創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

楊靜

摘 要：本文了闡述檔案管理與實(shí)現(xiàn)信息化之間的聯(lián)系，明確了檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)，提出了有效的策略，促進(jìn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，建立健全的規(guī)范體系，對檔案進(jìn)行有效的規(guī)范。同時，要提供技術(shù)支持，加強(qiáng)相應(yīng)配套設(shè)備的健全。促進(jìn)安全措施的落實(shí);要對文件進(jìn)行保密，加強(qiáng)安全防護(hù)效果的提升，從多角度對檔案進(jìn)行一體化標(biāo)準(zhǔn)化管理，使得事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理模式創(chuàng)新的過程中，能夠發(fā)揮技術(shù)的作用，推動數(shù)據(jù)檔案庫的構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;聯(lián)系分析;應(yīng)用策略

眾所周知，檔案是記錄重要信息的載體。特別在事業(yè)單位發(fā)展的過程中檔案進(jìn)行有效的管理，加強(qiáng)檔案的保存應(yīng)用，有利于提高檔案的利用效果。尤其在當(dāng)前的信息化時代，對檔案管理進(jìn)行信息化技術(shù)的融入，要推動數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，借助先進(jìn)的通信技術(shù)形成集成化的管理系統(tǒng)，使檔案能夠由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化。同時，提供安全措施和技術(shù)，使得檔案管理的安全性得以提升。同時，在信息化構(gòu)建的過程中，要對管理制度和體系進(jìn)行規(guī)范，管理工作人員要轉(zhuǎn)變管理的理念對信息技術(shù)給予更多的重視。除此之外，檔案信息化建設(shè)要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的管理，按照規(guī)范進(jìn)行執(zhí)行，將技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，以網(wǎng)絡(luò)為載體，延伸到事業(yè)單位各個職能部門，形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化體系，使得檔案管理的效果得到有效的提升。

1 檔案管理創(chuàng)新與實(shí)現(xiàn)信息化的必然聯(lián)系

在當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)過程中，要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，對信息進(jìn)行采集，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進(jìn)行儲存，建立信息化的檔案管理模式。

1.1 檔案管理信息化要以創(chuàng)新的管理理念為前提

在當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)過程中，要對傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際狀況，對工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，對檔案管理進(jìn)行重新界定，要加強(qiáng)信息技術(shù)的合理運(yùn)用。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，往往只注重管理形式，而沒有使檔案的服務(wù)作用進(jìn)行發(fā)揮。在當(dāng)前的信息化建設(shè)過程中，要提高檔案管理的應(yīng)用，完善信息技術(shù)設(shè)備，使得檔案人員能夠?qū)n案進(jìn)行及時的檢索應(yīng)用。

1.2 檔案管理創(chuàng)新以檔案管理信息化建設(shè)為目的

在對檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，要融入先進(jìn)的技術(shù)手段，對于檔案建立資料庫，對檔案保存、應(yīng)用等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化。要充分借助信息技術(shù)進(jìn)行完成，應(yīng)用技術(shù)可以使得檔案資源進(jìn)行及時共享，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，但管理信息化使得過去的檔案管理模式得到了有效的創(chuàng)新，提高了檔案管理效率，同時，保證了整體的管理質(zhì)量。同時，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用下，檔案管理范圍在不斷的拓展，使得檔案管理理念進(jìn)一步創(chuàng)新。

2 檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

在進(jìn)行檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的過程中，要充分利用信息技術(shù)，引導(dǎo)人員對觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使得到管理信息化的作用能夠得到有效的發(fā)揮。

2.1 促進(jìn)辦公效率的提升

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，往往依照紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行手工的操作，對于檔案的資料收集工作較為繁雜，容易出現(xiàn)人為出現(xiàn)的操作失誤，在進(jìn)行用筆規(guī)范和字跡方面要求非常嚴(yán)格，而在利用計算機(jī)軟件對檔案進(jìn)行管理的過程中，涉及收集、儲存、分類、查閱、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)，可以提高工作效率，使得檔案管理工作更加簡便有效的促進(jìn)檔案工作的開展。

2.2 推動資源的有效共享

在傳統(tǒng)的手工檔案操作的過程中，不能對信息進(jìn)行有效共享，導(dǎo)致大資源閑置浪費(fèi)，同時，對于信息不能進(jìn)行快速的查找，而利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，可以對檔案進(jìn)行分類，借助軟件進(jìn)行快速查詢，使得檔案管理內(nèi)外部特征能夠得到有效結(jié)合。同時，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息與載體分離，建立信息系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫，可以進(jìn)一步提高檔案利用的質(zhì)量和效率。同時，借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的平臺，了解事業(yè)單位其他檔案工作部門的具體狀況和工作特點(diǎn)，對信息資源進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)對信息的動態(tài)把握。

2.3 電子檔案保存具有一定的穩(wěn)定性

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存過程中，往往受到紙張?zhí)攸c(diǎn)的影響，容易在一些特殊情況下受到損壞，而利用電子文件載體進(jìn)行材料的保存，可以保存的時間更久，同時，避免紙質(zhì)檔案所存在情況的發(fā)生，電子檔案載體能夠有效地對待資料進(jìn)行讀取、傳遞、儲存，受到外界環(huán)境的影響較小，穩(wěn)定性高，可以結(jié)合不同的工作來選擇不同的電子載體，其利用價值較高。

2.4 有效推動檔案傳遞效率提升、傳遞安全性提高

在進(jìn)行檔案管理的過程中，往往一些人員對于文件傳遞容易出現(xiàn)丟失的狀況，同時，在傳達(dá)的過程中受到地點(diǎn)的限制容易造成延誤，給其他人員的工作造成許多的不便，而在當(dāng)前利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理、傳遞的過程中，有利于提高文件傳遞的安全性和及時性。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的要點(diǎn)

在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，要建立檔案數(shù)據(jù)庫，對軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行有效的更新。首先，要對已有的資源進(jìn)行管理，做好檔案的錄入工作，使檔案資源的管理效果得到提升，針對一些特殊的檔案資源，要延長入庫檔案年限，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè);其次，對電子檔案入檔和管理工作進(jìn)行開展，要保證電子文件的規(guī)范性完整性，對電子文件進(jìn)行規(guī)范的界定，使得錄入、存儲、入黨等各個環(huán)節(jié)得到有效的優(yōu)化。

4 促進(jìn)檔案管理信息化的具體路徑探索

在事業(yè)單位檔案管理過程中，要形成多樣化的檔案管理模式，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理效果。因此，在下文中，對具體路徑進(jìn)行探索。

4.1 促進(jìn)檔案規(guī)范體系與制度的有效健全

一方面，在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中，要對規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行落實(shí)，在過去的檔案管理過程中，往往管理的質(zhì)量不佳，導(dǎo)致各類檔案的細(xì)則相容性不強(qiáng)。在進(jìn)行檔案應(yīng)用的過程中，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不利于對檔案進(jìn)行有效管理，而在當(dāng)前的信息化建設(shè)過程中，全面實(shí)施和統(tǒng)一推廣標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案整理、分類、注入的過程中，要適應(yīng)時代的發(fā)展，建立完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

另一方面，對檔案管理制度進(jìn)行健全，建立完善的規(guī)章制度，要符合事業(yè)單位的特點(diǎn)和檔案管理的需要，發(fā)揮制度的引導(dǎo)和規(guī)范作用。同時，檔案管理要體現(xiàn)科學(xué)性的要求，符合事業(yè)單位的特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際，同時，具有一定的可操作性，更好的發(fā)揮對人員的約束作用。

4.2 加強(qiáng)技術(shù)的優(yōu)化與支持

在檔案信息化建設(shè)的過程中，技術(shù)是其中非常關(guān)鍵的部分，技術(shù)推動著檔案信息化建設(shè)。因此，要配備性能優(yōu)良的硬件設(shè)備和配套設(shè)施，減少檔案損壞的可能性;其次，在對檔案信息管理軟件進(jìn)行設(shè)計與開發(fā)的過程中，要與事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行融合;再者，要采取有效的措施，使軟硬件能夠安全運(yùn)行;最后，要建立檔案儲存庫，增加信息的儲存量，對其功能和模塊進(jìn)行不斷的開發(fā)，從不同的角度對檔案信息化進(jìn)行建設(shè)，實(shí)現(xiàn)一體化的有效管理。

4.3 促進(jìn)檔案管理安全措施的落實(shí)

在檔案信息化建設(shè)的過程中，依靠人為操作來進(jìn)行保護(hù)屏障的設(shè)立。特別針對電子文件的內(nèi)容，要提高其文件的保密性。因此，檔案管理人員要設(shè)立防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全措施，警惕黑客所造成的威脅，提高文件的保密性，使得檔案管理的效果得到有效的提升。同時，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行歸檔的過程中，要借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進(jìn)行檢索，借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，可以有效的提高文件傳遞的安全性和及時性。

4.4 運(yùn)用云計算技術(shù)對檔案管理的應(yīng)用

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，加強(qiáng)云計算的融入，要促進(jìn)管理模式的優(yōu)化時，檔案信息化建設(shè)能夠結(jié)合時代特色。在具體的云計算技術(shù)應(yīng)用過程中，要借助專業(yè)的檔案管理軟件，對資料進(jìn)行云端管理，儲存在云端的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息的集成化管理。同時，應(yīng)用云計算技術(shù)將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，傳入數(shù)據(jù)庫中，用戶可以隨時隨地登錄云端，獲取相關(guān)的檔案資料，有效的提高檔案資料利用效率同時，也能夠促進(jìn)檔案信息管理質(zhì)量的提升。

4.5 推動多樣性檔案服務(wù)模式的建立

在當(dāng)前的信息化時代下，要結(jié)合信息環(huán)境的特點(diǎn)，引導(dǎo)檔案工作人員對檔案管理的理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)信息技術(shù)的充分利用。對于傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，對檔案管理工作落實(shí)到服務(wù)層次，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展特征，采取多樣化的服務(wù)形式，使得服務(wù)的質(zhì)量得到有效的提升。同時，檔案管理服務(wù)化，更注重在信息技術(shù)的支持下進(jìn)行檔案資源的共享，并不是只是將檔案資料進(jìn)行封存，而是利用檔案資料為社會提供服務(wù)，使檔案工作能夠得到有效的延伸，提高檔案信息的利用效果。

5 結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)前的信息化時代下，對現(xiàn)代檔案管理工作進(jìn)行開展，要加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的融入，使檔案管理工作的整體質(zhì)量和效果得到有效的提升。同時，在當(dāng)前的檔案管理過程中，往往出現(xiàn)一些較為復(fù)雜的因素，影響檔案信息化的有效建設(shè)，檔案管理人員要對檔案管理理念進(jìn)行不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)對安全措施的落實(shí)，使得檔案在傳遞使用保存的過程中能夠提高保密性，解除一些因素對信息系統(tǒng)所造成的威脅。同時，要建立健全的管理制度和規(guī)范體系，使得檔案管理具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，要加強(qiáng)云計算技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)行專業(yè)的檔案管理，實(shí)行集成化的管理模式，從而提高檔案資源的使用效率。

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