干部人事檔案信息化管理的探索

馬萍

摘 要：組織人事部門對教職工的考核與管理及各類原始記錄，都保存在干部人事檔案中，是組織教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)?，F(xiàn)如今，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理手段已無法滿足干部現(xiàn)代化管理的需求，組織人事部門應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變觀念、引入信息化管理技術(shù)，才能干部檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;現(xiàn)狀分析; 信息化管理; 發(fā)展對策

干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中的作用舉足輕重，中央、自治區(qū)多次出臺(tái)相關(guān)文件要求各相關(guān)部門要牢固樹立政治意識、大局意識，切實(shí)把干部人事檔案作為干部培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督的重要基礎(chǔ)。同時(shí)，人事檔案還是干部職工個(gè)人職務(wù)（崗位）晉升、職稱評定、工資晉升以及離退休辦理的重要依據(jù)，可以說，干部人事檔案影響甚至決定著干部職工在社會(huì)工作中的方方面面。單一使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行人事管理，人事檔案管理人員思想落后、管理手段相對滯后、管理人員配備嚴(yán)重不足等，是組織人事部門在管理人事檔案時(shí)普遍存在的問題，如何積極運(yùn)用信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)更現(xiàn)代化、多元化、高效化的干部人事檔案管理，已然成為進(jìn)一步提高干部人事檔案利用率、實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理現(xiàn)代化的研究方向。

1.現(xiàn)階段干部人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 干部人事檔案信息化管理觀念落后

受到歷史沿革和管理?xiàng)l件等因素影響，干部人事檔案信息化管理的普及度不高，普遍面臨管理思想落后、管理方法單一等現(xiàn)實(shí)問題。很多檔案管理人員沿用的還是傳統(tǒng)的管理思維和工作手段，更傾向于記錄紙質(zhì)檔案而不愿意使用計(jì)算機(jī)，也沒有接受過系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案信息化管理培訓(xùn)，這不僅造成了人力資源浪費(fèi)，降低了工作效率，也不利于檔案的長久保存。所以干部人事檔案信息化管理還需進(jìn)一步從思想認(rèn)識層面著手，得到相關(guān)管理者更多的關(guān)注與配合，人事檔案管理工作才能與時(shí)俱進(jìn)，真正將信息化管理落實(shí)到位，使干部人事檔案的管理手段更多樣化、現(xiàn)代化。

1.2 干部人事檔案信息化利用效率偏低

干部人事檔案在干部工作中的重要地位與作用，決定了干部檔案管理從紙質(zhì)化單一管理向信息化等多形式組合管理的必然性。但是總體來看，各單位普遍存在檔案管理人員（尤其是專職檔案管理員）配備不足，專業(yè)化尤其是信息化管理相關(guān)培訓(xùn)較為薄弱的現(xiàn)狀，一些已經(jīng)開始使用信息化檔案管理的單位也只是從淺顯層面將干部人事檔案信息錄入到電腦系統(tǒng)中，沒有深入挖掘更多信息化管理功能并及時(shí)進(jìn)行信息整合，使檔案信息化管理未能發(fā)揮預(yù)期的價(jià)值作用。

2.干部人事檔案信息化管理的意義

2.1 信息化管理有利于強(qiáng)化檔案管理規(guī)范

干部人事檔案工作是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，強(qiáng)調(diào)工作的保密性和原則性。以往在記錄干部人事檔案信息時(shí)多采用單一的紙質(zhì)記錄，導(dǎo)致因個(gè)人筆誤或有意無意錯(cuò)填信息、涂改造假檔案等現(xiàn)象普遍存在，極大影響了干部人事檔案信息的真實(shí)性與完整性，也大大降低了人事檔案的權(quán)威性及可利用率。采取信息化多形式管理之后，統(tǒng)一了信息錄入的格式與字體，確保信息錄入的規(guī)范性，進(jìn)一步避免了人工舞弊行為的出現(xiàn)。

2.2 信息化管理有利于提高檔案管理效率

檔案管理要考慮的問題之一就是如何方便應(yīng)用，由于檔案資料本身就有內(nèi)容多、要求高、管理復(fù)雜等特征，過去開展干部人事檔案管理，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，而且無法真正保證獲取信息的準(zhǔn)確性。但是應(yīng)用信息化管理之后，快速地錄入信息并分類保管，有利于管理人員快速瀏覽、查詢與應(yīng)用，極大提高信息應(yīng)用效率與應(yīng)用質(zhì)量。

2.3 信息化管理有利于延長檔案管理期限

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不利于長期保存，經(jīng)過一段時(shí)間之后，紙張返潮或破損、字跡消退不易識別，而且紙質(zhì)文件還有可能丟失，需要占用大量的空間存儲(chǔ)。相較而言，信息化管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的云存儲(chǔ)，并且每一份檔案都有備份，不怕丟失或者損毀，有利于永久保存以便隨時(shí)查用。

3.新形勢下干部人事檔案信息化管理對策

3.1 轉(zhuǎn)變思想，重視信息化管理

檔案管理工作人員是信息化管理的直接操作者，所以要加強(qiáng)相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)，引導(dǎo)他們重視信息化建設(shè)，充分認(rèn)識信息化管理的先進(jìn)之處。首先，客觀分析傳統(tǒng)檔案管理的弊端，了解信息化檔案管理不僅操作便捷、工作效率高，而且能更好地保障檔案的保密安全，符合現(xiàn)代檔案管理的各項(xiàng)需求;其次，為了讓檔案管理工作人員能嫻熟地操作信息化管理工具，要定期開展信息化技能培訓(xùn)，科普檔案信息化管理的必然趨勢與現(xiàn)實(shí)意義，幫助他們解決具體操作中遇到的各種問題，讓信息化管理手段真正落實(shí)到日常工作中。

3.2 嚴(yán)格把控，培養(yǎng)信息化人才

檔案管理人員的專業(yè)水平、職業(yè)素養(yǎng)以及信息化應(yīng)用能力等等，這些都直接影響干部人事檔案信息化管理的效果。因此對于崗位人員選拔要嚴(yán)格把關(guān)。一方面，適當(dāng)提高檔案管理人員的聘用門檻，既要具備專業(yè)能力、經(jīng)驗(yàn)豐富，也要與時(shí)俱進(jìn)，善于運(yùn)用信息化技術(shù)手段開展工作。另一方面，對于現(xiàn)有的檔案管理工作人員隊(duì)伍，表現(xiàn)出的年齡大、專業(yè)不足、素質(zhì)偏低等種種問題，要加強(qiáng)考核與培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們主動(dòng)學(xué)習(xí)、更新知識與技能，跟上信息化時(shí)代發(fā)展的需要。

3.3 積極推進(jìn)，搭建信息化平臺(tái)

干部人事檔案信息化管理既要有人力的支持，也要有物質(zhì)的支持，盡快建立一套適用于高校實(shí)情的干部人事檔案管理信息化平臺(tái)，支持檔案管理人員開展相關(guān)工作，提高人事檔案收集、整理、管理以及共享信息的效率性，為推進(jìn)干部人事檔案信息化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.4 加強(qiáng)管理，保障信息化安全

計(jì)算機(jī)應(yīng)用雖然便捷，但是其中蘊(yùn)含的安全問題也不能忽視。干部人事檔案信息化管理剛剛起步，無論是人為操作失誤還是計(jì)算機(jī)本身風(fēng)險(xiǎn)都客觀存在，所以加強(qiáng)管理非常必要。一方面，要求工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范操作執(zhí)行，對于重要的檔案資料要做加密處理，限定不同級別賬號用戶的讀取權(quán)限;另一方面，所有錄入的檔案信息都要做好備份，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要定期更新、殺毒、維護(hù)，做好檔案數(shù)據(jù)的安全管理。

綜上所述，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來對于高校干部人事檔案管理既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。管理者要充分認(rèn)清現(xiàn)階段干部人事檔案管理的不足，轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，盡快將干部人事檔案管理從過去的人工操作模式過渡到信息化模式，同時(shí)確保檔案管理的安全性、高效性與完整性，為干部人事檔案管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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