信息化時代基于電子發(fā)票的智慧財務(wù)建設(shè)創(chuàng)新研究
——以煙草公司為例

四川省煙草公司德陽市公司 物流中心 文一棋

1 概述

1.1 電子發(fā)票概念及其特征

電子發(fā)票作為現(xiàn)代信息產(chǎn)物，是指在購銷商品、提供或接受服務(wù)及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的以數(shù)據(jù)電文形式展現(xiàn)的收付款憑證，此憑證由稅務(wù)局統(tǒng)一發(fā)放給企業(yè)使用，采用相同的防偽技術(shù)。現(xiàn)階段，國內(nèi)電子發(fā)票采用雙軌制，即傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票同時推行，企業(yè)可根據(jù)實際情況予以選擇。我國現(xiàn)行電子發(fā)票制度只面向增值稅普通發(fā)票，還未涉及專用發(fā)票。

1.2 電子發(fā)票的優(yōu)勢

伴隨信息技術(shù)的成熟運(yùn)用，電子發(fā)票獨(dú)立運(yùn)行已是大勢所趨。電子發(fā)票由專用開票系統(tǒng)開出后，經(jīng)數(shù)據(jù)信息處理，自動與發(fā)票數(shù)據(jù)集中平臺關(guān)聯(lián)，進(jìn)行發(fā)票數(shù)據(jù)傳輸。同時，將數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入收付款方財務(wù)系統(tǒng)，全程不再生成紙質(zhì)實物發(fā)票，完全實現(xiàn)發(fā)票核算無紙化操作[1]。

電子發(fā)票的開具首先需提前取得票號資源，流程嚴(yán)謹(jǐn)，操作簡便。在使用方面，既能節(jié)省開票成本，提升資源利用效率，又能規(guī)避在交接環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的發(fā)票遺失、破損等情況，真正保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性與安全性。在查驗方面，傳統(tǒng)的物理防偽措施已不再適用，電子防偽技術(shù)將成為主流，由此為實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)智能化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。

2 煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)用電子發(fā)票的現(xiàn)實意義

2.1 響應(yīng)國家號召，彰顯企業(yè)形象的具體表現(xiàn)

2015年9月，國家稅務(wù)總局出臺《“互聯(lián)網(wǎng)+”稅務(wù)行動計劃》。該行動計劃要求突破傳統(tǒng)思維模式，通過搭建互聯(lián)網(wǎng)平臺，利用先進(jìn)信息技術(shù)，建立電子稅務(wù)新生態(tài)，實現(xiàn)發(fā)票從傳統(tǒng)紙質(zhì)化向新型電子化方向發(fā)展。2020年2月，國家稅務(wù)總局于《關(guān)于開展2020年“便民辦稅春風(fēng)行動”意見》中再次明確：實現(xiàn)增值稅電子發(fā)票服務(wù)平臺拓展升級，力爭年底前在推進(jìn)增值稅專用發(fā)票電子化方面取得實質(zhì)性明顯進(jìn)展。由此可知，電子發(fā)票已成為電子稅務(wù)新生態(tài)發(fā)展的重點。

煙草行業(yè)作為大型中央企業(yè)，是國家發(fā)展的重要經(jīng)濟(jì)支柱。因此，煙草行業(yè)理應(yīng)走在時代前列，積極響應(yīng)國家號召，充分彰顯負(fù)責(zé)任的國有企業(yè)形象。

2.2 降低企業(yè)用票成本，提高財會工作效率

2019年，煙草行業(yè)工商稅利總額為12056億元，其中上繳國家財政總額11770億元，同比增長17.7%，稅利總額和上繳財政總額均創(chuàng)歷史最高水平。煙草行業(yè)納稅總量大，卷煙零售客戶數(shù)量眾多，年開票需求大，每張發(fā)票都需加蓋發(fā)票專用章，手續(xù)繁瑣。同時，因卷煙品規(guī)類別多，為體現(xiàn)單位零售戶卷煙訂購情況，需打印稅控清單予以詳細(xì)說明，而清單數(shù)量更是發(fā)票數(shù)量的幾倍，打印成本巨大，不利于財會工作效率的提高。

電子發(fā)票有利于實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)字化、一體化發(fā)展。通過企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)與開票系統(tǒng)對接，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由一鍵自動導(dǎo)入代替手工多次操作，有利于節(jié)約資源、縮短耗時，提高財務(wù)核算效率。

2.3 規(guī)范企業(yè)稅務(wù)管理，降低納稅風(fēng)險

現(xiàn)階段，煙草商業(yè)企業(yè)開具發(fā)票的流程為：通過省級卷煙營銷平臺將銷售數(shù)據(jù)導(dǎo)出，再將其導(dǎo)入金稅盤開票系統(tǒng)進(jìn)行開票。因需開票的零售客戶數(shù)量多，而系統(tǒng)每次只能選中一戶完成開票，故需多次重復(fù)操作。而在開票過程中，系統(tǒng)故障、人為操作失誤等原因的出現(xiàn)，易導(dǎo)致重開、漏開發(fā)票情況發(fā)生，不利于企業(yè)進(jìn)行稅務(wù)管理[2]。

電子發(fā)票依托電子化形式進(jìn)行開票信息傳輸，不僅可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動導(dǎo)出，減少多次重復(fù)下的人工失誤，而且在開票信息有誤時，通過信息化方式即可完成更正，有利于規(guī)范企業(yè)稅務(wù)管理，提高財務(wù)核算整體效率。

3 電子發(fā)票對煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)管理的影響

對于煙草商業(yè)企業(yè)而言，電子發(fā)票的運(yùn)用不僅局限于對外向零售客戶開具卷煙銷售發(fā)票，更體現(xiàn)在對內(nèi)基于電子發(fā)票創(chuàng)新財務(wù)管理流程，探索智慧財務(wù)體系建設(shè)，促使業(yè)務(wù)操作與管理向一體化、簡便化、智能化方向發(fā)展。

3.1 對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的影響

在傳統(tǒng)財務(wù)管理工作中，信息傳遞過程復(fù)雜，紙質(zhì)發(fā)票和相關(guān)單據(jù)在各部門間流轉(zhuǎn)時間長，層層上報和紙質(zhì)審批易使得財務(wù)處理出現(xiàn)不及時、效率低等問題[3]。電子發(fā)票通過信息化管理，可將發(fā)票從開票系統(tǒng)中自動導(dǎo)入煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)無紙化傳遞。因此，業(yè)務(wù)處理需簡化原有財務(wù)流程：使用電子發(fā)票后，報賬審批可探索運(yùn)用線上模式，以電子化單據(jù)與電子簽章代替紙質(zhì)憑證，各個部門、各層管理者可根據(jù)已有權(quán)限，通過企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)跟蹤業(yè)務(wù)處理進(jìn)程，企業(yè)管理扁平化趨勢更為明顯。

3.2 對企業(yè)制度設(shè)計的影響

因傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票具有防偽標(biāo)志，且報賬單據(jù)內(nèi)附有專人審批的紙質(zhì)簽名及其他佐證材料，可減少發(fā)票管理風(fēng)險。電子發(fā)票均為電子數(shù)據(jù)，除發(fā)票信息之外，在企業(yè)內(nèi)部的流轉(zhuǎn)需要相關(guān)制度予以規(guī)范。另外，傳統(tǒng)普票按發(fā)票聯(lián)次分為兩聯(lián)票與五聯(lián)票兩種，而電子發(fā)票為確保傳輸、保存的便捷性，均只有一聯(lián)，即銷貨方與購貨方取得的電子發(fā)票為同一格式，不存在記賬聯(lián)與發(fā)票聯(lián)的區(qū)別。由此可見，電子發(fā)票運(yùn)用后，企業(yè)原有發(fā)票管理制度需隨之更新：如何保證票與實際業(yè)務(wù)一致、電子發(fā)票處理過程中如何做到責(zé)任明確等，都需制定新的管理制度予以規(guī)范完善，降低因不規(guī)范使用問題而帶來的稅務(wù)審計風(fēng)險。

3.3 對會計服務(wù)模式的影響

傳統(tǒng)發(fā)票模式下，財務(wù)會計的基本職能為核算和記錄。然而，在信息化時代，因電子發(fā)票的使用和相關(guān)信息技術(shù)的運(yùn)用，財務(wù)人員的核算職能被弱化，管理和輔助決策的能力相應(yīng)加強(qiáng)。在創(chuàng)新會計服務(wù)模式方面，財務(wù)人員需尋求轉(zhuǎn)型突破點，實現(xiàn)核算記錄型向管理決策型的轉(zhuǎn)化，在提高自身專業(yè)素能的基礎(chǔ)上，更注重對信息的利用與分析，從而強(qiáng)化企業(yè)成本、預(yù)算、風(fēng)險的管控能力，提高財務(wù)管理綜合效率。

4 電子發(fā)票下煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)管理對策創(chuàng)新

4.1 基于電子發(fā)票的業(yè)務(wù)流程創(chuàng)新

4.1.1 卷煙銷售業(yè)務(wù)的流程創(chuàng)新

在傳統(tǒng)卷煙銷售業(yè)務(wù)流程中，紙質(zhì)發(fā)票下的流程繁瑣復(fù)雜，發(fā)票和相關(guān)單據(jù)需在營銷中心、物流中心、財務(wù)部門、零售客戶等各環(huán)節(jié)頻繁流轉(zhuǎn)，易造成及時性差、工作效率低等問題。使用電子發(fā)票后，企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)將成為管理辦公的核心，各部門開具、接收的發(fā)票和相關(guān)單據(jù)通過財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無紙化處理，可隨時在系統(tǒng)內(nèi)查詢業(yè)務(wù)信息，并以此來追蹤銷售業(yè)務(wù)進(jìn)程，有利于加快信息流通，增強(qiáng)信息管理。

4.1.2 報銷業(yè)務(wù)的流程創(chuàng)新

在傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票下，業(yè)務(wù)報銷流程如圖1所示，發(fā)票與對應(yīng)單據(jù)需層層上報，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批并簽字后才能報銷，過程繁瑣復(fù)雜。電子發(fā)票的運(yùn)用縮短了報銷的時間和流程，所有的審核流程都在企業(yè)電子化系統(tǒng)中進(jìn)行，經(jīng)辦人只需將電子發(fā)票及單據(jù)信息傳入財務(wù)系統(tǒng)，通過系統(tǒng)平臺提交報賬申請，相關(guān)部門和分管、主管領(lǐng)導(dǎo)通過該計算機(jī)平臺進(jìn)行審核，最后再由出納付款報銷即可。不同于垂直型組織結(jié)構(gòu)的層層審批，新型費(fèi)用報銷通過無紙化操作，精簡了發(fā)票報銷流程，節(jié)約審核處理時間，更有利于企業(yè)高效管理。

圖1 傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票報銷流程

4.2 基于電子發(fā)票的制度設(shè)計創(chuàng)新

發(fā)票管理漏洞不僅危害國家利益，擾亂市場經(jīng)濟(jì)秩序，對于煙草商業(yè)企業(yè)而言，還會導(dǎo)致內(nèi)部核算失真，影響賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性，威脅企業(yè)的資金、資產(chǎn)安全。電子發(fā)票制度設(shè)計包括電子發(fā)票的開具、取得、流轉(zhuǎn)和保存。每個環(huán)節(jié)都應(yīng)明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，遵循企業(yè)內(nèi)部控制原則，做好事前防范、事中管控、事后監(jiān)督。

首先，必須使用稅務(wù)局發(fā)行的正規(guī)電子發(fā)票開票系統(tǒng)，在稅務(wù)局登記備案，明確納稅資格。對于開票人員和第三方服務(wù)平臺對接人員，應(yīng)設(shè)置專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，防止開票責(zé)任模糊。同時，企業(yè)開票應(yīng)遵循國家規(guī)定，保證開票數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，格式規(guī)范。

其次，企業(yè)應(yīng)建立一套完整全面的發(fā)票管理制度，強(qiáng)化電子發(fā)票使用過程的內(nèi)部控制，做到有章可循、有法可依。針對發(fā)票開具、取得、流轉(zhuǎn)、保存過程中不同的風(fēng)險點，電子發(fā)票管理內(nèi)控制度設(shè)計可從內(nèi)部環(huán)境控制、風(fēng)險評估控制、發(fā)票控制活動、信息交流以及內(nèi)部監(jiān)督等五個方面設(shè)立，如表1所示。

表1 電子發(fā)票內(nèi)部控制重點環(huán)節(jié)

4.3 基于電子發(fā)票的服務(wù)模式創(chuàng)新

在電子發(fā)票推廣運(yùn)用下，企業(yè)財務(wù)管理模式和業(yè)務(wù)流程將會發(fā)生重大變革。電子發(fā)票的應(yīng)用提高了財務(wù)人員對票據(jù)識別和核算錄入的效率[5]。同時，基于電子發(fā)票下的財務(wù)共享中心，整合了大量同質(zhì)性高、低附加值的核算會計人員職能。因此，作為信息化管理日趨精細(xì)的時代，會計人員需尋求自身素養(yǎng)提升的突破點。

在電子發(fā)票模式下，大數(shù)據(jù)精細(xì)化管理對會計人員的專業(yè)水平提出了更高的要求。會計人員需由核算與記錄的傳統(tǒng)財務(wù)會計職能，轉(zhuǎn)向分析與輔助決策的新型管理會計職能。對于企業(yè)而言，管理會計所分析和管控的不僅是“成本”，更是從“成本”信息中所抽取的關(guān)于企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的額外信息，如資源管理、學(xué)習(xí)與成長目標(biāo)、內(nèi)部流程細(xì)化等。因此，管理會計人員應(yīng)更多將思維提升到戰(zhàn)略層次，將實現(xiàn)企業(yè)價值最大化作為發(fā)展目標(biāo)，不僅能熟練使用財務(wù)、會計軟件，更需具備一定的數(shù)據(jù)挖掘、程序匯編、建模分析的能力，能夠基于企業(yè)財務(wù)指標(biāo)水平，運(yùn)用科學(xué)研判手段，準(zhǔn)確定位企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)情況，敏銳地發(fā)現(xiàn)存在問題與潛在風(fēng)險，為企業(yè)決策提供依據(jù)。

5 結(jié)語

目前，我國電子發(fā)票的運(yùn)用雖僅針對增值稅普通發(fā)票，但隨著其發(fā)展的不斷深入，增值稅專用發(fā)票也必將開始試點和推行。對于煙草商業(yè)企業(yè)而言，在探索運(yùn)用電子發(fā)票的基礎(chǔ)上，一方面，應(yīng)以此為契機(jī)，搭建新的管理制度框架，積極引進(jìn)信息化技術(shù)，通過智慧財務(wù)體系建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)信息管理系統(tǒng)再升級；另一方面，推動企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)，提升會計人才隊伍核心競爭力，實現(xiàn)財務(wù)會計向管理會計的積極轉(zhuǎn)變，為推動煙草行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。