新時期規(guī)范財務(wù)檔案管理提高財務(wù)檔案管理水平的有效措施

摘要：財務(wù)檔案是反應(yīng)和記錄企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展情況的重要史料和證據(jù)，屬于單位的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查企業(yè)過去經(jīng)濟(jì)活動的重要參考依據(jù)，財務(wù)檔案管理工作是企業(yè)中最重要的組成部分，因此，負(fù)責(zé)管理財務(wù)檔案的工作人員，一方面要做好相關(guān)財務(wù)檔案管理工作，另一方面還要保證財務(wù)檔案工作的質(zhì)量，有效發(fā)揮出企業(yè)職能的優(yōu)點。對此，本文主要說明企業(yè)財務(wù)檔案管理工作中存在的不足之處，并提出相應(yīng)的解決措施，希望可以為提高企業(yè)財務(wù)檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：規(guī)范財務(wù)檔案管理;提高;財務(wù)檔案管理水平

財務(wù)檔案指的是一個企業(yè)中，經(jīng)濟(jì)發(fā)展相關(guān)資料的總稱。財務(wù)檔案是企業(yè)財務(wù)的主要部分之一，它可以有效說明企業(yè)過去的經(jīng)濟(jì)活動，也可以時刻影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)單位在做一些重大決定時會把財務(wù)檔案當(dāng)做參考依據(jù)，并且只有企業(yè)單位的財務(wù)檔案完整、精準(zhǔn)度高，才能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的決策提供有效參考，促進(jìn)企業(yè)未來發(fā)展。

一、財務(wù)檔案管理中存在的不足之處

（一）企業(yè)單位缺乏完善的檔案管理制度

在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，很多企業(yè)單位的財務(wù)管理工作由管理層主導(dǎo)?，F(xiàn)階段我國大部分企業(yè)單位的財務(wù)檔案管理制度存在一些漏洞。大部分企業(yè)單位都更加重視財務(wù)會計的作用，但是卻忽視檔案管理工作的作用，相關(guān)人員在使用賬本等財務(wù)材料的時候會十分重視保護(hù)這些材料，但是在使用后，卻沒有將使用過材料進(jìn)行歸檔和備份，導(dǎo)致下次在使用時變得十分困難，經(jīng)常找不到相應(yīng)材料或者材料有破損。在管理財務(wù)檔案過程中，管理人員沒有足夠的專業(yè)管理經(jīng)驗，導(dǎo)致財務(wù)資料經(jīng)常出現(xiàn)損壞或者丟失的情況，如果工作人員需要查詢財務(wù)資料時，經(jīng)常找不到相應(yīng)的參考，缺乏完善的檔案管理制度導(dǎo)致企業(yè)單位發(fā)展緩慢[1]。

（二）檔案管理工作人員缺乏專業(yè)管理經(jīng)驗

大部分檔案管理工作人員沒有專門從事過檔案管理工作，他們不了解應(yīng)該如何管理財務(wù)檔案，缺少管理經(jīng)驗。一些企業(yè)在人事方面的檔案會指派專業(yè)人事專員管理，但是財務(wù)或者其他業(yè)務(wù)方面的管理就采用隨便指派人員管理的方式，而且一些非專業(yè)人員管理檔案會給檔案管理帶來一些不便之處。除此之外，一些企業(yè)單位指派的檔案管理人員基本上都身兼數(shù)職，他們在管理時，缺乏主動工作的態(tài)度，無法積極面對管理過程中遇到的困難和問題，只按照領(lǐng)導(dǎo)的要求去做，領(lǐng)導(dǎo)沒布置的任務(wù)，他們就不會做。這類檔案管理人員缺乏責(zé)任感，無法做好檔案管理工作。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理方式

在我國科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的影響下，財務(wù)檔案管理工作中廣泛應(yīng)用各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，財務(wù)檔案內(nèi)容無法更改并且準(zhǔn)備參考性，所以，企業(yè)單位要重視財務(wù)檔案保護(hù)工作。而這些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)可以使管理工作更加規(guī)范化。但是一部分企業(yè)單位依舊存在不正確思想，認(rèn)為單位人較少，檔案管理工作的數(shù)量也不多，不需要先進(jìn)的管理手段，導(dǎo)致很多企業(yè)單位的財務(wù)檔案管理模式落后，甚至還有一部分企業(yè)單位依舊采用幾十年前手工式管理模式，使財務(wù)檔案管理的質(zhì)量下降，出現(xiàn)嚴(yán)重毀壞的問題[2]。

二、新時期提高財務(wù)檔案管理水平的解決措施

（一）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

在財務(wù)檔案管理工作中，管理人員的專業(yè)水平直接影響檔案管理工作質(zhì)量，因此，要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，一方面檔案管理人員要掌握檔案管理知識，另一方面要熟練運(yùn)用各種會計知識和先進(jìn)管理技術(shù)，并且，管理人員還需要具備良好的道德品質(zhì)，了解自身承擔(dān)的責(zé)任，具備認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極向上的工作態(tài)度。除此之外，企業(yè)單位也要給予檔案管理人員更多的管理權(quán)利，使管理人員在檔案管理工作中按照法律法規(guī)和單位制度認(rèn)真執(zhí)行，并且認(rèn)真仔細(xì)做好每一個檔案管理環(huán)節(jié)，保證檔案管理質(zhì)量。企業(yè)單位在招聘管理工作人員時也要提高相應(yīng)的入職要求，管理人員除了需要熟練運(yùn)用各類管理知識，還要具備良好的綜合素質(zhì)，管理部門漸漸擴(kuò)大管理隊伍，提高管理人員綜合素食，保證檔案管理水平，最終為企業(yè)單位提供準(zhǔn)確、可靠的參考依據(jù)。

（二）建立相關(guān)檔案管理法律法規(guī)，建立專屬檔案管理部門

如果企業(yè)單位想提高檔案管理水平，就要根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)制定符合自己企業(yè)的管理制度，完善現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定，財務(wù)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)和會計部門的溝通，雙方積極合作，保證財務(wù)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。企業(yè)單位要及時建立專屬檔案管理部門，用此保證管理工作的質(zhì)量和規(guī)范管理過程。在建立好管理部門后，單位也要嚴(yán)格管理管理崗位人員，合理分工，使每個工作人員充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，加強(qiáng)對管理人員的考核，只有通過企業(yè)考核才可以繼續(xù)工作，對沒有經(jīng)過考核的人員，采用停職學(xué)習(xí)的方式，直至熟練掌握管理知識，保證檔案管理工作效率和水平[3]。

（三）培養(yǎng)管理人員正確認(rèn)識管理工作

如果想解決檔案管理工作中存在的不足之處，提高檔案管理水平，就要提高管理人員對檔案管理工作的重視。第一，培養(yǎng)管理人員在思想上重視檔案管理工作，在開展檔案管理工作時，加強(qiáng)對管理人員和責(zé)任人的培訓(xùn)。第二，加大培養(yǎng)管理人員專業(yè)知識的力度，提高管理人員專業(yè)水平，使其不斷進(jìn)步。例如，企業(yè)可以定期舉辦一些專業(yè)培訓(xùn)活動，傳授管理人員全新的管理技術(shù)和管理模式，提高管理人員的檔案管理水平。第三，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)要積極制定和完善相應(yīng)管理機(jī)制，及時更新和改正管理制度存在的不足，營造一個良好的管理環(huán)境，培養(yǎng)管理人員團(tuán)隊意識[4]。

結(jié)束語

綜上所述，為了滿足快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)，企業(yè)單位要重視檔案管理工作，但是現(xiàn)階段檔案管理工作還存在一些不足，因此，需要企業(yè)單位不斷完善財務(wù)檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，培養(yǎng)他們重視財務(wù)檔案管理工作的意識，完善的財務(wù)檔案管理部門，最終達(dá)到提高企業(yè)財務(wù)檔案管理水平的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫志會. 淺談會計檔案管理問題及對策[J]. 科教導(dǎo)刊（電子版）， 2018（16）：238-238.

[2]陳彬. 規(guī)范財務(wù)檔案管理， 提高財務(wù)管理水平[J]. 行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)， 2013（24）：169-170.

[3]王琴. 規(guī)范財務(wù)檔案管理提高財務(wù)管理水平[J]. 人力資源管理， 2014（6）：258-258.

[4]任淑菁. 規(guī)范單位財務(wù)檔案管理，提高財務(wù)管理水平[J]. 山西檔案， 2013（S1）：158-159.

作者簡介：

李秀玲（1985—）女，廣東人，本科學(xué)歷，工作單位：廣州市城市建設(shè)檔案技術(shù)咨詢服務(wù)有限公司， 研究方向：檔案管理。