淺談如何提高人事人才檔案管理工作水平

陳傳博

摘 要：人事人才檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置的關鍵。企業(yè)內(nèi)部管理部門以及相關管理人員要結合內(nèi)部實際情況，制定科學的人事人才檔案管理制度以及管理策略，這樣才能夠真正發(fā)揮出管理的作用和實效，為企業(yè)各項工作的順利開展提供支持。

關鍵詞：人事人才檔案;管理工作水平;提高

可以說，企業(yè)中人事人才檔案管理工作的順利開展能夠促進整個企業(yè)的健康發(fā)展，所以，企業(yè)必須要高度重視人事人才檔案的管理工作，不斷地調(diào)整相應的模式，從而有效提升人事人才檔案管理工作的質量。但是當前人事人才檔案管理還存在一些問題，需要使用科學化的方法予以應對。

1 當前企業(yè)人事人才檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理制度不夠完善?？梢哉f，在目前我國大部分的企業(yè)人事人才檔案管理制度還是不完善的，相應的管理體制落后，嚴重阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。而通過相應的調(diào)查，我們能夠發(fā)現(xiàn)造成這一問題的主要原因是相關的人事人才檔案部門對人事人才檔案管理沒有進行專門的規(guī)定，從而就造成了對企業(yè)檔案的管理沒有統(tǒng)一的標準，另外，在企業(yè)發(fā)展中難免會出現(xiàn)員工檔案丟失的問題，大部分的企業(yè)卻對于檔案管理人沒有相應的懲罰，使得人事人才檔案管理人員對檔案管理的規(guī)定置之不理，而且，不能嚴格執(zhí)行，從而對企業(yè)人事人才檔案管理規(guī)定的落實工作產(chǎn)生了不利的影響。

2）管理內(nèi)容模糊。人事人才檔案管理內(nèi)容主要有存檔、調(diào)閱、托管等傳統(tǒng)業(yè)務，但是人事人才檔案的新型業(yè)務開發(fā)不足，現(xiàn)有的人事人才檔案管理存在著科學性較低的問題。有些機構的管理流程不科學，部分檔案管理機構沒能圍繞著人事人才交流的需要建立有效的人事人才檔案動態(tài)性管理機制。例如，存在著人事人才檔案管理中的關鍵性內(nèi)容模糊，檔案管理的重點與難點問題無法有效解決，傳統(tǒng)的紙質檔案的電子化率不中，檔案數(shù)據(jù)信息的更新不足，人事人才檔案內(nèi)容陳舊，檔案管理中的大量數(shù)據(jù)信息資源無法有效共享，還未能在結構化數(shù)據(jù)庫的基礎上實現(xiàn)對非結構化數(shù)據(jù)的有效存儲應用，導致人事人才檔案的利用率相對較低。

3）管理人員素質問題。因為企業(yè)中人事人才檔案管理工作是非常復雜的一項工作，所以對于業(yè)務的要求比較高。這就要求檔案管理人員必須要對自己所管理的檔案有充分的了解和掌握，而且，能夠根據(jù)具體的需要來進行檔案信息的調(diào)整。與此同時，從業(yè)人員還要嚴格按照人事人才檔案管理的制度和規(guī)定來進行工作，但是，如今的絕大多數(shù)企業(yè)，忽視人事人才檔案管理工作，對檔案工作人員的不能進行有效的配置，而且，很多檔案管理人員都沒有接受過相應的專業(yè)知識培訓，從而，造成了他們對于檔案整理等一些情況不熟悉，專業(yè)性差，嚴重的影響了企業(yè)人事人才檔案工作的質量和水平。

2 提高人事人才檔案管理工作水平的辦法

1）強化管理觀念。由于很多企業(yè)都忽視人事人才檔案管理工作，所以，為了有效地解決這個問題，必須要更新管理者的管理觀念，增強他們的檔案管理意識，要讓他們充分的認識到檔案管理工作的重要性，可以通過開展定期的一些講座，通過聘請一些專家來對人事檔案管理工作進行分析和相關的研究，這種方法能夠讓企業(yè)的員工對人事檔案管理工作的重要性有充分的認識，從而使他們對自己企業(yè)中的人事檔案管理狀況進行反思，不斷地更新他們的管理觀念，進而推動企業(yè)人事人才檔案管理工作的順利進行。

2）優(yōu)化管理內(nèi)容。提高人事人才檔案管理工作的有效性，需要根據(jù)新時期人事人才檔案的使用需要優(yōu)化人事人才檔案管理內(nèi)容。首先，在傳統(tǒng)的托管、存儲、借閱服務的基礎上，能夠加強個性化服務供給，針對人事人才的個性化發(fā)展需要，全面提供實時的人才數(shù)據(jù)信息支援。其次，開發(fā)共享性的數(shù)字化人事檔案管理機制，明確數(shù)字化人事檔案管理的科學方法，優(yōu)化人事檔案管理的流程，實現(xiàn)對各層次目標與人事檔案管理內(nèi)容的融合。

3）提高管理人員素質水平。人事人才檔案管理人員的素質和能力對人事人才檔案管理工作有非常直接的影響。所以，為了有效地提高人事人才檔案管理工作的質量和水平，保證企業(yè)人事人才檔案管理工作的健康發(fā)展，必須要努力的提升人事人才檔案管理人員的素養(yǎng)?？梢远ㄆ诘呐e行一些人事知識方面的培訓，從而使他們能夠對新的知識和先進的管理技術進行了解和掌握，從而不斷地提高他們的管理技能和水平，能夠對黨和政府制定的有關人事工作方面的政策和法律法規(guī)有充分的了解，從而在進行充分了解的基礎上，對自身的專業(yè)理論知識方面的技能不斷的強化，用專業(yè)的檔案管理知識和理論來指導管理工作，從而不斷地適應當代企業(yè)人事檔案管理的新要求。而且，每一個人事部門都要設置專門的檔案管理人員，從而來提高管理工作的專業(yè)性。要對人事檔案管理人員進行充分的思想素質教育，從而使他們能夠以身作則，對工作嚴謹認真，增強他們的工作責任感，能夠為管理工作盡自己最大的貢獻和努力。除此之外，企業(yè)也要對人事人才檔案管理人員進行相應的關心，從而來使他們在管理工作中體會到溫暖，不斷的提高他們的工作積極性，推動整個企業(yè)人事人才檔案管理工作的開展。

4）加強信息化管理。21世紀是信息化的時代，信息化已經(jīng)席卷全球各行各業(yè)的每一個領域和環(huán)節(jié)，因此，現(xiàn)代化的人事檔案管理工作也必須進行信息化、網(wǎng)絡化升級，這不僅可以提高人事管理水平和工作效率，同時也能夠降低運行管理成本。信息化在現(xiàn)代的人事管理當中的應用主要是運用在信息化的人事檔案管理信息系統(tǒng)當中，通過信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，可以使人事管理工作走向信息化、科學化，有利于單位對員工的信息進行全面的了解和掌握，同時也有利于員工對單位的發(fā)展現(xiàn)狀和時代的發(fā)展潮流有一個清楚的認識和掌握，做到胸懷大局，眼光長遠，為科學決策奠定堅實的基礎。

5）提高管理安全性。提高人事人才檔案管理的工作水平，還要加強人事人才檔案管理工作的安全性，明確人事人才檔案管理的方法，在現(xiàn)有的信息化環(huán)境下構建安全的人事人才檔案管理體系。首先，開發(fā)優(yōu)質的人事人才檔案數(shù)據(jù)信息運轉平臺，全面提高平臺的兼容性與可擴展性，在有效劃分層次權限的基礎上提供人事檔案信息。其次，加強人事人才檔案數(shù)據(jù)信息的備份工作，保證原始檔案數(shù)據(jù)信息的準確性，有效的防止網(wǎng)絡端人事檔案數(shù)據(jù)上傳下載帶來的數(shù)據(jù)破壞風險。

6）建設科學合理的檔案管理制度。對于現(xiàn)代化的企業(yè)人事管理工作而言，在進行崗位設置時需要進行全方面的綜合科學的考慮，設置出符合時代發(fā)展需求的工作崗位。要想從根本上提高人事檔案管理水平，日常工作中，對接收干部檔案和收集檔案材料時，要嚴把關，狠抓各項工作制度的落實，加大鑒別工作力度，保證接收的干部檔案各類材料齊全，將檔案審核工作長效機制落到實處。加強檔案管理工作指導檢查工作的定期性，及時地發(fā)現(xiàn)和處理問題。還要爭取進一步加大在檔案管理工作硬件設施基礎建設方面的投入，做好相關專項預算，確保落實到位。尤其是對于檔案的保護、維修和搶救工作一定要高度重視，重點保障檔案信息化建設工作的開展。

3 結束語

綜上所述，想要提高人事人才檔案管理水平，需要形成完善的人事人才檔案管理體系，豐富人事人才檔案管理的方法，著力在良好的體系環(huán)境下開展人事人才檔案管理工作。

參考文獻

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