圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)策略研究

周雅楓

摘要：本文主要對(duì)圖書館辦公自動(dòng)化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行分析，分析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)方式及其功能，意在提高高校圖書館管理工作的效率，提升信息共享效率，希望對(duì)相關(guān)工作人員起到一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：圖書館;辦公自動(dòng)化系統(tǒng);數(shù)字化建設(shè)

近年來，我國高校圖書館管理工作逐漸向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，但是取得的效果并不顯著，大部分圖書館工作人員仍舊使用手工模式開展工作，不僅無法保障工作效率，也制約著圖書館的未來發(fā)展。因此，為了進(jìn)一步增強(qiáng)圖書館管理工作的效率，必須充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，建立起圖書館辦公的自動(dòng)化系統(tǒng)。

1.圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件與軟件建設(shè)分析

良好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的前提條件，通常來說，良好的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行條件由兩大部分組成，即硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，以下對(duì)兩種環(huán)境的建設(shè)展開具體分析。

1.1硬件建設(shè)分析

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件環(huán)境主要指的是自動(dòng)化辦公軟件的基礎(chǔ)條件，服務(wù)器質(zhì)量的好壞是決定硬件環(huán)境的重要標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)榉?wù)器是將其他終端設(shè)備與服務(wù)器連接起來的重要設(shè)備，將互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)之間連接起來，也有助于實(shí)現(xiàn)信息共享。由此可見，服務(wù)器的效率直接影響著終端設(shè)備能否正常使用。另外，通過網(wǎng)絡(luò)將服務(wù)器和終端設(shè)備有效連接起來，還可以提升圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的工作效率，為其他工作部門提供更加真實(shí)可靠的信息數(shù)據(jù)。因此，在建設(shè)圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，必須強(qiáng)調(diào)對(duì)服務(wù)器的選擇。[1]除此之外，現(xiàn)階段信息技術(shù)正處于飛速發(fā)展的階段，計(jì)算機(jī)的價(jià)格也在逐年降低，因此，在建設(shè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)時(shí)，為提高管理工作的效率，也應(yīng)該選取一些性能較高的計(jì)算機(jī)，充分保障辦公效率。

1.2軟件建設(shè)分析

除了硬件系統(tǒng)的建設(shè)外，影響圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的另一個(gè)重要因素就是軟件設(shè)施，其主要包括windows系統(tǒng)，同時(shí)也需要設(shè)置服務(wù)器。[2]例如，windows2000/windows2003，SPX以及NETBIOS。保障終端設(shè)備正常運(yùn)行的基礎(chǔ)仍舊是windows，當(dāng)前圖書館常用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為windows2007和windowsXP，常用的搜索引擎為IE瀏覽器。另外，現(xiàn)階段LotusDomino/NotesRS軟件在圖書館管理工作中應(yīng)用得較為廣泛，該軟件主要是借助于Internet與Internet web功能，從而可以訪問多媒體，由于其具有良好的群組辦公功能，因此不同企業(yè)之間也能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)同合作與信息共享。

2.圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的具體建設(shè)分析

2.1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分析

C/S與B/S結(jié)構(gòu)是現(xiàn)階段使用最為廣泛的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，C/S系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是傳統(tǒng)的客戶機(jī)與服務(wù)器結(jié)構(gòu)，而B/S結(jié)構(gòu)則屬于另一種結(jié)構(gòu)形式，即瀏覽器與服務(wù)器的結(jié)構(gòu)形式，這兩種系統(tǒng)結(jié)構(gòu)由于具有兼容性，可以充分滿足高校對(duì)于兼容性的需求，因此，被廣泛應(yīng)用在了圖書館辦公系統(tǒng)的兼容性建設(shè)中。而B/S結(jié)構(gòu)在實(shí)際應(yīng)用中，則無需在計(jì)算機(jī)內(nèi)部安裝相關(guān)的客戶端軟件，只需要得到授權(quán)，即可直接登錄辦公系統(tǒng)，便于圖書館工作人員進(jìn)行操作。[3]另外，還可以將以B/S結(jié)構(gòu)作為基礎(chǔ)建設(shè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過將服務(wù)器轉(zhuǎn)變?yōu)閃eb頁面，用戶就可以在服務(wù)器的終端設(shè)備上使用LotusDomino，直接登錄辦公系統(tǒng)進(jìn)行工作。

2.2用戶角色和權(quán)限的設(shè)計(jì)分析

圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅可以管理圖書館的內(nèi)部工作，同時(shí)還可以管理與讀者相關(guān)的交互工作。例如，通知圖書館的相關(guān)管理工作以及為讀者提供所需的服務(wù)。因此，在建設(shè)圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，必須充分保障圖書館內(nèi)部信息的安全性以及封閉性，在設(shè)計(jì)工作內(nèi)容時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員必須結(jié)合用戶的工作內(nèi)容，科學(xué)劃分工作權(quán)限。由于圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)的用戶均有自己的用戶名以及相應(yīng)的密碼。因此，用戶可以自由更換密碼，系統(tǒng)也會(huì)結(jié)合用戶的角色，對(duì)其設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限，因此，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用過程中，用戶的角色以及權(quán)限的設(shè)置具有非常關(guān)鍵的作用。

一般而言，圖書館自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，主要包括三種基本角色：首先是系統(tǒng)的管理人員，其主要工作內(nèi)容是管理整個(gè)辦公系統(tǒng)，通過對(duì)系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)得以正常運(yùn)行，與此同時(shí)其還享有設(shè)置用戶權(quán)限的權(quán)力，即用戶的權(quán)限必須經(jīng)過管理人員設(shè)置后才能進(jìn)行操作;其次是系統(tǒng)用戶，在圖書館自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，大部分的用戶均屬于系統(tǒng)用戶，用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需要，進(jìn)一步細(xì)分工作權(quán)限，例如工作權(quán)限較高的有館長或者主任，權(quán)限較低則為普通的圖書館用戶;最后是游客，當(dāng)前大部分高校的圖書館均為校外的用戶提供的服務(wù)，但是對(duì)此類用戶設(shè)置了權(quán)限，即一般只可以瀏覽相關(guān)的信息。總而言之，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的權(quán)限具有較強(qiáng)的針對(duì)性，不同的用戶享受不同的權(quán)限，而且在圖書館自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，不同的欄目也享有不同的功能。對(duì)于某個(gè)特定的角色而言，管理者可以通過設(shè)置不同的角色權(quán)限，查看其是否能夠?qū)崿F(xiàn)相應(yīng)的功能，也就是說，在圖書館的頁面顯示中，瀏覽者可以查看自己的權(quán)限，例如，圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理人員可以對(duì)角色的權(quán)限重新進(jìn)行設(shè)定，如在設(shè)置欄目拒絕者的權(quán)限時(shí)，可以將此類人員設(shè)置為不享有任何權(quán)限，也不能訪問任何圖書館欄目;在設(shè)置欄目瀏覽者的權(quán)限時(shí)，則可以將其設(shè)置為只有瀏覽此類圖書館欄目的權(quán)限，提升圖書館管理工作的質(zhì)量以及效率。

2.3文件管理功能的建設(shè)分析

在建設(shè)圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，可以根據(jù)圖書館的日常工作進(jìn)行設(shè)置，因此，在系統(tǒng)的建設(shè)中應(yīng)強(qiáng)調(diào)文件和檔案的管理工作以及信息的管理工作，可以將這些模塊整合起來，也可以單獨(dú)建設(shè)，獨(dú)立運(yùn)行，充分提升管理工作的效率。另外，由于在設(shè)置圖書館辦公系統(tǒng)的文件管理功能時(shí)，主要是借助于現(xiàn)代化的管理模式，即通過對(duì)文件的管理實(shí)現(xiàn)信息的流通。因此，在軟件模塊的設(shè)計(jì)過程中，需要做好文件的整理與歸檔工作。除此之外，利用文件的管理功能，還可以增強(qiáng)對(duì)文件保管，避免文件的丟失，從而影響工作人員的正常工作。

2.4公共信息管理功能的建設(shè)分析

圖書館辦公系統(tǒng)中的公共信息管理功能，主要是為內(nèi)部工作人員提供一個(gè)可以信息共享和溝通交流的平臺(tái)，工作人員不僅可以利用該平臺(tái)分享和公布信息，同時(shí)還可以查詢工作的進(jìn)度以及業(yè)務(wù)進(jìn)展。通過對(duì)公共信息平臺(tái)的使用，促進(jìn)不同部門之間的溝通交流，進(jìn)一步增強(qiáng)高校圖書館管理工作的效率。

2.5輔助工具功能的建設(shè)分析

圖書館辦公系統(tǒng)中的輔助功能建設(shè)，核心內(nèi)容就是用戶可以通過搜索關(guān)鍵字，查詢相應(yīng)的信息，同時(shí)針對(duì)一些設(shè)計(jì)功能較為多樣化的工作模塊，也可以利用該模式，增加數(shù)據(jù)庫中的字段。總而言之，利用輔助工具，可以促進(jìn)不同部門的工作朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，提高工作效率。

2.6個(gè)人事務(wù)功能的建設(shè)分析

個(gè)人事務(wù)功能主要指的就是工作人員接收和處理電子郵件，然后將消息以電子郵件的方式發(fā)送給相應(yīng)的處理人員，并提醒其處理相關(guān)業(yè)務(wù)。另外，通過個(gè)人事務(wù)處理功能的利用，處理人也可以將業(yè)務(wù)委托給他人進(jìn)行處理，增強(qiáng)管理工作的質(zhì)量與效率，而且將與業(yè)務(wù)有關(guān)的資料分享給他人，也能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。

2.7檔案管理功能的建設(shè)分析

圖書館的檔案管理工作，主要是對(duì)文書進(jìn)行整理，工作人員在審批和處理相關(guān)文件后，將文件自動(dòng)歸類到數(shù)據(jù)庫中，減少檔案管理工作人員對(duì)檔案查找與分類的時(shí)間。而且利用檔案的管理功能，還可以通過建立檔案名稱，形成相應(yīng)的檔案報(bào)表，提高檔案管理工作的效率。

結(jié)束語

總而言之，建設(shè)自動(dòng)化的圖書館辦公系統(tǒng)，最根本的目的就是為了公布與傳播消息，增強(qiáng)對(duì)圖書館檔案管理工作的質(zhì)量。因此，高校應(yīng)該加快圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)程，利用Internet技術(shù)，提高管理工作的效率，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭力.圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)策略[J].粘接，2020，41（02）：90-92.

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[3]李歡歡.圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理建設(shè)[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望，2017（08）：190.