交通部門的檔案管理研究

于詩華

摘要：隨著社會化進程的加快，信息化時代悄然來臨，生活中的方方面面都開始趨向清晰化和數(shù)字化。檔案這項關(guān)鍵的信息資源，成為促進企業(yè)各部門共同發(fā)展的資產(chǎn)。本文簡要闡述了交通部門檔案管理的工作內(nèi)容，主要從加強人員綜合素質(zhì)、優(yōu)化相關(guān)硬件設(shè)施、健全檔案管理制度三方面探究交通部門檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：交通部門;檔案管理;硬件設(shè)施

前言：

在我國交通行業(yè)的迅猛發(fā)展下，人們開始重視交通部門的檔案管理工作。為了讓交通部門的檔案管理工作盡快適應社會發(fā)展的新要求，提升交通部門的工作效率，必須要從整體上提高交通部門的管理水平，提高檔案管理工作的質(zhì)量。更好的完成檔案管理工作，能夠推動交通部門的可持續(xù)發(fā)展，有效記錄交通信息。

一、交通部門檔案管理的主要內(nèi)容

交通部門檔案管理的主要工作內(nèi)容大致為：第一，收集檔案。交通部門日常工作量的多少直接影響著檔案收集的難度與工作量。由于交通部門的工作范圍比較廣，內(nèi)容多，所以它需要收集的資料也比較多。這些資料中的大部分內(nèi)容都能夠成為日后佐證交通管理工作的關(guān)鍵信息，主要包括整理發(fā)展路徑、填補空白、推動進化、優(yōu)化設(shè)計等，將這些資料完整的收集起來，可以為今后交通部門檔案管理工作提供數(shù)據(jù)保證，這也是交通部門檔案管理工作的第一步。第二，整理檔案。交通部門檔案管理工作比較復雜，檔案的形式各種各樣，通常在收集階段的檔案是比較散亂，所有資料全部混在一起，這時需要整理檔案資料。整理檔案的工作就是將檔案依據(jù)相應的規(guī)則或檔案部門的相關(guān)制度分成不同的類別，根據(jù)類別進行存放，同時還要對檔案整體進行歸納，進而將零散的檔案整理成系統(tǒng)的檔案。交通部門當前的檔案管理都是使用計算機對檔案進行重組和分類，依據(jù)形式、時間等方式進行整理。第三，鑒別檔案。檔案管理人員為達到使用檔案者多樣化的需求，積極應對突發(fā)事件，必須要發(fā)揮不同類型檔案的積極作用。檔案管理前期的收集和整理工作都為交通部門的檔案分類打下堅實基礎(chǔ)。鑒別檔案是檔案管理工作中關(guān)鍵組成部分，順利開展檔案鑒別工作，能夠確保檔案管理更加高效，從而達到交通部門檔案管理系統(tǒng)化與合理化的發(fā)展目標。第四，保管檔案。針對交通部門檔案管理工作而言，保管好檔案十分重要，因為交通事故存在不可控性，許多不能預測的交通事故可能都要調(diào)取檔案信息。所以保管好檔案對保證檔案信息的安全性與完整性都起到積極作用，同時還能提升交通部門檔案管理的使用效率[1]。

二、應對交通部門檔案管理的措施

（一）加強人員綜合素質(zhì)

隨著科技的不斷更新，交通部門檔案管理的方式與模式也在不斷更新，多種多樣的高科技輔助記錄工具出現(xiàn)在交通部門檔案管理的工作當中。數(shù)據(jù)庫和計算機變成交通部門檔案管理工作的基礎(chǔ)工具，它們在給檔案管理工作帶來了便利的同時還出現(xiàn)了許多問題。比如：檔案管理的老職工不會使用計算機;工作人員不會使用表格、不會錄入系統(tǒng)等。要想從根源解決這些問題，就必須加強交通部門檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先在招聘交通部門檔案管理人員時，要優(yōu)先聘用精通計算機技能的人才，從根本上保證人才的業(yè)務能力，提高工作效率。其次重視對新老員工的培訓工作，老員工帶新員工熟悉工作內(nèi)容，新員工教老員工使用計算機軟件，互幫互助、共同進步。最后在日常工作中注重同事之間的人際交往，多組織團建活動，讓新員工盡快熟悉這個大集體，加強團隊的凝聚力與合作能力，從而提升交通部門檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

（二）優(yōu)化相關(guān)硬件設(shè)施

在新時代的背景下，交通部門檔案管理工作要優(yōu)化相關(guān)硬件設(shè)施，從而提高檔案管理的工作效率。交通部門應該為檔案管理部門單獨設(shè)立一間辦公室、檔案庫房和借閱室，同時要為檔案管理工作人員配備防潮、滅火器材和辦公用品等。并且，想要讓交通部門檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，就必須要完善計算機設(shè)備，才可以實現(xiàn)智能化和電子化管理，跟上時代大潮。比如：首先，交通部門應該為檔案管理配備專業(yè)的存儲設(shè)備，像計算機、掃描儀、刻錄機、吸塵器、加濕器等，提高檔案管理的工作質(zhì)量，保證存儲在計算機中的電子檔案具有一定的存儲空間，有必要進行災難備份，保證電子文檔存儲安全。其次，充分運用信息技術(shù)推動交通部門檔案管理文件的收集、整理、鑒別和保管工作，同時運用網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)、電子信息技術(shù)等有效管理交通部門的檔案。最后，在交通部門檔案管理工作中，要嚴格遵循相關(guān)規(guī)定做到移交、接收、統(tǒng)計工作，做好檔案移交和接收的工作登記;設(shè)置榮譽檔案陳列柜，展示交通部門近些年所獲得的成績。

（三）健全檔案管理制度

隨著交通行業(yè)的快速發(fā)展，交通部門檔案管理工作對其提出嚴格要求。為了讓交通部門檔案管理更加科學、合理、規(guī)范，必須要健全檔案管理制度，保證交通部門檔案的管理做標準化和現(xiàn)代化的推行。針對交通部門檔案管理工作而言，要想高效率的完成檔案管理工作，就要正視自己在工作中的不足之處，可以參考其他部門比較先進的檔案管理模式健全屬于交通部門的檔案管理考核評價制度，從而優(yōu)化交通部門檔案管理的制度[2]。交通部門的檔案管理工作一定要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，綜合交通部門自身的發(fā)展特點，建立相應的交通部門檔案管理制度，檔案管理人員在工作中要嚴格遵循“分層管理、統(tǒng)一控制”的原則，始終嚴格執(zhí)行檔案管理制度，做好交通部門檔案管理材料的收集、整理、鑒別、保管等工作，保證交通部門的檔案資源可以發(fā)揮最大價值。

結(jié)論：

總之，為了推動交通部門檔案管理工作適應現(xiàn)代化發(fā)展，讓檔案管理能夠以最大限度為交通部門提供服務。首先要鼓勵交通管理部門的工作人員積極創(chuàng)新，激勵工作人員主動學習檔案管理方面的專業(yè)知識，其次要準確定位自身工作，充分發(fā)揮檔案管理的積極作用，最后提升檔案管理工作水平，為交通部門做貢獻。

參考文獻：

[1]孔旸.大數(shù)據(jù)、信息化時代電子檔案管理的安全問題研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（20）：11-13.

[2]牛婷婷.創(chuàng)新檔案管理方法，提升檔案服務質(zhì)量策略研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（20）：43-45.