大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作措施

劉大群

摘 要：信息化的發(fā)展以及數(shù)據(jù)化內(nèi)容的出現(xiàn)，使得企業(yè)檔案管理工作也需要結(jié)合當(dāng)前技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行細(xì)化和改革，充分凸顯出大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理效率，為企業(yè)發(fā)展提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)和信息基礎(chǔ)。本文主要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案工作管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的工作措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案工作;現(xiàn)狀;工作措施

檔案對(duì)于社會(huì)群體組織以及個(gè)人來說都具有重要作用，隨著時(shí)代發(fā)展，檔案管理工作的要求不斷提升。從當(dāng)前大部分企業(yè)的檔案管理工作來看，涉及到的檔案內(nèi)容多，存儲(chǔ)時(shí)間久遠(yuǎn)，導(dǎo)致管理難度加大，因此檔案管理人員必須要結(jié)合科技發(fā)展情況，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理學(xué)習(xí)，完善檔案管理方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理的效率，保證管理的安全性和完整性，提升檔案管理效率。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的轉(zhuǎn)變

（一）檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展下檔案管理人員必須要注重理念的轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的認(rèn)知，并認(rèn)識(shí)到檔案管理的服務(wù)性，從傳統(tǒng)紙質(zhì)到云端存儲(chǔ)，都需要保證數(shù)據(jù)資料的完整性，同時(shí)降低人力、物力成本和消耗，并保留數(shù)據(jù)價(jià)值。隨著企業(yè)發(fā)展檔案信息量不斷增加，必須要保證服務(wù)更加全面和優(yōu)質(zhì)，為檔案使用者在檔案檢索和借閱中提供更便捷服務(wù)。檔案工作服務(wù)的主動(dòng)性和有效性能夠充分滿足檔案使用者的需求，并為檔案價(jià)值的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)，提升檔案管理能力和效率。

（二）檔案信息采集與處理

大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展下可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建數(shù)據(jù)渠道，并加強(qiáng)對(duì)檔案中有價(jià)值的信息進(jìn)行搜集，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)種類和數(shù)量的豐富，并對(duì)檔案歸檔和查詢的流程進(jìn)行簡化，通過對(duì)這些信息的分類整理，建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，為后期查閱提供方便，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的優(yōu)化。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用還有利于對(duì)數(shù)據(jù)的高質(zhì)量處理，通過檔案的查閱和校對(duì)，結(jié)合檔案管理要求對(duì)無用信息進(jìn)行刪除，并對(duì)新信息進(jìn)行增補(bǔ)，保證檔案數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。最后，還能夠提升檔案數(shù)據(jù)管理的時(shí)效性，在歸檔存儲(chǔ)中需要對(duì)數(shù)據(jù)、時(shí)間信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并合理設(shè)施檔案存儲(chǔ)時(shí)間，結(jié)合檔案管理要求對(duì)一些不需要長期保留的檔案信息進(jìn)行刪除，保證檔案管理的空間和效率。

（三）檔案管理體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作不再局限于紙質(zhì)檔案內(nèi)容，同時(shí)管理范圍也出現(xiàn)一定的改變，檔案管理的行政性質(zhì)更強(qiáng)，工作重心逐漸向檔案事務(wù)管理方面發(fā)展。在檔案管理工作中工作方式主要以線上工作形式為主，而且強(qiáng)調(diào)共享性和開放性，更有利于為用戶提供方便，提升檔案管理效率。同時(shí)調(diào)動(dòng)多機(jī)構(gòu)和部門參與，保證檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的共享化管理，為檔案的有效應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理要求及現(xiàn)狀

（一）檔案信息內(nèi)容的快速處理和解決

企業(yè)檔案管理工作開展中，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用有利于對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行檢索和鑒定，有利于為企業(yè)提供更合理的信息，提升信息管理速度。大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展下，電子文件的數(shù)量增多，使電子文件的管理遇到一定的挑戰(zhàn)，為了有效解決電子文件的管理問題，需要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化。通過數(shù)據(jù)處理模型分析，更好的了解檔案處理內(nèi)容，便于人們對(duì)信息的查找與整合，為企業(yè)檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)最大的優(yōu)勢(shì)就是容納的數(shù)據(jù)量大，處理速度快，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)信息更新有利于對(duì)信息從整體角度的審核和判斷，促進(jìn)信息更好的傳遞與共享。

（二）非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)處理

大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)處理可以分為三種類型，分別為半結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)以及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。其中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是一種常見的數(shù)據(jù)組成形式，在數(shù)據(jù)形式中的占比比較大，而且容納的數(shù)據(jù)內(nèi)容多，因此在企業(yè)檔案處理中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理是一個(gè)比較重要的問題。大數(shù)據(jù)背景下對(duì)這些數(shù)據(jù)的處理提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)，企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將非結(jié)構(gòu)化信息進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，保證非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)輸出與整合的合理性，有利于企業(yè)對(duì)非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的管理。比如，企業(yè)采用SQL技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作，通過這種技術(shù)形式有利于促進(jìn)企業(yè)對(duì)檔案管理中的非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)難題解決。

（三）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間大

企業(yè)日常管理中形成的檔案數(shù)量大，而且檔案數(shù)據(jù)也會(huì)隨著企業(yè)不斷發(fā)展逐漸增多。但是企業(yè)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)容量有限，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)無法在數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)。針對(duì)這個(gè)問題，大部分企業(yè)會(huì)通過加蓋機(jī)房的方式擴(kuò)容存儲(chǔ)量，但是這種解決方式只能解燃眉之急，無法促進(jìn)企業(yè)健康、長遠(yuǎn)發(fā)展，不能從根本上解決問題[1]。為了有效解決數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題，需要提升檔案數(shù)據(jù)管理效率，加強(qiáng)存儲(chǔ)容量，降低管理成本。而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，多數(shù)據(jù)處理問題已經(jīng)基本解決，因此企業(yè)檔案管理容量不足的問題也可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行解決。

（四）檔案管理安全性現(xiàn)狀分析

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案存儲(chǔ)平臺(tái)主要以網(wǎng)絡(luò)終端存儲(chǔ)為主，傳統(tǒng)檔案管理工作中由檔案管理人員負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案管理工作，同時(shí)安保人員負(fù)責(zé)檔案安全管理。但是大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理中主要采用網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，而數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及傳遞中都存在泄露隱患，而且網(wǎng)絡(luò)的開放性也容易受到黑客和病毒的威脅，容易造成檔案被盜或者導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失，因此需要加強(qiáng)對(duì)檔案安全保護(hù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作措施

（一）完善大數(shù)據(jù)檔案管理理念

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理中需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，首先，檔案管理人員必須要具有較強(qiáng)的管理意識(shí)，保證所有有價(jià)值的信息資料都能夠納入到檔案管理中，并結(jié)合這些信息內(nèi)容進(jìn)行分類，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的細(xì)化;其次，樹立檔案存儲(chǔ)理念。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作中，存儲(chǔ)檔案主要是為了使檔案能夠根據(jù)具體的類別合理的劃分管理內(nèi)容。當(dāng)前檔案管理工作內(nèi)容更多，如果仍然采用傳統(tǒng)檔案管理模式不利于檔案管理工作的開展[2]。從當(dāng)前檔案管理工作的開展情況來看，需要做好整個(gè)檔案的采集，但是并不需要進(jìn)行完全書面存儲(chǔ)，只需要將檔案存儲(chǔ)到不同節(jié)點(diǎn)的通訊設(shè)備即可，可以將資料直接向計(jì)算機(jī)進(jìn)行輸入。如果需要對(duì)檔案進(jìn)行查詢、調(diào)出或者修改等也可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)快速操作。此外，檔案管理模式內(nèi)容存在變革，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代背景分析，檔案管理中大量的數(shù)據(jù)內(nèi)容無法憑借企業(yè)原有的技術(shù)水平和管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，因此企業(yè)檔案管理工作中必須要進(jìn)行傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理方式的融合。

（二）完善檔案收集系統(tǒng)

企業(yè)檔案管理開展中，在內(nèi)容收集過程中面臨大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的模式轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)量越來越龐大。檔案管理工作中管理人員需要對(duì)信息管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。結(jié)合企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)情況加強(qiáng)檔案宣傳工作，并做好企業(yè)各方面數(shù)據(jù)的整合與歸納。比如在檔案管理工作中首先需要對(duì)企業(yè)核心內(nèi)部人員以及企業(yè)的整體運(yùn)行情況和各部門職責(zé)等進(jìn)行全面了解。這樣檔案管理人員在檔案收集中才能夠更清晰、完善。

（三）加強(qiáng)檔案管理渠道拓展

企業(yè)檔案管理工作的主要目的是提升檔案管理使用價(jià)值，大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)必須要加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值的重視，并在檔案原有價(jià)值基礎(chǔ)上對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行延伸，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案隱藏價(jià)值的挖掘，為檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。此外，傳統(tǒng)檔案管理中檔案存儲(chǔ)的主要價(jià)值是查詢功能，而大數(shù)據(jù)背景下檔案存儲(chǔ)的價(jià)值發(fā)生拓展，因此傳統(tǒng)查詢管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展，所以企業(yè)檔案日常管理中必須要加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)以及局域網(wǎng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效傳遞和共享，開發(fā)和提升檔案價(jià)值。

（四）提升檔案管理安全保障效率

大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作必須要對(duì)保護(hù)方案進(jìn)行細(xì)化，提升安全保障效率。可以聘請(qǐng)專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)漏洞進(jìn)行排查，降低檔案管理隱患。同時(shí)通過檔案管理保護(hù)條件的完善，做好檔案的安全管理和建設(shè)，提升檔案安全管理軟硬件設(shè)施的安全性，并根據(jù)檔案的內(nèi)容設(shè)置不同的保密等級(jí)，降低高等級(jí)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上的傳輸幾率。此外成立專門檔案安全管理機(jī)構(gòu)，提升安全管理意識(shí)。

結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)量增加，同時(shí)檔案數(shù)據(jù)的意義擴(kuò)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)管理要求。因此必須要結(jié)合大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)完善檔案管理理念、管理系統(tǒng)，拓展管理渠道，提升檔案管理安全性。

參考文獻(xiàn)

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[2]鄭東哲.大數(shù)據(jù)時(shí)代傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新路徑研究[J].福建質(zhì)量管理，2019（19）：233.