徐蕾
摘 ?要:事業(yè)單位是我國(guó)從事檔案管理工作的重要單位,檔案管理是事業(yè)單位最重要的工作內(nèi)容。我國(guó)在事業(yè)單位管理方面有著很早就很好的工作制度,這有一定的基礎(chǔ)。然而,在新的時(shí)代,檔案管理制度的原有實(shí)施,很難適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)變化的需要。但以往的管理工作方法和手段仍沿用原有的模式,造成了許多問(wèn)題,增加了當(dāng)前檔案管理的難度。本文針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題,提出了創(chuàng)新的檔案管理工作思路,以供指導(dǎo)。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;對(duì)策
引言
事業(yè)單位檔案管理不同于其他單位。檔案管理的質(zhì)量直接影響到國(guó)家和人民群眾,對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作尤為重要。加強(qiáng)檔案管理是當(dāng)前事業(yè)單位面臨的重大問(wèn)題。由于目前管理方法缺乏有效的創(chuàng)新,管理層難以應(yīng)對(duì)當(dāng)前復(fù)雜多變的形勢(shì),導(dǎo)致管理工作的缺乏。因此,在當(dāng)前形勢(shì)下,事業(yè)單位檔案管理方法的創(chuàng)新是不可避免的。
一.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題
1.強(qiáng)化管理意識(shí),加大資金投入
加強(qiáng)管理意識(shí)是加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ),資金投入是檔案管理現(xiàn)代化的重要支撐和保障。因此,加強(qiáng)管理意識(shí),加大資金投入是現(xiàn)代檔案管理的關(guān)鍵。首先,各單位管理人員要重視檔案管理工作,實(shí)時(shí)了解檔案管理工作的情況,為此投入大量的人力物力,加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),使檔案管理工作在良好的艱苦奮斗基礎(chǔ)上順利進(jìn)行。e設(shè)施齊全,將檔案管理現(xiàn)代化納入本單位工作計(jì)劃,加強(qiáng)有關(guān)部門(mén)之間的交流。充分發(fā)揮各部分的優(yōu)勢(shì),解決實(shí)際工作中的各種問(wèn)題。此外,為了加快檔案管理的現(xiàn)代化,政府和政府部門(mén)本身也需要加大資金投入。年初要做好流動(dòng)資金預(yù)算。
2.制度的缺失和管理不足
目前,我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作依舊存在制度不完善、管理工作執(zhí)行不到位的問(wèn)題。當(dāng)前各事業(yè)單位使用的檔案管理制度大同小異,缺乏對(duì)自己?jiǎn)挝粚?shí)際工作情況的考量,一些制度可能并不適用,這就可能導(dǎo)致檔案管理效率低下,員工形成惰性思維,不利于事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新。同時(shí),對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督力度依舊缺乏,檔案正確率審核依舊不到位。
3.載體的缺陷
近些年來(lái),我們逐步完成由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的工程。但是,筆者認(rèn)為這種數(shù)字化載體依舊需要耗費(fèi)一定的人力物力去維護(hù),去更新。很多時(shí)候人們對(duì)于需求檔案的調(diào)動(dòng)以及使用依舊相對(duì)麻煩。特別是一些工程建設(shè)方面的檔案資料,數(shù)字化的檔案信息在查找利用時(shí)反而不及傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來(lái)得直觀明了,一些單位或部門(mén)依舊更愿意去調(diào)閱傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料,這使得檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化形同虛設(shè)。同時(shí),部分偏遠(yuǎn)地區(qū)的檔案管理依舊是紙質(zhì)檔案,錄入工作過(guò)于龐大,工作人員對(duì)于檔案錄入興趣較低,導(dǎo)致錄入效率較慢,載體轉(zhuǎn)換也較慢。
二.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新
1.加強(qiáng)人才培養(yǎng)
高素質(zhì)的人才是檔案管理現(xiàn)代化的重要力量?,F(xiàn)代檔案管理要求管理者的評(píng)價(jià)更高。我們不僅要求員工具備檔案管理的基本理論知識(shí),而且要求他們掌握現(xiàn)代信息技術(shù),以促進(jìn)檔案信息管理的發(fā)展。此外,我們對(duì)高級(jí)管理人員也有更高的要求。簡(jiǎn)單地說(shuō),我們需要把他們培養(yǎng)成復(fù)合型人才。除了檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)外,我們還需要掌握信息技術(shù)、經(jīng)濟(jì)管理等方面的知識(shí)。首先,在選擇人員時(shí),我們應(yīng)該提高門(mén)檻,并根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)選擇管理者。此外,我們還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人員的實(shí)際工作培訓(xùn)。培訓(xùn)還需要全面開(kāi)展,包括思想教育和專(zhuān)業(yè)知識(shí)講解。不僅要提高員工的思想意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性,而且要進(jìn)一步加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn),更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)。
2.應(yīng)用的創(chuàng)新
檔案管理工具開(kāi)發(fā)與利用離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)化人才的支持與設(shè)計(jì)。單位檔案的建設(shè)一定要善于使用編研手段,從各行各類(lèi)入手,對(duì)零散檔案進(jìn)行信息關(guān)聯(lián),努力實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理,這樣能夠有效提升檔案信息資源的利用價(jià)值,方便利用者使用。通過(guò)開(kāi)展檔案信息編研,能夠?qū)⑺槠闹R(shí)信息進(jìn)行整合,管理者在調(diào)閱資料時(shí)才能夠獲取更全面更準(zhǔn)確的信息,有效提升決策的科學(xué)性。尤其是在事業(yè)單位,檔案十分繁瑣,很多檔案信息涉及群眾的切身利益,只有做好檔案細(xì)化、分類(lèi)、管理、更改工作,才能夠?yàn)闄n案的利用和管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.建立健全檔案管理體系
檔案管理是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)。對(duì)于復(fù)雜信息的管理,需要一個(gè)強(qiáng)有力的管理團(tuán)隊(duì)和一個(gè)有效的管理體系來(lái)完成。因此,要加強(qiáng)檔案管理,必須建立健全管理制度,并將其應(yīng)用于實(shí)踐,建立有效的監(jiān)督制度,同時(shí)監(jiān)督管理現(xiàn)狀,提高管理制度的約束力和執(zhí)行力。對(duì)違反管理制度的,要嚴(yán)格按照有關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行處理,做好管理和監(jiān)督工作。按照這些管理制度和監(jiān)督制度,我們要安排日常管理工作,加強(qiáng)管理,把無(wú)序的管理狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸?guī)則、有組織的管理狀態(tài),提高管理效率,促進(jìn)管理工作的正常運(yùn)行,促進(jìn)國(guó)家創(chuàng)新事業(yè)的順利發(fā)展。政策取向。
4.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)的創(chuàng)新思路
管理是一門(mén)科學(xué),是一門(mén)非??茖W(xué)的知識(shí)。在檔案管理中,機(jī)構(gòu)應(yīng)把管理學(xué)作為知識(shí)來(lái)學(xué)習(xí),而不僅僅是為了管理。學(xué)習(xí)管理首先要有管理意識(shí),了解管理的重要性,為什么要管理,了解管理與管理對(duì)象的關(guān)系,增強(qiáng)管理意識(shí)。這對(duì)于那些想在管理上做好工作的組織來(lái)說(shuō)非常重要。
結(jié)束語(yǔ):
事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)艱巨的工作,其管理關(guān)系到國(guó)家利益。目前,由于種種問(wèn)題,雖然我國(guó)在檔案管理方面有著豐富的經(jīng)驗(yàn),但隨著時(shí)代的發(fā)展,這些管理經(jīng)驗(yàn)形成了管理方法,已不能滿足當(dāng)前檔案管理的需要,因此管理也帶來(lái)了許多問(wèn)題。從存在的問(wèn)題入手,提出了當(dāng)前的管理模式需要?jiǎng)?chuàng)新,并提出了相應(yīng)的解決方案,以促進(jìn)當(dāng)前文件管理模式的轉(zhuǎn)變,使當(dāng)前的管理工作能夠順利進(jìn)行。
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科學(xué)導(dǎo)報(bào)·學(xué)術(shù)2020年13期