淺談如何調(diào)動(dòng)高校行政秘書(shū)工作的自主性

常譯允

摘要：隨著我國(guó)高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對(duì)高校行政秘書(shū)提出了更高的要求。本文主要從行政秘書(shū)的工作職責(zé)、職業(yè)認(rèn)同感和綜合素質(zhì)三方面，分析如何調(diào)動(dòng)高校行政秘書(shū)工作的自主性。

關(guān)鍵詞：行政秘書(shū);工作職責(zé);職業(yè)認(rèn)同感;綜合素質(zhì)

隨著我國(guó)高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對(duì)高校行政秘書(shū)提出更高的要求。行政秘書(shū)作為基層行政管理者，對(duì)學(xué)院日常工作的順利開(kāi)展起著重要作用。行政秘書(shū)工作具有頭緒多、事務(wù)雜、范圍廣等特點(diǎn)，存在著付出多、回報(bào)少，臨時(shí)性工作多、長(zhǎng)期性工作少，重復(fù)性工作多、創(chuàng)新性工作少等問(wèn)題。如何調(diào)動(dòng)行政秘書(shū)的工作自主性，使其在高校行政管理工作中發(fā)揮更大的作用。本文從以下幾個(gè)方面來(lái)分析。

一、明確高校行政秘書(shū)的工作職責(zé)

高校行政秘書(shū)首先必須明確自己的工作職責(zé)。高校行政秘書(shū)的工作職責(zé)為：1.文字工作，如年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、通知文件和申請(qǐng)報(bào)告的草擬;會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的整理等。2.檔案管理工作，負(fù)責(zé)各類(lèi)信息、資料、各單位部門(mén)來(lái)文來(lái)函的整理、歸檔、保存等。3.協(xié)調(diào)溝通工作，負(fù)責(zé)學(xué)校各職能部門(mén)、院系內(nèi)各部門(mén)間的聯(lián)系溝通，承擔(dān)相關(guān)的公關(guān)、接待和外聯(lián)事務(wù)等。4.日常行政工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)各項(xiàng)工作計(jì)劃、制度實(shí)施落實(shí);辦公用品的采購(gòu)保管;固定資產(chǎn)管理、辦公設(shè)備維護(hù);會(huì)議安排，會(huì)務(wù)籌備等。5.臨時(shí)性工作，如一些突發(fā)與緊急事件的處理。

二、提高高校行政秘書(shū)的職業(yè)認(rèn)同感

高校行政秘書(shū)明確了自己的本職工作，對(duì)工作職責(zé)了然于胸，并不表示就可以做好行政秘書(shū)工作，還必須具備良好的職業(yè)認(rèn)同感，才能充分發(fā)揮工作的主觀能動(dòng)性。職業(yè)認(rèn)同感是一個(gè)人自我價(jià)值感的體現(xiàn)。職業(yè)認(rèn)同感高的人能夠正確認(rèn)識(shí)自己從事的職業(yè)，明白自己從事工作的意義，認(rèn)同自己的職業(yè)而產(chǎn)生責(zé)任感，同時(shí)也促使自己思考，怎樣來(lái)更好的完成工作，提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，增加自豪感和價(jià)值感。

目前高校行政秘書(shū)普遍缺乏自我的職業(yè)認(rèn)同感，主要有以下幾個(gè)原因：1.傳統(tǒng)觀念之成見(jiàn)。傳統(tǒng)觀念認(rèn)為秘書(shū)只是打雜的人，只有沒(méi)有能力的人才去從事行政秘書(shū)工作。而有的行政秘書(shū)也只是把工作當(dāng)做跳板，常常是 “做一天和尚撞一天鐘”。所以必須轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立自信心，做到干一行，愛(ài)一行，鉆一行。2.秘書(shū)的工作性質(zhì)。由于行政秘書(shū)處于行政管理層的從屬地位，是服務(wù)性的管理人員，輔助性是工作的基本性質(zhì)。這種工作性質(zhì)在一定程度上限制了行政秘書(shū)在工作中的自主能力、創(chuàng)新能力的發(fā)展，這使他們對(duì)自己能力的評(píng)價(jià)相對(duì)較低，從而影響了自我職業(yè)的認(rèn)同。行政秘書(shū)大多數(shù)工作是屬于事務(wù)性的常態(tài)化工作，如日常的溝通協(xié)調(diào)、材料的發(fā)放、整理和收集，這些工作無(wú)需什么能力，只要簡(jiǎn)單的文件管理常識(shí)、足夠的耐心即可，不需要太多個(gè)人的創(chuàng)新能力等素質(zhì)。長(zhǎng)期從事這樣的工作，很容易找不到自己的價(jià)值所在，產(chǎn)生自我失落、迷茫，甚至產(chǎn)生對(duì)工作的厭煩。工作超負(fù)荷成為許多行政秘書(shū)普遍面對(duì)的問(wèn)題，長(zhǎng)期從事這種工作，就使得超負(fù)荷勞動(dòng)的行政秘書(shū)在體力和精神上不堪重負(fù)。3.晉升機(jī)會(huì)的限制。目前，院系基層行政人員的提升機(jī)會(huì)很少，個(gè)人發(fā)展空間相當(dāng)有限。最終導(dǎo)致缺乏職業(yè)認(rèn)同感，只是把工作當(dāng)做謀生的手段，而不是當(dāng)做自己追求的事業(yè)。

如何使高校行政秘書(shū)加強(qiáng)對(duì)自身的職業(yè)認(rèn)同感呢？首先，高校應(yīng)該完善對(duì)行政秘書(shū)的激勵(lì)機(jī)制。最大限度地實(shí)現(xiàn)公平，創(chuàng)造一個(gè)公平的環(huán)境，合理而靈活地綜合運(yùn)用多種激勵(lì)措施，如目標(biāo)激勵(lì)、榮譽(yù)激勵(lì)等，以全方位激發(fā)積極性。其次，要加強(qiáng)對(duì)行政秘書(shū)的人本關(guān)懷，重視福利待遇，盡量提高其社會(huì)地位。人都希望個(gè)人的能力和成就得到社會(huì)的承認(rèn)與尊重。尊重得到滿足，能使人對(duì)自己充滿信心，自我價(jià)值便得到實(shí)現(xiàn)。再次，滿足行政秘書(shū)自我實(shí)現(xiàn)的高層次要求。譬如，對(duì)行政秘書(shū)的業(yè)務(wù)進(jìn)修、培訓(xùn)積極創(chuàng)造條件，使得他們也可以像教師一樣可以去脫產(chǎn)進(jìn)修學(xué)習(xí)，或攻讀學(xué)歷學(xué)位等。有了這一系列的措施，可以有效的調(diào)動(dòng)工作積極性，充分挖掘工作潛力，從而加強(qiáng)對(duì)自身的職業(yè)認(rèn)同感，提高工作效率。

三、加強(qiáng)高校行政秘書(shū)的綜合素質(zhì)

高校行政秘書(shū)如不具備過(guò)硬的綜合素質(zhì)，無(wú)異于紙上談兵，沒(méi)有實(shí)操能力。高校行政秘書(shū)除了具備良好的表達(dá)能力、溝通能力和文字能力等基本素質(zhì)之外，必須加強(qiáng)政治素質(zhì)、心理素質(zhì)和學(xué)識(shí)素質(zhì)等綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，在扎實(shí)工作的同時(shí)，要善于思考，勤于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作效率。

1.政治素質(zhì)。高校行政秘書(shū)必須要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，在日常工作中行政秘書(shū)經(jīng)常上傳下達(dá)、處理內(nèi)部事務(wù)、協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，涉及黨和國(guó)家的方針政策以及學(xué)校的規(guī)章制度。作為行政秘書(shū)要充分認(rèn)識(shí)自身工作的政治性，在全力做好本職工作的同時(shí)要以學(xué)校的利益為重，嚴(yán)守工作紀(jì)律，做好保密工作，不斷提高自身的政治素養(yǎng)和理論水平，增強(qiáng)政治敏銳性、堅(jiān)定性，使自己的思想觀念、認(rèn)識(shí)水平、思維能力都能緊跟新形勢(shì)、新變化。

2.心理素質(zhì)。心理素質(zhì)是指?jìng)€(gè)體具有的比較穩(wěn)定的，一定傾向性的心理特征的總和。面對(duì)復(fù)雜的人際關(guān)系，繁雜瑣碎的工作事務(wù)，必須具備良好的心理素質(zhì)：（1）細(xì)心耐心。高校行政秘書(shū)面對(duì)的是繁雜瑣碎的日常事務(wù)，如信件的收發(fā)，檔案的管理，文件通知的下發(fā)傳達(dá)等等，都是小之又小的事情。這些小事，卻關(guān)系到日常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，因此行政秘書(shū)必須培養(yǎng)自己細(xì)心、耐心的性格。（2）熱情樂(lè)觀。高校行政秘書(shū)要時(shí)刻保持熱情樂(lè)觀的心態(tài)，營(yíng)造和諧的人際關(guān)系，對(duì)周?chē)h(huán)境及人際關(guān)系有良好的感知，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，變消極為積極，提高工作效率。（3）不懼挫折。行政秘書(shū)工作經(jīng)常會(huì)面臨一些意想不到的困境，難免會(huì)遇到挫折，這就需要秘書(shū)人員不懼挑戰(zhàn)，經(jīng)受得住挫折。

3.學(xué)識(shí)素質(zhì)。高校行政秘書(shū)身處高校這一培養(yǎng)高級(jí)人才的地方，工作與高等教育緊密相關(guān)，所以除了學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)知識(shí)之外，還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)一些經(jīng)濟(jì)、管理、財(cái)務(wù)等知識(shí)。這些知識(shí)的掌握和運(yùn)用，可以有效地保證行政秘書(shū)對(duì)事務(wù)的處理能力。

高校院系行政秘書(shū)是高校行政管理的一支重要力量，對(duì)保證各項(xiàng)事務(wù)正常運(yùn)行的起到關(guān)鍵性作用。明確工作職責(zé)是做好行政秘書(shū)工作的前提，較高的職業(yè)認(rèn)同感是做好行政秘書(shū)工作的關(guān)鍵，過(guò)硬的綜合素質(zhì)是做好行政秘書(shū)工作的保障。行政秘書(shū)要在工作實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，全面調(diào)動(dòng)工作的積極性，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧和力量。

參考文獻(xiàn)

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