基于財(cái)務(wù)共享的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)構(gòu)建

趙曼（鄭州財(cái)經(jīng)學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)院）

■前言

業(yè)財(cái)融合的推進(jìn)有賴(lài)于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完美對(duì)接融合，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)構(gòu)建的流暢、精準(zhǔn)、貼合實(shí)際核算、管理需求，不僅能提高搜索效率，還有利于后期內(nèi)部管理報(bào)表數(shù)據(jù)的提取。因此本文就詳細(xì)介紹了案例企業(yè)在實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的過(guò)程，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)中涉及到的關(guān)鍵數(shù)據(jù)都進(jìn)行了梳理和設(shè)計(jì)，以期對(duì)其他企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)過(guò)程中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的構(gòu)建收集起到借鑒作用。

■基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)運(yùn)算邏輯

（一）編碼規(guī)則

編碼規(guī)則的梳理，是各項(xiàng)數(shù)據(jù)收集的前提條件。根據(jù)業(yè)務(wù)需求和管理維度來(lái)定義編碼規(guī)則，更加科學(xué)。根據(jù)編碼所顯示的特征，不僅能提高檢索效率，還有利于后期業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)。本文主要是圍繞業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)結(jié)合緊密的采購(gòu)業(yè)務(wù)與應(yīng)付模塊，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)與應(yīng)收模塊來(lái)介紹業(yè)財(cái)融合的實(shí)現(xiàn)方式，所介紹內(nèi)容均來(lái)自A 連鎖餐飲公司真實(shí)的方案。

1.公司編碼

公司是指獨(dú)立核算的法人主體，編碼由集團(tuán)財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)實(shí)際核算情況統(tǒng)一進(jìn)行制定。所有收入、成本、費(fèi)用、報(bào)表的歸集，最終都要匯總到公司層面。后續(xù)其他信息的建立也都要綁定公司的信息，比如：每一個(gè)部門(mén)都會(huì)在部門(mén)信息中維護(hù)到公司維度，便于費(fèi)用根據(jù)公司進(jìn)行匯總；門(mén)店信息管理、客戶(hù)信息管理也都需要維護(hù)對(duì)應(yīng)的公司，以便最終進(jìn)行匯總的時(shí)候可以把利潤(rùn)核算，應(yīng)收賬款等核算項(xiàng)目自動(dòng)歸集到對(duì)應(yīng)的公司賬務(wù)中去。

2.部門(mén)編碼

部門(mén)是獨(dú)立的核算中心，但不是獨(dú)立的法人主體，通常主要進(jìn)行費(fèi)用、報(bào)銷(xiāo)核算。部門(mén)的設(shè)置一般根據(jù)公司實(shí)際已有的工作部門(mén)進(jìn)行設(shè)置，但是要預(yù)留編碼，當(dāng)部門(mén)需要調(diào)整的時(shí)候，直接禁用取消的部門(mén)編碼，停用該核算中心，然后啟用新的編碼，對(duì)新的部門(mén)進(jìn)行核算。通常部門(mén)編碼長(zhǎng)度3 位，搜索類(lèi)型DP（Department）。部門(mén)是基礎(chǔ)的費(fèi)用中心，每一個(gè)部門(mén)都有歸屬的公司，因此在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，業(yè)務(wù)員只需要選擇自己所在的部門(mén)，所報(bào)銷(xiāo)的項(xiàng)目即可，系統(tǒng)自動(dòng)生成部門(mén)基礎(chǔ)信息上所對(duì)應(yīng)的公司的賬務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，不同的公司下屬部門(mén)編碼也會(huì)細(xì)節(jié)的體現(xiàn)，比如LA 管理公司的部門(mén)以101 開(kāi)頭，BD 商貿(mào)公司的部門(mén)則201 開(kāi)頭，一眼就能分辨出公司信息。

（二）主數(shù)據(jù)的整理收集

主數(shù)據(jù)主要包括基礎(chǔ)地址簿信息，供應(yīng)商信息，客戶(hù)信息，物料信息。在編碼方案確定后，按照既定的編碼規(guī)則，統(tǒng)計(jì)主數(shù)據(jù)信息。

1.地址簿信息

不論是供應(yīng)商，客戶(hù)（加盟店），還是員工，倉(cāng)庫(kù)，部門(mén)等都必須在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)按照編碼規(guī)則維護(hù)相應(yīng)的唯一編碼，即地址號(hào)。地址號(hào)具有唯一性，而且一旦啟用，形成了財(cái)務(wù)帳之后，就只能被停用，不能被刪除,即如果不人為主動(dòng)進(jìn)行后臺(tái)強(qiáng)制清理，已經(jīng)形成的賬務(wù)信息會(huì)永遠(yuǎn)存在，以便查賬和管理，有利于會(huì)計(jì)信息的保存，有利于保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性。地址簿信息，主要包括名稱(chēng)、稅號(hào)、搜索類(lèi)型、所屬經(jīng)營(yíng)單位、地址信息、銀行信息、供應(yīng)商、類(lèi)別碼。著重強(qiáng)調(diào)類(lèi)別碼的設(shè)置，舉例：如果需要根據(jù)大區(qū)來(lái)統(tǒng)計(jì)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，比如啟用類(lèi)別碼01 來(lái)表示大區(qū)，每一個(gè)門(mén)店在收集信息時(shí)，就必須提前分好大區(qū)，然后在地址簿類(lèi)別碼01 上綁定大區(qū)信息，后續(xù)的大區(qū)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)就可以根據(jù)該類(lèi)別碼進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。前期類(lèi)別碼的科學(xué)規(guī)劃和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集，都是服務(wù)于報(bào)表統(tǒng)計(jì)，服務(wù)于管理需求。

2.供應(yīng)商信息

銀行賬戶(hù)，銀行名稱(chēng)，付款條款（即供應(yīng)商賬期，多久內(nèi)付給該供應(yīng)商貨款。所有的供應(yīng)商都會(huì)綁定該信息，系統(tǒng)根據(jù)訂單日期和訂單供應(yīng)商所對(duì)應(yīng)的付款條款，來(lái)對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行預(yù)警，充分利用賬期，可以提高企業(yè)資金的利用效率。舉例：P01 表示30 天內(nèi)付供應(yīng)商款），稅率稅區(qū)（V13，13%的增值稅），稅號(hào)，總賬級(jí)（用于系統(tǒng)記賬時(shí)自動(dòng)指向會(huì)計(jì)科目）等。

3.客戶(hù)信息

銀行賬戶(hù)，銀行名稱(chēng)，付款條款（即客戶(hù)賬期，多少天內(nèi)收取給該客戶(hù)的賬款。所有的客戶(hù)都會(huì)綁定該信息，系統(tǒng)根據(jù)訂單日期和訂單客戶(hù)所對(duì)應(yīng)的付款條款，來(lái)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行預(yù)警，充分利用賬期，可以提高企業(yè)資金的利用效率。舉例：P01，30 天收取客戶(hù)款），稅率稅區(qū)（V13，13%的增值稅），稅號(hào)，總賬級(jí)（用于系統(tǒng)記賬時(shí)自動(dòng)指向會(huì)計(jì)科目）等。其他信息如下圖所示。

4.物料信息

主要強(qiáng)調(diào)庫(kù)存S 和非庫(kù)存N 的行類(lèi)型分類(lèi)以及總賬類(lèi)別碼。庫(kù)存和非庫(kù)存的分類(lèi)主要是用于區(qū)分常規(guī)的銷(xiāo)售庫(kù)存，比如脆筒和不用于銷(xiāo)售的自用庫(kù)存，比如工裝。

（三）不同經(jīng)營(yíng)單位對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目

1.經(jīng)營(yíng)單位的分類(lèi)

所謂經(jīng)營(yíng)單位就是核算中心，不同的經(jīng)營(yíng)單位即是不同類(lèi)型的核算中心。

表1 經(jīng)營(yíng)單位

不同的經(jīng)營(yíng)單位會(huì)有需要核算不同的內(nèi)容，比如BS 公司經(jīng)營(yíng)單位就需要出具資產(chǎn)負(fù)債表，因此需要進(jìn)行全科目核算，但是銷(xiāo)售部門(mén)，就只需要進(jìn)行費(fèi)用類(lèi)的核算，沒(méi)有成本利潤(rùn)項(xiàng)目的核算。同樣，對(duì)于直營(yíng)店來(lái)說(shuō)，就只需要核算收入成本利潤(rùn)項(xiàng)目，所以科目的設(shè)置也不同于其他類(lèi)型的經(jīng)營(yíng)單位。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身的核算需求來(lái)設(shè)置經(jīng)營(yíng)單位，以便于不同維度的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，進(jìn)而為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供有力的依據(jù)。

2.模板經(jīng)營(yíng)單位對(duì)應(yīng)模板會(huì)計(jì)科目

在模板經(jīng)營(yíng)單位下設(shè)置會(huì)計(jì)科目，有利于企業(yè)的統(tǒng)一管控，而且新增部門(mén)或是公司的時(shí)候，由集團(tuán)公司統(tǒng)一推送，具體的明細(xì)科目的添加可以由分公司或者部門(mén)自行添加。通常BS 類(lèi)型經(jīng)營(yíng)單位一個(gè)需要出具資產(chǎn)負(fù)債表的核算中心，全部核算科目超過(guò)800 項(xiàng)。而經(jīng)營(yíng)單位MS 就只是一個(gè)利潤(rùn)核算中心，全部核算科目只有63 項(xiàng)。

（四）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息與會(huì)計(jì)核算的邏輯關(guān)系

1.分銷(xiāo)自動(dòng)會(huì)計(jì)指令的運(yùn)行邏輯

分銷(xiāo)自動(dòng)會(huì)計(jì)指令的運(yùn)行，還要從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置說(shuō)起。前期根據(jù)A 企業(yè)的業(yè)務(wù)情況，劃分不同的單據(jù)類(lèi)型。在物料信息上維護(hù)所對(duì)應(yīng)的總賬類(lèi)，比如SCL（食材類(lèi)）。分銷(xiāo)自動(dòng)會(huì)計(jì)指令根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型所對(duì)應(yīng)的單據(jù)類(lèi)型和物料對(duì)應(yīng)的總賬類(lèi)，結(jié)合訂單上對(duì)應(yīng)的公司，對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商信息，從設(shè)置好的分銷(xiāo)會(huì)計(jì)指令自動(dòng)取值，生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。比如下200BD 商貿(mào)公司，國(guó)內(nèi)采購(gòu)OP 單，采購(gòu)物料10100001 藍(lán)莓果醬，對(duì)應(yīng)總賬代碼SCL，供應(yīng)商稅信息VA13，根據(jù)下列表格中提前設(shè)置好的分銷(xiāo)自動(dòng)會(huì)計(jì)指令，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把采購(gòu)入庫(kù)形成的賬務(wù)記到BD 商貿(mào)公司下：

表2 分自動(dòng)會(huì)計(jì)指令

2.自動(dòng)會(huì)計(jì)指令的運(yùn)行邏輯

自動(dòng)會(huì)計(jì)指定的運(yùn)行，也需要從前端的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)說(shuō)起。當(dāng)錄入采購(gòu)單時(shí)，會(huì)錄入對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商編碼，編碼背后所對(duì)應(yīng)的是供應(yīng)商的總賬級(jí)信息和稅信息，這兩個(gè)信息與自動(dòng)財(cái)務(wù)記賬緊密相關(guān)。舉例采購(gòu)單上面的80000001 供應(yīng)商所對(duì)應(yīng)總賬級(jí)是GXL（購(gòu)銷(xiāo)類(lèi)），在自動(dòng)會(huì)計(jì)指令PCGXL 設(shè)置對(duì)應(yīng)的科目2201.01。前期維護(hù)的會(huì)計(jì)科目2201.01 表示應(yīng)付賬款—購(gòu)銷(xiāo)類(lèi)。所以應(yīng)付賬的生成就是根據(jù)采購(gòu)單上供應(yīng)商的總賬級(jí)信息，從自動(dòng)會(huì)計(jì)指令取值，根據(jù)采購(gòu)單對(duì)應(yīng)的經(jīng)營(yíng)單位，生成對(duì)應(yīng)的應(yīng)付賬憑證。當(dāng)應(yīng)付會(huì)計(jì)根據(jù)收到的發(fā)票，選擇對(duì)應(yīng)的采購(gòu)入庫(kù)做應(yīng)付憑證，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)自動(dòng)會(huì)計(jì)指令生成對(duì)應(yīng)的應(yīng)付賬：

■結(jié)論

從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)中可以看出，業(yè)財(cái)融合的實(shí)現(xiàn)需要在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)信息設(shè)計(jì)和收集，與后續(xù)財(cái)務(wù)記賬以及報(bào)表的統(tǒng)計(jì)環(huán)環(huán)相扣，可以說(shuō)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)與收集的質(zhì)量決定了業(yè)財(cái)融合的成敗。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)形態(tài)來(lái)設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的自動(dòng)會(huì)計(jì)指令，從源頭強(qiáng)化集團(tuán)控制，規(guī)范會(huì)計(jì)科目和記賬形式，減輕會(huì)計(jì)人員核算和對(duì)賬的工作量，即便未來(lái)的業(yè)務(wù)量翻翻，也能滿(mǎn)足成倍增長(zhǎng)的核算需求。