“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理創(chuàng)新分析

林妙影

摘 要：醫(yī)院綜合類檔案種類豐富，文件資料的類型復(fù)雜，若單純依靠當(dāng)初傳統(tǒng)的管理辦法，對于醫(yī)院檔案管理人員來說也是一個不小的工作負(fù)擔(dān)，因此要基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，依靠信息化技術(shù)手段，去創(chuàng)新醫(yī)院綜合類資料管理辦法，幫助檔案管理人員減輕工作負(fù)擔(dān)，并且使查找資料的方式更加簡便快捷。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;醫(yī)院;綜合檔案管理

信息技術(shù)的不斷發(fā)展給各行各業(yè)都帶來了新的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，綜合類檔案管理工作也面臨新的機(jī)遇，管理方式也得到了一定程度上的改善，檔案管理工作的完善，在一定程度上可以反映出該單位的組織管理工作水平，改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，幫助醫(yī)院其他工作更快更好的進(jìn)行。

一、醫(yī)院綜合類檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前部分醫(yī)院綜合檔案管理存在名不副實(shí)的情況，傳統(tǒng)的管理模式下，大部分醫(yī)院只重視醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)以及發(fā)展史等問題進(jìn)行存檔，對于病人病歷以及拍攝的x光片等并未進(jìn)行合理的保存，并且對于檔案資料的保存沒有明確的部門負(fù)責(zé)，有很多珍貴的醫(yī)學(xué)資料以及影像都散落在各個相應(yīng)的科室，未及時上交保存，檔案資料管理部門也不曾及時去收集詢問，導(dǎo)致很多資料的流失，并且大多檔案管理部門的工作人員普遍年齡偏大，對于檔案管理工作的重視程度不夠，且醫(yī)院本身對于檔案管理部門的重視程度也不夠，直接影響了檔案管理工作的發(fā)展。

醫(yī)院財(cái)務(wù)部門未定期向檔案管理部門投放資金，使得部門沒有辦法購置專業(yè)的設(shè)備輔助管理工作的進(jìn)行，并且缺乏優(yōu)秀的檔案管理工作人員，現(xiàn)存的工作人員對于檔案管理工作的認(rèn)識程度不夠，專業(yè)知識技能跟不上時代的發(fā)展，對于當(dāng)下的互聯(lián)網(wǎng)信息手段檔案管理工作接受程度較慢。并且部分管理人員對于綜合檔案的認(rèn)知不夠，依舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理階段，只專注于檔案的收集，卻對檔案反映出的問題不善于總結(jié)，導(dǎo)致檔案的利用率較低。落后的管理手段嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進(jìn)行，繁瑣且乏味的工作讓很多人失去了探索的欲望和想法，并且大部分醫(yī)院的檔案管理方式還停留在紙質(zhì)階段，嚴(yán)重影響檔案的價值。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合類檔案管理的作用及其特征

當(dāng)下信息化手段的應(yīng)用使得檔案管理工作人員的工作效率有了一個質(zhì)的飛躍，從原始的人工手段轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息手段，極大方便了醫(yī)護(hù)人員查找資料和檔案。與此同時醫(yī)院的日常往往會涉及大規(guī)模的人員流動，傳統(tǒng)的資料檔案整理模式已經(jīng)不適用于現(xiàn)在，信息化時代的管理模式能夠很好的彌補(bǔ)從前查找資料手續(xù)繁瑣資料眾多的局面。并且互聯(lián)網(wǎng)信息平臺同時可以很好的做到資源共享，方便資料的歸檔和儲存。還可以對醫(yī)院的各科室部門人員調(diào)動以及在職情況等資料做到很清晰的追蹤，使醫(yī)院的管理過程做到公開化和透明化。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化手段的全面覆蓋，對于負(fù)責(zé)綜合檔案管理工作的人員要求也越來越高，信息化的手段已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的工作模式，工作人員可以通過現(xiàn)有的內(nèi)部平臺對醫(yī)院內(nèi)各個部門的資料信息進(jìn)行收集整合，發(fā)現(xiàn)問題及時與相應(yīng)部門進(jìn)行協(xié)商解決。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理的特點(diǎn)

1.改變文檔查找方式

在當(dāng)前的時代背景指導(dǎo)下，利用網(wǎng)絡(luò)信息化的手段來對資料進(jìn)行整合，能夠幫助醫(yī)院內(nèi)部更好地將資料檔案進(jìn)行一個歸納整理，并且可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺下資源共享的優(yōu)勢建立相關(guān)的搜索引擎，讓每一位醫(yī)護(hù)人員都可以利用自己的權(quán)限查找相關(guān)資料，不用再經(jīng)歷繁瑣的流程和手續(xù)，醫(yī)護(hù)人員也可以隨時更新上傳資料，保證了資料庫的動態(tài)更新。

2.搜集的檔案更加全面

在檔案管理工作的進(jìn)行中是否將檔案搜集齊全是十分重要的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料查找起來過程繁瑣、工作量大，還不易保存。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展給綜合檔案管理工作來帶了新的思考與方向，它能對信息進(jìn)行及時更新與處理，便于查找，電子化的資料信息更加具備時效性，能夠很好的將收集的信息資料進(jìn)行整合，以便于工作人員的查找，并且電子信息手段也方便了檔案資料之間的傳遞，大大節(jié)約了工作人員的時間。

3.提高了檔案服務(wù)的范圍

通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用不僅能使得信息搜集的范圍更加全面，而且大大提高了檔案資料信息的服務(wù)范圍，醫(yī)院綜合檔案為醫(yī)護(hù)人員及其他工作人員的日常工作提供了重要的信息參考，這對于醫(yī)院的發(fā)展來說是很重要的，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺能夠?qū)C合檔案進(jìn)行一個很好的管理，醫(yī)院工作人員也可更快捷的從中獲取重要信息，使得醫(yī)院綜合檔案的使用頻率大大提升。

4.記錄檔案的工具更加豐富

傳統(tǒng)的檔案記錄工作依靠紙質(zhì)類記錄方式，不僅不便于查找和保存，而且記錄方式單一。將網(wǎng)絡(luò)信息化手段利用到檔案資料記錄中，資料的記錄方式就不局限于傳統(tǒng)的文字記錄。還可以嘗試?yán)脠D畫、音頻甚至視頻，不僅提高了資料的表現(xiàn)形式，還增加了資料的價值，對于未來醫(yī)護(hù)人員來說，仔細(xì)研讀這些珍貴的資料也能更好的幫助他們成長。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院類綜合檔案管理存在的問題

1.缺乏先進(jìn)的管理理念

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都開始嘗試使用互聯(lián)網(wǎng)信息化手段來改變工作方式，但是仍舊有部分綜合檔案管理工作人員無法摒棄傳統(tǒng)思想。在檔案管理工作中，沿用網(wǎng)絡(luò)信息化手段可以減輕工作人員的工作壓力，提高他們的工作效率。可長期保留以及數(shù)據(jù)化特點(diǎn)突出的優(yōu)勢使得這種方式獲得了很多人的青睞，但是隨著檔案搜集和存儲方式的改變，也對工作人員的知識技能有了一定的要求，工作人員需要擁有一定的計(jì)算機(jī)操作技能以及數(shù)據(jù)處理能力。這些需求對于傳統(tǒng)的檔案管理工作人員是一個不小的挑戰(zhàn)，因此需要從根本上改變他們的思維模式，去接納這種新的管理方式，然后再通過培訓(xùn)和自我學(xué)習(xí)不斷提高專業(yè)技能，以此促進(jìn)檔案管理工作更快更好的進(jìn)行。

2.基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

完善的互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備管理設(shè)施可以更好的幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，并且擁有完善的設(shè)施也是建立管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)以及必不可少的環(huán)節(jié)，但是在實(shí)際情況中，部分醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，導(dǎo)致綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作沒辦法很好的推進(jìn)，甚至有部分醫(yī)院存在思想陳舊的問題，對于網(wǎng)絡(luò)信息化綜合檔案管理工作的重視程度不夠。隨著時間的推移，醫(yī)院綜合檔案的數(shù)量越來越多，但是由于沒有完善的設(shè)備所以檔案管理工作沒辦法很好的進(jìn)行，因此想要優(yōu)化檔案管理工作，首先需要確保基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善，對其進(jìn)行及時的優(yōu)化和整改，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息化綜合檔案管理工作更好的進(jìn)行。

3.工作人員水平有限

網(wǎng)絡(luò)信息化綜合檔案管理工作對于相關(guān)的工作人員的電腦技術(shù)以及信息化操作技能要求較高，但是現(xiàn)階段部分綜合檔案管理工作人員的技術(shù)水平都有待提高，大部分醫(yī)院十分缺乏專業(yè)的檔案管理人才，并且傳統(tǒng)的綜合檔案管理工作人員，雖然有較長年限的工作經(jīng)驗(yàn)，但是對于新鮮事物的接受度普遍較低，是無法滿足現(xiàn)下的檔案管理專業(yè)人才的需求，這就使得可以滿足工作要求的人員需要身兼數(shù)職，工作量不但沒有減少反而加大了，無法專心投入到現(xiàn)在的綜合檔案信息管理的工作當(dāng)中，令綜合檔案管理工作沒有在醫(yī)院發(fā)揮它真正的作用，幫助醫(yī)院更好的發(fā)展。

4.檔案管理工作范圍不夠確切

隨著社會醫(yī)療水平不斷的提升，國人也不斷注重自己的健康狀況，這使得醫(yī)院的檔案資料逐漸加多，存儲難度也逐漸攀升，并且這些檔案的類型不僅包括基礎(chǔ)檔案，還包含部分行政檔案，但是醫(yī)院在實(shí)際的歸檔過程中并未將這些檔案進(jìn)行分類，這就導(dǎo)致了在后續(xù)查找的過程中給工作人員帶來了不小的麻煩。并且由于沒有進(jìn)行分類歸檔，也使得這些重要的檔案丟失變成了常態(tài)。因此，醫(yī)院在進(jìn)行信息歸檔之前要對其進(jìn)行合理的分類，確保工作人員在歸檔的過程中能將工作落到實(shí)處，確保檔案存儲過程中不會出現(xiàn)差錯，保障檔案管理工作人員的工作水平。

5.電子檔案信息的安全性有待加強(qiáng)

為了改變傳統(tǒng)檔案資料存儲查找繁瑣的現(xiàn)狀，現(xiàn)在大部分醫(yī)院都采用的是電子檔案，它的優(yōu)點(diǎn)是十分明確的，能減少工作人員進(jìn)行檔案管理工作時間以及提升其工作效率，但是也存在一定的缺點(diǎn)即檔案的安全性得不到保障。由于電子檔案的存儲大多依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其穩(wěn)定性和安全性受到了一定程度的質(zhì)疑，并且儲存在計(jì)算機(jī)中的電子檔案也極易受到不法分子的網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊，導(dǎo)致重要的檔案資料丟失，出現(xiàn)這樣的情況勢必會給醫(yī)院相關(guān)的醫(yī)學(xué)研究工作帶來不便，因此在電子檔案的存儲過程中，一定要確保檔案的安全性，這樣才能更好的推動醫(yī)院醫(yī)學(xué)研究水平的發(fā)展。

五、推動“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理工作策略

1.增強(qiáng)人員檔案管理工作理念

想要推廣新的檔案管理模式，需要醫(yī)院的管理層首先將這個問題重視起來，有了管理層的重視才能更好的推進(jìn)此項(xiàng)工作的進(jìn)行。為他們分析利弊，讓他們明確新型管理模式的優(yōu)勢所在，領(lǐng)導(dǎo)的重視能夠很好的推進(jìn)此項(xiàng)工作的進(jìn)行，為綜合檔案管理工作運(yùn)用新模式，提高管理工作的效率做好保障。將檔案管理工作進(jìn)行檢查，這樣工作人員才能將其重視起來。近年來醫(yī)鬧事件頻發(fā)，因此將病人的檔案合理保存顯得尤為重要，并且在保管的過程中要注意保護(hù)病人的個人隱私，妥善保管避免后期發(fā)生法律糾紛。

要定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，不要讓工作人員只走形式流于表面，定期督查能讓工作人員及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中所存在的問題，并對其進(jìn)行彌補(bǔ)改正。并且還應(yīng)加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)考核，明確各科室與部門各自的責(zé)任以及義務(wù)，確保網(wǎng)絡(luò)信息化綜合檔案管理工作的順利推進(jìn)，以此來促進(jìn)醫(yī)院管理工作水平的不斷提升。

2.優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施

在推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息化綜合檔案管理工作的過程中，要重視對于基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的建設(shè)，完善和優(yōu)化現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施，更好推進(jìn)工作的進(jìn)行，加強(qiáng)對于基礎(chǔ)的硬件設(shè)備的投入力度，醫(yī)院要想完善“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的綜合檔案管理工作，需要加大資金投入力度，建立起完備的設(shè)施，在設(shè)備的購買以及選擇的過程，不能盲目的選購，要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況以及綜合實(shí)力考慮，還要基于當(dāng)下醫(yī)院的檔案管理工作需求，去選擇相應(yīng)的設(shè)備，將設(shè)備的作用和優(yōu)勢發(fā)揮到最大，更好的服務(wù)于醫(yī)院綜合檔案管理工作。

3.提升管理人員的工作水平

有了完善的基礎(chǔ)設(shè)備還需要優(yōu)秀的技術(shù)人才與之相匹配，因此醫(yī)院還需要相應(yīng)的手段去提升綜合檔案管理人員的工作水平，以及對于計(jì)算機(jī)及各類網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段的熟練程度，開展相應(yīng)的培訓(xùn)課程幫助工作人員提升自己專業(yè)技能水平。例如，可以讓工作人員到優(yōu)秀的醫(yī)院進(jìn)行考察和學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的管理方式和操作水平，還可以定期請相關(guān)專家開展講座，不僅可以幫助工作人員提升工作水平，還可以改變他們對于網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理工作的認(rèn)知，提高他們對于新事物的接受能力，轉(zhuǎn)換思維模式。作為新時代下的綜合檔案管理工作人員，要不斷提高對自己的要求以及工作能力，更好地進(jìn)行醫(yī)院綜合檔案管理工作。

4.合理規(guī)劃檔案管理工作范圍

在進(jìn)行綜合類檔案歸納整理的工作過程中，為避免檔案分類不清易丟失的情況，每個科室在上交自己科室的相關(guān)資料時，應(yīng)當(dāng)將其首先進(jìn)行大致的分類整理，以防止檔案管理人員專業(yè)醫(yī)學(xué)人士將相關(guān)資料混淆。將整理好的檔案資料再由工作人員進(jìn)行分類，放入網(wǎng)絡(luò)信息平臺，利用表格做出明細(xì)分類，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，方便后續(xù)查找取用。同時，檔案管理人員還需定期查看相關(guān)資料，防止出現(xiàn)資料因失誤丟失的情況，并且要對于檔案資料進(jìn)行及時更新，確保不會遺漏。同時，建立明確的檔案管理部門是十分必要的，對檔案管理工作進(jìn)行獨(dú)立授權(quán)，這樣能確保將檔案管理責(zé)任落實(shí)到個人，能及時反饋檔案管理過程中的問題，將搜集到的檔案資料及時錄入信息系統(tǒng)，確保檔案利用率最大化。

5.提高電子檔案的安全性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代極大方便了人們的生活，但是也帶來了不小的安全隱患，其中信息安全性就是人們極為關(guān)注的問題。將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院綜合檔案管理工作中也是如此，一旦檔案資料泄露也將會給醫(yī)院帶來不可估量的損失，因此在合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息化手段進(jìn)行檔案管理工作的過程中也要時刻注意安全問題。醫(yī)院要加強(qiáng)對于電子信息設(shè)備的安全管理，加強(qiáng)其保密程度，確保它的安全性，工作人員也要確保相關(guān)資料的后臺權(quán)限不能輕易泄露，定期對電子信息進(jìn)行升級，建立防火墻，定期修復(fù)漏洞，對于一些較為重要的資料要及時進(jìn)行備份，以免出現(xiàn)差錯，工作人員在這個過程中也要時刻提高警惕，不要將權(quán)限和資料輕易外泄，加強(qiáng)對于檔案資料信息安全程度的重視，對于電腦權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，不要將負(fù)責(zé)資料的電腦用做他用，杜絕一切可能泄露信息的方式出現(xiàn)，提高自己的計(jì)算機(jī)操作水平，出現(xiàn)問題及時上報(bào)解決。

六、結(jié)語

我國的醫(yī)療科技水平隨著時代的改變在不斷進(jìn)步，醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大以及現(xiàn)代人對于身體健康的重視使得檔案資料的數(shù)目也在逐漸增多，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，可以很好的解決當(dāng)前資料管理過程繁瑣的問題，不僅在一定程度上提高了醫(yī)院綜合檔案管理工作的水平，而且還進(jìn)一步推進(jìn)了我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

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（作者單位：海南省人民醫(yī)院綜合檔案室）