新時(shí)代背景下二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書工作的相關(guān)思考

唐亮

高等教育改革如火如荼的進(jìn)行著，以一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)為己任，謀前途、求發(fā)展，二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書屬于一線教學(xué)管理者，需要具備一流的管理能力，扛起肩上的擔(dān)子，做好本職工作，為學(xué)校和社會(huì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。本文從實(shí)際角度出發(fā)，對(duì)新時(shí)代背景下二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書工作模式予以思考。

隨著時(shí)代發(fā)展和社會(huì)變遷，高等院校教學(xué)管理工作已經(jīng)歷了數(shù)十個(gè)年頭，現(xiàn)在慢慢向科學(xué)化和規(guī)范化方向以及信息化方向邁進(jìn)?；谏鲜鲂蝿?shì)下，需要不斷的深化教學(xué)改革相關(guān)事宜，旨在全面提升教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效率，而身為教學(xué)秘書，更應(yīng)該負(fù)起責(zé)任來(lái)，需要擁有一定的教學(xué)責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度以及扎實(shí)的基本功，而后全方位、多角度的為學(xué)生、為教師、為學(xué)校所服務(wù)。

1 當(dāng)前二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書的主要職責(zé)分析

首先是要深度落實(shí)學(xué)院的相關(guān)方針與政策。高校教務(wù)工作的要求，通常情況下會(huì)借助相關(guān)工作會(huì)議等將任務(wù)傳達(dá)給各級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書。所以教學(xué)秘書一職，需要準(zhǔn)確領(lǐng)悟會(huì)議精神和內(nèi)涵所在，有效的將信息傳遞給分管教學(xué)院長(zhǎng)，之后在此基礎(chǔ)上按照分管院長(zhǎng)決策文件要求，將會(huì)議精神和命令落實(shí)在具體工作細(xì)節(jié)上。另外，教學(xué)秘書要負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、處理工作。

其次是要幫助分管教學(xué)院長(zhǎng)處理相關(guān)教學(xué)管理問題。教學(xué)秘人員書應(yīng)按照教學(xué)計(jì)劃進(jìn)行課程表常態(tài)化制定，在進(jìn)行課程表編排時(shí)務(wù)必要做到人性化操作。關(guān)于教師上課時(shí)間方面、教室多媒體使用方面等，都要進(jìn)行一定協(xié)調(diào)處理，如此方可在最大限度上保留教師精力，讓其專心搞科研和學(xué)術(shù)交流。另外，教學(xué)秘書還負(fù)責(zé)下發(fā)教材征定申請(qǐng)表，全權(quán)負(fù)責(zé)教材征定工作。教師日志和班級(jí)考勤表收集也是教學(xué)秘書工作中的重中之重，而且還負(fù)責(zé)各類大型考試的監(jiān)考和巡視等工作，務(wù)必要認(rèn)真對(duì)待、公平公正、科學(xué)合理。

最后是要做好相應(yīng)的文件分類工作以及資料保管工作等。教學(xué)秘書需要做好這些工作，對(duì)重要教學(xué)文件和學(xué)校資料予以科學(xué)保存，對(duì)不同時(shí)段的教學(xué)計(jì)劃和專業(yè)課程設(shè)置以及學(xué)生檔案等，都要根據(jù)專業(yè)以及類別等加以匯總，基于此，進(jìn)行針對(duì)性的整理歸檔，不僅如此，檔案裝訂和資料更新工作也要隨之跟進(jìn)。

2 教學(xué)秘書提升自身業(yè)務(wù)能力的方法

2.1 了解不同類型的教學(xué)文件內(nèi)容，掌握全院的教學(xué)動(dòng)態(tài)信息

教學(xué)秘書在正式就職之前，理當(dāng)向教務(wù)處索要一套完善性的教學(xué)管理文件匯編，隨后針對(duì)當(dāng)中的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行反復(fù)閱讀和熟練記憶，諸如學(xué)生學(xué)籍管理的規(guī)定、教學(xué)突發(fā)事故的認(rèn)定管理方法、考試管理的準(zhǔn)則等等。一旦說發(fā)現(xiàn)文件中有些內(nèi)容比較模糊或是存在任何疑問時(shí)，要盡快和教務(wù)處進(jìn)行反映交流，確保日后學(xué)生詢問這部分內(nèi)容時(shí)，可以為他們提供滿意的解答。至于全院教學(xué)信息則包羅萬(wàn)象，諸如教研室和實(shí)驗(yàn)中心的名稱、單位間的隸屬關(guān)系、系主任和教學(xué)督導(dǎo)等職員信息等等，作為一名優(yōu)秀的學(xué)院教學(xué)秘書，當(dāng)長(zhǎng)期和各個(gè)教研室秘書維持親密的交流關(guān)系，特別是在課程規(guī)劃、教材篩選應(yīng)用、任課教師確認(rèn)、考試安排、會(huì)議通知等環(huán)節(jié)，都要做到彼此深切交流和合作規(guī)劃，從而令各學(xué)科教學(xué)工作得以順利進(jìn)行。

2.2 增強(qiáng)活動(dòng)組織、經(jīng)驗(yàn)交流、矛盾協(xié)調(diào)等能力

高校整體和相關(guān)學(xué)院都會(huì)定期組織一系列的學(xué)術(shù)或是教學(xué)會(huì)議，亦或是有關(guān)期末考試監(jiān)考方面的規(guī)劃等等，想要將這些事務(wù)進(jìn)行妥善性處理，都要求教學(xué)秘書擁有超群的活動(dòng)組織能力。另外，教學(xué)秘書還時(shí)刻扮演著學(xué)院教授、學(xué)科教師、學(xué)生彼此間的交流紐帶角色，因此，在不同類型的教學(xué)管理工作之中，其都要保留較強(qiáng)的溝通和協(xié)調(diào)技能。畢竟其平常工作過程中，不單單要和本院師生接觸，同時(shí)還會(huì)和其余學(xué)院、教務(wù)管理部門、校外企業(yè)等打交道，這些現(xiàn)實(shí)結(jié)果，都需要教學(xué)秘書使用良好的交流技巧和矛盾協(xié)調(diào)方式。

2.3 提升文字書寫、內(nèi)容表達(dá)的效率和水平

教學(xué)秘書在平常工作期間，還需要不定期地起草教學(xué)和會(huì)議通知、擬定協(xié)議與合同等文件，并且還有必要在參與各類會(huì)議之后整理紀(jì)要，為后續(xù)新聞報(bào)道提供指引性素材?；诖?，就要求教學(xué)秘書熟練掌握一系列公文的寫作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)時(shí)性鍛煉和強(qiáng)化自身的文字處理、內(nèi)容表達(dá)等水平。

需要注意的是，教學(xué)秘書還應(yīng)該實(shí)時(shí)性地和各科教師、不同專業(yè)學(xué)生進(jìn)行深入性地磋商，確保積累豐富經(jīng)驗(yàn)，以協(xié)調(diào)處理今后突發(fā)的種種矛盾事件，避免和其余學(xué)院或是教務(wù)處產(chǎn)生沖突。這便需要教學(xué)秘書在準(zhǔn)確反映事件情況的同時(shí)，維持語(yǔ)言的得體性、內(nèi)容的簡(jiǎn)明扼要性，以及表達(dá)的清晰準(zhǔn)確性。

2.4 激發(fā)主觀能動(dòng)性意識(shí)

教學(xué)秘書在學(xué)院教學(xué)工作體系中還時(shí)刻扮演著一線管理者、決策執(zhí)行者等角色，因此其有必要實(shí)時(shí)性激發(fā)個(gè)人的主觀能動(dòng)性意識(shí)，確保及時(shí)挖掘和提煉教學(xué)管理活動(dòng)中的種種弊端，盡快向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行全面性和客觀性反饋，以加快教學(xué)改革工作的進(jìn)度。在此期間，切不可過分依靠領(lǐng)導(dǎo)，而是要努力做到事前有規(guī)劃、事中有監(jiān)督、事后有反饋，從而令各類教學(xué)管理工作真正落到實(shí)處。

3 新時(shí)代背景下二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書工作模式分析

首先是強(qiáng)化本體學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提升自己的綜合能力以及素質(zhì)。教學(xué)秘書實(shí)際上就是高校教學(xué)管理人員，他們需要擁有新型教務(wù)管理理論知識(shí)，還要掌握最新的國(guó)家教育管理方針條例等，全面了解新形勢(shì)下學(xué)校教育教學(xué)管理規(guī)律和走向，所以身為教學(xué)秘書，務(wù)必要順勢(shì)強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，循序漸進(jìn)提升教育教學(xué)管理能力。教學(xué)秘書需要對(duì)學(xué)員教學(xué)規(guī)章和招生宣傳資料以及教學(xué)工作總結(jié)等進(jìn)行科學(xué)合理的編寫，而若想完成這些任務(wù)，就必須要有著一定的文字駕馭能力和人際交流能力等。旨在維系整個(gè)教學(xué)教育工作的運(yùn)行穩(wěn)定性，教學(xué)秘書每天都要處理很多信息資料，所以要具備一定的高效信息處理能力，在處理信息的過程中還要兼顧看法、意見采集等工作，在整理完成后及時(shí)反饋給相關(guān)部門。

其次是樹立法治觀念，按照法律法規(guī)行事。當(dāng)前，學(xué)校和教師出現(xiàn)糾紛的情況屢見不鮮。身為一線教學(xué)管理工作人員，直面教師和學(xué)生，所以務(wù)必要形成法治思維，按照規(guī)定去做好每一件事，實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化操作，減少不必要的麻煩出現(xiàn)。二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理階段，教學(xué)秘書要時(shí)刻遵守校方管理的規(guī)章條例，與此同時(shí)，也要執(zhí)行學(xué)員管理制度，做到真正意義上的按章辦事。最為常見的就是針對(duì)考試作弊行為對(duì)其進(jìn)行一定的制裁，嚴(yán)格按照學(xué)校管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處分，按章辦事、按程序辦事，同時(shí)做好組織調(diào)查工作，經(jīng)過職能部門核查之后，方可做出處分決定，最后要向受戒者告知結(jié)果。

最后是愛崗敬業(yè)精神樹立，提升主動(dòng)服務(wù)能力。繁雜的教學(xué)管理任務(wù)壓身，此時(shí)更要求二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書要擁有愛崗敬業(yè)精神，掌握社會(huì)主義核心價(jià)值觀的精髓、奧義，始終堅(jiān)持以人為本原則不動(dòng)搖，全心全意的廣大師生群體所服務(wù)，樹立起服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生的基本思想、理念，保持理性思維審視一切事物，樹立用心、真心、耐心的服務(wù)準(zhǔn)則，管理工作階段內(nèi)需要以換位思考的方式來(lái)分析問題和處理問題，將真切、真摯的服務(wù)滲透在每個(gè)細(xì)節(jié)上，如此才能獲取廣大師生的認(rèn)可與贊許，此后，二級(jí)學(xué)院教學(xué)教學(xué)管理質(zhì)量和管理水平必會(huì)雙向提高。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書工作責(zé)任重大，在工作中需要盡職盡責(zé)，最大限度上立足于本職工作，和自身的特點(diǎn)相融合，之后形成優(yōu)質(zhì)的職業(yè)素養(yǎng)和管理理念，充實(shí)自己、升華自己，嚴(yán)于律己，要強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，同時(shí)不忘依法辦事，還要樹立起愛崗敬業(yè)精神，樂于在自己的崗位上奉獻(xiàn)自己，由點(diǎn)及面的滿足學(xué)校教務(wù)管理需求，為廣大師生和學(xué)校所服務(wù)，成為新時(shí)代教學(xué)秘書的楷模。

（作者單位：江蘇城鄉(xiāng)建設(shè)職業(yè)學(xué)院公用事業(yè)學(xué)院）