紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理

鄭雅文

摘? 要：如今隨著科學(xué)的不當(dāng)發(fā)展和進步，越來越多的領(lǐng)域中發(fā)生了變革，其中辦公領(lǐng)域就是其中之一，尤其是基層部門跟隨著科技的發(fā)展中對檔案的管理進行了不斷地優(yōu)化。檔案管理部門對電子文件歸檔進行了充分的應(yīng)用，利用電子文件歸檔的方式對檔案信息進行歸檔處理，這種方式使得檔案的管理效率得到了很大程度的提升，同時檔案的管理質(zhì)量也得到了一定的提升。但是經(jīng)過調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)的是，當(dāng)前對檔案管理的現(xiàn)狀是紙質(zhì)和電子共存，因此本文對當(dāng)前紙質(zhì)、電子文件共存的基層檔案管理的現(xiàn)狀進行了深入的探討。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì);電子文件;共存狀態(tài);基層;檔案管理

在如今的基層檔案管理中，普遍存在著紙質(zhì)和電子文件共存的狀態(tài)。這就對檔案的管理方式提出了相應(yīng)的要求，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極地加強檔案管理方式的觀念轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的工作效率，從而促進檔案管理工作的能夠取得更大的進步。在過去的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理工作中對工作人員并沒有過高的要求，不過隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件檔管理對檔案的工作人員卻提出了較高的要求，面對更加高要求的檔案管理工作，檔案管理人員需要掌握更加專業(yè)檔案管理的相關(guān)知識以及計算機的操作技能，這樣才能夠為電子文件電子工作提供力量，促進紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下基層檔案管理工作的順利開展。

1 紙質(zhì)文件與電子文件共存狀態(tài)對檔案工作的要求分析

電子文件檔案管理對檔案管理人員的要求會更高，其管理的力度也會更加嚴(yán)格，因此電子文件檔案的管理人員也就會面對更大的工作壓力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作中，管理人員的壓力較小，管理人員在這樣的工作環(huán)境下已經(jīng)對檔案的管理方式形成了固定的思維模式。因此在科技發(fā)展的現(xiàn)在，檔案管理人員的工作觀念卻仍舊停留在過去的工作形式中，并沒有將電子文件檔案當(dāng)做是一種檔案文件的管理工作更加沒有對電子文件進行認(rèn)真的歸檔。另外電子文件檔案對歸檔具有較高的要求，因此很多的檔案管理人員并不愿意承擔(dān)電子檔案的歸檔工作。

計算機系統(tǒng)是電子文件檔案歸檔處理工作中的重要工具，因此電子文件檔案的處理相比較紙質(zhì)的文件檔案會更有難度。另外對當(dāng)前檔案管理工作人員的年紀(jì)進行綜合的分析可以得出，很多的檔案部分中的檔案管理人員的年齡都偏大，這個年齡段的員工大部分都是沒有經(jīng)過計算機培訓(xùn)的，因此其計算機水平并不高，更加不愿意參與到電子檔案工作中，導(dǎo)致了電子文件工作不能夠順利的完成，即便是在電子檔案管理中出現(xiàn)了問題也不能夠得到妥善的處理。導(dǎo)致電子文件檔案的發(fā)展之路難上加難，因此想要紙質(zhì)、電子文件檔案可以得到更好的發(fā)展，檔案部門應(yīng)當(dāng)積極的采取有效的措施。

1.1 轉(zhuǎn)變理念

對我國基層檔案管理工作開展形式進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作處于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與電子文件檔案共存狀態(tài)中。檔案管理工作人員不僅需要做好紙質(zhì)檔案的歸檔處理，同時還需要做好電子檔案的歸檔處理，通過雙軌制的檔案管理模式，最終創(chuàng)建兩套內(nèi)容相同的檔案文件。紙質(zhì)文件屬于傳統(tǒng)形式的檔案管理模式，檔案管理工作人員的主要對象就是紙質(zhì)檔案文件，其工作流程就是對紙質(zhì)檔案文件進行歸檔處理，具體闡述就是文書檔案的結(jié)合點。常情況下，檔案管理部門的歸檔時間為一年一次，檔案管理工作人員處于被動式的工作狀態(tài)中，靜靜等待文書部門對檔案資料進行移交，此過程中檔案管理工作人員工作壓力并不是很大，而且工作難度也比較低。

電子文檔的歸檔處理與紙質(zhì)文件歸檔處理有著較大的差異性，電子文件歸檔處理需要借助計算機技術(shù)的支持，檔案管理工作人員在此期間一定要避免對檔案信息資源的真實性和有效性造成損害。目前基層管理人員工作人員會應(yīng)用計算機文件進行草稿制作，然后應(yīng)用打印機設(shè)備對草稿進行打印。在此過程中檔案管理工作人員很有可能會忽略文件的存檔工作，一旦計算機發(fā)生故障問題，很有導(dǎo)致當(dāng)心信息內(nèi)容丟失?，F(xiàn)階段基層單位會將電子文件直接儲存在計算機的硬盤上，但只要是計算機的系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會消失。所以在實現(xiàn)電子文件歸檔的過程中，要注重指導(dǎo)業(yè)務(wù)的開展，還要協(xié)調(diào)好紙質(zhì)文件歸檔的要求，保證電子文件歸檔工作的質(zhì)量。

1.2 加強管理，建章立制

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)都可能影響電子文件歸檔，應(yīng)盡快建立電子文件全過程的管理制度，明確各有關(guān)部門的責(zé)任要求，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。由于計算機應(yīng)用的推廣，辦公自動化的普及，即使是一個基層單位的電子文件也可能分布在文書、財務(wù)、人事、業(yè)務(wù)科室等各個部門，而各部門按照條條的要求，又各自有其獨立的管理規(guī)定。這就要求各部門在工作的全過程中都要支持、配合檔案管理人員做好電子文件的收集、整理工作，各有關(guān)部門應(yīng)接受檔案人員的指導(dǎo)，按照電子檔案有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做好電子文件的維護、保存工作。

2 努力促進電子文件與紙質(zhì)文件管理的良性互動

一方面來講，電子文件屬于新的檔案管理模式，因此這對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理方法會具有一定的影響，所帶來的變化是非常多的，因此應(yīng)當(dāng)積極地使用電子文件對檔案的管理方式帶動紙質(zhì)文件管理方式的發(fā)展和改革。總體來說，紙質(zhì)文件管理和電子文件管理之間的關(guān)系是相輔相成的，檔案管理工作者對紙質(zhì)文件的管理會更加的熟悉，相反對電子文件的熟悉程度卻相對較少，因此即便是兩種管理方式之間存在著很多的不同之處，當(dāng)是對檔案的管理內(nèi)容和方法上卻存在許多相通的地方，因此很多紙質(zhì)文件的管理思路對電子文件的管理具有一定的參考價值，促進電子文件的管理可以得到更好的發(fā)展。

3 結(jié)論

綜上所述，關(guān)于檔案的紙質(zhì)文件和電子文件二者的共存狀態(tài)具有長期和動態(tài)的特點，因此檔案部門應(yīng)當(dāng)在做好傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理工作的同時，對當(dāng)前科技發(fā)展給檔案管理帶來的新的電子文件管理方法做到努力的適應(yīng)，積極的對電子文件進行收集、整理和歸檔工作，另一方面檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極的學(xué)習(xí)有關(guān)電子文件的相關(guān)技能，促進新形式下的檔案管理得到更好的發(fā)展。

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