高校檔案全宗卷探究

杜瀟函

摘 要：高校因業(yè)務(wù)綜合，機(jī)構(gòu)設(shè)置復(fù)雜，在檔案管理的過程中會形成各類全宗卷材料，許多高校因管理工作不夠科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致全宗卷材料流失及利用不到位等情況，本文致力于探究高校檔案全宗卷管理的規(guī)范方法，從而推動高校檔案管理基礎(chǔ)工作的開展。

關(guān)鍵詞：高校;全宗卷;管理

全宗卷是管理全宗檔案的“檔案”，它不僅包含了形成全宗檔案的所有文件資料，還充分反映了檔案記錄的全部過程，較好的為檔案部門各項工作的開展助力。高校檔案與其他單位檔案存在很大的不同，高校因業(yè)務(wù)綜合，既存在機(jī)關(guān)行政部門，又存在教學(xué)科研部門，因此并非一個簡單的檔案體系，該體系中所包含的內(nèi)容繁雜、綜合性強(qiáng)，其中含黨政、科研、教學(xué)、財會、基建、外事、產(chǎn)品、出版、資產(chǎn)設(shè)備等眾多門類，在高校的科研能力提升和人才培育等方面起到了夯實基礎(chǔ)的作用。在高校的檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用過程中所形成的材料都應(yīng)做好專門的管理保存，更好的為其所用。但在高校檔案管理的實際工作中，很多高校對于檔案工作的整理、記錄和統(tǒng)計工作不夠重視，不僅流程缺乏科學(xué)規(guī)范，而且在形成特點及管理的細(xì)節(jié)上也存在問題。

1 高校檔案全宗卷的特點

1）內(nèi)涵更加豐富，全卷宗按照其性質(zhì)是由兩部分基本組成的，第一是對一些能夠反映單位概貌、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、歷史沿革和工作職能、學(xué)校重大事件等反映立檔單位情況的文件材料;二是在全宗檔案形成、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、利用以及運轉(zhuǎn)等各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的，反映全宗實體收、管、用的，可以作為歷史憑據(jù)使用的資料。而且由于近些年國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的推廣普及，各單位都開始開展對工作環(huán)節(jié)形成的全宗材料紙質(zhì)與電子文件雙備份，使得全宗卷內(nèi)容更加豐富。

2）積累周期的延續(xù)性，因為在全卷宗材料中，所有的材料并非一日形成，而是長期的積累而成，只有形成了一定規(guī)模才可整理成冊，再進(jìn)行下一輪回的積累工作，而這個積累工作會隨著全宗的管理一直延續(xù)下去，永不終止。

3）數(shù)量龐大，難以計算。因為全卷宗的內(nèi)容并不是一定時期的，而是隨著時間的積累越來越多的，所以，很難估算出一個具體數(shù)額，給立卷工作帶來很大難度。

2 如何改善對高校檔案全宗卷的管理

2.1 強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)工作，建立并完善檔案管理監(jiān)督機(jī)制

對于檔案工作人員，部門須做好普法宣傳及法律培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的法律意識，培養(yǎng)業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的檔案管理人員。很多單位的工作人員對于檔案法規(guī)的都十分陌生，甚至有的檔案管理人員不清楚什么是全宗卷、如何管理全宗卷等情況，這就要求部門一定要加強(qiáng)管理，做好宣傳，對員工定期進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)出法律意識濃厚，業(yè)務(wù)能力過硬的工作人員;有計劃地開展檔案培訓(xùn)教育工作，要讓檔案管理人員了解到檔案管理工作的重要性，明晰工作任務(wù)，把握崗位職權(quán)，提高業(yè)務(wù)能力。部門要建立起監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理過程中容易出問題、出差錯的環(huán)節(jié)，尤其是全宗卷管理這樣的基礎(chǔ)性工作，要加強(qiáng)監(jiān)督。始終秉持“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的宗旨，將檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作做好、做實，助力檔案工作實現(xiàn)新的發(fā)展。

2.2 強(qiáng)化檔案管理工作規(guī)范，重視全宗卷的日常管理

在日常全宗管理工作過程中應(yīng)注重全宗卷的積累和完善，嚴(yán)格按程序辦事、按流程辦事，及時做好每項工作任務(wù)的記錄統(tǒng)計工作。在日常的檔案收集工作中，檔案管理部門在接收立檔部門移交的零散材料時應(yīng)做好移交材料清單，清單中項目應(yīng)逐條細(xì)致羅列，一覺人與交接人雙方都應(yīng)簽字蓋章，做好自存和全宗卷留存?zhèn)洳楣ぷ?在日常檔案整理工作中，因高校檔案內(nèi)容繁雜，存在高校黨群行政類工作材料多，后續(xù)利用頻率高的情況，部分高校會對黨群行政類檔案較為重視，單獨為其編寫目錄說明，其他門類檔案在歸檔后利用頻率較低，則不再單獨編寫目錄說明，對全宗卷材料全面性、整體性缺乏重視，導(dǎo)致全宗卷材料不夠完整。因此在實際工作中，應(yīng)要求檔案管理人員在整理完畢后按照檔案類別制作目錄說明，一式兩份保管，一份存在目錄中一份應(yīng)歸入全宗卷中，方便日常使用。在說明的編寫過程中，應(yīng)要求其將整理依據(jù)、立卷原則、整理情況等詳細(xì)注明。在檔案的日常保管工作中，要及時做好對現(xiàn)存檔案狀況、是否存在破損等情況的檢查，檢查完成后形成記錄留存，尤其對于存在破損情況的檔案要認(rèn)真做好修復(fù)工作，并對修復(fù)情況進(jìn)行記錄。按照檔案庫房“十防”要求，調(diào)節(jié)好庫房溫度及濕度，日常做好巡檢記錄，并定期對庫房內(nèi)溫濕度的記錄情況進(jìn)行分析。以上記錄及分析形成的材料都應(yīng)歸入全宗卷作為日常工作底稿。在檔案利用工作環(huán)節(jié)中，及時完成檔案查借閱的登記工作，但很多單位僅對查借閱情況簡單登記，并未做好利用效果的記錄，有一些檔案利用當(dāng)下未顯示效果的，后期還應(yīng)進(jìn)行追蹤記錄。如有在檔案使用后對社會及經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生一定效益影響的事實案例，應(yīng)按年度整理撰寫典型案例匯編。不僅能夠豐富全宗卷的內(nèi)涵，還能夠充分利用檔案的價值。最后，檔案銷毀鑒定工作也應(yīng)引起足夠重視，不能只依靠保管期限來決定是否銷毀檔案，對于一些雖已到期，但仍存在利用價值的材料，仍應(yīng)繼續(xù)保存，因此該項工作要求檔案鑒定人員應(yīng)堅持實事求是、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度，用全面、歷史、發(fā)展的眼光來鑒定檔案，并在工作后做好分析報告，報告中不僅應(yīng)該有監(jiān)銷人、銷毀人簽字，還應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人及分管校領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，將其歸入檔案銷毀清冊中留存，鑒定報告及銷毀清冊都要歸入全宗卷內(nèi)。

2.3 提高全宗卷管理科學(xué)性和客觀性，推行數(shù)字化技術(shù)管理手段

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時代的背景之下，高校對全卷宗進(jìn)行管理時可以充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，從而提高全宗卷的管理水平。全宗卷作為“檔中之檔”也應(yīng)被納入數(shù)字化建設(shè)范圍，充分發(fā)揮全卷宗在檔案材料應(yīng)用中的統(tǒng)領(lǐng)作用。在管理全卷宗時一定要結(jié)合時代背景，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，和當(dāng)前發(fā)達(dá)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)，積極推動檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，將全卷宗的管理工作提升到一個新的層次上。在建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫時，首先要結(jié)合高校的實際情況，在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中建立全宗卷總庫及字庫，然后輸入需要查詢的項目，即可迅速檢索出需要使用的文件。由于數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)強(qiáng)大的整理和計算功能，在尋找文件時，可以迅速而便捷的找到所需得到文件和數(shù)據(jù)，大大提高了工作效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，對全宗卷進(jìn)行規(guī)范化、體系化的管理，不僅能夠體現(xiàn)高校檔案管理工作的科學(xué)與嚴(yán)謹(jǐn)，還具有極強(qiáng)的實用性和宣傳性，對高校檔案管理的基礎(chǔ)工作的進(jìn)步起到很大的推動作用。