通過流程管理來驅(qū)動高校行政辦公的改革

李謀事 張夢影 肖群

內(nèi)容摘要? 隨著國內(nèi)綜合性大學(xué)建設(shè)要求的強化，高校師生人數(shù)逐年增多，校內(nèi)行政事務(wù)工作日益繁重，各項業(yè)務(wù)流程也呈爆發(fā)式增長。如何保持高校行政工作有序高效的運轉(zhuǎn)，逐漸成為高校師生們關(guān)注的重點問題。文章從分析高校目前行政辦公現(xiàn)狀入手，通過引入企業(yè)化的流程管理模式，塑造規(guī)章制度的權(quán)威性，強化工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)性，重視過程執(zhí)行的透明性，全員參與，人人負(fù)責(zé)，全面驅(qū)動高校行政辦公的改革，提升行政辦公執(zhí)行效率。

關(guān)鍵詞? 行政辦公 流程管理 工作流程

1 引言

隨著高校學(xué)科建設(shè)分工日益精細(xì)、科研工作繁重，同時辦學(xué)規(guī)模逐漸要求向綜合性大學(xué)靠攏，高校的師生人數(shù)近些年呈持續(xù)增長，從而帶來的是校內(nèi)行政事務(wù)處理數(shù)量也呈指數(shù)增長。如何使各項行政事務(wù)更加便捷高效地服務(wù)于校內(nèi)外廣大師生，成為各高校管理人員急需解決的問題，也是廣大師生期盼解決的問題。為此，我們急需引入企業(yè)化的流程管理模式來驅(qū)動高校行政辦公的改革，直接有效地服務(wù)于教學(xué)、科研工作[1]。

2 高校行政辦公管理的現(xiàn)狀

2.1 傳統(tǒng)的公文處理方式仍占主導(dǎo)地位

目前國內(nèi)高校均屬于有編制的事業(yè)行政單位，人員編制、事務(wù)處理仍然遵循國家機關(guān)行政部門的管理模式，對于日常的事務(wù)處理還保留政府機關(guān)上傳下達的模式實現(xiàn)，即通過“請示”“報告”“通知”“函”的公文來傳遞。如此一來，每項事務(wù)處理均需要按照各類公文標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，流轉(zhuǎn)方式單一，嚴(yán)重影響事務(wù)處理的效率。雖然說近些年很多高校均已經(jīng)采用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)來實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)，但并未能直接有效地解決一線工作人員的問題[2～4]。

2.2 公文運轉(zhuǎn)流程過程封閉

近些年來，隨著各大企事業(yè)改革創(chuàng)新，高校中有些職能部門也逐漸引入流程管理的概念，對部門業(yè)務(wù)處理也進行了創(chuàng)新改造，也取得了一些成績，得到了廣大師生的認(rèn)可。但這些流程僅從本部門事務(wù)處理出發(fā)，僅限于單個部門內(nèi)部運行，處理單項事務(wù)效率高，效果佳，從整個學(xué)校行政事務(wù)聯(lián)動處理的角度看，缺乏各部門協(xié)同合作性，對校內(nèi)整體行政管理效率的提升沒有達到預(yù)期要求[5]。

3 引入企業(yè)化的流程管理機制，驅(qū)動行政辦公改革

3.1 企業(yè)化的流程管理的理解與定義

所謂的“流程”，是指事務(wù)進行中次序或順序的布置與安排，或指由兩個及以上的業(yè)務(wù)步驟，完成一個完整的業(yè)務(wù)行為的過程。業(yè)務(wù)流程是達到特定的目標(biāo)價值而由不同的人分別共同完成的一系列活動?；顒又g不僅有嚴(yán)格的先后順序界限定，而且活動的內(nèi)容、方式、責(zé)任等都必須有明確的安排和界定，使不同活動在不同崗位角色之間可以實現(xiàn)轉(zhuǎn)手交接[6]。為此，人們所說的業(yè)務(wù)流程（也可簡稱為流程）由三個要素和一個表單組成，三要素分別為“流程節(jié)點”“操作人”“崗位職責(zé)”，一個表單就是運轉(zhuǎn)附件，附件有些時候是一個文檔，更多時候為一個表單。舉例說明，如圖1所示，用印申請流程。

3.2 引入流程管理，事先需實現(xiàn)“四化”管理的變革

隨著當(dāng)前企業(yè)的規(guī)模發(fā)展，事務(wù)處理的精細(xì)化，行政組織管理的效率成了競爭的核心要素之一，為了提高管理效率，必須進行管理方式的變革——“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”。這“四化”實現(xiàn)管理變革后，才能順理成章的引入流程管理，從而使之悄無聲息地驅(qū)動高校行政辦公的改革[7]。

（1）管理制度化。為了明確現(xiàn)行的管理要求，必須將它們編制發(fā)布宣貫執(zhí)行，并且匯編成冊形成體系，醒目張貼，時時刻刻提醒各崗位人員照章辦事。即使現(xiàn)行規(guī)章制度存在缺陷，在新的制度尚未發(fā)布之前，仍要按照現(xiàn)有的執(zhí)行，這樣才能從反面催促缺陷制度的修訂發(fā)布。

（2）制度流程化。在制度編制的同時，必須考慮到制度的可行性或者可操作性，也就是通過流程定義補充規(guī)章制度中的條條框框，詳實描述流程中涉及的三要素（流程節(jié)點、操作人、崗位職責(zé)）和一表單（運轉(zhuǎn)附件），使流程中每個節(jié)點界限清晰，每個操作明確人員角色，每個角色明確操作細(xì)則。

（3）流程表單化。在流程運轉(zhuǎn)中，務(wù)必保障各流轉(zhuǎn)節(jié)點運轉(zhuǎn)是清晰肯定的，整個流程可呈現(xiàn)出由上至下的層層審批模式，流程執(zhí)行完畢后出現(xiàn)的是全部通過的條形狀批復(fù)肯定的意見。另外，判斷條件的出現(xiàn)盡量放置在流程初期的節(jié)點，這樣才能有效避免資源的浪費，也可提升實際流程的有效性。

（4）表單信息化。不管是流程中批復(fù)意見，還是運轉(zhuǎn)附件信息，它們中每項數(shù)據(jù)均可轉(zhuǎn)化為可量化、可判定的數(shù)據(jù)字段，以便于直觀清晰地傳達至下游，也為信息系統(tǒng)存儲提供簡單明了的存儲定義，更便于日后查詢、歸檔、統(tǒng)計、分析及數(shù)據(jù)展現(xiàn)。

3.3 強化宣傳，利用通報監(jiān)督流程執(zhí)行，促進流程良性發(fā)展

目前高校日常事務(wù)日益增多，行政管理要求不斷提高，對行政人員的管理能力也提出了新的挑戰(zhàn)。為此，沒有既定不變的業(yè)務(wù)流程，也沒有最好的業(yè)務(wù)流程，只有不斷修訂最適合實際情況的業(yè)務(wù)流程。由于行政辦公事務(wù)交由“業(yè)務(wù)流程”處理后，對綜合辦公室的管理人員已經(jīng)省去了行文規(guī)范、公文分發(fā)、意見收集反饋等諸多繁重瑣碎的事務(wù)，但是此時他們的角色應(yīng)該即可轉(zhuǎn)變，將從原來流程中操作者轉(zhuǎn)變?yōu)楸O(jiān)督者。他們應(yīng)該實時監(jiān)控流程中出現(xiàn)的異常情況，做好記錄，加強宣貫，定期通報異常流程的執(zhí)行情況，強化流程執(zhí)行的嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性、可行性，為下一步流程管理改革提供數(shù)據(jù)支撐。

3.4 利用信息化手段，通過流程驅(qū)動業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的運轉(zhuǎn)，推動各職能部門協(xié)同發(fā)展

業(yè)務(wù)流程可以是單個職能部門的內(nèi)部事務(wù)處理，也可以是整個高校全程的事務(wù)處理，但是各個流程中加載的數(shù)據(jù)并不是單純純粹孤立的個體，它們中每個流程節(jié)點、角色定義、操作細(xì)則均是行政辦公這條大河的水滴。為此，在流程管理過程中必須借助于信息化手段，將流程管理附著在信息系統(tǒng)中進行，每個流程將攜帶著業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中運轉(zhuǎn)，并且通過行政辦公大河最終匯聚于數(shù)據(jù)的大洋中，以便其他系統(tǒng)共享共用。只有每個流程實現(xiàn)融會貫通，既是數(shù)據(jù)的提供者又是數(shù)據(jù)的索取者，才能使各個職能部門依據(jù)業(yè)務(wù)流程管理的要求協(xié)同發(fā)展。

4 結(jié)語

在企事業(yè)單位的改革推動下，高校行政辦公管理過程中，通過流程管理，讓做事有章可循，人員分工明確，崗位職責(zé)清晰，全員參與，人人負(fù)責(zé)，提升行政辦公執(zhí)行效率，為廣大師生提供便捷有效的服務(wù)。

（第一作者系瓊臺師范學(xué)院 工作人員）

（本文由海南省高等學(xué)校科學(xué)研究項目（Hnky2017-73）支持）

【參考文獻】

[1]徐旺全.基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的高校內(nèi)控業(yè)務(wù)流程控制研究[J].內(nèi)控與審計，2019，10：49-50.

[2]任治洪.基于流程管理的行政辦公管理平臺開發(fā)與應(yīng)用[J].中國管理信息化，2014，17（3）：79-82.

[3]田志敏.加強流程管理使項目計劃組織有序可控[J].價值工程，2019，32：132-135.

[4]李秋實.流程管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用[J].內(nèi)控與審計，2019，10：58-59.

[5]李書麗.高校建設(shè)項目內(nèi)部控制體系研究[J].系統(tǒng)科學(xué)學(xué)報，2019，8：51-55.

[6]廖金花.關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制管理問題的思考[J].運營管理，2019，11：147-148.

[7]李玲玲.信息化背景下OA協(xié)同辦公系統(tǒng)對高校辦公的影響[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019，18：115-117.