談如何做好檔案管理工作

王寧

摘 要：檔案管理是對個人或者組織的檔案信息進行輸入、管理、提取、服務(wù)的過程的總稱。傳統(tǒng)的檔案管理信息多、范圍廣，依靠人工對數(shù)據(jù)進行錄入和提取，來供人們使用。在這一過程中大量信息需要被錄入，管理繁瑣，總體管理效率不高。 隨著信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，新時代的檔案管理方法也發(fā)生了變化。開始使用信息化和大數(shù)據(jù)來管理存檔信息，實現(xiàn)了對檔案信息的充分挖掘與信息分析和篩選，提高了檔案管理的服務(wù)水平和質(zhì)量。同時，能夠降低檔案管理的成本，減輕檔案管理人員的管理壓力。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;信息化

檔案管理是當(dāng)今社會管理的重要內(nèi)容，通過對檔案信息的儲存及開發(fā)，服務(wù)社會工作，實現(xiàn)檔案的開放與利用。

1 檔案管理的特點

隨著社會快速發(fā)展，檔案信息量越來越豐富，對檔案數(shù)據(jù)的錄入、更新、搜索、檢索也越來越困難。信息數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系越來越緊密，這就給檔案的管理和服務(wù)工作帶來了難題，也對數(shù)據(jù)的管理方式提出了更高要求。傳統(tǒng)的一對一檔案錄入和輸出的管理模式，不僅管理效率不高，而且加大了管理者的操作壓力，降低檔案服務(wù)社會的工作性質(zhì)。信息化時代對檔案管理工作提出了更高挑戰(zhàn)，要求對檔案管理優(yōu)化升級，不斷實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)進行科學(xué)收集、整理和分析，從而得到更加有效的管理。利用大數(shù)據(jù)開展檔案管理，幫助檔案管理通過服務(wù)工作面向未來，及時更新發(fā)展信息，不斷提高工作效率。

2 提高檔案管理水平的方法

2.1 檔案管理電子化

電子檔案的出現(xiàn)是從傳統(tǒng)檔案管理方式到現(xiàn)代管理方式的巨大轉(zhuǎn)變。以往都是采用紙質(zhì)化的方式對檔案信息進行錄入、提取和管理，相對來說限制了檔案管理工作的管理效率和服務(wù)功能。同時，紙質(zhì)版的相對保存難度大，容易破損，容易導(dǎo)致檔案信息丟失。隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運而生。首先，電子檔案能夠縮小紙質(zhì)版檔案信息的儲存空間，減少了紙質(zhì)版人工管理的壓力。其次，電子檔案相較于紙質(zhì)版檔案更具有保密性。通過設(shè)定密碼來進行安全管理，不容易泄露檔案被管理者的個人信息。最后，電子檔案具有快速查找和提取信息的特征，可以提高檔案管理的利用率，提高檔案管理的服務(wù)性能。

2.2 建立優(yōu)化檔案信息檢索系統(tǒng)

檔案信息管理最大的目標是方便人們在必要時實現(xiàn)對檔案信息進行提取和使用，因而檔案管理數(shù)據(jù)的檢索和提取就顯得尤為重要，電子檔案是在提高數(shù)據(jù)管理能力，提高檔案數(shù)據(jù)管理效率和安全性以及相對減少檔案管理人員工作量方面的突破。因為電子文件可以存儲大量文件信息，利用現(xiàn)代計算機管理技術(shù)建立電子檔案提高了檔案數(shù)據(jù)管理的效率和安全性，相對來說也減輕了檔案管理工作人員的工作壓力。電子檔案可以儲存廣泛的檔案信息，需要管理的數(shù)據(jù)總量也就非常龐大，需要建立信息檢索系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案信息的管理和查詢。信息檢索系統(tǒng)在信息錄入初期需要對數(shù)據(jù)進行索引編注，可能比較麻煩，但是后期利用標注分門別類進行檢索和提取時，我們就能發(fā)現(xiàn)檢索系統(tǒng)的優(yōu)勢。利用檔案信息檢索系統(tǒng)可以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部檔案信息井井有條，幫助檔案管理人員快速找到相關(guān)檔案信息，提高工作效率，提高服務(wù)工作的質(zhì)量。

2.3 規(guī)范檔案管理的外借制度

檔案管理是一項非常嚴肅、嚴謹?shù)墓ぷ?，關(guān)系到個人、單位的隱私和安全。因此，檔案管理必須在明確的規(guī)章制度下進行操作，保護被管理檔案者的權(quán)益。由于當(dāng)前信息管理的交叉性，有時候會出現(xiàn)檔案管理外借的現(xiàn)象。檔案外借關(guān)系到檔案的安全問題，需要在相關(guān)外借制度的規(guī)范下進行。首先，對需要外借檔案的人員身份進行調(diào)查和核實，確定身份之后需要進行身份登記，填寫借閱審批單。管理人員要告知外借檔案的人員保護檔案材料完整、按時歸還檔案的義務(wù)。同時，要進行后期追蹤和回訪，確保外借檔案資料的安全，做好外借檔案的歸檔和檢查工作。對于檔案管理人員要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，要求其明確檔案外借制度的規(guī)范和要求。只有檔案外借人員和管理人員共同遵守相關(guān)規(guī)范和制度，才能保證做好檔案外借工作，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。

2.4 加大對檔案管理人員的培訓(xùn)

近年來，檔案管理的重要性正在凸顯，社會對檔案管理人才的需求也在增多。目前，已經(jīng)有很多高校建立了檔案管理專業(yè)專門進行檔案管理人才的培養(yǎng)。在實際工作中，檔案管理部門需要加大引進人才的力度，吸引具有專業(yè)資格的檔案管理人才參加檔案管理。同時，檔案管理部門要積極組織有關(guān)培訓(xùn)活動和課程，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平。提高管理人員利用信息化方式處理檔案信息的能力。開展檔案管理工作相關(guān)制度規(guī)范培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。要繼續(xù)鼓勵支持管理人員進行自我教育、自我提升。檔案管理工作本身是一項服務(wù)工作，檔案管理人員的服務(wù)意識和專業(yè)素質(zhì)在檔案管理過程同等重要。必須提高檔案管理人員的服務(wù)意識，只有這樣才能切實提高檔案工作的服務(wù)水平。

2.5 提高檔案信息化的管理水平

提高檔案的信息化管理水平主要是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)的。利用大數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理信息的深度挖掘，組織，存儲和分析，改變了傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)據(jù)操作過程和方式。使數(shù)據(jù)管理變得更加高效，便捷和智能，提高了管理數(shù)據(jù)的效率，為檔案使用用戶對信息的管理提供了便利。同時，借助大數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)的高效傳輸和共享，提高了數(shù)據(jù)的使用效率。信息化背景下，要繼續(xù)推行大數(shù)據(jù)管理方式與檔案管理的融合，加大網(wǎng)絡(luò)化管理的力度。讓檔案信息資源在大數(shù)據(jù)環(huán)境中發(fā)揮重要作用，促進社會進步與發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜合來看，未來對檔案管理和利用需要更有效的數(shù)據(jù)收集，篩選，處理和分析功能。因此，及時的更新檔案管理方法是促進檔案管理水平提高的重要內(nèi)容。當(dāng)前，利用大數(shù)據(jù)對檔案管理進行數(shù)據(jù)收集和統(tǒng)計分析是提高檔案管理效率的重要方式。需要加大對檔案管理人才和大數(shù)據(jù)技術(shù)人才的引進和培養(yǎng)，對于現(xiàn)有員工，有必要加大培訓(xùn)力度，以幫助員工奠定堅實的基礎(chǔ)并不斷提高技能。同時，要主注意大數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)的安全保護，防止檔案資料被黑客竊取和破壞。讓檔案信息資源在大數(shù)據(jù)環(huán)境中發(fā)揮重要作用，促進社會進步與發(fā)展。

參考文獻

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