科技檔案管理的創(chuàng)新路徑探究

米曉霞

摘 要：檔案作為非常重要的信息資源，深受大眾關(guān)注，特別是科技檔案。當(dāng)前，依然沿用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行科技檔案管理工作已無法適應(yīng)社會發(fā)展要求，所以要重視科技檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化和改進(jìn)，讓科技檔案的利用率得到提升，發(fā)揮科技檔案重要價值，不斷加強科技檔案管理工作的水平。本文通過探討科技大管理工作中出現(xiàn)的弊端，給出了相應(yīng)的優(yōu)化創(chuàng)新路徑，以供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：科技檔案;管理;創(chuàng)新路徑

科技檔案與傳統(tǒng)檔案相比具有明顯的特殊性?？萍紮n案中會保存具有價值的材料，影像資料和圖紙等。因此，科技檔案的保管工作難度相較于傳統(tǒng)檔案來講較為復(fù)雜。隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展，科技檔案的管理工作備受重視[1]。

1 科技檔案管理工作出現(xiàn)的弊端

1.1 重視程度不足，利用效率低下

科技檔案本身沒有直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以許多單位并不重視科技檔案的管理工作，也未能認(rèn)識到科技檔案存在的潛在價值，因此單位對科技檔案管理的人力和資金投入比較欠缺，導(dǎo)致科技檔案管理設(shè)施嚴(yán)重不足，不利于檔案工作的有效開展。此外，領(lǐng)導(dǎo)層不重視科技檔案，導(dǎo)致相關(guān)管理人員沒有強烈的工作意識，在實際工作中往往存在消極工作的態(tài)度，再加上科技檔案中的信息資源未能獲得有效利用開發(fā)，造成當(dāng)前形勢下的利用率偏低。傳統(tǒng)的檔案管理模式比較重視，對檔案的收藏整理，并未能發(fā)揮檔案的真正價值，導(dǎo)致檔案管理工作形同虛設(shè)，因此科技檔案管理工作的利用率普遍偏低[2]。

1.2 管理制度不健全，工作欠缺規(guī)范性

目前對檔案管理構(gòu)建的相應(yīng)管理制度并不完善，致使檔案管理工作中存在明顯的隨意性，這也造成許多具有潛在價值的檔案資源未能及時收集整理，存在明顯的漏歸、錯歸現(xiàn)象，甚至部分課題還未驗收成果和鑒定就隨意歸檔，導(dǎo)致檔案利用率受到嚴(yán)重影響。另外，整理的檔案內(nèi)容并不全面，且檔案內(nèi)容中的紙質(zhì)材料偏多，沒有相應(yīng)的影像資料，導(dǎo)致檔案的真實性受到質(zhì)疑，這也讓檔案工作的完整性受到破壞，再加上檔案管理工作人員在分工上并未明確，致使工作人員在工作中的主動性受到影響，工作人員并不及時收集科技檔案并移交歸檔，造成工作效率不佳，或由于人為原因?qū)е聶n案受損，例如檔案被確認(rèn)后未能及時歸還，甚至造成資料缺失，這些損失都是造成檔案資料價值下降甚至喪失的問題[3]。

1.3 現(xiàn)代化管理程度不夠

當(dāng)前，信息技術(shù)的廣泛運用使各行各業(yè)都得到發(fā)展?；诖?，科技檔案的管理工作卻存在明顯的技術(shù)落后。由于科技檔案的管理設(shè)施設(shè)備陳舊，在檔案管理工作中只有幾臺電腦進(jìn)行所有檔案管理，電腦中的軟件也未及時升級優(yōu)化，導(dǎo)致科技檔案管理工作的開展不盡如人意，尤其是在檔案進(jìn)行收集整理與檢索工作中，依然采用人工的方式進(jìn)行，這不但大大降低工作效率，還會存在人工失誤的現(xiàn)象導(dǎo)致資料不完整的問題，這也讓后期檔案的開發(fā)利用難度大大增加，導(dǎo)致科技檔案管理工作無法適應(yīng)當(dāng)前形勢下的發(fā)展需求[4]。

1.4 檔案管理工作人員綜合素質(zhì)能力不足

目前進(jìn)行檔案管理工作的工作人員都是年齡較高或即將退休的工作人員，即便有少數(shù)年輕的工作人員，他們也非檔案專業(yè)的學(xué)生，且許多在崗員工并未接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核，根本無法適應(yīng)當(dāng)前形勢下的科技檔案管理工作需求，不能將歸檔工作完整進(jìn)行，最多只能作為一名資料保管員。此外，還有部分檔案管理工作人員是屬于兼職類型，從事檔案管理工作的人員流動性較大，并未全身心投入到管理工作中。再加上檔案管理工作人員的工作量較大，科技檔案管理更加復(fù)雜，但本身從事檔案管理工作的人員較少。因此，檔案管理工作人員的工作量增加的同時，若由于一件小事未做好，就容易對所用工作進(jìn)行否定。以上情況，都讓科技大管理工作的開展受到嚴(yán)重阻礙[5]。

2 科技檔案管理創(chuàng)新路徑研究

2.1 及時轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識檔案管理工作

為了提高科技檔案管理工作的有效性，要及時轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識科技檔案的重要性。第一，科技檔案信息是以后科技活動開展的重要依據(jù)，完成對科技檔案的深入分析，找到原有檔案資料中的問題并解決，能讓今后的科技活動成功率大大提高。第二，檔案分析結(jié)果還會對培訓(xùn)做出貢獻(xiàn)，由于資料的真實性，其在教學(xué)中通過科技檔案信息還能達(dá)到良好的培訓(xùn)效果。所以要重視科技檔案管理的重要性，提高對科技檔案的認(rèn)識。

2.2 建立健全檔案管理制度

科技檔案管理工作未能得到有效發(fā)展的一大因素是管理制度不健全，因此健全完善管理制度讓檔案館工作更具科學(xué)性和規(guī)范性，不但能有效保管科技檔案，還能完成對檔案管理工作人員的工作績效考核。通過完善的管理制度，讓檔案管理工作有制度可循，確保檔案管理工作的有效開展。為科技檔案功能打下堅實基礎(chǔ)，比如檔案查閱情況、檔案下載方式及檔案借閱時間等進(jìn)行多方面管理，以保障檔案管理質(zhì)量。此外，科技檔案部門還要重視對科研成果的鑒定、儀器設(shè)備的驗收和新產(chǎn)品開發(fā)的具體工作制度的制定。

2.3 完善檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

完成科技檔案的現(xiàn)代化管理是社會發(fā)展的必然需求。它能有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的許多弊端，比如傳統(tǒng)檔案中紙質(zhì)檔案容易受潮、發(fā)霉等，造成許多檔案信息的丟失，對今后工作的開展造成不可挽回的損失。而通過現(xiàn)代化信息技術(shù)完成科技檔案管理，不但能減少實際的檔案存儲空間，還能保障檔案信息的完整性，提高工作效率。因此重視對科技檔案管理工作的資金投入，及時引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，完成科技檔案管理的設(shè)備更新，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理的有效性，為今后信息資源整合提供方便。

2.4 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

為促進(jìn)科技檔案管理工作的高效進(jìn)行與發(fā)展，應(yīng)不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。因此，首先，要對在職的檔案管理員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升其綜合業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì);其次，為適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展，要對在職員工進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，保障其在日常信檔案息管理工作中的正常操作，完成數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)安全管理，讓檔案管理員工能對檔案的信息編號、內(nèi)容有明確了解，并將正確的信息管理方式運用到檔案管理工作中;第三，通過定期培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員及時了解檔案管理工作的開展需求和未來發(fā)展形式，讓工作人員及時了解檔案館工作的開展前景，保障檔案資源的合理開發(fā)與利用及人才吸引。

2.5 完善科技檔案的多樣化管理

在科技檔案管理中開展多樣化服務(wù)，將傳統(tǒng)的檔案管理工作服務(wù)過程刪繁就簡，便于檔案下載，使服務(wù)質(zhì)量有所提高。比如，在借閱檔案時要求借閱人如實填寫借閱時間、借閱用途、歸還日期和借閱檔案編號，若在規(guī)定時期內(nèi)未及時歸還要予以相應(yīng)懲罰，保障多元化服務(wù)的最終質(zhì)量效果。

3 結(jié)語

綜上所述，科技檔案在當(dāng)前信息化時代發(fā)展下具有重要的資源，應(yīng)受到極大重視。信息時代下進(jìn)行科技檔案的管理創(chuàng)新，以保障科技檔案管理工作的質(zhì)量得到提高，在科技檔案管理工作中不斷研究創(chuàng)新管理模式，讓科技檔案管理工作有所突破。

參考文獻(xiàn)

[1]張小靜.檔案管理工作創(chuàng)新路徑研究[J].城建檔案，2020，04：80-81.

[2]連杰.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑探討[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2020，2815：244.

[3]于萍.科技檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].蘭臺內(nèi)外，2020，19：10-12.

[4]李大鵬.科技計劃項目檔案管理體制發(fā)展及創(chuàng)新研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2018，1716：222-223.

[5]宋艷.信息時代檔案管理創(chuàng)新路徑[J].中國管理信息化，2017，2011：126-128.