大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

鄭倩茹 王錦榮

摘要：大數(shù)據(jù)時代通過對海量數(shù)據(jù)的快速收集與挖掘、及時研判與共享，成為支持社會治理科學決策和準確預(yù)判的有力手段。建立大數(shù)據(jù)中心，及時搜集、實時處理數(shù)據(jù)信息，為科學決策提供堅實基礎(chǔ)。如今，大數(shù)據(jù)存在于各行各業(yè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時代檔案信息利用需求，所以只有加強檔案信息化建設(shè)，才能與大數(shù)據(jù)時代接軌。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化建設(shè);企業(yè)檔案

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1檔案信息規(guī)模急劇擴張

企業(yè)檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已無法適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需要，不能及時有效地對企業(yè)的經(jīng)營決策提供參考作用。企業(yè)信息化管理中大量產(chǎn)生的電子文件已成為企業(yè)生產(chǎn)運營數(shù)據(jù)的體現(xiàn)，此類電子文件的數(shù)據(jù)量大、格式多樣，包含文檔文本、圖片圖像、音頻視頻等，如何從價值密度低的這些文件中快速檢索，實現(xiàn)價值的提純，僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)是無法滿足的，因此，為了實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的參考作用，企業(yè)只能運用云計算等新型信息化技術(shù)進行檔案管理工作。

1.2辦公自動化改變了檔案管理的工作環(huán)境

科技的發(fā)展導(dǎo)致辦公自動化逐漸取代了傳統(tǒng)的企業(yè)辦公方式，改變了原本的工作環(huán)境?，F(xiàn)階段，企業(yè)可以運用數(shù)字化、信息化技術(shù)實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接，自動歸檔電子文件，能夠通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實時傳遞和存儲數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息采集、處理、分析及整合的動態(tài)工作模式。

1.3檔案信息資源的重要性不斷提高

傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié)，包括取閱、證明、整理、編研等，檔案管理與應(yīng)用費時耗力，已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)不斷加快的工作節(jié)奏，不能實現(xiàn)檔案信息資源利用即時、高效、集成、共享的工作需要。信息化的檔案管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效整合，能夠?qū)崿F(xiàn)海量數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用和資源共享。

二、當前企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1整體規(guī)劃不夠完善

一些企業(yè)一味地盲求所謂的現(xiàn)代化建設(shè)，過分夸大信息化，在實施檔案信息化管理工作時，并未根據(jù)企業(yè)發(fā)展的真實狀況，科學恰當?shù)貥?gòu)建檔案信息化體系。在工作過程中既沒有做好前端的管理控制工作，也無法保障各項業(yè)務(wù)體系的有效承接，進而很難達成對檔案匯集的全程化監(jiān)管，致使所謂的檔案信息化建設(shè)秀而不實，無法真正發(fā)揮有效的作用。此種狀況下，也會在不同程度上影響企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，給企業(yè)造成不小的經(jīng)濟虧損。

2.2缺乏科學的信息化標準

伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大部分企業(yè)針對檔案管理事務(wù)早已開始運用現(xiàn)代化的信息科技，然而就現(xiàn)階段而言，信息化建設(shè)依然處于初步發(fā)展時期，遠未發(fā)展成熟，還存在著諸多沒有解決的問題。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，還沒有一個統(tǒng)一的標準，管理工作較為隨性，最根本的原因在于企業(yè)間的互動與溝通不協(xié)調(diào)，協(xié)作觀念淡薄，資源共享化水平遠遠不夠。于企業(yè)內(nèi)的諸個部門而言，相互之間過于分立，未能于信息化建設(shè)過程中構(gòu)建一個有效的結(jié)合體，檔案信息化體系很難充分發(fā)揮自身的作用。

2.3安全性較低

企業(yè)的各項檔案信息，通常囊括了海量的企業(yè)機密信息，此類信息若是不小心流出將導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營信息泄漏，將給企業(yè)帶來不可預(yù)估的安全隱患和財產(chǎn)損失。就現(xiàn)時期而言，一些企業(yè)的檔案管理者缺乏強烈的安全觀念，未能落實好企業(yè)檔案信息的安全防護工作，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)容易遭到一些違法分子的惡意攻擊竊取，引起機密信息的泄漏，這于企業(yè)來說是不小的沖擊。

三、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體措施

3.1優(yōu)化企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)

其一，企業(yè)應(yīng)當結(jié)合自身現(xiàn)實運營狀況強化檔案信息化管理工作，構(gòu)建完善的企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，擬定具體明細的管理宗旨和監(jiān)管程序。其二，應(yīng)當及時主動地運用優(yōu)秀的互聯(lián)網(wǎng)科技，逐步優(yōu)化檔案信息資源庫，踴躍研發(fā)相應(yīng)的技術(shù)軟件，做好資源庫的完善革新工作，與此同時，還需要構(gòu)建完整高效的檔案信息化管理機制，對企業(yè)諸項檔案數(shù)據(jù)信息實行聯(lián)合性的監(jiān)管。其三，依照企業(yè)的真實訴求，合理購置信息資源庫及檔案信息管理體系，增強有關(guān)軟件、程序的管理性能，提升檔案數(shù)據(jù)搜索、查找的效力，為有效地運用企業(yè)檔案信息資源提供優(yōu)良的保障。

3.2構(gòu)建高素質(zhì)的人才隊伍

促進企業(yè)的諸項檔案數(shù)據(jù)蛻化為重要情報信息的一項不可或缺的前提便是要具備一支優(yōu)秀的企業(yè)檔案信息化人才隊伍，由最初始化的數(shù)據(jù)逐步升華為有用情報信息的歷程中，諸項信息間的相關(guān)性已并非僅僅是技術(shù)層面的課題了，很多相關(guān)信息唯有依靠經(jīng)營、管理、銷售等領(lǐng)域的專業(yè)人才方能辨別。由此可見，檔案管理工作需要依靠掌握各領(lǐng)域知識的綜合性人才，可以從下面兩個角度來進行研討：其一，借助同高校合作的形式培育優(yōu)秀的人才。各高校是各領(lǐng)域人才輸送的最重要通道，依靠同高校合作專向培育高素質(zhì)的檔案信息化工作人員。其二，借助各式各樣的培訓(xùn)來提高員工的綜合素質(zhì)，企業(yè)應(yīng)當定期按照規(guī)劃方案，指向性明確地面向企業(yè)內(nèi)所有現(xiàn)役的檔案管理員工開展專業(yè)化的活動培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作迎來了諸多全新的挑戰(zhàn)，因此除了需要強化工作人員的計算機操作技能、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力，還應(yīng)當強化對于政府方針政策、法律規(guī)定、企業(yè)運營程序等內(nèi)容的研習，全面提升從業(yè)人員的各項素質(zhì)。

3.3嚴格擬定檔案信息化建設(shè)的詳細標準

在開展檔案信息管理工作時，針對大量檔案信息資料的整合、保存、交接等工作應(yīng)當制定統(tǒng)一有效的規(guī)定，精準地把握好檔案信息管理的詳細秩序和方式。同時，還應(yīng)當重視電子檔案的開發(fā)和經(jīng)管，嚴格管控好檔案信息的搜集和整理準則，抓好遴選工作，對企業(yè)檔案信息進行統(tǒng)一管理。除此以外，還應(yīng)當大力推動企業(yè)檔案信息化技術(shù)的標準化應(yīng)用，制定詳細明晰的軟、硬件設(shè)備應(yīng)用的標準，增加有關(guān)資源的使用率，強化企業(yè)檔案信息化建設(shè)的整體水平。

四、結(jié)語

綜上所述，在整個市場經(jīng)濟大環(huán)境下，對企業(yè)檔案進行信息化建設(shè)，是大數(shù)據(jù)時代不容置疑的需求，也很契合時代發(fā)展的規(guī)律。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念。與此同時，企業(yè)自身也必須完善現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)，或重新建立一個新的更為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，如此方可促進企業(yè)的發(fā)展，從而體現(xiàn)出檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的價值，從根本上提升企業(yè)效益。

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（作者單位：國網(wǎng)甘肅省電力公司慶陽供電公司）

作者簡介：鄭倩茹（1990.11.18），性別：女，籍貫：陜西渭南，民族：漢，學歷：?？疲毞Q：助理工程師，研究方向：變電運檢、文書及檔案管理。