云平臺下高校檔案信息資源共享研究

劉英姿 楊蕓伊

摘 要?信息化時代，探討高校檔案信息資源共享中引入云平臺技術(shù)，實現(xiàn)一站式檔案信息資源的整合和共享，形成高校大檔案局面，促進(jìn)高校檔案在校園文化建設(shè)中傳承、協(xié)調(diào)和發(fā)展，具有深遠(yuǎn)的意義。本文闡述了大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源共享面臨的挑戰(zhàn)，分析存在的問題和業(yè)務(wù)瓶頸，并提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞 云平臺 高校檔案 共享 對策

中圖分類號 G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 收稿日期 2019-05-22

★基金項目：湖南省教育廳科研項目“基于云平臺的高校檔案信息資源共享策略研究”（17C1283）。

★作者簡介：劉英姿，懷化學(xué)院副研究館員，碩士，研究方向為檔案管理;楊蕓伊，懷化學(xué)院講師，碩士，研究方向為高校教育管理。

Abstract In the information age， it is of far-reaching significance to discuss the introduction of cloud platform technology into the sharing of archives information resources in colleges and universities， to realize the integration and sharing of one-stop archives information resources， to form the situation of large archives in colleges and universities， and to promote the inheritance，? coordination and development of archives in the construction of campus culture. This paper expounds the challenges faced by university archives information resources sharing in the era of big data， analyzes the existing problems and business bottlenecks， and puts forward corresponding countermeasures.

Keyword cloud platform; college archives; sharing; countermeasures

云計算技術(shù)是一種新興的共享模式架構(gòu)技術(shù)，具有虛擬化、整合、安全等特性。以計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的云平臺，通過云虛擬化技術(shù)，將大量的物理資源進(jìn)行統(tǒng)一虛擬化管理，形成一個巨大的虛擬化資源池，能為不同系統(tǒng)提供較完善的服務(wù)，且能實現(xiàn)各部門信息數(shù)據(jù)的全面開放共享，“云”作為一種全新的信息基礎(chǔ)設(shè)施架構(gòu)模式，廣泛滲透到各個領(lǐng)域。

大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源逐漸滲透到生活和各個領(lǐng)域，公眾的檔案信息需求不斷增長，實時了解、關(guān)注、分享更多檔案信息資源成為公眾迫切的需求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足當(dāng)前檔案信息資源共享的需要。云計算、云平臺、移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的出現(xiàn)在一定程度上解決了檔案數(shù)據(jù)持續(xù)膨脹的問題，為實現(xiàn)檔案館藏資源數(shù)字化、增量文件電子化、檔案信息大范圍共建共享提供了技術(shù)保障，探討高校檔案信息化建設(shè)中引入云計算技術(shù)，構(gòu)建檔案云平臺，實現(xiàn)一站式檔案信息資源整合共享服務(wù)新模式，促進(jìn)高校檔案在校園文化建設(shè)中傳承、創(chuàng)新、協(xié)調(diào)和發(fā)展，具有深遠(yuǎn)的意義。

一、高校檔案信息資源共享面臨的挑戰(zhàn)

國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略的推進(jìn)給高校檔案工作帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。（1）電子政務(wù)與辦公自動化建設(shè)迅速推動了電子文件的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式逐漸過渡到電子檔案管理模式，促進(jìn)了高校檔案信息資源的開放;由于電子文件的證據(jù)性還沒能得到普遍認(rèn)可，電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案時也必須將其紙質(zhì)化，實行雙軌制并存。（2）云計算和移動新媒體技術(shù)的變革，實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾淼暮蟊９苣Ｊ降某霈F(xiàn)，推動形成了“大檔案、大數(shù)據(jù)、大平臺、大服務(wù)、大安全”的理念，檔案管理方式從檔案實體管理拓展到信息資源管理，推進(jìn)了檔案信息資源由“獨享”走向“共享”的發(fā)展局面。（3）“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進(jìn)，檔案日益成為基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，其需求、地位和作用越來越引起重視，對檔案工作體制、理念、技術(shù)與方法帶來了新的沖擊，文件管理體制和檔案部門職能可能發(fā)生變化，促進(jìn)了傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)向網(wǎng)絡(luò)化、個性化、智慧化的服務(wù)模式轉(zhuǎn)型，高校檔案用戶對檔案利用的方式趨向于便捷性、及時性、在線性和移動性，檔案管理工作中先行介入、前端控制的思想推動了檔案工作與中心工作同步進(jìn)行，檔案資源互聯(lián)網(wǎng)利用成為未來的發(fā)展趨勢。（4）電子文件的產(chǎn)生，推動了新的檔案觀，對檔案的原始記錄性提出新的界定標(biāo)準(zhǔn)，來源原則又成為檔案學(xué)者關(guān)注的理論熱點，催生了后保管模式、文件連續(xù)體等新理論，同時也促使新技術(shù)在檔案工作中得到廣泛應(yīng)用。

二、檔案信息資源共享存在的問題及原因分析

1.缺乏整體合作意識。目前各單位基本上都是守著自己的陣地，都能完成本單位的檔案資源體系建設(shè)、利用體系建設(shè)、安全保管和信息化建設(shè)等工作，以互不干涉、各自為政的條塊分割局面為主，缺乏資源的協(xié)調(diào)與合作，服務(wù)理念也比較滯后，跨部門、跨系統(tǒng)的合作較少，合作的力度、深度、廣度不足。

2.缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在各自為政的環(huán)境下，各檔案機(jī)構(gòu)“自掃門前雪”，編寫平臺的信息系統(tǒng)使用了適合自身發(fā)展的編程語言，但對公共網(wǎng)絡(luò)共享信息資源的分類、著錄、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃等方面，沒有統(tǒng)一規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏檔案信息資源共享聯(lián)機(jī)編目，信息資源共享聯(lián)機(jī)端口不兼容等，阻礙了基礎(chǔ)性工作的開展和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，給檔案信息資源共建共享造成了難度。

3.網(wǎng)絡(luò)安全不到位。由于云計算技術(shù)還處于初級發(fā)展階段，而技術(shù)的革新日新月異，技術(shù)安全保障還在持續(xù)發(fā)展之中，法律法規(guī)也還不夠健全，數(shù)據(jù)隱私保護(hù)技術(shù)不太成熟，云平臺所面臨的數(shù)據(jù)信息安全問題受到了很多方面的沖擊，軟件硬件設(shè)施損壞、操作失誤等都會對云平臺中的數(shù)據(jù)造成安全威脅。如2017年全球爆發(fā)的勒索蠕蟲病毒事件中，高校大量畢業(yè)生個人信息泄露，高校信息安全防護(hù)能力亟待加強(qiáng)。

4.缺乏專業(yè)的檔案管理人才。受傳統(tǒng)觀念的影響，目前檔案工作人員素質(zhì)總體不高，大部分是非本專業(yè)出身，且年齡偏大，對新生的事物接受力弱，檔案信息人員素養(yǎng)較低直接影響資源建設(shè)效果。伴隨海量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，數(shù)字檔案資源的篩選與鑒別問題有待加強(qiáng)，這對檔案管理人員提出了較高的專業(yè)知識和專業(yè)技能要求，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行信息資源共建共享則要求有檔案信息專業(yè)知識和計算機(jī)技術(shù)的高素質(zhì)人才，才能解決資源共享與用戶體驗要求較高之間的矛盾。

原因分析：傳統(tǒng)的檔案管理以幕后性管理為主，由于檔案價值的體現(xiàn)具有滯后性，故在很大程度上，觀念守舊，不被重視，政策支持力度不夠，資金不足，技術(shù)和人才缺乏是主要影響因素。

三、云計算環(huán)境下高校檔案信息資源共享策略

1.做好頂層設(shè)計，完善管理協(xié)調(diào)機(jī)制。提高對檔案信息資源共建共享意義和作用的認(rèn)識，樹立信息資源的社會全新觀念，推動建設(shè)一體化在線平臺標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、安全保障體系和運營管理體系，做好檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃，從建設(shè)戰(zhàn)略資源的高度搞好檔案信息資源共建共享是未來發(fā)展的主航道，加強(qiáng)全局觀念，打破傳統(tǒng)的孤立局面，集眾人之力，走合作之路，以虛擬化的管理模式為發(fā)展目標(biāo)，以開放的姿態(tài)，拓展服務(wù)范圍，建立完備而具特色的信息資源，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)措施，實現(xiàn)信息資源共建共享創(chuàng)新發(fā)展、合作共贏的局面，促進(jìn)檔案事業(yè)更好更快發(fā)展。

2.健全檔案法律法規(guī)體系建設(shè)。有規(guī)矩才能成方圓，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共建共享的先決條件，制定檔案大數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，可從基礎(chǔ)保障和可行性方面提供技術(shù)支持，對檔案工作的社會地位、經(jīng)費保障、工作流程、行業(yè)素養(yǎng)、權(quán)利義務(wù)等作出明確規(guī)定，統(tǒng)一規(guī)范，有力協(xié)調(diào)行業(yè)間的利益和職責(zé)，保證廣大用戶充分利用公共信息，充分調(diào)動各檔案機(jī)構(gòu)的積極性，共同致力于檔案信息資源的共建共享。同時也要綜合參考借鑒其他相關(guān)行業(yè)的技術(shù)，如辦公自動化標(biāo)準(zhǔn)、在線政務(wù)服務(wù)平臺標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合國際標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范，綜合考慮現(xiàn)行檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，逐步完善檔案信息資源共建共享標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

3.做好安全防范措施，優(yōu)化整合檔案大數(shù)據(jù)。云平臺中的數(shù)據(jù)都是本單位需要保存的具有保密性質(zhì)的數(shù)據(jù)，做好安全保密工作是重要內(nèi)容之一，要從法律法規(guī)、政策制度及技術(shù)、人員管理上進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計、規(guī)劃，從源頭和過程中全面保證數(shù)據(jù)的隱私性和安全性。確保軟硬件設(shè)備的安全，設(shè)置防火墻、訪問權(quán)限，設(shè)置動態(tài)口令，設(shè)置數(shù)字簽名、數(shù)字認(rèn)證、軟件加密等，做好網(wǎng)上監(jiān)控措施，異地備份數(shù)據(jù)，注重平臺的可擴(kuò)展性和兼容性，接口實時監(jiān)控，做好數(shù)據(jù)審計、及時分發(fā)推送及上傳，實現(xiàn)原有的信息資源有效整合，達(dá)到共建共享的目的，同時也很好地保護(hù)了檔案原件，維護(hù)了歷史原貌。

4.以人為本，引進(jìn)培育人才，以事業(yè)留人。檔案信息資源共享平臺工作是檔案工作領(lǐng)域的一個新的發(fā)展方向。人才缺乏是平臺建設(shè)和發(fā)展的瓶頸，人才是第一生產(chǎn)力。實施和發(fā)展人才戰(zhàn)略，引進(jìn)和培養(yǎng)具有綜合技術(shù)的復(fù)合型人才，注重云存儲技術(shù)應(yīng)用人才的引進(jìn)力度，是信息資源共享平臺建設(shè)的關(guān)鍵所在。可在現(xiàn)有人員的基礎(chǔ)上做好培訓(xùn)工作，提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)和綜合素質(zhì)，對于信息資源共享平臺的內(nèi)容以及相關(guān)的信息化知識要做到系統(tǒng)全面的培訓(xùn)，并加強(qiáng)服務(wù)人員服務(wù)意識的培養(yǎng)，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念。充分考慮檔案工作的長期規(guī)劃和發(fā)展目標(biāo)，優(yōu)化職稱評審，為檔案信息資源共享提供人才保障。

四、云計算平臺下高校檔案信息資源共享服務(wù)模式

1.局域網(wǎng)內(nèi)高校資源共享服務(wù)模式。弗蘭茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切歸檔”，這句話揭示了一切事物的終極狀態(tài)。數(shù)字時代檔案管理模式悄然發(fā)生了轉(zhuǎn)變，由實體檔案管理變?yōu)樾畔?shù)據(jù)的管理，高校各業(yè)務(wù)部門均有自己獨立的資源管理系統(tǒng)，如教務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等，高校也建立了數(shù)字化智慧校園，在統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系下，統(tǒng)一信息著錄標(biāo)準(zhǔn)，通過自動化辦公系統(tǒng)，根據(jù)給予的賬戶，即能進(jìn)入OA系統(tǒng)，可檢索查閱各獨立的管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)在線接收各業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送的信息資源，并實現(xiàn)數(shù)字化檔案的有效整合、開發(fā)利用。在智能檔案云平臺中，進(jìn)行分布式緩存，最終形成各專題有特色的信息資源庫，校內(nèi)師生可憑自己工號登錄OA系統(tǒng)，或利用被指定的權(quán)限登錄檔案管理系統(tǒng)，利用檔案APP或電腦端口，登錄到私有云平臺，就能完成開放檔案的檢索利用工作，實現(xiàn)智慧校園內(nèi)檔案信息資源一站式智能服務(wù)。（如圖1）

2.互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)公眾服務(wù)資源共享服務(wù)模式。各高校均遵循全國統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)上實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)檔案信息化建設(shè)，形成了獨立分散的數(shù)字檔案信息資源，在強(qiáng)大的云計算技術(shù)處理下，合理協(xié)調(diào)各檔案機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作以及資源配置，將信息數(shù)據(jù)上傳到公有云平臺服務(wù)層。再通過應(yīng)用服務(wù)層，提升通用數(shù)據(jù)訪問接口的并發(fā)和吞吐量，以恰當(dāng)?shù)姆绞綄⒆钬S富的信息提供給用戶，滿足其日益增長和多元化利用需求，促進(jìn)檔案服務(wù)跨部門、跨地區(qū)、跨層級數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，并依托一體化在線平臺推進(jìn)檔案信息服務(wù)線上線下深度挖掘與整合，經(jīng)由Web網(wǎng)頁等方式發(fā)布，利用掌上檔案APP為公眾提供高效、便捷的信息資源服務(wù)，全面提升服務(wù)質(zhì)量。（如圖2）

檔案信息資源共享云平臺組織體系架構(gòu)的建設(shè)，能克服傳統(tǒng)檔案資源提供利用的瓶頸，利用云平臺的優(yōu)勢，優(yōu)化組合檔案云平臺的內(nèi)容，實現(xiàn)高校檔案信息資源橫向、縱向、空間三個維度有序整合，促進(jìn)跨地區(qū)聯(lián)動服務(wù)，深度挖掘檔案寶庫，全面推動高校檔案信息資源的融合和交流，形成高?！按髾n案”局面。

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