事業(yè)單位人事檔案在信息化時代的管理對策探析

楊帆

摘要：隨著我國計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，各行各業(yè)的智能技術(shù)應(yīng)用都呈現(xiàn)出突飛猛進(jìn)的態(tài)勢。在事業(yè)單位的改革過程中，人事檔案工作作為基礎(chǔ)性工作，也迎來了較大的變革，伴隨電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位人事檔案管理逐步趨向信息化。信息化技術(shù)運(yùn)用于人事檔案管理有利于提高工作效率，降低行政成本。本文闡述了人事檔案信息化管理的意義，對事業(yè)單位人事檔案在信息化時代管理進(jìn)行探討，就完善當(dāng)前人事檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化;管理

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛普及，大大方便了人們的生活，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行信息管理，已經(jīng)成為事業(yè)單位管理工作必不可少的方式，是事業(yè)單位適應(yīng)社會信息化發(fā)展的一種基本途徑。人事檔案管理工作從傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚瑸闄n案管理和應(yīng)用帶來了極大的便利，給事業(yè)單位人事管理提供了真實(shí)有效的信息支持。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，對人事檔案在信息化時代下的管理工作進(jìn)行進(jìn)一步研究，充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的高效作用，促進(jìn)事業(yè)單位提升現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展水平。

1.事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義

1.1符合時代發(fā)展的需要

隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，事業(yè)單位的各項工作已經(jīng)離不開計算機(jī)及電子信息技術(shù)，信息化已成為我國社會發(fā)展的重要趨勢，《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中指出，適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局。因此，人事檔案管理逐步轉(zhuǎn)向信息化管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求，對檔案管理的發(fā)展進(jìn)程有著重要推動作用。

1.2提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量

人事檔案包含組織內(nèi)部成員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、任職履歷、鑒定考核、政治面貌、工作能力以及其他有關(guān)獎懲方面的內(nèi)容，儲備了組織內(nèi)成員的個人信息。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式需要用人力手工制檔，費(fèi)時費(fèi)力、不易保管，管理人員也不能隨意更換。建立完善的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，合理利用計算機(jī)電子網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的信息技術(shù)管理檔案，可以加快檔案信息的存儲、接收及傳遞速度，有利于提高檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)信息資源快速共享，提升單位服務(wù)質(zhì)量，是社會發(fā)展和科技進(jìn)步的客觀要求。

1.3降低單位行政成本

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案類目多，查詢效率低，修改流程繁瑣，無法對大量信息進(jìn)行快速、高效的整理，要想實(shí)現(xiàn)對海量信息進(jìn)行快速處理，就必須增加辦公經(jīng)費(fèi)和增調(diào)人員，增加事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)和人力成本支出。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，利用計算機(jī)技術(shù)對大量復(fù)雜的信息及材料進(jìn)行電子歸檔，可以大幅提高單位行政效率，減少人力成本、紙張浪費(fèi)，節(jié)約檔案保管的占地空間，從而降低單位行政成本。

2事業(yè)單位人事檔案信息化管理優(yōu)化途徑

2.1加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)

建立完善的人事檔案管理制度是檔案信息化建設(shè)的保障。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)，推進(jìn)人事檔案管理朝著完善化、規(guī)范化方向不斷發(fā)展。首先，建立起行之有效的電子檔案管理機(jī)制，細(xì)化各個環(huán)節(jié)與步驟，對檔案歸檔的文件格式、技術(shù)軟件和整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，嚴(yán)格按照檔案管理業(yè)務(wù)的技術(shù)流程制定規(guī)定，使檔案管理工作在收集整理有理可依。其次，要建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制檔案管理責(zé)任制度，有效監(jiān)督檔案管理工作人員，確保人事檔案在收集、整理過程中的真實(shí)性和有效性，將檔案管理各個環(huán)節(jié)的責(zé)任落實(shí)到個人，通過責(zé)任約束檔案管理工作人員的行為，提高檔案管理的質(zhì)量。最后，制定電子信息設(shè)備的定期維修制度，保障數(shù)字化檔案的儲存安全性和信息化管理平臺的使用價值。

2.2及時更新人事檔案管理系統(tǒng)，從根本上落實(shí)好技術(shù)創(chuàng)新

信息化時代，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分應(yīng)用電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從根本上推進(jìn)數(shù)字信息化人事檔案文件管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)，制定明確的事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)平臺建設(shè)方案，增強(qiáng)必要的基礎(chǔ)設(shè)施資金投入，增加和更新人事檔案信息化管理相關(guān)的軟硬件設(shè)施，如計算機(jī)、管理軟件、圖像識別設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，提升人事檔案管理的信息化水平。在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢的影響下，從根本上注重大數(shù)據(jù)云計算的技術(shù)創(chuàng)新，更好的發(fā)揮電子化的人事資料檔案管理工作，優(yōu)化人事檔案資料信息查詢路徑，及時有效的解決存在的風(fēng)險問題。另一方面，事業(yè)單位要正確認(rèn)識當(dāng)前社會整體的發(fā)展形勢變化，應(yīng)用創(chuàng)新性人事檔案管理理念，增強(qiáng)其核心的高效智能化水平，在更大程度上實(shí)現(xiàn)單位人事檔案管理方式的優(yōu)化創(chuàng)新。

2.3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化管理工作人員的培訓(xùn)

事業(yè)單位檔案管理工作系統(tǒng)性很強(qiáng)，涉及的范圍大，人事檔案作為檔案管理工作的重中之重，對檔案管理人員的學(xué)歷層次、專業(yè)素質(zhì)有著較高的要求。為此，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理信息化人才培訓(xùn)尤為關(guān)鍵。首先，檔案管理部門要改變以往的管理形式，加大對信息化建設(shè)項目資金的投入，制定科學(xué)合理的培養(yǎng)計劃，為檔案工作人員提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，通過授課培訓(xùn)、遠(yuǎn)程教育、參觀學(xué)習(xí)、交流借鑒等多種形式提升檔案工作人員的專業(yè)能力。第二，制定培訓(xùn)考試，建立獎懲制度，對于參訓(xùn)人員統(tǒng)一進(jìn)行考核，能夠進(jìn)一步調(diào)參訓(xùn)人員的培訓(xùn)積極性，增強(qiáng)培訓(xùn)的效果。第三，培養(yǎng)檔案管理人員與時俱進(jìn)的工作意識和創(chuàng)新建設(shè)的工作能力，根據(jù)檔案管理的時代需求，經(jīng)常性開展計算機(jī)操作、管理軟件培養(yǎng)等課程，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)檔案工作理念，真正培養(yǎng)事業(yè)單位檔案專業(yè)復(fù)合型人才。

結(jié)語

隨著當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處于持續(xù)發(fā)展進(jìn)步的全新時代，事業(yè)單位人事檔案管理工作開展要求相應(yīng)的數(shù)字信息化管理系統(tǒng)作為技術(shù)支持，選擇性使用高效率、信息化的人事資料檔案文件管理方式，在很大程度上有助于推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案的信息化管理效益水平達(dá)到最大值，從而推動事業(yè)單位的長足發(fā)展。

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