淺談紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合探究

羅光瓊

摘要：由于信息時(shí)代的高速發(fā)展，人們的生活方式，工作方式，學(xué)習(xí)方式都發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，檔案管理也逐漸的信息化，但是，這種變革是十分重要的，因?yàn)槲覈?guó)傳統(tǒng)的檔案管理都是紙質(zhì)版，電子檔案的出現(xiàn)管理方式有了新的發(fā)展趨勢(shì)，也迎來了新的挑戰(zhàn)，成了如今檔案管理的一大難題，只有將傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案和現(xiàn)在電子檔案相結(jié)合，才能有效的發(fā)揮二者的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的工作。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;融合

我國(guó)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在現(xiàn)在信息化時(shí)代的環(huán)境下，也是有著不可或缺的作用，并且在檔案管理的工作中地位也是相對(duì)較高，但是由于信息時(shí)代的來臨，檔案管理也不得不發(fā)生一系列的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化，因?yàn)闄n案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)性的工作，不論何種管理方式都要具有合法性和原始性的特點(diǎn)，這些要求在電子檔案的變革中是不可缺失的。

一、紙質(zhì)檔案的管理特點(diǎn)

（一）紙質(zhì)檔案管理更具備安全性和真實(shí)性

檔案的功能就是，保存原始單據(jù)。需要的就是檔案的真實(shí)性和安全性，紙質(zhì)檔案的管理往往難以變更和修改，因?yàn)橛行薷暮圹E的檔案資料是沒有真實(shí)保障的，很多機(jī)構(gòu)單位也是不認(rèn)可的[1]。正是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案具備“白紙黑字”的特點(diǎn)，所以具備較高的可信度，不像電子檔案那樣進(jìn)行數(shù)萬次的拷貝、修改、粘貼，還存在電子病毒的危害，不僅沒有安全性，還存在偽造，不可信的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案的管理就可以避免這樣的現(xiàn)象，讓人們更加放心，也讓很多用人單位和機(jī)構(gòu)能夠信賴檔案的真實(shí)性，便于檔案的借閱利用

（二）紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存和檢索比較清晰

面對(duì)龐大數(shù)量的檔案，管理人員也能非常容易的查找到，紙質(zhì)檔案管理是將紙張作為檔案管理的參照物，不需要任何信息化或者數(shù)字化的形勢(shì)表現(xiàn)出來，紙質(zhì)的檔案管理是大多數(shù)檔案管理工作人員容易接受的，紙質(zhì)檔案的管理安全性較高，不容易出現(xiàn)客觀的影響因素，比如黑客盜取檔案，或者數(shù)字化管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障導(dǎo)致檔案無法及時(shí)歸檔和取出等等[2]。

（三）紙質(zhì)檔案存放時(shí)間長(zhǎng)久

紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)受限制的情況，我國(guó)本就是造紙術(shù)的發(fā)明國(guó)家，對(duì)于紙張的保存和材質(zhì)是最清楚的，紙質(zhì)的纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，我國(guó)保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性最好的證明。

二、電子檔案的管理特點(diǎn)

電子檔案屬于現(xiàn)在信息時(shí)代下的產(chǎn)物，是人們利用計(jì)算機(jī)、硬盤、光盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲(chǔ)存模式，是現(xiàn)在高科技的發(fā)明，時(shí)代的生存離不開信息化，離不開科技化，檔案的管理也需要順應(yīng)時(shí)代的需要改變。

（一）電子檔案儲(chǔ)存空間大、占地面積小

電子檔案的儲(chǔ)存方式是將需要保存的資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料的方式進(jìn)行儲(chǔ)存。改變了以往傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方式，相較紙質(zhì)檔案的管理特點(diǎn)，電子檔案的儲(chǔ)存空間不需要太大，一個(gè)U盤就可以裝下幾萬頁的檔案資料，而所占的空間可能只有一個(gè)打火機(jī)一般大[3]。

（二）電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)多樣化的管理方式

電子檔案打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理的信息可以多樣化，不再是只針對(duì)文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，還可以對(duì)圖片、視頻、聲像等多種形式的資料進(jìn)行儲(chǔ)存管理，這樣的方式改變了紙質(zhì)檔案只針對(duì)文字檔案管理的不足，讓檔案管理更加豐富[4]。

（三）電子檔案改善查閱途徑，簡(jiǎn)化流程

不論是身處異地還是在國(guó)外，需要查看檔案可以直接進(jìn)行檔案資料的共享，不需要再像從前紙質(zhì)管理時(shí)的復(fù)雜，需要到當(dāng)?shù)毓芾頇n案的機(jī)構(gòu)調(diào)取檔案，還必須本人親自去提，減少了很大的麻煩，優(yōu)化了獲取檔案的途徑。電子檔案的管理實(shí)現(xiàn)了信息儲(chǔ)存、處理、傳遞的可視化和可聽化，優(yōu)化了管理途徑。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的融合

（一）兩者管理模式融合的必要性

紙質(zhì)檔案的管理和電子檔案的管理都是根據(jù)所處的時(shí)代和當(dāng)代的發(fā)展所改變的，紙質(zhì)檔案雖然具備檔案管理的基本要求，滿足檔案管理的基本模式，但是缺乏電子檔案的管理儲(chǔ)存大還方便攜帶，方便利用的特點(diǎn)，在現(xiàn)在信息時(shí)代發(fā)展激烈的環(huán)境下，電子檔案的需求已經(jīng)很大了，使用頻率也是特別大的，是符合現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展所需的產(chǎn)物，也是快節(jié)奏城市生活的優(yōu)先選擇。但缺乏紙質(zhì)管理長(zhǎng)久科學(xué)的管理體系，這也是電子檔案管理無法取代的。不論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都各自有各自的優(yōu)勢(shì)和無法代替的作用，將電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，才是互補(bǔ)的有效的，可持續(xù)發(fā)展的檔案管理模式。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合策略

將兩者的管理模式并存，是融合的必要條件，就是在檔案管理中進(jìn)行紙質(zhì)檔案的管理方法同時(shí)也運(yùn)用電子檔案的管理特點(diǎn)，通過兩種方式的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行結(jié)合，以確保能在管理工作中無縫銜接，通過已經(jīng)保存了的紙質(zhì)檔案用拍照或者復(fù)印，掃描的方式進(jìn)行信息化的處理制作成電子檔案。建立一個(gè)健全的紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的融合機(jī)制，工作人員在查閱和檢查檔案資料的時(shí)候利用電子檔進(jìn)行檢查，就可以有效減少紙質(zhì)檔案使用查找過程中出現(xiàn)的磨損，將二者都作為一種檔案資料的形勢(shì)展示給需求者，也就滿足了利用者對(duì)于檔案資料的需求[5]。

四、結(jié)語

物質(zhì)需求是跟隨時(shí)代的角度變化的，紙質(zhì)檔案的管理順應(yīng)了我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式和途徑，也實(shí)現(xiàn)了嚴(yán)謹(jǐn)性確保了安全性，隨著時(shí)代的變化，紙質(zhì)版的檔案已經(jīng)不能為人們解決一些問題了，信息時(shí)代的更新也牽動(dòng)了很多管理措施的轉(zhuǎn)變，但，不論是何種管理模式，都是以滿足人們需求和響應(yīng)時(shí)代變化的，都是正向的一種轉(zhuǎn)變模式，通過兩種檔案管理的結(jié)合，不僅方便了利用者，也方便了管理者。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊洋.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：104-105.

[2]莫偉杰.對(duì)信息化時(shí)代地質(zhì)檔案管理中電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（15）：60-61.

[3]褚麗娜.基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].城建檔案，2019（02）：62-63.

[4]施炯.電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合發(fā)展現(xiàn)況[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（31）：60+65.

[5]邰春蘭.紙質(zhì)檔案與電子檔案的發(fā)展融合分析[J].城建檔案，2018（09）：64-65.