員的口頭匯報，對市場不做深入細致調(diào)查和定期詢價，導致所采購物資價格偏高，增加生產(chǎn)成本，對油田的經(jīng)濟效益產(chǎn)生直接影響。

3 油田物資采購內(nèi)部控制的方式方法

3.1 加強計劃控制

油田物資采購必須具有較強的計劃性，在年度預算中進行統(tǒng)籌規(guī)劃，按工程計劃進度和需求計劃實施物資采購，消除物資采購的盲目性和隨意性，對于臨時增加的采購計劃要進行嚴格審核，對采購計劃要設置審批控制權(quán)限。建立健全油田物資采購管理制度，進一步完善采購崗位責任制，采購業(yè)務實行集中歸口管理。建立高效的組織管理架構(gòu)和采購計劃協(xié)調(diào)管理機制，按照不相容職務分離的原則保質(zhì)保量的完成采購計劃。

3.2 嚴格采購過程控制

第一，供應商選擇控制。油田企業(yè)要建立供應商選擇標準，做好市場調(diào)查和資質(zhì)審查，按照公平、公正、公開、競爭的原則實行招投標，對供應商的供應能力、產(chǎn)品質(zhì)量和價格、合作業(yè)績以及售后服務和保障能力進行全面細致考察擇優(yōu)選擇，對于信譽良好、保障能力強的供應商應建立戰(zhàn)略合作關(guān)系

第二，采購價格控制。定期對市場進行全面調(diào)查，建立價格信息庫，及時收集市場價格信息并對價格信息庫實施動態(tài)管理，對每一項物資采購都要進行價格對比分析，在此基礎(chǔ)上影響價格的產(chǎn)品質(zhì)量、使用功能、技術(shù)指標及交貨條件等因素進行參考，防止低價誘惑是產(chǎn)品質(zhì)量無法保證。

第三，采購合同控制。防止供應商簽訂虛假合同，重點在于對供應商的資質(zhì)和授權(quán)代理人的授權(quán)范圍進行實質(zhì)性和主體資格審查，合同條款要清晰完備，語言表述準確，權(quán)利與責任明確。對物資采購合同的修訂、變更、解除按法律程序辦理，對所簽訂的合同進行備案。

第四，驗收環(huán)節(jié)控制。制定驗收細則，配備必要的驗收儀器設備，除采購人員外，組織一定數(shù)量的財務人員、專業(yè)人員按照驗收標準進行嚴格驗收，對采購合同中所規(guī)定的質(zhì)量、規(guī)格型號和數(shù)量進行重點抽查核對，避免小合同大采購，確保入庫物資符合質(zhì)量技術(shù)標準要求。

第五，支付環(huán)節(jié)控制。采購物資驗收合格入庫后，由財務部門對票據(jù)的真實性、合法性、合理性和有效性進行實質(zhì)審查，按照合同約定的付款時間選擇適當?shù)闹Ц督Y(jié)算方式支付采購貨款。

3.3 建立內(nèi)部控制管理機制

第一，加強信息溝通。油田企業(yè)要建立信息溝通機制，企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位之間要加強聯(lián)絡，保障信息溝通的及時和順暢。同時要與供應商、合作單位及政府監(jiān)管部門保持溝通聯(lián)絡，及時得到反饋意見。

第二，加強內(nèi)部監(jiān)督管理。建立內(nèi)部控制監(jiān)管制度，成立物資采購內(nèi)部監(jiān)管控制領(lǐng)導小組，定期對物資采購狀況進行分析，做好市場調(diào)研，對物資采購合同進行實質(zhì)性審查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正并對當事人進行嚴肅處理。

第三，加強對采購從業(yè)人員的職業(yè)道德教育。對物資采購人員進行職業(yè)道德教育和法治宣傳教育，提高物資采購人員的職業(yè)素質(zhì)和道德修養(yǎng)，保守企業(yè)商業(yè)秘密，自覺抵制不正當競爭和腐敗行為，做廉潔自律的模范。

4 結(jié)語

綜上所述，加強油田物資采購的內(nèi)部控制，要貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，重點在于加強企業(yè)內(nèi)部審計和內(nèi)部控制，堅決落實不相容崗位分離和相互牽制制度，在物資采購中，有效控制采購質(zhì)量和采購成本，提升企業(yè)市場競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。

參考文獻：

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