民政檔案管理要點和方法分析

車福林

摘 要：民政部門主要秉持為民服務的原則和精神，落實民政檔案管理工作。隨著工作時間的推移會積累較多的檔案數(shù)據(jù)，增加工作人員任務量。本文通過分析民政檔案管理要點，圍繞法制管理等方面探究優(yōu)化民政檔案管理質量的方法，進而圍繞“實事求是、服務為民”的原則開展工作，促進民政事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：民政檔案;數(shù)字化管理;基礎設施

民政部門是管理社會行政事務的機構，內部行政檔案與民政事業(yè)發(fā)展、社會和諧穩(wěn)定息息相關。實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理是檢驗單位工作能力的關鍵，因此，新時期民政檔案部門應優(yōu)化檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理信息化，提升檔案管理工作質量，進而滿足人們的檔案查詢和應用需要，做到民政檔案標準化建設。

1 民政檔案管理的要點分析

1.1 檔案管理秩序化

民政檔案中包含文書、電子、實物、聲像等內容，屬于部門基礎性工作，對于提升整體工作效率十分關鍵。新時期國家民政單位存在多元化發(fā)展的特點，其內容覆蓋面較廣、資料廣泛、形式多樣，因此為民政單位提供新要求。同時，檔案一體化和信息化管理形式又為檔案收集工作提供技術支持，確保數(shù)據(jù)收集過程的規(guī)范性。因此，應科學研究檔案資料，劃分接收和歸檔的范圍，提升檔案管理科學性，對聲音、電子、圖像等檔案進行備份和存儲。

1.2 檔案管理制度化

管理民政檔案之前必須建立完善的規(guī)章制度，并對管理過程實現(xiàn)監(jiān)督。在全體員工心中樹立檔案管理意識，組織其學習法律法規(guī)和相關政策，使工作人員可以結合檔案的類別進行管理。例如，制定檔案使用、借閱、檔案歸檔、檔案保密等制度，將同種管理規(guī)定進行匯總，實現(xiàn)匯編成冊。此外，可以設置民政考核、獎懲機制，構建績效考核制度，提升大家的工作熱情。

1.3 檔案管理數(shù)字化

信息時代視域下民政單位的工作手段逐漸便捷化，對于檔案的獲取、存儲、備份已經(jīng)逐漸摒棄了傳統(tǒng)人工模式，提升了檔案資料的利用率。因此，有必要構建民政檔案信息管理系統(tǒng)，錄入檔案文書、收集數(shù)據(jù)信息、上傳和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，進而將網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)充分結合，完成民政部門的互聯(lián)互通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。同時，民政檔案管理數(shù)字化應圍繞“為人民服務”的原則，對于公開資料需及時發(fā)布至互聯(lián)網(wǎng)上供民眾查閱。此外，應加大檔案數(shù)據(jù)存儲量，依據(jù)雙套機制提升檔案信息價值，提高檔案信息管理的安全性。

1.4 檔案管理規(guī)?；?/p>

傳統(tǒng)檔案信息管理大多在辦公樓房內，但檔案存儲對于周邊環(huán)境的要求較高，需做到防火、防水、防潮、防蟲、防塵、防盜，因此應加強對檔案管理基礎設施建設，增加資金投入和設施改造。例如，構建專業(yè)的檔案庫房，內部配置溫濕度計量設備，進而優(yōu)化檔案存儲環(huán)境。此外，對管理人員加強檔案學、職業(yè)道德的培訓，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、規(guī)?；?。

2 優(yōu)化民政檔案管理工作的方法

2.1 檔案法制化建設

樹立工作人員檔案管理法制觀念，實現(xiàn)法制化建設。管理過程中需依據(jù)《檔案法》、《實施辦法》等文件進行管理，圍繞“依法行政、以人為本”的原則。依據(jù)政策法規(guī)提升工作人員的法律素質及法制水平，將法制實踐和檔案工作相結合。同時，針對機密檔案工作，相關人員需加強信息保密度，做到依法決策和依法行政。建議構建檔案管理小組，構建縱橫交錯、上下配合的管理網(wǎng)絡結構，健全管理規(guī)章制度，通過定期檢查并收集民政檔案，在檔案歸檔之前解決相關問題。此外，統(tǒng)一保管資料及檔案，實現(xiàn)檔案轉出、轉入、借閱的規(guī)范化管理，促進民政工作和檔案管理工作的協(xié)調化。

2.2 加強檔案基礎設施建設

1）增加經(jīng)費投入。檔案管理部門需結合2019年1月實行的《機關檔案管理規(guī)定》，契合檔案信息化管理要求，實現(xiàn)檔案庫房的數(shù)字化和現(xiàn)代化配置，加大基礎設施建設。調用資金購置相關軟硬件設備，配置安全保障系統(tǒng)、網(wǎng)絡基礎設施、專用服務器、硬件系統(tǒng)、存儲設備等，為檔案信息化管理提供條件[1]。

2）安全管理。檔案安全管理需加強數(shù)據(jù)維護、系統(tǒng)更新力度，通過構建安全性能較強的數(shù)據(jù)庫，定期優(yōu)化運行版本。同時，加裝軟硬件防火墻，對系統(tǒng)進行安全防護，防止木馬、病毒的入侵。此外，借助數(shù)據(jù)備份的方式，通過離線存儲介質備份檔案信息[2]。結合《數(shù)字檔案室建設指南》，針對檔案收取、移交、銷毀等過程完成安全管理，防止檔案數(shù)據(jù)和信息的泄露。

2.3 做好檔案數(shù)字化管理

1）配置相關設備。構建檔案信息管理平臺的基礎是配齊硬件設備，如打印機、數(shù)碼相機、掃描儀、計算機、輸入輸出設備，這些儀器在文件信息管理中至關重要。同時，需提升檔案資源建設力度，科學整理、掃描、存儲數(shù)據(jù)，優(yōu)化檔案存儲質量。實現(xiàn)專題、案卷的數(shù)字化管理，將數(shù)據(jù)存儲至共享系統(tǒng)內。此外，借助權限分配的方式調用數(shù)據(jù)庫內信息，加快檔案資源數(shù)字化管理進程。

2）數(shù)字檔案室。民政檔案部門需依據(jù)《數(shù)字檔案室建設指南》，建設電子檔案管理系統(tǒng)，對相關民政檔案完成數(shù)字化管理。同時，應在數(shù)字化處理過程中確保元數(shù)據(jù)齊備，保證數(shù)字復印件完整清晰，便于后續(xù)檔案的查找和應用。此外，民政單位應結合《電子文件歸檔和管理規(guī)范》，制定系統(tǒng)維護運行機制、電子檔案管理機制、檔案數(shù)字化管理機制、安全保密機制。建議民政部門借助網(wǎng)絡技術將數(shù)字檔案與其他業(yè)務系統(tǒng)相連接，自動采集文件資料，完成檔案管理、鑒定、歸檔等工作，提升檔案管理效率。

3）構建檔案管理平臺。當前民政系統(tǒng)開始實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，設置在線自動數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。因此，需要結合網(wǎng)絡環(huán)境、信息技術構建網(wǎng)絡管理框架，將檔案管理者身份轉變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)的開發(fā)者及管理者，使信息系統(tǒng)和辦公網(wǎng)絡相連接。通過檔案和電子文件的相互轉化，借助收集、整理、錄入、掃描等模式配置檔案信息。例如，將社會救濟人員、低保人員相關檔案轉移至檔案信息管理系統(tǒng)內，構建統(tǒng)一的管理平臺，滿足民眾信息、政策、辦事流程的查詢需求，完成檔案信息的共享。

4）應用云技術。當前云技術的應用與發(fā)展使數(shù)據(jù)庫與云服務相結合，有效節(jié)約檔案管理的人工費和相關成本，提升數(shù)據(jù)信息利用率。例如，國家婚姻登記數(shù)據(jù)實現(xiàn)了全國聯(lián)網(wǎng)，但是在異地信息查詢、登記查詢業(yè)務中會出現(xiàn)信息不完善、查詢時間較長的問題。因此，檔案管理部門可以借助云服務平臺構建信息共享系統(tǒng)，統(tǒng)計、分析系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)內部信息的共享和快速傳遞，營造開放、便捷的資源使用環(huán)境。此外，在檔案管理時建議推廣云服務器，做到數(shù)據(jù)的科學分布、聚合，設置開放檔案應用格局，提升檔案利用率。

3 結論

綜上所述，民政工作與社會保障體系密切相關，其中檔案信息管理涉及人們的衣食住行。由于民政檔案體系較為復雜，且存在職能交叉的問題，建議結合部門實際情況，加強檔案法制化建設。依托信息技術實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，優(yōu)化管理工作效率和質量，健全民政檔案信息庫，為檔案管理提供支持。

參考文獻

[1]王飛.信息化對民政檔案管理工作的作用分析[J].農(nóng)家參謀，2020，（07）：195.

[2]于濤.淺議民政系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理工作[J].蘭臺內外，2020，（09）：41-42.