檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

王芳　馬起龍

摘 要：近些年來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展迅速，各類先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療技術(shù)快速發(fā)展且廣泛應(yīng)用在臨床診斷中，為人們提供了優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。在此新環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)，作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容之一，當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂觀，不利于檔案價(jià)值的發(fā)揮。本文主要以醫(yī)院檔案管理為主題展開分析，從內(nèi)涵和重要性、問題及具體應(yīng)用四方面進(jìn)行分析，以期促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提高，為充分發(fā)揮檔案價(jià)值奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式改革;醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用

近年來，伴隨老齡化人口的增多，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展備受社會(huì)各界的高度關(guān)注。與此同時(shí)，隨著近年我國就醫(yī)數(shù)量呈現(xiàn)上升的趨勢(shì)，醫(yī)療數(shù)據(jù)也急劇增加，這給檔案管理工作增加了工作負(fù)擔(dān)和難度，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然無法滿足當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際需求，全國范圍內(nèi)推行檔案管理模式改革迫在眉睫，這就要重視檔案管理模式改革，以此不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。鑒于此，本文從檔案管理模式改革內(nèi)涵入手，通過深入分析醫(yī)院檔案管理中主要問題，進(jìn)一步探討檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

一、檔案管理模式改革內(nèi)涵和醫(yī)院檔案管理工作的重要性概述

1.檔案管理模式改革內(nèi)涵

所謂“檔案管理模式改革”，指的是針對(duì)檔案管理技術(shù)的改革和優(yōu)化，推行的一種檔案管理工作體系的變革，確保性建設(shè)的檔案管理體系能夠與當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際需求相吻合，為提高檔案管理水平和充分發(fā)揮檔案價(jià)值提供保障。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作而言，醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生大量各類型的檔案，而傳統(tǒng)檔案管理模式存在一系列弊端，如理念、手段、方法等，都無法滿足新時(shí)代的具體要求。而檔案管理模式改革中，大量現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)廣泛應(yīng)用在檔案管理中，如計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以大幅度提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。另外，對(duì)于新的檔案管理體系中，會(huì)廣泛應(yīng)用性的檔案管理思想和管理體系，這對(duì)于檔案管理工作具有積極的指導(dǎo)價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。因此，醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展中，要積極推廣檔案管理模式改革工作，以期為充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值提供保障。

2.醫(yī)院檔案管理工作的重要性探討

基于醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容角度而言，具體包括醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息、人事檔案信息、醫(yī)院發(fā)展資料等，簡(jiǎn)單來說醫(yī)院檔案內(nèi)容覆蓋了醫(yī)院所有信息，通過加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，便于用戶快速檢索出醫(yī)院各項(xiàng)信息，有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案利用價(jià)值的最大化目標(biāo)。另外，在醫(yī)院發(fā)展過程中，醫(yī)院檔案發(fā)揮著重要作用，原因在于醫(yī)院檔案記錄了與醫(yī)院發(fā)展相關(guān)的所有信息，通過加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，可以為醫(yī)院發(fā)展決策提供參考依據(jù)，從而有利于提高醫(yī)院決策的科學(xué)性和合理性，這對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展是極為有利的。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理工作的開展，可以深度挖掘醫(yī)院檔案中具有價(jià)值的信息，從而可以大幅度提高醫(yī)院各項(xiàng)工作效率。通常而言，醫(yī)院檔案主要由當(dāng)事人復(fù)雜記錄，在特定條件下，醫(yī)院檔案除了包括當(dāng)事人的聲音、形象等信息之外，還附有事件當(dāng)事人的簽名及印信等。因此，醫(yī)院檔案往往可以真實(shí)折射出醫(yī)院各事件的歷史真相。通過分析這些醫(yī)院的歷史事件，有利于促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。因此，在醫(yī)院發(fā)展過程中，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作是十分重要的。

二、醫(yī)院檔案管理中主要問題分析

1.檔案管理制度有待完善

縱觀醫(yī)院現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顩r而言，雖在長(zhǎng)期經(jīng)營發(fā)展中，針對(duì)各項(xiàng)管理工作逐步完善了管理體系和管理制度，為促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展提供了制度保障。但是檔案管理作為醫(yī)院管理工作的一部分，因各類主客觀因素的影響，使得其在發(fā)展中沒有與時(shí)俱進(jìn)，制度不完善便是突出問題之一。正因如此，醫(yī)院檔案管理工作比較隨意，缺乏規(guī)范性。同時(shí)，檔案管理制度缺乏的條件下，醫(yī)院檔案管理手段和模式無法與時(shí)俱進(jìn)，使得其在具體的工作中，經(jīng)常性出現(xiàn)一些手工裝訂檔案資料字跡潦草、內(nèi)部不完整等問題，這對(duì)檔案管理水平的提升產(chǎn)生了負(fù)面影響。另外，在缺乏完善的檔案管理制度的支持下，醫(yī)院檔案管理人員難以及時(shí)將醫(yī)院運(yùn)行中產(chǎn)生的各類檔案資料及時(shí)、完整建檔，對(duì)后續(xù)的檔案管理工作是極為不利的。

2.檔案管理意識(shí)有待增強(qiáng)

近些年來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)療設(shè)備不斷完善，使得醫(yī)院檔案資料不斷增多，在其他沒有改變的基礎(chǔ)上，使得檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)大幅度增加，且醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因重視度不足，并沒有加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，使得檔案管理工作負(fù)擔(dān)大與檔案管理人員不足的矛盾不斷加劇，這種情況下，檔案管理工作自然無法為醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。給檔案管理工作增加了負(fù)擔(dān)和難度。另外，檔案管理人員在思想層面上沒有意識(shí)到檔案管理的重要性和價(jià)值，造成其檔案管理工作意識(shí)匱乏?？v觀醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，醫(yī)院檔案管理水平較低，造成部分重要檔案遺失或者被銷毀。同時(shí)，檔案記錄方式也存在諸多不合理之處，造成檔案價(jià)值難以發(fā)揮出來。

3.檔案資料完整度不高

醫(yī)院檔案資料主要來源于醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中的各項(xiàng)活動(dòng)，在此過程中，醫(yī)院各科室和部門都會(huì)進(jìn)行大量的活動(dòng)，意味著檔案資料與各科室和部門相關(guān)。而在檔案資料收集過程中，出現(xiàn)了一系列漏洞，致使各個(gè)科室和部門的檔案收集時(shí)，頻繁出現(xiàn)部分重要檔案丟失問題，致使檔案管理工作缺乏實(shí)質(zhì)性作用。另外，在醫(yī)院檔案資料管理過程中，管理工作缺乏針對(duì)性，造成檔案借閱之后，往往會(huì)出現(xiàn)一些檔案沒有及時(shí)歸檔而疏于管理，造成檔案永久性遺失，這種情況下檔案完整性難以保證。同時(shí)，檔案資料收集過程中，因缺乏針對(duì)性的管理工作計(jì)劃，造成檔案收集時(shí)，頻繁因?yàn)楣ぷ魅藛T忽視收集工作或者工作不規(guī)范行為，會(huì)遺漏部分檔案資料，不利于檔案資料的全面收集，最終直接影響檔案管理工作順利進(jìn)行，還對(duì)檔案資料價(jià)值的開發(fā)利用極為不利。

4.檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)有待提高

醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)的不足，主要原因在于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)不強(qiáng)，造成其在經(jīng)營管理過程中，強(qiáng)調(diào)醫(yī)務(wù)人員的培養(yǎng)和引進(jìn)，忽視了檔案管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理工作人員主要以年齡偏大的人員為主，這類工作人員存在一系列不足，如知識(shí)體系不夠完善，且嚴(yán)重缺乏先進(jìn)的檔案管理理念和技能，如計(jì)算機(jī)操作技能，使得醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率難以提高。另外，醫(yī)院人才引進(jìn)方案中，側(cè)重臨床工作者，并沒有將檔案管理人才引進(jìn)納入到計(jì)劃當(dāng)中，使得醫(yī)院缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，無法滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案改革發(fā)展需求。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

1.完善醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院經(jīng)營目的在于救死扶傷，而要想真正意義上高質(zhì)高效解決病人的痛苦，幫助病人恢復(fù)健康的身體，要求醫(yī)院醫(yī)療水平較高。而醫(yī)院醫(yī)療水平的提高，關(guān)鍵在于醫(yī)務(wù)人員的水平。正因如此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營管理中，普遍強(qiáng)調(diào)醫(yī)療水平的提升，對(duì)與之相關(guān)的其他輔助性管理工作缺乏重要性認(rèn)識(shí)。因此，醫(yī)院檔案管理人員要在思想層面認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和技術(shù)，不斷完善檔案管理制度。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，后結(jié)合檔案管理工作需求，對(duì)管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行具體分工，確保檔案的完整性。另外，完善檔案監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)檔案使用情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)化監(jiān)督，規(guī)避檔案遺失問題。

2.增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理意識(shí)

管理工作高效進(jìn)行，源于意識(shí)上高度認(rèn)可。因此，醫(yī)院檔案管理人員要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，為檔案管理中的各項(xiàng)工作落實(shí)到位提供保障。另外，醫(yī)院科室和部門種類較多，檔案資料重復(fù)出現(xiàn)的概率較高，給檔案管理工作帶來了不必要的負(fù)擔(dān)。為了規(guī)避這類問題和提高檔案管理工作效率，檔案管理人員要采取分類分塊處理，專人專職負(fù)責(zé)各科室和各部門的檔案收集工作，確保檔案資料的完整和真實(shí)可靠。

3.加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理，提高檔案完整度

在現(xiàn)代社會(huì)中，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，且為各領(lǐng)域發(fā)展做出了突出貢獻(xiàn)。而信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的各項(xiàng)弊端，使得檔案管理工作滿足了醫(yī)院新形勢(shì)下發(fā)展下提出的各項(xiàng)要求。首先，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念。醫(yī)院檔案管理工作人員要在思想層面認(rèn)識(shí)檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，更新醫(yī)院檔案管理理念，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，可以及時(shí)、完整將醫(yī)院各科室檔案進(jìn)行歸檔，有利于檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高。其次，加強(qiáng)管理平臺(tái)建設(shè)。醫(yī)院要加大信息化建設(shè)投入力度，完善各項(xiàng)軟硬件設(shè)施，為檔案信息化管理提供物資保障。另外，信息化時(shí)代，檔案信息化管理安全是一項(xiàng)重要問題，要求在平臺(tái)建設(shè)過程中，重視安全建設(shè)，可以通過安裝殺毒軟件，如360殺毒軟件，為檔案管理平臺(tái)安全運(yùn)行創(chuàng)造一個(gè)安全環(huán)境;也可以通過口令方式限制管理人員登入，避免非管理人員登入檔案管理平臺(tái)，隨機(jī)改動(dòng)檔案，以此保證檔案資料的安全，為充分發(fā)揮檔案開發(fā)利用價(jià)值提供保障。

4.規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作方法與步驟

對(duì)于醫(yī)院檔案管理人員來說，為了高效管理醫(yī)院檔案，要定期對(duì)現(xiàn)有醫(yī)院檔案進(jìn)行全面普查，目的在于及時(shí)清理醫(yī)院當(dāng)中無效、過期的文件，防止資源冗余，且可以減少檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)，這些無價(jià)值的醫(yī)院檔案的清除，一定程度上有利于醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。另外，醫(yī)院檔案管理人員在檔案收集、整理和歸檔過程中，要嚴(yán)格按照時(shí)間順序，并結(jié)合檔案內(nèi)容進(jìn)行分類別排序和歸檔，并加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，針對(duì)內(nèi)容比較混亂且案卷過厚的案卷要進(jìn)行拆分，重新按照一定的要求或者時(shí)間順序進(jìn)行歸納，目的是為了檔案管理人員在具體的操作中更加便捷的找尋到相關(guān)檔案資料，為大幅度提高醫(yī)院檔案利用率提供保障。除此之外，檔案管理人員在檔案重組過程中，針對(duì)無案卷標(biāo)題、標(biāo)題模糊及無卷內(nèi)目錄等案卷要重新填寫。需強(qiáng)調(diào)的是檔案管理人員在重新填寫檔案標(biāo)題時(shí)，要注意規(guī)范填寫，為提高今后檔案檢索的準(zhǔn)確性提供保障。同時(shí)，標(biāo)題的規(guī)范化，關(guān)鍵是機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱的規(guī)范化，才能規(guī)避檔案資料檢索過程中因標(biāo)題混淆不清而出現(xiàn)無法識(shí)別的問題，以此保證檢索效率，為提高檔案利用率奠定良好的基礎(chǔ)。

5.革新檔案管理模式，構(gòu)建高素質(zhì)專業(yè)性檔案管理隊(duì)伍

醫(yī)院現(xiàn)代化水平的提高，使得醫(yī)院檔案資料日漸豐富。在此背景下，為了滿足檔案管理需求，醫(yī)院檔案信息化管理程度不斷提高，意味著革新檔案管理模式迫在眉睫。醫(yī)院要不斷擴(kuò)展醫(yī)院服務(wù)模式，加強(qiáng)檔案管理宣傳，不斷提高檔案信息化水平，為充分發(fā)揮檔案信息價(jià)值，為各層次醫(yī)院科室提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。除此之外，針對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展過程中，沒有重視檔案管理而出現(xiàn)的醫(yī)院檔案管理人才缺乏的問題，要求醫(yī)院在檔案管理模式改革發(fā)展過程中，重視檔案管理工作人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)的提高，構(gòu)建高素質(zhì)專業(yè)性檔案管理隊(duì)伍，為檔案管理工作改革提供人才保障。基于此，醫(yī)院要做好檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，與時(shí)俱進(jìn)定期進(jìn)行信息化管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平。在具體的操作中，醫(yī)院可采取如下兩種措施：

醫(yī)院要立足于醫(yī)院發(fā)展實(shí)際狀況，組織管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，具體包括崗前培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容主要以崗位工作職責(zé)相關(guān)理論知識(shí)、檔案管理技能，確保醫(yī)院檔案管理人員可以在實(shí)踐中運(yùn)用所掌握的檔案管理知識(shí)，進(jìn)行檔案分類管理，為有效提高檔案分類準(zhǔn)確性提供保障。

醫(yī)院要結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作需求，定期引進(jìn)專業(yè)化的高素質(zhì)技術(shù)型人才，并加強(qiáng)入崗后的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使其熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，為高質(zhì)高效開展檔案管理工作提供保障。同時(shí)，醫(yī)院要不定期開展培訓(xùn)工作，為檔案管理人員提供更多的實(shí)踐機(jī)會(huì)，尤其是一些工作能力強(qiáng)且水平高的檔案管理人員，醫(yī)院應(yīng)為其提供更多的外出培訓(xùn)和交流的機(jī)會(huì)，通過這種方式極大地調(diào)動(dòng)醫(yī)院檔案管理人員的工作熱情，且有利于醫(yī)院檔案管理人員的綜合能力的提高，為更好的開展檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

總之，醫(yī)院檔案管理中存在一系列問題，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理模式改革勢(shì)在必行。因此，醫(yī)院檔案管理人員要不斷提升自身綜合素質(zhì)，并在實(shí)踐中重視檔案管理制度的完善、革新檔案管理模式等，才能推動(dòng)檔案管理發(fā)展，為提高我國醫(yī)療衛(wèi)生水平提供保障。

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（作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

基金項(xiàng)目：山東省檔案局科技項(xiàng)目課題（2018-34）。

作者簡(jiǎn)介：王芳（1984-），女，山東德州人，館員，醫(yī)院檔案管理。