大型國有企業(yè)基于集中采購流程下的內(nèi)部控制優(yōu)化研究

鄧曉宇 黃琳琳 高樹超

摘 要：隨著采購作為主要經(jīng)濟活動在企業(yè)內(nèi)部重要性逐步提高，為了降低采購環(huán)節(jié)的重大控制風(fēng)險，規(guī)范采購各關(guān)鍵環(huán)節(jié)內(nèi)部控制，各大國有企業(yè)都在積極布局搭建集中采購平臺。面對采購方式由分散式采購到集中式采購的改變，部分大型國有企業(yè)內(nèi)部控管理仍然停留在分散式采購的時代，采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制并沒有進行相應(yīng)的優(yōu)化。本文通過對分散式采購模式和集中式采購模式流程的分析，發(fā)現(xiàn)目前分散式采購在采購計劃、供應(yīng)商選擇、采購驗收、采購付款過程中存在內(nèi)部控制缺陷，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化方案。

關(guān)鍵詞：采購環(huán)節(jié);內(nèi)部控制;風(fēng)險管理

一、采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制缺陷

采購計劃方面，目前采購人員工作量大，采購計劃可操作性不強，采購過程缺少專業(yè)化的審批過程，缺少統(tǒng)籌性。導(dǎo)致采購計劃無法滿足全年的生產(chǎn)經(jīng)營需要，存在超額采購、采購計劃與經(jīng)營計劃不匹配、采購不及時導(dǎo)致的生產(chǎn)停滯或者采購物資擠壓等現(xiàn)象。

供應(yīng)商管理方面，采購需求部門對供應(yīng)商的管理過于強勢，采購部門的話語權(quán)不夠。導(dǎo)致對于供應(yīng)商的管理基本上是借助于業(yè)務(wù)部門進行，采購部門忽視供應(yīng)商管理工作，未嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)與信用，導(dǎo)致合作供應(yīng)商不能按照合同約定完成供應(yīng)，影響業(yè)務(wù)運營。甚至部分供應(yīng)商與采購人員存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，導(dǎo)致因私損害單位利益，采購結(jié)果質(zhì)次價高。

采購驗收方面，目前驗收標(biāo)準(zhǔn)不夠明確、程序不夠規(guī)范，沒有對物資采購和服務(wù)采購進行區(qū)分，出具的不合格產(chǎn)品報告沒有對產(chǎn)品情況和后續(xù)工作進行詳細報告，導(dǎo)致公司賬實不符，驗收處理不當(dāng)造成直接經(jīng)濟損失并影響相關(guān)業(yè)務(wù)運行，出具的不合格產(chǎn)品報告缺少針對性，沒有可操作性。

采購付款方面，會計人員和采購需求部門人員的私人交情，導(dǎo)致付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)，付款金額控制不嚴(yán)的內(nèi)部控制問題，財務(wù)賬務(wù)的真實性、準(zhǔn)確性、完整性很難得到保障，難以發(fā)揮會計系統(tǒng)控制的作用。

二、采購平臺內(nèi)部控制優(yōu)化方案

（一）采購計劃方面

借助集中采購平臺進行采購后，一是采購計劃的匯總和審核工作可以全部由集中采購平臺承擔(dān)，集采平臺不僅匯總采購計劃，還可以橫向?qū)⑼愋偷钠髽I(yè)進行對比，進行年度計劃的審核工作。二是將采購計劃納入全面預(yù)算管理進行管理。三是針對采購計劃實施精度不夠的問題，建立月度采購計劃機制，集中采購平臺每月向各單位反饋年度采購計劃的執(zhí)行情況。通過采購平臺全面承接計劃采購前端管理，通過計劃管理幫助實際采購業(yè)務(wù)，提高對采購實施過程的精度管理。

（二）供應(yīng)商選擇方面

借助集中采購平臺開展供應(yīng)商選擇工作后，一是減少了重復(fù)審核供應(yīng)商的資源和時間浪費，利用集中采購平臺這一專業(yè)化的人才隊伍，提高對于供應(yīng)商管理的重視程度，避免公司各需求部門獨立提出供應(yīng)商準(zhǔn)入申請，采購部門被動接受的局面。二是建立和完善供應(yīng)商名錄庫，供應(yīng)商管理的效率將大大提升，公司在采購過程中，可以偏向于選擇信譽和資質(zhì)較好的供應(yīng)商，集中采購平臺管理人員在審核供應(yīng)商準(zhǔn)入資料時，可以將絕大多數(shù)精力放在對于供應(yīng)商名錄庫之外的供應(yīng)商的審核，工作更有側(cè)重點，提高了采購事實環(huán)節(jié)的效率，提高了采購環(huán)節(jié)的質(zhì)量。

（三）采購驗收

基于集中式采購模式下，整個采購驗收流程由集中采購平臺合同經(jīng)辦人組織需求部門驗收人開展采購驗收工作，按照相關(guān)合同中約定的驗收程序和標(biāo)準(zhǔn)實施驗收工作并出具相關(guān)驗收報告，填制采購產(chǎn)品驗收記錄。驗收不合格的，由公司采購需求部門出具驗收不合格意見，并移交至集中采購平臺。一是采購驗收不僅需要F公司采購需求部門確認(rèn)，還需要集中采購平臺合同經(jīng)辦人和集中采購平臺管理層共同參與，此舉降低了F公司采購驗收環(huán)節(jié)舞弊的可能性，提高采購驗收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的有效性。二是集中采購平臺通過編制采購驗收報告、增加對產(chǎn)品合格的審批環(huán)節(jié)，區(qū)分物資驗收和服務(wù)采購驗收，完善采購驗收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制，提高采購驗收質(zhì)量。

（四）采購付款方面

基于集中式采購模式下，合同金額在一定金額以下的，可以由采購平臺直接發(fā)函至財務(wù)公司，由財務(wù)公司會計人員審核支付申請，進而完成資金支付過程。如果合同金額在一定金額以上，物資類采購由采購主管領(lǐng)導(dǎo)審簽，服務(wù)類采購由業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后由財務(wù)公司會計人員審核支付申請后，完成資金支付過程，結(jié)束整個采購付款流程。依據(jù)上述優(yōu)化后的采購驗收流程，統(tǒng)一由財務(wù)公司財務(wù)人員進行采購付款審核。一是減少了公司財務(wù)部門的工作量，二是財務(wù)公司和公司的業(yè)務(wù)并不相關(guān)，沒有關(guān)聯(lián)交易，財務(wù)公司作為更加獨立的第三方，審理采購付款業(yè)務(wù)時可以保持更強的獨立性，保證采購付款環(huán)節(jié)的質(zhì)量。

三、采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化評價

在國資委采購管理專項提升對標(biāo)中，部分標(biāo)桿央企如中石油、國家電網(wǎng)等，集中采購工作起步較早，正在接近或已經(jīng)進入供應(yīng)鏈管理階段。經(jīng)過調(diào)研了解，中石油、國家電網(wǎng)等單位在采購管理提升中，均將集中采購作為“一把手工程”，由集團領(lǐng)導(dǎo)牽頭堅決推進，采取“管辦分離”原則，在集團總部設(shè)立物資采購管理部門統(tǒng)一歸口管理，成立專業(yè)化公司負(fù)責(zé)集中采購業(yè)務(wù)實施。經(jīng)過長期持續(xù)推進，集中采購工作取得了顯著的管理效益和經(jīng)濟效益。

通過對企業(yè)建立集中采購平臺后節(jié)約經(jīng)濟利益進行計算分析，可以發(fā)現(xiàn)2016年集團公司總采購額在430億元左右，如果一級集采的比例達到50%采購額，將產(chǎn)生至少10億元的經(jīng)濟效益。通過集中采購平臺更好地加強與兄弟企業(yè)的合作，整合需求，通過聯(lián)合采購、聯(lián)合儲存的方式，控制庫存，減少積壓。爭取價格方面的最大優(yōu)惠。

四、小結(jié)

內(nèi)部控制是為有效防控廉政風(fēng)險、提高采購環(huán)節(jié)的合法合規(guī)性。通過對企業(yè)分散式采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的分析，基于集中采購平臺的建立，對企業(yè)采購流程下的內(nèi)部控制優(yōu)化提出了建議。

一是針對采購計劃環(huán)節(jié)。集采平臺成立專項小組、匯總平衡年度采購計劃表、將采購計劃納入全面預(yù)算管理、增加月度采購計劃等機制，通過各單位編制年度計劃，集采平臺統(tǒng)一匯總，各單位編制月度計劃，集采平臺統(tǒng)一監(jiān)控的方式，降低采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購等問題。

二是針對供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)。通過將同一類物品集中到集采平臺統(tǒng)一購買，一是充分利用集采平臺專業(yè)化人員的專業(yè)技能，強化管理工作，避免重復(fù)采購。二是建立供應(yīng)商名錄庫，組織專家對名錄庫內(nèi)供應(yīng)商資質(zhì)進行檢查、各部門會簽、主管領(lǐng)導(dǎo)最后審批等方式，規(guī)避部分供應(yīng)商與采購人員存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，導(dǎo)致因私損害單位利益，采購結(jié)果質(zhì)次價高。

三是采購驗收環(huán)節(jié)。驗收人能力不夠，驗收過程缺少監(jiān)督，導(dǎo)致驗收標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，將不合格產(chǎn)品通過驗收，或者驗收數(shù)量質(zhì)量和合同不相符，可能導(dǎo)致賬實不符，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟損失，影響后續(xù)的生產(chǎn)進度。集中采購平臺通過編制采購驗收報告、增加對產(chǎn)品合格的審批環(huán)節(jié)，區(qū)分物資驗收和服務(wù)采購驗收，完善采購驗收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制。

四是采購付款環(huán)節(jié)。財務(wù)人員素質(zhì)能力不夠，缺少相應(yīng)的培訓(xùn)，可能會導(dǎo)致付款審核出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致付款金額和采購合同不相符，付款方式出現(xiàn)錯誤，單位資金損失或信用受損，成立集中采購平臺后，由財務(wù)公司會計核實支付申請，完成往來帳目調(diào)整，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性、完整性。

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作者簡介：

鄧曉宇（1995），女，漢，湖南省衡陽市人，助理研究員，碩士，研究方向：財務(wù)管理、經(jīng)濟運行分析。