基于文件包制度下的火電機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域?qū)﹄娏δ茉吹男枨笤絹碓酱?，同時(shí)電力機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目也在不斷增加，隨之所產(chǎn)生的電力建設(shè)工程相關(guān)文件資料就會(huì)越來越多，在高速發(fā)展的新時(shí)代下，如何提高電力建設(shè)項(xiàng)目各種檔案信息文件資料的管理工作，提高工作效率，成為當(dāng)前電力工程項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)域普遍關(guān)注的問題，本文就以火電機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目為例來重點(diǎn)探究一下文件包制度在火電機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的重要性及其應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：文件包;火電機(jī)組;建設(shè)項(xiàng)目;重要性

引言

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的推動(dòng)下，電力能源的需求量在各個(gè)領(lǐng)域得到了較大的提升，火電機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目也隨之不斷增加，同時(shí)也推動(dòng)動(dòng)了火電建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展。為了加快火電機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目的施工進(jìn)展速度，很多火電機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目在進(jìn)行核準(zhǔn)工作的同時(shí)就已經(jīng)開始進(jìn)行基礎(chǔ)性的建設(shè)。工程從施工到竣工跨度大，歷經(jīng)時(shí)間長，檔案涉及面廣，給工程檔案的收集整理及其管理工作帶來較大難度。因此，基建工程開始時(shí)，檔案工作就要介入，并且在整個(gè)施工過程中，都要適時(shí)做好檔案的收集、管理工作。文件包制度就是對(duì)此現(xiàn)狀進(jìn)行優(yōu)化管理的一種很好的選擇，因此，如何優(yōu)質(zhì)、高效地實(shí)現(xiàn)文件包制度在火電機(jī)組建設(shè)工程檔案管理工作中的貫徹實(shí)施成為一個(gè)關(guān)鍵問題。

一、“文件包”概念的提出及涵義

1.“文件包”概念的提出

火電機(jī)組建設(shè)2002年前施工文件是以文件材料種類組卷，一個(gè)單位工程的資料分散到幾個(gè)甚至十幾個(gè)卷冊(cè)中，不便于利用。2002年開始以單位工程來組卷。為收齊并及時(shí)移交施工文件資料，提出文件包制度，以單位工程為單位收集資料，將每個(gè)單位工程涉及的所有文件資料按一定的順序放在一起進(jìn)行打包，保證單位工程結(jié)束后資料能及時(shí)組卷移交。

2.“文件包”的涵義

文件包制度主要運(yùn)用在建設(shè)項(xiàng)目施工前的準(zhǔn)備階段、開工之后的施工階段以及施工結(jié)束之后的竣工驗(yàn)收階段這三個(gè)關(guān)鍵時(shí)期。文件包的打包對(duì)象主要包括這三個(gè)階段中的各種施工材料、施工機(jī)械設(shè)備、施工所用到的各種產(chǎn)品的類別和合格證及其檢驗(yàn)證書等，同時(shí)還包括建設(shè)工程項(xiàng)目中的各種施工技術(shù)文件、各個(gè)環(huán)節(jié)所涉及到到施工數(shù)據(jù)記錄信息資料以及驗(yàn)收簽證資料等。與建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的所有需要打包處理的資料文件都要按照嚴(yán)格的格式以及形式要求進(jìn)行整理、分類，并裝入指定的文件盒當(dāng)中，文件盒中的文件、資料必須符合檔案管理中文件的質(zhì)量要求。

文件包制度是工程建設(shè)領(lǐng)域適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)必然產(chǎn)物。“文件包”是為了便于工程建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)檔案資料信息進(jìn)行科學(xué)、高效管理而專門量身定制的一種檔案管理工作模式。在工程建設(shè)項(xiàng)目施工前、施工中以及施工后的各個(gè)階段對(duì)各種檔案信息進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理的一種手段與方法。這種方法可以有效避免以往傳統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中檔案資料信息的疏漏與不齊全的弊端，有效保證了工程建設(shè)項(xiàng)目各種檔案信息資料的完整性、齊全性以及精準(zhǔn)性等。同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)各種施工過程中所使用到的施工技術(shù)文件滿足高質(zhì)量歸檔的要求，并在高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求下進(jìn)行妥善保管，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目竣工之后檔案文件的及時(shí)整理與移交。

基于文件包制度的建設(shè)項(xiàng)目施工檔案管理打破了傳統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目施工檔案由生產(chǎn)部門進(jìn)行分類收集、保管的管理模式。傳統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式其各個(gè)階段和環(huán)節(jié)的檔案資料收集方式比較分散，并且各種檔案資料信息之間的關(guān)聯(lián)性被打破。再加上傳統(tǒng)的檔案管理人員的專業(yè)性比較欠缺，不少都不是專業(yè)對(duì)口的檔案管理人員，因此，在進(jìn)行各種檔案信息資料的組卷過程當(dāng)中很容易出現(xiàn)大流水的不良現(xiàn)象。“文件包”檔案資料信息的收集是按照單位工程來進(jìn)行分類的，各種檔案信息資料的收集與建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)展程度時(shí)刻保持同步，各種檔案信息文件資料之間時(shí)刻保持著密切的關(guān)聯(lián)，確保所有重要的檔案信息資料都能夠?qū)崿F(xiàn)毫無疏漏，萬無一失。每一個(gè)獨(dú)立的建設(shè)工程項(xiàng)目資料從項(xiàng)目的申請(qǐng)階段到施工階段、再到項(xiàng)目竣工的驗(yàn)收階段的收集、整理，最終都?xì)w檔到一個(gè)“文件包”當(dāng)中。每一個(gè)“文件包”都安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，每一個(gè)施工技術(shù)人員既要負(fù)責(zé)施工技術(shù)管理，同時(shí)還要負(fù)責(zé)施工技術(shù)檔案的管理工作，確保每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目工程竣工以后，整個(gè)工程項(xiàng)目的全部檔案資料信息都能夠跟隨“文件包”同時(shí)移交到檔案資料室?！拔募痹谙驒n案資料室移交的過程當(dāng)中，必須嚴(yán)格按照已經(jīng)規(guī)定好的目錄格式、扉頁和隔頁紙等進(jìn)行統(tǒng)一整理，然后再提交到質(zhì)量科進(jìn)行檢驗(yàn)對(duì)檔案信息資料的完整性、齊全性以及真實(shí)性等進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)，再由檔案資料審核人員對(duì)檔案信息資料的歸檔要求進(jìn)行嚴(yán)格審核，符合歸檔要求的“文件包”就由檔案室保存為工程竣工檔案?！拔募笔墙ㄔO(shè)工程項(xiàng)目竣工檔案的基礎(chǔ)，這種“文件包”大大提高了建設(shè)項(xiàng)目工程施工檔案管理的便利性、完整性以及全面性等。對(duì)于電力機(jī)組工程建設(shè)項(xiàng)目來說，在組卷的過程當(dāng)中可以有效確保“文件包”資料信息的齊全性、規(guī)范性、完整性以及分類的精準(zhǔn)性等，可以有效按照電力機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目的施工要求進(jìn)行組卷與分類歸檔及管理，在“文件包”檔案資料中隔頁紙之間的檔案資料可以進(jìn)行直接組卷?；谖募贫认碌慕ㄔO(shè)項(xiàng)目工程檔案管理以單獨(dú)的單位工程檔案信息資料作“文件包”作為基礎(chǔ)竣工檔案資料進(jìn)行組卷，檔案案卷的題目清晰、簡潔、明了，和傳統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作相比在組卷方面節(jié)省了大量的時(shí)間，而且有效避免了以往檔案資料的追蹤、補(bǔ)充造成的時(shí)間浪費(fèi)，真正做到了項(xiàng)目檔案管理“四同步”。

二、在火電機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中執(zhí)行文件包制度的重要性

1.火電機(jī)組項(xiàng)目施工文件不僅是建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和項(xiàng)目建設(shè)過程中各種檢查的重要內(nèi)容，也是保證工程質(zhì)量和各單位承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任的依據(jù)，同時(shí)，它能真實(shí)反映竣工后電廠運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)和改擴(kuò)建的需要，是設(shè)備檢修的重要參考依據(jù)。所以施工文件要齊全、完整、準(zhǔn)確，而嚴(yán)格執(zhí)行文件包制度是達(dá)到這個(gè)要求的必要保障。

2.建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成大量的文字、圖表、聲像等形式文件，立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備及竣工驗(yàn)收由建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集、整理，形成的文件按階段、種類組卷，每種材料所含的文件有限，容易及時(shí)收集和移交。而施工文件和有關(guān)監(jiān)理文件是由施工單位負(fù)責(zé)收集、整理、移交，從開始建設(shè)到竣工后移交，涉及內(nèi)容信息量大，形成的檔案材料種類和數(shù)量繁多，涉及到多個(gè)單位工程，每個(gè)單位工程又包含若干分部、分項(xiàng)工程，涉及開竣工審批、各項(xiàng)驗(yàn)收、措施方案及交底、材料質(zhì)保書、變更單、各項(xiàng)施工記錄等大量文件材料。檔案材料形成單位多，跨度大，時(shí)間長，有的歷經(jīng)多年，如不執(zhí)行文件包制度，不僅文件材料極易流失，而且工程竣工時(shí)大量的檔案材料無法分類歸到對(duì)應(yīng)的單位工程。

3.火電機(jī)組建設(shè)單位工程項(xiàng)目劃分的原則不是以參建單位劃分，而是基本以具有獨(dú)立生產(chǎn)（使用）功能或獨(dú)立施工條件的建筑物或構(gòu)筑物進(jìn)行劃分的。一個(gè)單位工程往往有多個(gè)施工單位，也就形成了各自的文件材料。如不執(zhí)行文件包制度，各自保管自己形成的材料，在施工過程中就無法檢查文件材料的完整性，竣工文件材料組卷時(shí)會(huì)出現(xiàn)案卷題名不清晰、不明確，投產(chǎn)后查找檔案只能按單位工程查找，而不是按參建單位查找，這樣很不利于檔案的利用。只有執(zhí)行文件包制度，才能保證每個(gè)單位工程參建單位在單位工程文件包卷內(nèi)目錄中列出單位工程的詳細(xì)材料清單，其他單位施工形成的材料目錄中也相應(yīng)注明，這樣在工程進(jìn)行過程中，隨時(shí)能檢查到所有內(nèi)容，并且核驗(yàn)單位工程文件材料是否齊全、完整，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改，保證到竣工時(shí)能及時(shí)、完整地匯總整理出單位工程竣工文件。

4.火電機(jī)組項(xiàng)目從開始施工到竣工，整個(gè)工程時(shí)間長、跨度大，施工單位專業(yè)人員流動(dòng)大，施工過程中人員經(jīng)常變化，如不執(zhí)行文件包制度，各人保管各人的資料，人員調(diào)走時(shí)又不經(jīng)過資料移交審核，就會(huì)造成施工文件遺失、不完全、無法找到原件等不利情況。工程投產(chǎn)后，許多專業(yè)人員常常會(huì)被調(diào)到其他工程，現(xiàn)場往往只有少數(shù)人整理檔案，如未執(zhí)行文件包，根本無法完成檔案資料的整理、移交工作。

5.根據(jù)相關(guān)規(guī)定，火電機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目檔案要求與工程同步，工程竣工時(shí)檔案也要完成移交。每個(gè)單位工程竣工后三個(gè)月內(nèi)要完成編目、組卷、審核、裝訂、移交，而此時(shí)現(xiàn)場還有大量其他工程施工，專業(yè)人員離不開現(xiàn)場，沒有充足的時(shí)間整理已完成的單位工程項(xiàng)目檔案。如果平時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行文件包制度，此時(shí)只要匯總交給其他人或檔案人員整理，就能按時(shí)移交。

根據(jù)規(guī)定，機(jī)組移交生產(chǎn)試運(yùn)行45天內(nèi)，施工單位、監(jiān)理單位要將所有施工文件、監(jiān)理文件按檔案要求編目、組卷，經(jīng)審核符合要求后裝訂成冊(cè)移交建設(shè)單位。面對(duì)時(shí)間緊迫、人員不足的問題，要順利完成檔案文件移交的任務(wù)的確難度很大。如果此前一直嚴(yán)格執(zhí)行文件包管理，在辦理移交時(shí)只要做好匯總、排列順序、按規(guī)則分冊(cè)和按檔案要求編目、整理，就能按時(shí)完成移交工作。如未執(zhí)行文件包制度，在工程竣工后要將分散在各部門的文件材料馬上收齊，將會(huì)困難重重，因?yàn)槲募牧戏稚?，有些遺失，很難按時(shí)和保證質(zhì)量地完成移交。

三、及時(shí)制訂文件包制度，確保工程檔案收集齊全

由于火電機(jī)組項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間長，跨度大，在工程開始時(shí)，根據(jù)國家能源局發(fā)布的《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》，制定文件包。制度中包含了形成的文件材料要求、內(nèi)容、格式、表式;也包含指定哪些文件按種類組卷、哪些文件由形成部門組卷，以及在文件包中存放這些文件材料的登記表等內(nèi)容。卷內(nèi)目錄中列出文件包內(nèi)容，技術(shù)人員只需按目錄將已形成的文件材料放入文件包中，不同內(nèi)容之間用隔頁紙，方便材料的插入、查找以及完整性檢查，這樣不易缺少文件，并且保證放入的材料質(zhì)量符合文件包制度要求，不符合的隨時(shí)整改。

每個(gè)單位工程指定技術(shù)人員保管文件包，單位工程施工文件實(shí)行集中保管，保證文件材料不易遺失。從而做到除檔案人員管理檔案外，技術(shù)人員平時(shí)注意文件材料的收集。有些文件涉及多個(gè)單位工程的，原件放一個(gè)單位工程，其它單位工程放復(fù)印件，并注明原件在哪個(gè)單位工程。原材料、成品混凝土質(zhì)保書、變更單、材料代用單、圖紙、計(jì)量器具等，按專業(yè)、種類組卷，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)保管、組卷、移交，文件包中放這些材料的登記表，登記表在施工過程中及時(shí)登記，填好內(nèi)容、編號(hào)、單位等登記表內(nèi)容，保證單位工程涉及的文件材料能追溯到，這樣也避免重復(fù)歸檔，避免不必要的浪費(fèi)，節(jié)約用紙。

四、強(qiáng)化文件包管理，確保工程檔案質(zhì)量

一是工程開始時(shí)檔案人員及時(shí)介入，及時(shí)制定文件包制度，全程參與，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改。二是建設(shè)單位質(zhì)監(jiān)站人員應(yīng)包括檔案人員。在工程每個(gè)階段檢查時(shí)，檔案人員要認(rèn)真檢查施工單位文件包，核對(duì)文件包內(nèi)容是否齊全，文件材料質(zhì)量是否符合要求，登記表是否及時(shí)登記，專業(yè)人員檢查相關(guān)的驗(yàn)收、試驗(yàn)報(bào)告、施工記錄是否齊全、完整，變更內(nèi)容是否在圖紙上標(biāo)注，變更、聯(lián)系單、整改單等已完成的內(nèi)容需閉環(huán)的是否閉環(huán)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改，以免工程結(jié)束時(shí)負(fù)責(zé)的技術(shù)人員已調(diào)離，無法補(bǔ)救，從而在過程中保證文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確，也提高了竣工圖編制的進(jìn)度和準(zhǔn)確性。三是運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理文件包。文件包中形成的檔案材料信息及時(shí)登錄到檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)將有關(guān)電子文件、照片掛到系統(tǒng)中，技術(shù)人員和檔案人員都能隨時(shí)掌握到文件包的情況，在檢查中也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改，保證了文件材料質(zhì)量符合要求。四是工程竣工的同時(shí)檔案完結(jié)驗(yàn)收。施工單位每個(gè)單位工程在竣工時(shí)移交文件包，移交的文件包經(jīng)過相關(guān)人員審核簽字后移交檔案室，最后由檔案人員裝訂移交建設(shè)單位。文件包不符合要求的工程不能竣工。五是施工單位每個(gè)單位工程文件包要指定專人保管。及時(shí)補(bǔ)充，及時(shí)收集。由于施工、監(jiān)理單位人員流動(dòng)頻繁，在人員流動(dòng)時(shí)將文件包移交到指定人員后方可調(diào)離，保證施工文件不丟失，保質(zhì)保量移交。六是在工程施工過程以及各種檢查中，文件包材料查找頻繁，要做到隨時(shí)查閱、隨時(shí)歸到文件包中，保證材料不丟失。

結(jié)語

綜上所述，文件包是火電機(jī)組建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提前介入、全程跟蹤、及時(shí)完整地收集施工各門類檔案的有效方法，是項(xiàng)目施工檔案齊全、完整、準(zhǔn)確的保障，也是工程竣工后施工檔案及時(shí)移交建設(shè)單位的保證。同時(shí)，文件包也提高了項(xiàng)目建設(shè)過程中工作的效率，保證了工程進(jìn)程中各項(xiàng)工作的順利開展。

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（作者單位：江蘇射陽港發(fā)電有限責(zé)任公司）

作者簡介：王萍（1967-），女，漢族，江蘇鹽城人，江蘇射陽港發(fā)電有限責(zé)任公司，職務(wù)/職稱：檔案專職/工程師，學(xué)歷：熱能動(dòng)力專業(yè)/大專，研究方向：項(xiàng)目檔案/企業(yè)各種類型檔案。