檔案管理信息化建設思考

摘? 要：信息化技術的快速進步為社會發(fā)展帶來了新的契機，信息化技術展現出的優(yōu)越性是不可替代的，但是同時也給很多單位帶來了一些壓力，因為要想滿足時代的需求，不斷提升自身能力，就需要在這一背景下進行不斷改革。需要對其進行信息化建設。也對檔案信息數字化的開發(fā)模式具有一定挑戰(zhàn)。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設

中圖分類號：G270???????? 文獻標識碼：A

檔案管理工作的重要性是不言而喻的，但是社會在不斷發(fā)展，對于很多行業(yè)的要求都越來越高，而檔案管理作為各個單位十分重要的一項工作內容，也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，必須要提高其工作質量和工作效率。計算機技術的發(fā)展很好地解決了這一問題，信息化建設有效提高了檔案管理工作的質量和效率。但是很多人對其不夠了解，導致檔案管理信息化建設還存在一定的局限性。

1檔案管理信息化建設的重要性

1.1節(jié)省大量的人力、物力

檔案管理工作的內容非常多，包括對資料進行收集、分類整理、保存以及查找使用，隨著時間的轉移，所要收集的檔案資料也越來越多，這會導致工作量不斷加大。傳統(tǒng)的檔案管理工作采取的是人工完成所有工作內容的方式，檔案管理人員的工作強度較大，且這項工作又比較枯燥，很容易出現失誤，不僅消耗大量的人力資源，工作效率也非常低。同時，之前的檔案資料都是以紙質版的形式存在的，不僅需要大量的紙張，還要有儲存檔案的空間，由此來看，對于物力資源的消耗也比較大，不易保存，容易丟失和損壞，在查找時也會比較麻煩，不能在短時間內快速找到所需的檔案資料。

在檔案管理信息化建設的過程中，會對這一問題深有體會，信息化建設不再需要大量紙質資料，檔案管理人員也不需要手寫內容，只需要輸入系統(tǒng)中就會自動整理保存，節(jié)約很多時間，不需要大量空間保存資料，一個優(yōu)盤即可完成這項工作。最主要的是，還可以將檔案資料以圖像和視頻等多種方式進行保存，豐富了檔案內容，具有非常重要的意義。

1.2提高了檔案的準確性及安全性

檔案管理信息化建設還有一個非常重要的意義，那就是檔案內容更加準確，尤其是數據資料更為準確，因為檔案中的內容非常多，單位在發(fā)展過程中必然會有越來越多的內容積累，且一些數據十分重要，是一些重大決定的主要參考意見，因此必須保證其準確性。但是完全人為整理會產生疲勞現象，可能或多或少出現失誤，導致檔案的準確性有所降低，檔案信息化管理就能避免這種因過度疲勞而出現的失誤，可以提高檔案的準確性。另外，安全性也有所提高，檔案的保存非常關鍵，不僅要整理好，還需要保存好，一旦沒有保存好檔案，使其損壞或丟失，那么前期的工作就都失去了意義。

紙質檔案難以保存是客觀事實，它對于保存環(huán)境的要求非常高，尤其是對環(huán)境的干燥程度要求更為嚴格，潮濕的環(huán)境會使紙張破壞、字跡模糊，因此，必須要保障存儲環(huán)境的絕對干燥。紙質檔案還比較容易丟失，安全性也會大大降低。對其進行信息化建設，可將檔案做成電子文件進行保存，可以對其進行加密，也可以將檔案進行備份，能在很大程度上提高其安全性能，盡管當前這項工作并不完善，在安全方面依然存在著一些問題，但是相對于傳統(tǒng)的檔案管理方法來說，已經有了非常大的進步，具有非常重要的意義。

1.3促進單位和社會發(fā)展

檔案管理信息化建設能夠在很大程度上促進單位和社會的發(fā)展。首先，檔案能夠記錄單位發(fā)展的整個過程，對其進行信息化建設能夠將其以影像的形式展現出來。傳統(tǒng)的紙質檔案使用不方便，內容較多，盡管分類保存，但是要想準確找到所需資料也比較困難，需要花費大量的時間，會對單位的發(fā)展造成一定的影響。檔案管理信息化可幫助單位快速查找資料，輸入關鍵詞就能很快找到準確信息。

2加強檔案管理信息化建設的方法

2.1提高對檔案管理信息化建設的重視

為了充分發(fā)揮檔案的重要作用，加強信息化建設十分必要，可以從以下幾個方面入手：首先，必須要提高重視程度，主要是領導的重視程度。只有單位領導足夠重視，才能投入精力完成工作，員工也才能提高重視程度。在此基礎上，才能建立完善的檔案信息化管理制度，原有的檔案管理制度并不符合檔案信息化管理的要求，因此，必須結合實際情況重新制定。只有具備完善的管理制度，才能保障各項工作的順利開展，這也要求制度的落實工作要到位，相關工作人員應高度重視，清楚工作內容的重要性，嚴格執(zhí)行，提高對檔案管理信息化建設的重視程度。

2.2加強網絡安全性

網絡安全問題十分常見，也是當前進行檔案管理信息化建設的重要方面，尤其是網絡會存在漏洞，黑客可能會入侵，竊取檔案資料，使單位遭受巨大損失。要提高其安全性，及時修復網絡漏洞，使用安全性能更高的軟件，對重要文件進行備份和加密，做到防患于未然，從根本上解決問題，提升網絡技術水平。

2.3提高檔案管理人員的工作能力

提高檔案管理人員的工作能力，是加強檔案管理信息化建設的重要方法，雖然由計算機完成檔案管理工作，但是還需要人力進行操控，因此要求檔案管理人員具備熟練使用計算機技術的能力。工作人員對待工作要足夠認真，有耐心，這是最基本的要求。檔案信息化管理與普通檔案管理工作有所不同，還需在意識上有所轉變，提高重視程度。

3結束語

檔案管理信息化建設的重要性應該得到重視，計算機技術的好處顯而易見，如今發(fā)展得也比較成熟，將其應用于檔案管理進行信息化建設，必然會取得非常顯著的效果，這是未來明確的發(fā)展方向。但是受到多方面因素的影響，建設過程還存在各種各樣的問題，還不夠完善，本文針對這些問題，提出了相關的解決方法，希望能從根本上為相關人員及部門開展研究工作帶來有效的幫助。

參考文獻

[1]? 郭鵬.關于檔案管理信息化建設的思考[J].小作家選刊，2017，（01）：83-84.

作者簡介：張巖（1977～），女，河北淶源人，檔案員，從事檔案工作。