事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化及發(fā)展趨勢研究

陸魁蓉

摘要：隨著新信息技術(shù)的快速發(fā)展，在財務(wù)檔案管理過程中也融入了信息技術(shù)，這樣極大地提高了事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化水平，提高了財務(wù)檔案管理人員的管理水平，促進(jìn)了事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化工作上升更高檔次。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;視野單位

事業(yè)單位財務(wù)管理主要內(nèi)容有：編制單位預(yù)算，擬定預(yù)算管理辦法，要求單位內(nèi)各部門嚴(yán)格執(zhí)行，準(zhǔn)確反映單位的財務(wù)狀況;建立有效的財務(wù)制度，增強(qiáng)資金的使用效益;合理進(jìn)行資產(chǎn)管理，謹(jǐn)防資產(chǎn)向外流失;實時監(jiān)控單位的經(jīng)濟(jì)活動，適當(dāng)實行財務(wù)控制，預(yù)防財務(wù)危機(jī)。綜上，事業(yè)單位財務(wù)檔安管理涉及內(nèi)容廣，需要進(jìn)行信息化管理。

一、什么樣的管理形式稱之為財務(wù)檔案管理信息化

財務(wù)檔案管理信息化通俗的理解就是改變傳統(tǒng)的紙檔形式保存財務(wù)數(shù)據(jù)，而是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，將事業(yè)單位所產(chǎn)生的各類財務(wù)數(shù)據(jù)，以電子檔形式保存為計算機(jī)信息，實現(xiàn)信息化管理。例如，通過電子文檔的格式，把財務(wù)數(shù)據(jù)保存在磁盤、光盤、移動硬盤等存儲設(shè)備上。大型的事業(yè)單位，還可以要求單位內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)管理部門，開發(fā)財務(wù)管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中開發(fā)出多個模塊，比如預(yù)算管理單獨一個模塊、賬目往來憑證一個模塊等;同時購買專門的存儲服務(wù)器，對應(yīng)財務(wù)數(shù)據(jù)的保存;對單位內(nèi)的人員開放相應(yīng)的登錄系統(tǒng)權(quán)限，更好的對財務(wù)檔案數(shù)據(jù)實行保密管理。這樣的管理系統(tǒng)，還可實現(xiàn)信息在單位內(nèi)各部門之間共享，提高財務(wù)檔案管理工作效率的同時，也節(jié)省了各部門之間查閱資料和溝通的時間，使單位內(nèi)各部門有序、和諧的工作。

二、事業(yè)單位財務(wù)檔案趨向信息化管理的必然性

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，信息技術(shù)快速發(fā)展，事業(yè)單位通過信息化存儲財務(wù)信息、處理財務(wù)過程數(shù)據(jù)，和傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理相比優(yōu)勢顯著。首先，電子檔形式替代紙質(zhì)檔案，節(jié)約了單位內(nèi)紙張以及裝訂等耗材的使用成本。財務(wù)檔案包括了預(yù)算數(shù)據(jù)、報支單上包含的各種發(fā)票及證明材料、付款憑證、轉(zhuǎn)賬回執(zhí)單等。如預(yù)算數(shù)據(jù)，各部門編列好初版預(yù)算后，在后續(xù)的執(zhí)行過程中，常有預(yù)算超支，或預(yù)算不足需要調(diào)整預(yù)算的事項，使預(yù)算數(shù)據(jù)不斷的修訂，如果沒有相應(yīng)的預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，則需要耗費大量的紙張，以及規(guī)劃出單獨的空間來存儲，以保證查詢需要。其次，節(jié)約了財務(wù)管理的人力成本，現(xiàn)如今，招聘的財務(wù)管理人員專業(yè)技術(shù)和素養(yǎng)整體都很高，普遍能夠熟練計算機(jī)的操作，對計算機(jī)辦公軟件也能應(yīng)用自如，信息化的財務(wù)檔案管理對于財務(wù)人員而言，可操作性很強(qiáng)，無需使用更多的人力便可達(dá)到同樣的工作效率。在人員流動時，也可保證數(shù)據(jù)的存在，不會因財務(wù)人員離職而導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失。再次，使用信息化的財務(wù)檔案管理方式，便于隨時統(tǒng)計財務(wù)信息，展開財務(wù)狀況的分析。例如，單位領(lǐng)導(dǎo)臨時需了解某階段的預(yù)算執(zhí)行率或公司財務(wù)狀況，有了信息化的管理平臺，財務(wù)人員可通過系統(tǒng)導(dǎo)出相應(yīng)的報表，僅需稍作格式修改，便可向領(lǐng)導(dǎo)呈報結(jié)果，大大提高了財務(wù)人員的工作水平，促使單位內(nèi)的財務(wù)檔案管理工作趨于創(chuàng)新。

三、如何發(fā)展事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理

（一）保證有安全可靠的財務(wù)檔案管理系統(tǒng)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已廣泛的應(yīng)用于大眾生活，人們對網(wǎng)絡(luò)的依賴性增強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)的開放性，就對網(wǎng)絡(luò)安全構(gòu)成了威脅。如木馬病毒等程序，一旦計算機(jī)被侵入，會導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程發(fā)生中斷，數(shù)據(jù)損毀泄密的后果。 因此，事業(yè)單位在運用信息化管理財務(wù)檔案時，需要加強(qiáng)財務(wù)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，提高安保意識，做好應(yīng)急措施。例如，單位內(nèi)的計算機(jī)，均需通過設(shè)定好的安全認(rèn)證，方可登錄單位的辦公系統(tǒng)，除了網(wǎng)絡(luò)管理人員，其它人員的電腦收回管理員權(quán)限，不允許隨意安裝軟件。電腦登錄需使用賬號密碼，嚴(yán)格進(jìn)行身份認(rèn)證?？蓪⒇攧?wù)檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)加密傳輸、報表做出電子水印這類技術(shù)綜合利用起來。還可利用云存儲，對電子檔的財務(wù)檔案進(jìn)行備份，防止信息出現(xiàn)亂碼、數(shù)據(jù)丟失、損毀等情況的發(fā)生，增加檔案管理安全性。 此外，單位內(nèi)的管理人員要專業(yè)，嚴(yán)格對財務(wù)檔案管理系統(tǒng)的操作進(jìn)行規(guī)范，定期更新殺毒軟件，對各類病毒進(jìn)行查殺，拒絕外部設(shè)備接入，避免人為因素造成電子財務(wù)檔案的破壞。

（二）在單位內(nèi)培訓(xùn)財務(wù)檔案管理系統(tǒng)知識

事業(yè)單位的部門之間若沒有好的協(xié)作，難以使財務(wù)檔案信息化管理。因為信息化管理涉及事項繁雜，例如某個事業(yè)單位開發(fā)的預(yù)算管理系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)包括了三個模塊：費用、資本、借支。每個模塊下還分出不同的子模板，常見的有編制、報支、報表查詢。這些內(nèi)容對于非財務(wù)人員而言，非常生疏。此時，財務(wù)管理人員僅依賴辦公室辦工，將難以有效宣傳財務(wù)檔案信息化的意義，需要在系統(tǒng)開發(fā)完成后，對各部門人員展開操作流程的培訓(xùn)。此外，財務(wù)的入賬人員可將報支流程，報支注意事項做成文檔，用作單位內(nèi)教育訓(xùn)練的課件，并關(guān)注資料的更新。最終使單位內(nèi)全員接受并很好的使用信息化財務(wù)管理平臺。

結(jié)束語

在網(wǎng)絡(luò)信息的新時代，事業(yè)單位在財務(wù)檔案的管理上也要勇敢的接受新技術(shù)，與時俱進(jìn)，不使用傳統(tǒng)的的檔案管理方法，積極運用信息化手段對財務(wù)檔案進(jìn)行分類、收集、保管。要有好的在信息化管理思路，不斷創(chuàng)新，將財務(wù)檔案發(fā)揮它的有效性和價值，利用信息技術(shù)推動財務(wù)檔案信息化管理水平的不斷提升，更好地為單位的日常提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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