高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)研究

馬進(jìn)　蒲業(yè)虹

摘 要：干部人事檔案在高校人事人才工作中發(fā)揮著重要的作用?！陡刹咳耸聶n案工作條例》為干部人事檔案工作提出了更高的要求。本文分析了新時(shí)期高校干部人事檔案工作中存在的困難，引出了干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。提出數(shù)字化建設(shè)亟需解決的問題，并構(gòu)建了適用的干部人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化建設(shè);互聯(lián)網(wǎng)傳輸;人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》的實(shí)施，為當(dāng)前的工作提出了更高、更新的要求。人事檔案是干部成長(zhǎng)經(jīng)歷的原始見證，是黨的重要執(zhí)政資源。加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，是高校立足人事檔案管理實(shí)際的正確選擇，為提高人事檔案服務(wù)能力打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為打造優(yōu)質(zhì)的干部人才隊(duì)伍提供可靠保障。

一、 傳統(tǒng)人事檔案管理模式面臨的主要困難

高校人事檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)教職工的檔案管理、檔案審核及調(diào)查、檔案查借閱、涉及檔案內(nèi)容的證明出具等工作。從筆者多年來從事干部檔案管理員工作的感受來看，當(dāng)前干部檔案管理工作主要面臨以下難題：

1. 人事檔案管理難度增大

經(jīng)筆者調(diào)查了解，目前高校干部人才隊(duì)伍總體呈現(xiàn)出人員流動(dòng)頻繁的趨勢(shì)。每年接收、轉(zhuǎn)出人事檔案數(shù)以百計(jì)，接收檔案散材料數(shù)萬份。大量人事檔案材料的建檔、接收、鑒別、保管等業(yè)務(wù)，對(duì)檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。同時(shí)高校積累了很多承載著歷史、彌足珍貴的老人事檔案，處理紙質(zhì)檔案長(zhǎng)久保管難的問題也十分棘手。

2.人事檔案使用頻率增高

按照組織人事工作有關(guān)規(guī)定，干部檔案凡提必審、凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審，人事檔案在人事人才工作中發(fā)揮著日益重要的作用，檔案的使用頻率顯著增高。

3.服務(wù)質(zhì)量較低

提供檔案查借閱服務(wù)是檔案管理部門的重要工作，也是服務(wù)人才的重要途徑。部分高校校區(qū)分散，多校區(qū)辦學(xué)的實(shí)際為提供檔案查借閱服務(wù)帶來一些不便。

二、 人事檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

近年來，有些高校在人事檔案數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了有益探索，以期有效克服傳統(tǒng)管理方式的弊端，提高人事檔案管理工作水平。人事檔案的數(shù)字化管理，具有傳統(tǒng)檔案管理模式不可比擬的優(yōu)勢(shì)。

1. 通過建立數(shù)字檔案，可以提高檔案材料管理水平

人事檔案是記錄人生成長(zhǎng)軌跡的珍貴原始材料，必須要妥善保管。對(duì)于數(shù)字檔案唯一真實(shí)來源的紙質(zhì)檔案，可以長(zhǎng)期保存在庫(kù)房中作為保底的憑據(jù)，減少翻閱和使用的次數(shù)，避免可見光的照射、溫濕度的急劇變化等對(duì)檔案紙張?jiān)斐傻牟豢赡娴钠茐?，起到有效的保護(hù)作用。同時(shí)，人事檔案數(shù)字化后，紙質(zhì)檔案與使用人物理隔離，還能有效規(guī)避人事檔案在使用過程中被篡改、偽造的風(fēng)險(xiǎn)，從源頭上避免了篡改檔案等事故的發(fā)生。

2. 通過科學(xué)使用檔案，可以提高檔案資源使用效能

傳統(tǒng)人事檔案管理模式中，檔案的查找、下架、出庫(kù)、查閱、入庫(kù)、上架等工作耗時(shí)耗力。人事檔案數(shù)字化后，這項(xiàng)工作可以由檔案管理人員借助計(jì)算機(jī)來完成，能極大提高工作效率，也能避免人工調(diào)檔查檔帶來的失誤，實(shí)現(xiàn)檔案材料的日常規(guī)范化管理。同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)檔案資源的分類匯總、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為干部人才隊(duì)伍建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐，滿足《干部人事檔案工作條例》提出的“運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立健全干部人事檔案科學(xué)利用機(jī)制，為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊(duì)伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)”的要求。

3. 通過互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程閱檔，可以提高檔案借閱服務(wù)能力

《干部人事檔案工作條例》第三十條規(guī)定：“干部人事檔案利用工作應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化服務(wù)理念，嚴(yán)格利用程序，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能?！比耸聶n案數(shù)字化后，通過技術(shù)手段，并健全有關(guān)程序，使互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程閱檔成為可能，可以向不同校區(qū)的教職工提供遠(yuǎn)程電子化閱檔服務(wù)，不需要再到檔案中心辦理，切實(shí)解決干部人才辦事難的問題。

三、人事檔案數(shù)字化建設(shè)需要解決的重點(diǎn)問題

人事檔案數(shù)字化管理，是一種全新的工作模式，需要立足檔案材料的涉密、涉隱私等屬性，解決信息數(shù)據(jù)安全、相關(guān)程序合法等核心問題，建立干部人事檔案信息化管理體系。

1. 以數(shù)字檔案分類管理，保障檔案涉密信息安全

《干部人事檔案工作條例》第二十八條規(guī)定：“屬于國(guó)家秘密、工作秘密的干部人事檔案材料和信息，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密;對(duì)于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的材料和信息，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行管理。”按照此規(guī)定，人事檔案材料的涉密屬性分為國(guó)家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私四種類型，為根據(jù)檔案材料不同性質(zhì)進(jìn)行分類管理提供了依據(jù)。因此，人事檔案數(shù)字化建設(shè)要實(shí)現(xiàn)檔案分類管理，屬于國(guó)家秘密、工作秘密的數(shù)字檔案保存不能上互聯(lián)網(wǎng)，涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的數(shù)字檔案可以按照有關(guān)規(guī)定加密后上互聯(lián)網(wǎng)，為有效使用檔案信息提供了可能。

2. 以可靠的加密體系，保障檔案管理系統(tǒng)安全

構(gòu)建人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“管理系統(tǒng)”）是人事檔案數(shù)字化建設(shè)的核心工作。管理系統(tǒng)面臨來自互聯(lián)網(wǎng)的攻擊和滲透不可避免，如果數(shù)字檔案遭到泄露或非法利用，會(huì)損害單位、個(gè)人的利益。國(guó)家密碼管理局印發(fā)的《商用密碼管理?xiàng)l例》第二條規(guī)定商用密碼可以“對(duì)不涉及國(guó)家秘密內(nèi)容的信息進(jìn)行加密保護(hù)”，因此可以采用商用密碼來實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)安全。

3. 以健全的閱檔程序，保障檔案管理規(guī)范合法

《干部人事檔案工作條例》對(duì)閱檔程序有嚴(yán)格的規(guī)定，按照程序經(jīng)檔案管理部門審批同意后，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)查閱等。因此，構(gòu)建人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)程閱檔，必須要符合相關(guān)程序規(guī)定，確保閱檔流程合法。

四、人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建

立足人事檔案工作的特點(diǎn)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)和關(guān)鍵流程，在突破現(xiàn)階段限制人事檔案工作管理水平提高的瓶頸基礎(chǔ)上，構(gòu)建人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案規(guī)范高效利用。

1.整體思路

在構(gòu)建管理系統(tǒng)時(shí)， 筆者把重點(diǎn)放在實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程閱檔上，重點(diǎn)關(guān)注數(shù)字檔案管理、客戶端管理、閱檔申請(qǐng)、閱檔審批等業(yè)務(wù)流程，牢牢抓住業(yè)務(wù)、管理關(guān)鍵點(diǎn)。

2.系統(tǒng)構(gòu)成

管理系統(tǒng)分為閱檔終端、服務(wù)區(qū)、傳輸網(wǎng)絡(luò)、安全接入?yún)^(qū)四個(gè)模塊。

（1）閱檔終端

閱檔終端是提供給用戶使用的定制平板電腦，實(shí)現(xiàn)用戶身份識(shí)別、提交閱檔申請(qǐng)、接收檔案數(shù)據(jù)、閱覽檔案、數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)等功能。

（2）服務(wù)區(qū)

服務(wù)區(qū)是人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的核心區(qū)域，一般設(shè)置在人事檔案管理機(jī)構(gòu)的機(jī)房里，安保措施等同于檔案庫(kù)房。服務(wù)區(qū)主要功能有：存儲(chǔ)數(shù)字檔案，接收并審批閱檔申請(qǐng)，將數(shù)字檔案推送到閱檔終端。服務(wù)區(qū)有以下設(shè)備：閱檔系統(tǒng)管理終端、數(shù)字檔案存儲(chǔ)服務(wù)器、數(shù)字證書認(rèn)證服務(wù)器。

（3）傳輸網(wǎng)絡(luò)

閱檔系統(tǒng)需要完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。目前全國(guó)大部分高校都建有規(guī)模龐大、用戶眾多的校園網(wǎng)，達(dá)到了泛在接入和泛在信息服務(wù)的要求，可以為閱檔系統(tǒng)提供穩(wěn)定的無線網(wǎng)絡(luò)接入。

（4）安全接入?yún)^(qū)

安全接入?yún)^(qū)位于服務(wù)區(qū)和互聯(lián)網(wǎng)之間，對(duì)內(nèi)阻隔服務(wù)器與互聯(lián)網(wǎng)直連、阻擋黑客攻擊、保護(hù)服務(wù)區(qū)檔案數(shù)據(jù)安全，對(duì)外提供檔案數(shù)據(jù)加密，防止信息泄露，還具有閱檔終端管理功能。安全接入?yún)^(qū)有以下設(shè)備：防火墻、移動(dòng)安全接入網(wǎng)關(guān)、安全隔離與交換系統(tǒng)、閱檔終端安全管理中心。防火墻實(shí)現(xiàn)對(duì)閱檔終端連接服務(wù)區(qū)的訪問控制，擁有一體化的網(wǎng)絡(luò)入侵防御功能。

3.系統(tǒng)應(yīng)用

系統(tǒng)應(yīng)用主體包括兩類：檔案管理人員和閱檔用戶。檔案管理人員主要在閱檔系統(tǒng)管理、閱檔終端管理、審核閱檔申請(qǐng)等方面進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用。

用戶需要按照閱檔流程應(yīng)用。主要按照以下程序進(jìn)行：在閱檔終端提交閱檔申請(qǐng)，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行電子簽名，加蓋單位公章，系統(tǒng)管理員審核閱檔申請(qǐng)，數(shù)字檔案自動(dòng)加密后通過互聯(lián)網(wǎng)推送到閱檔終端，用戶在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成閱檔。

五、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前，高校紛紛踏上了建設(shè)中國(guó)特色世界一流大學(xué)、一流學(xué)科的新征程，迫切需要干部人事檔案工作跟上高校建設(shè)的步伐。人事檔案數(shù)字化建設(shè)是提升人事檔案管理水平的必然要求，需要加大投入，加強(qiáng)研究，立足工作實(shí)際，搭建功能完善、便于操作的人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》[EB/OL].[2018-11-28].http：//www.gov.cn/zhengce/2018-11/28/content_5344196.htm.

[2]張平武.商用密碼發(fā)展歷程與展望[J].中國(guó)信息安全，2018

（作者單位：山東大學(xué)人事部）